В Московском государственном университете, чтобы обеспечить эффективное общение между коллегами, основным инструментом является корпоративная почта. С целью сохранения корректности и эффективности письменного диалога, Дирекция, отвечающая за правовые вопросы, разработала набор рекомендаций, касающихся этики в деловом электронном общении для сотрудников. Ниже представлен текст этих рекомендаций в виде карточек.

Какова суть указанных рекомендаций и какая эффективность их применения?

Письма, которые мы отправляем, отражают наше деловое стояние. Сохранение хорошего тона при общении по деловой корреспонденции помогает создать комфортную рабочую атмосферу и делает наше внутреннее общение в университете приятным и эффективным. Рекомендации включают практические рекомендации по соблюдению норм деловой этики в НИУ ВШЭ.

Эти документы не имеют юридической силы в рамках университета, поэтому их нарушение само по себе не влечет юридической ответственности, если при этом не были нарушены какие-либо законы или правила НИУ ВШЭ (например, не были раскрыты личные данные или другая ограниченная информация, не было использовано ненормативное выражение и т.д.).

Соблюдение рекомендаций играет значительную роль в обеспечении эффективного общения внутри университета и развитии корпоративной культуры. Невыполнение этих рекомендаций является нарушением этических принципов и вызывает осуждение со стороны академического сообщества.

Какие аспекты следует учесть при составлении электронных писем?

Всегда старайтесь написать письмо, соблюдая правила уважительного и достойного обращения к адресату, проявляйте вежливость и корректность.

Будьте внимательны при отправке электронной почты с конфиденциальной информацией, избегайте использования обидных слов и выражений, чтобы не задеть других людей.

3. Приступайте к составлению письма, начиная с приветствия и индивидуального обращения к получателю.

4. Будьте ценители своего времени и время того, к кому обращаетесь, в связи с этим:

Необходимо указывать тему письма, которая ясно отражает его содержание.

В рамках сохранения последовательности переписки, просьба давать ответы на электронные письма, используя ту же цепочку переписки и передавая всю предыдущую информацию и тему письма. Прошу воздержаться от отправки нового письма с другой темой или вообще без темы.

— Необходимо извещать о временных рамках ответа на электронное письмо;

— Переделайте текст письма таким образом, чтобы он включал четкое сообщение с определенным вопросом или инструкцией, поскольку цель письма — решение проблемы. Если вы отправляете информационное письмо, пожалуйста, укажите это;

При обратной связи по электронной почте рекомендуется применять принцип «с примером яснее», предоставляя конкретные примеры, а также «на шаг впереди», отвечая на скрытые вопросы и предвосхищая повторные обращения для уточнения вашей информации.

Если вам необходимо отсутствовать в офисе, настройте автоответ с информацией о вашем отсутствии и указанием сроков, в которые вы сможете ответить на полученные сообщения.

Как организовать официальное письмо?

Используйте деловой шрифт и стиль оформления. Заглавные буквы допустимы при соблюдении правил орфографии или если требуется сделать определенный акцент. В других случаях, верхний регистр может быть воспринят получателем как повышенный тон. Допустимо выделение полужирным шрифтом фрагментов текста для акцента на важную информацию.

Прошу не забывать о важности добавления подписи к письмам и включить в нее контактную информацию. Необходимо включить подпись в каждое письмо, независимо от их порядкового номера. В подписи необходимо указать свое полное имя, отчество и фамилию, должность, телефон и название организации, в которой вы работаете. Прошу избегать использования сокращений, чтобы не создавать сложности для адресата при обращении к вам. При оформлении подписи, указывайте свое имя так, как вам бы хотелось, чтобы вас обращали.

Каков срок для предоставления ответа на электронное письмо?

Не пренебрегайте присланными сообщениями. Постарайтесь откликнуться на электронное письмо в течение 24 часов после его получения. Если чтение и составление осмысленного ответа займут больше времени, предупредите получателя о том, когда будет отправлен ответ, и придерживайтесь указанных сроков.

Рекомендуется отвечать на письма, где требуется принятие решения или согласование, в течение 10 рабочих дней или хотя бы уведомить о получении письма и сообщить о сроках ответа.

Различные подразделения и службы университета могут определять конкретные сроки для ответов, которые не превышают одного месяца, чтобы обеспечить эффективность управления, учитывая свои особенности и задачи.

Если вам не удаётся откликнуться на электронное письмо, так как необходимо заняться его ответом и это относится к компетенциям другого сотрудника, пожалуйста, сообщите об этом отправителю и рекомендуйте ему обратиться к тому, кто может помочь в данном вопросе.

Может ли личная переписка осуществляться с использованием корпоративного электронного адреса?

Да, при условии, что такое применение не оказывает негативного влияния на профессионализм в исполнении поставленных задач.

Какие советы нужно учесть при отправке электронных сообщений?

Старайтесь отправлять электронные письма в рабочее время. Если это необходимо, воспользуйтесь функцией отложенной отправки.

В случае, если в письмо включены приложения, необходимо произвести комментарии к ним, указать содержание и цель прикрепления в письмо, а также убедиться в соответствии файлов тематике письма. Для названия файлов следует выбирать такие, чтобы сразу было ясно, о чем они и к чему они относятся.

Перед отправкой сообщения обязательно убедитесь, что вам удалось ответить на все вопросы получателя. Также необходимо проверить текст на наличие орфографических, пунктуационных и речевых ошибок. Важно, чтобы все формулировки в письме были правильными и точными.

Удостоверьтесь, что направляете электронное письмо тому, кому нужно.

При общении через письмо, где участвуют двое или больше людей, нужно указывать только адресата, кому направлено письмо, в поле «Кому». Сохраняйте адресата в переписке и, если вы хотите добавить еще одного адресата, спросите об этом у всех участников переписки.

При обращении к нескольким участникам в переписке, укажите адресата, которому предназначен ответ, остальных сохраните и/или перенесите в копию, не удаляйте.

В разделе «Копия» необходимо указать всех участников, которые заинтересованы в данной переписке.

8. Избегайте использования функции «скрытая копия».

9. Запрещено передавать сообщения из переписки на внешние электронные адреса без согласия всех лиц, участвующих в диалоге.

Если в письменной коммуникации содержатся личные сведения других сотрудников или студентов университета, или если сообщение и любые прикрепленные документы содержат конфиденциальную информацию и предназначены только для использования сотрудниками НИУ ВШЭ, не разглашайте содержимое писем лицам, не участвующим в переписке, а также не отправляйте их на внешние адреса электронной почты, включая личные адреса участников переписки за пределами корпоративной почты НИУ ВШЭ.

Как можно эффективно сохранять и применять переписку?

Не стоит удалять важные сообщения никогда. Каждое письмо имеет свою ценность как документ. В будущем может возникнуть ситуация, когда будет нужно обратиться к истории обсуждения.

Следует помнить, что передача служебной информации внутри НИУ ВШЭ с использованием корпоративной почты является официальным средством общения наравне с обменом информацией на письменном носителе.

Запрещается публиковать скриншоты переписки на общедоступных платформах интернета, включая социальные сети, мессенджеры, телеграмм-каналы и другие публичные источники.

1. Зачем нужны письменные коммуникации

1. Зачем нужны письменные коммуникации.

В современном цифровом мире, где мы живем, понятия «деловое письмо», «служебная записка» и «должностная инструкция» могут показаться устаревшими. Ведь с развитием мобильной и факсимильной связи, а также электронной почты, потребность в письменных документах значительно снизилась. Но несмотря на наличие альтернативных способов общения, мы все равно отправляем сотни миллионов писем ежегодно, фиксируем на бумаге наши договоренности с партнерами и ведем внутрифирменное делопроизводство и так далее. Это говорит о том, что письменные коммуникации по-прежнему являются важными, как и двадцать, тридцать или даже сорок лет назад. Они сохраняют записи сообщений, определяют условия деловых отношений, организуют, информируют, напоминают и мотивируют на конкретные действия. Более того, грамотно составленные письменные сообщения создают самое благоприятное впечатление о компаниях и организациях, которые их отправляют. Это благоприятное впечатление впоследствии может стать залогом коммерческого успеха вашего бизнеса.

В каких случаях рекомендуется использовать письменное общение?

Как правило, люди прибегают к письменным коммуникациям в тех случаях, когда это необходимо.

• Записать сообщение, чтобы сохранить его.
• Предоставить письменную базу для обсуждения или подтверждения;
• Разъяснить задачу, требующую глубокого понимания;
• Распространить существенные или формальные сведения
• Распространить одно и то же текстовое сообщение среди группы людей.

Письменные сообщения выполняют несколько функций. В первую очередь, они фиксируют информацию в документальной форме. Также они служат средством общения в деловых отношениях. Но они также выполняют и другие функции, такие как отбор и представление информации, передача информации на расстояние, хранение информации, доказательство (возможно использование в судебных процессах), учет (с возможностью идентификации информации по реквизитам), планирование (в случае сложных дел). Каковы преимущества письменных сообщений по сравнению с другими видами коммуникаций в бизнесе? Преимущества письменных сообщений весьма очевидны и связаны с их традиционным назначением:

• Их использование позволяет сохранить данные, на которые можно ссылаться в дальнейшем.
• Одну и ту же информацию можно передать нескольким людям одновременно.
• Мы можем использовать эти инструменты для разработки, отбора и оформления наших мыслей.
• Они выполняют главную функцию в передаче существенной и официальной информации.
• Использование данных средств может быть эффективным способом для передачи информации, требующей особой сохранности.
• способствуют точному изложению и согласованию конкретных условий договора;
• Являются отличным инструментом для поддержания деловых и личных связей.
• Сообщения могут создавать постоянный «след информации», поскольку они могут быть сохранены получателем и просмотрены им в свободное время.

Какие же основные недостатки присущи письменным коммуникациям? В сравнении с современными каналами коммуникации, письменные сообщения обладают несколькими недостатками, такими как:

• В отличие от разговора по телефону, когда возможно сразу получить нужные разъяснения или дополнительную информацию, письменные сообщения обладают однонаправленностью. Поэтому при написании письма важно, чтобы оно было четким и информативным. Предусмотрите возможные вопросы получателей и поясните все, что они, вероятно, не поймут иначе.
• Для создания качественного письменного сообщения необходимо затратить время и ресурсы. Вам потребуется время, чтобы ясно сформулировать свои мысли, а также время на правильное оформление текста в соответствии с определенными стандартами. Кроме того, каждый тип письменного сообщения требует определенных издержек: бумага, дизайн, типографская работа, ксерокопирование, услуги почтовой рассылки и другие.
• Интервал между отправкой и получением сообщений ощутимо затягивает время. Письма не предназначены для срочных обращений, так как их доставка занимает определенное время. Как отправитель, вы не всегда можете быть уверены, что получатель прочитал ваше письмо. Если вам требуется быстрый ответ, лучше использовать комбинацию телефона, факса или электронной почты.
• Однажды сказанное слово пером написанного не вырубишь топором. Это значит, что все, что было записано и отправлено в письме, нельзя отменить или исправить. Ошибки, сделанные в спешке или бездумно даные обещания, обидные комментарии или мгновенные эмоции, останутся навсегда. Если речь идет о несоответствии условий плохо проработанного коммерческого контракта, нарушение его может привести к серьезным негативным последствиям для вас и вашего бизнеса.

1. Взаимодействие в сфере бизнеса представляет собой в основном общение с коллегами и партнерами.2. Для достижения эффективного общения необходимо тщательно выбирать подходящий тип коммуникации.3. Письменные коммуникации часто используются в случае необходимости:

• сохранение текстового сообщения;
• гарантировать наличие письменной базы для проведения обсуждения или предоставления доказательств;
• разъяснить трудный аспект;
• распространить значимое или формальное сообщение
• Распространить одну и ту же информацию среди нескольких контактов.

Общение в компании и эффективность. Четыре причины внедрить письменные коммуникации

Общение в компании и эффективность. Четыре причины внедрить письменные коммуникации

Вы также можете найти эту информацию в видеоформате, просмотрев его на нашем канале на Youtube.

Почему нам необходимо использовать письменные взаимодействия? Рассмотрим, из чего состоит организация. Ее структура строится на терминалах, между которыми происходит обмен информацией. Взаимодействие устанавливается через коммуникационные каналы, повсюду по которым перемещаются различные элементы (документы, товары, клиенты).

Терминал представляет собой устройство, способное принимать, передавать или отправлять сообщения. Терминалом может быть как физическое устройство, так и должность, занимаемая человеком.

Каждый из терминалов осуществляет производство ценного готового продукта, который затем обменивается с обществом. В ходе работы сотрудники могут общаться друг с другом по различным вопросам, связанным с их деятельностью. Над ними находится руководитель, который следит за всей работой, выполняемой внутри организации. Взаимодействие между всеми этими участниками является необходимым, поскольку оно представляет собой обсуждение вопросов, связанных с выполнением работ, передачу различных запросов, клиентов, документов и так далее.

Отсутствие четких правил взаимодействия между сотрудниками может привести к хаосу. Если каждый сотрудник будет обращаться к руководителю по любому вопросу и не будет принимать решений самостоятельно, мы не сможем достичь высокой производительности, так как все будет блокироваться на уровне руководителя.

В связи с этим требуются четкие нормы, которые определяют способы взаимодействия между коллегами, обмен сообщениями, документами и другими материалами, чтобы обеспечить безупречную работу компании, как хорошо настроенный конвейер.

Почему так важно, чтобы общение между коллегами осуществлялось исключительно в письменной форме?

Причина 1: профилактика забывчивости

Во-первых, безусловно, вы сталкивались с подобной ситуацией.

— Требуется подготовить инструкцию о ценообразовании для товара, — сообщает руководитель сотруднику устно.

— Ладно, — отвечает работник.

Проходят годы, и начальник интересуется:

— Какую задачу нужно решить? — отвечает работник.

— Итак, мои слова отражаются в твоей памяти: ты должен был заботиться о подготовке директивы.

— Вот же незапамятная ситуация, даже не задумывался, что такое могло произойти. В голове у меня была иная постановка задачи.

Если мы общаемся устно, мы можем легко потерять из виду нашу задачу и то, о чем мы говорили друг другу.

Такое может происходить не только между начальником и подчиненным, но и между коллегами. Один из них говорит другому: «Дай звонок Ивану Ивановичу, он просил, чтобы вы обсудили с ним определенный вопрос». Однако сотрудник забывает об этом, и вследствие этого работа начинает замедляться.

Причина 2: недопонимание сводится к минимуму

Вам, безусловно, известна следующая ситуация, с которой вы сталкивались. Работники или начальник с сотрудником подробно обсудили конкретный вопрос или ситуацию, а затем выяснилось, что каждый их понял по-своему.

Ситуация была следующей: мы провели продолжительные консультации с руководителем, где в деталях обсудили различные вопросы. Я выразил свою просьбу следующим образом: «Запиши нашу беседу и покажи мне, чтобы я мог убедиться, что мы правильно поняли друг друга». Но, когда я прочитал записи, у меня возникло ощущение, что я общался с совсем другим человеком.

Когда индивид одним актом предложения задачи или представления решения записывает это, тогда, первоначально, происходит систематизация размышлений, и идеи выражаются с ясностью. Во-вторых, на записи возможно совместное рассмотрение и достижение большей единомыслия.

При наличии нам данного письменного текста или послания, в дальнейшем мы можем обратиться к нему. И в такой ситуации нельзя будет утверждать, что имелось в виду что-то иное — ведь все здесь зафиксировано.

Причина 3: сотрудники не отвлекают друг друга

Другая причина состоит в том, что каждый сотрудник занят своими делами весь день и у него есть список задач, которые нужно выполнить. Он активно работает над этим списком задач, когда кто-то из коллег подходит и говорит: «У меня есть вопрос к тебе». В тот момент, когда это произносится, он уже отвлекается от своих задач.

В данной ситуации человек меняет свое внимание с занятий на встречу с пришедшим человеком. Ему необходимо быстро понять его потребности, выслушать и дать ответ. Это время занимает некоторое время. После этого коллега уходит, и сотрудник должен вернуться к своим предыдущим задачам, что также требует времени.

В течение рабочего дня каждый сотрудник бывает развлечен от 5 до 10 раз. Если умножить это число на количество сотрудников, можно себе только представить, сколько времени в общей сложности тратится на устное обсуждение вопросов.

Эффективность времени напоминает свои законы. В случае, когда у человека имеется три задачи, выполнение их одновременно может занять значительно больше времени, чем поочередное решение каждой задачи отдельно.

Если в течение рабочего дня сотрудники взаимодействуют друг с другом и отвлекаются от основных задач, можно утверждать, что они одновременно занимаются несколькими делами, что приводит к снижению общей эффективности их работы. Соответственно, если производительность каждого сотрудника падает, то снижается эффективность работы всей организации, а также ухудшается работа каждого из руководителей.

Важно использовать письменные коммуникации, чтобы избежать взаимных отвлечений и обеспечить эффективную работу в спокойном режиме.

Причина 4: высокий уровень контроля

Возможность полного контроля над работой является еще одной причиной. Если все взаимодействия в нашей компании осуществляются устным путем, мы сталкиваемся с трудностями в анализе, определении точки сбоя, этапе, на котором возникло непонимание, и истинной причины проблемы.

Лидеру будет достаточно сложно при проведении проверок обнаружить реальные проблемные места в работе, определить, что пошло не так с самого начала. Если нет письменных коммуникаций в организации, управление и тем более контроль становятся трудными задачами.

Основная цель письменных коммуникаций заключается в ускорении потока информации внутри организации. Нам необходимо установить стандартные процедуры, по которым этот поток будет осуществляться. Таким образом, каждый сотрудник, занимая свою должность, будет ясно понимать, какие требования предъявляются к его работе, и сможет достичь ожидаемых результатов.

Для достижения этой цели необходимо, чтобы каждый член коллектива обладал информацией о роли и обязанностях каждого сотрудника внутри организации. Если все сотрудники соблюдают правила письменного общения при взаимодействии друг с другом, то работа организации структурирована, каждый исполняет свои задачи, и в итоге мы достигаем высокой производительности.

Суммарный показатель, который отражает всю компанию в целом, а именно количество произведенной продукции с соответствующим качеством, будет увеличиваться. Следовательно, клиенты будут вознаграждать компанию через денежный поток. Письменные коммуникации играют важную роль в ускорении этого потока и являются одной из их основных функций. Вот для чего они необходимы.

Узнайте, какие инструменты в системном бизнесе помогут вам увеличить прибыль и избавиться от рутины, приняв участие в нашем бесплатном вебинаре с Валерием Горячевым.

Как написать информационное письмо

Как написать информационное письмо

Концепция работы вики на платформе wikiHow предусматривает совместное творчество нескольких авторов, поэтому большинство наших статей созданы коллективными усилиями. Данная статья прошла процесс редактирования и доработки, в ходе которого активное участие приняли авторы-добровольцы.

Статья была прочитана 7726 раз.

В данной публикации:

Одним из наиболее распространенных средств делового общения является информационное письмо (или письмо-презентация), которое используется для установления контакта, запроса информации или описания нового продукта или услуги. Как правило, такие письма отправляются людям, с которыми нет личного знакомства, поэтому достаточно сложно определить тон и стиль письма. Однако можно овладеть несколькими простыми и эффективными методами, которые помогут сделать ваше письмо точным, понятным и эффективным для достижения ваших целей.

Шаги

Перепишу текст, сохраняя его смысл и структуру, но с добавлением своих уникальных формулировок:Часть первая из трех:Одна треть:

Начинаем сознание этой истории, восхищенные тем фактом, что у нас есть возможность заглянуть внутрь сознания героя. Мы вступаем в мир его мыслей, чувств и переживаний, чтобы разгадать его тайны и узнать о его внутреннем мире. В этих страницах открываются перед нами двери в его прошлое, настоящее и будущее, и мы с нетерпением ожидаем того, что узнаем о нем.

• Я, ведущий специалист отдела продаж, обращаюсь к вам с важным деловым предложением. Я решил написать вам с целью обсудить возможность сотрудничества между нашими компаниями. Как специалист в области продаж, я осведомлен о потенциале вашей компании и уверен, что сотрудничество с нами может принести вам значительные выгоды. Именно поэтому я решил обратиться к вам и предложить вам наше предложение. Будет очень приятно обсудить эту возможность в более подробной форме и выслушать ваше мнение на этот счет. С нетерпением жду вашего ответа и надеюсь на успешное сотрудничество. С уважением, Ваш коллега.

• Давайте сфокусируемся на сути: «Сегодня я обращаюсь к вам, чтобы обсудить возможность занять вакансию финансового контролера» или «Я хочу подробно рассказать о новом продукте, который недавно был представлен нашей компанией» – вот примеры эффективных вопросов, которые стоит использовать в самом начале письма.

• Многие начинающие авторы совершают одну распространенную ошибку — они стараются избегать сокращений любой ценой. Из-за этого их письма больше похожи на перевод, а не оригинальные тексты. Однако, использование сокращений может придать вашему письму форму беседы, сохраняя при этом профессионализм. Давайте создадим письмо, которое вас представит в лучшем свете.
• Не нужно пытаться продемонстрировать свою эрудицию, используя сложные слова из книг или энциклопедий. Нам необходимо написать информационное письмо, поэтому лучше выбирать подходящие слова и ясно выражать свои мысли.

• Если у вас имеется какое-либо связь с одним из сотрудников данной компании, вам рекомендовали подать заявление на работу или вы знакомы с человеком, который ранее получил грант от нашего учреждения за свою деятельность, то целесообразно упомянуть об этом в самом начале вашего письма. Возможно, это позволит активизировать память вашего адресата («О, это тот, о ком говорил Иван!») или стать возможностью запомниться и выделиться среди других соискателей.

РекламаВторая часть текста будет перефразирована с уникальными описаниями без использования ссылок или помощи сторонних источников.Оригинальный текст: «Внимание — это качество, которое проявляется в способности сосредоточиться на чем-то или кем-то и сделать это осознанно и интенсивно. Внимание может быть направлено на внешние объекты или на внутренние мысли и чувства. Оно играет важную роль в процессе обучения и позволяет нам эффективно воспринимать и запоминать информацию, а также решать задачи. В то же время, современные технологии и постоянное сопровождение различными уведомлениями и отвлекающими факторами могут серьезно ослабить наше внимание и способность к концентрации.»Вторая часть из трех:

В настоящий момент мы занимаемся разработкой главной части данного письма.

• Опишите уникальный опыт, который вы приобрели в определенной сфере или отрасли, куда вы стремитесь попасть, используя информационное письмо. Если ваше письмо имеет такую цель, важно сосредоточиться на определенной профессиональной сфере или отрасли. Рекомендуется указать конкретные навыки и умения, чтобы достичь желаемого результата. [1] X
• Желание получить работу — это не синоним обладания необходимыми качествами для ее выполнения. Если во вступительной части вы подчеркнете свой интерес к собеседованию на данную должность, так как вы идеально подходите для нее, нет необходимости повторять это пятьдесят раз. Ваши слова о том, что вы «на самом деле нуждаетесь в этой работе», не делают вас привлекательным кандидатом.

• Сосредоточьте свое информационное сообщение на специфической деятельности определенного уровня. Вам не требуется прямо указывать тип работы или должность, однако не забывайте о том, к какому конкретному результату вы стремитесь, чтобы ваше сообщение соответствовало цели.

Исключите из электронного письма информацию, которую вы уже указали в своем резюме. Перечисление ваших ученых степеней, наград и хвастовство связями – не лучшая идея для письма с информационной целью. Повторение информации, которую можно быстро просмотреть в вашем резюме, – это лишняя трата пространства и букв. Вам необходимо написать о том, что можно узнать быстрее и легче в другом месте. Ваша цель – продемонстрировать свои навыки и сделать первый шаг в развитии деловых отношений.

• В заключении желательно еще раз перечислить основную информацию. Перед тем, как закончить письмо подходящим обращением, будет неплохо сделать краткое повторение того, что вы хотите сказать, прямыми словами.

РекламаВ первоначальном тексте была рассмотрена важность знаний и навыков в современном обществе. Однако, рассмотрим эту тему с другой точки зрения и подчеркнем, что не только знания играют важную роль, но и практическое применение этих знаний. Образование и умение применять полученные знания в реальной жизни — это ключевой фактор для достижения успеха и самореализации в современной обществе. Поэтому, необходимо стремиться не только к получению новых знаний, но и к их активному использованию в практической деятельности. Ведь только тогда мы сможем добиться результатов и преуспеть в нашей профессиональной и личной жизни.Чтобы сделать текст уникальным, можно произвести следующую перефразировку на русском языке:Третья часть из серии трех:- Перетряхните текст, привнося в него своеобразие и оригинальность.- Замените некоторые фразы или слова синонимами, чтобы добавить разнообразие в тексте.- Проанализируйте словосочетания и предложения, чтобы убедиться, что они не повторяются и имеют свою уникальную формулировку.- Добавьте свои мысли и интерпретации к тексту, чтобы он стал более оригинальным и уникальным.- Проверьте текст на наличие плагиата, чтобы убедиться, что он полностью уникален и не содержит чужих материалов.

Просмотрите и уточните письмо

• Проверка — это не просто исправление ошибок в написании и орфографии. Взгляните на ваше письмо с новой точки зрения и убедитесь, что все существительные и глаголы согласованы, чтобы вы передали свою мысль правильно и чтобы ваше письмо достигло цели, которую вы поставили перед собой.
• После того, как вы оцените качество и результативность вашего письма, вы можете приступить к редактированию и поиску «запоздалых тревог» — таких мелочей, которые могли быть испорчены в последний момент, включая исправление опечаток, грамматических ошибок и форматирование вашего письма.

Давайте составим письмо в компактной и лаконичной форме. Почтовое сообщение, как правило, не должно превышать одну страницу или 300-400 слов. Независимо от мотивов, вероятно, вы обращаетесь к тому, кто имеет дело с большим объемом документов в данный день, и ему маловероятно захочется тщательно проверять ваше длинное и громоздкое письмо-презентацию. Чрезвычайно обидно, если весь ваш труд окажется в корзине, поэтому важно не выходить за рамки установленного объема. В своем сообщении сосредоточьтесь только на ключевой информации. [2] X Источник данных

• Если считаете нужным, прикрепите своё резюме к информационному письму, поскольку оно всегда является первым документом в заявлении.
• Не пропустите важную информацию для связи, включите все контактные данные. Перед отправкой важно проверить, чтобы в шапке письма были указаны актуальные контакты. Не забудьте указать свой адрес электронной почты, номер телефона и другие необходимые данные для связи.

Одно из предложенных решений — добавить к своему письму постскриптум (P.S.), где разместить ключевую и насущную информацию. Это советуют многие эксперты по деловой коммуникации и преподаватели. Существует объяснение тому, почему такой подход часто действенен: большинство людей обрабатывают информацию в форме писем. Вместо того чтобы помещать важные сведения в заключение, логичнее и эффективнее разместить их в постскриптуме P.S. Несмотря на то что это может показаться нарушением стандартной формы, постскриптум обычно служит эффективным способом выделить важную информацию и привлечь внимание к вашему письму, отличая его от остальных.

Что такое информационное письмо и как его использовать в маркетинге

Что такое информационное письмо и как его использовать в маркетинге

Информационное письмо – это инструмент, который широко используется компаниями в разных сферах деятельности. Оно создается с целью обеспечения эффективной коммуникации с клиентами, партнерами и другими участниками коммерческой сферы. В данной статье мы рассмотрим различные виды информационных писем, а также расскажем о правилах их составления и оформления.

CalltouchПривлекайте внимание, преобразуйте и проводите анализ своих потребителей.Омниканальная маркетинговая платформа

Что такое информационное письмо

Информационное письмо, являющееся разновидностью деловой документации, предназначено для уведомления о новостях, достижениях и изменениях в деятельности компании партнеров, контрагентов и сотрудников. Часто такие сообщения имеют стандартный характер и создаются на основе шаблонов, дополняются выдержками из официальных документов, утвержденными фотографиями, таблицами и pdf-файлами.

Какие задачи решает информационное письмо

• сообщить партнерам о внутренних изменениях, произошедших в рамках организации;
• Напоминание о необходимости соблюдения условий, указанных в договоре, адресованное контрагенту, поставщику либо заказчику.
• Информировать покупателя о недавно представленных сервисах либо расширении ассортимента товаров.

Для начала сотрудничества с рекламными площадками рекомендуется использовать информационные письма. В таких письмах можно рассказать о своем товаре или услуге, преимуществах компании и выгодах сотрудничества с нами. Однако, если мы платим площадке или агентству за лиды в виде звонков в нашу компанию, стоит принять меры, чтобы обезопасить себя от нежелательных звонков. Для этого мы можем использовать Антифрод от Calltouch, который позволяет отсеивать неэффективные каналы привлечения лидов, контролировать подрядчиков и выявлять сомнительные звонки. Благодаря этой технологии, мы сможем проверять активность номеров, выявлять фрод и спам, а также сэкономить наш бюджет.

АнтифродОбезопасьте себя от надоедливых сообщений и неприемлемых звонков с рекламойОбезопасьте себя от надоедливых сообщений и неприемлемых звонков с рекламой

Кто составляет информационное письмо

В компании структурные подразделения формируют информационные письма, которые составляют руководители. Важным условием является то, что руководитель должен быть ответственным за решение вопросов, описанных в письме. Например, руководитель отдела продаж сообщает о расширении ассортимента, а руководитель маркетингового отдела – о запуске новой рекламной кампании. Он согласовывает текст письма с начальством, подписывает его и организует рассылку.

Разновидности информационных писем

Имеется несколько разновидностей информационных писем, которые выделяются по своему предназначению, цели составления и способу изложения информации.

Письмо-уведомление

Основная цель данного письма состоит в информировании клиентов, партнеров и сотрудников о важных событиях, которые ожидаются в компании в скором времени. Например, такие события могут включать в себя изменение банковских реквизитов или физического адреса, изменения в рабочем графике или повышение квалификации у наших специалистов.

Письмо-напоминание

Используя письмо-напоминание, можно повторить информацию о конкретных событиях, которые имели место в ходе совместной работы со второй компанией. Например, можно направить партнеру письмо-напоминание, в котором сообщается о приближающемся завершении сроков проекта или о необходимости своевременного перечисления полной суммы оплаты согласно заключенному договору.

Письмо-подтверждение

Такое сообщение является информационным предметом, который направлен на подтверждение предсказуемых намерений организации в ответ на запрашиваемую информацию. Например, после проведения обсуждений о поставках, письмо-подтверждение используется для подчеркивания серьезности намерений одной из сторон.

Письмо-заявление

Когда необходимо изложить причины определенного события, в котором адресат играет прямую или косвенную роль, отправляются такие письма. Например, можно составить информационное письмо в виде заявления о расторжении договора.

Данное электронное сообщение является промо-информационным.

Этот вид информационных писем является активно применяемым маркетологами. Структура письма имеет схожесть с коммерческим предложением и содержит информацию о предлагаемых товарах или услугах, условиях сотрудничества и контактных данных компании. Однако, в таких письмах отсутствует призыв к определенному действию со стороны получателя.

Информационные письма в email-маркетинге

Увеличить отправляемые письма по электронной почте и использовать маркетинг для информационных писем. Электронная почта должна содержать полезную информацию, которая может помочь вам в продвижении продуктов или услуг.

• Вызвать интерес и сохранить внимание потребителя;
• подтвердить свою экспертность;
• вспомнить о товаре либо фирме;
• Привлечение посетителей на веб-ресурс.

Чтобы не только привлечь пользователей на сайт, но и увеличить их преданность и убедить их совершить необходимые действия, необходимо разработать привлекательный дизайн, хорошо продумать навигацию и использовать удобные виджеты Calltouch для сбора заявок и быстрой связи с клиентами.

ВиджетыCalltouch — это инструментарий, предоставляющий возможность отслеживать и анализировать звонки на веб-сайте. С помощью этого инструмента можно получить ценную информацию о клиентах, их поведении и эффективности рекламных кампаний. Виджеты Calltouch представляют собой компактные элементы, которые можно разместить на веб-странице для визуализации и управления данными о звонках. Эти виджеты обладают гибкими настройками и широкими возможностями интеграции, что делает их удобными и функциональными инструментами для бизнеса. Благодаря виджетам Calltouch, компании могут улучшить обслуживание клиентов, оптимизировать маркетинговые стратегии и повысить эффективность своего веб-сайта.Увеличте эффективность сайта на 30%, привлекая больше посетителей и увеличивая число успешных действий пользователей.

Организация имеет возможность взаимодействовать с клиентами, используя только стратегию электронного маркетинга, а также отправлять информационные письма вместе с рекламными рассылками.

Маркетинг

Также рекомендуется ознакомиться с данным материалом:

Как проанализировать контекстуальную рекламу, которую используют наши конкуренты: какие аспекты следует учесть и обзор доступных сервисов.

Как проанализировать контекстуальную рекламу, которую используют наши конкуренты: какие аспекты следует учесть и обзор доступных сервисов.

Как написать информационное письмо

Для создания информационного письма возможно использовать готовый шаблон и внести небольшие изменения в него в соответствии с вашими целями и задачами.

Необходимо включить следующие составляющие в письмо:

• Данные офиса: название фирмы, законный адрес, информация для связи. Их указывают в верхнем левом углу.
• Информация об получателе: полное имя, занимаемая должность, местонахождение организации (верхний правый угол).
• Сфокусируйся на теме письма. Укажи ее в заголовке (уведомление, напоминание, заявление).
• Здравствуйте. Обращаюсь к вас с уважением, используя уважительную форму обращения: «Уважаемый(ая) имя, отчество…», «Добрый день…».
• В прелюдии данного эпистолярного произведения, изобразите основополагающую идею послания сжато.
• В основной части будет представлена информация, которая более детально объяснит вступление. В ходе изложения будут последовательно и кратко отвечены на следующие вопросы: «Кому эта информация будет полезна?», «Какая цель стоит перед этой информацией?» и «Почему важно знать об этих данных и фактах?».
• Вывод. Подводя итог данной дискуссии, я, А.И., руководитель отдела, пишу данное заключение и оставляю свою подпись и контактные данные для обратной связи.

Как оформить и отправить информационное письмо

Не имеется строгих правил оформления, поэтому можно написать письмо на официальном бланке или на обычном листе различного формата. Более предпочтительным является первый вариант. Вам не придется самостоятельно указывать реквизиты компании, письмо будет выглядеть надежно и соответствовать стандартам официальной переписки. Для информационных писем рекомендуется использовать печатный вариант на компьютере, таким образом можно избежать трудностей при чтении почерка, исправления ошибок или передачи неправильной информации.

Сообщение с информацией можно передать по электронной почте, отправив его через почтовое отделение или воспользовавшись мессенджерами или факсом.