В 1С:Управление производственным предприятием 8 взаиморасчеты с подотчетными лицами автоматизированы. Они оформляются в два этапа, каждый из которых требует использования соответствующих документов. Первый этап — учет выданных подотчетному лицу денежных средств. Для правильного оформления выдачи денег подотчетному лицу необходимо составить документ «Расходный кассовый ордер» или «Платежное поручение исходящее». Важно указать сумму выдачи и данные подотчетника в 1С.
2. Часто встречающиеся ситуации при взаимодействии с сотрудниками, работающими на платформе 1С
Если распределение предоставленного сотруднику аванса было недостаточным, организация оказывается в задолженности перед сотрудником. Оплата такой задолженности фиксируется при помощи документов, таких как «Расходный кассовый ордер» или «Исходящее платежное поручение». Если у работника остались неиспользованные средства, он имеет возможность вернуть их в кассу организации. В данном случае создается специальный документ под названием «Ордер на поступление в кассу» или «Входящее платежное поручение». В соответствующем поле документа требуется указать документ, на основании которого работник получил эти деньги под отчет.Вы можете оценить задолженности в программе 1С:Управление производственным предприятием 8 с использованием отчета «Ведомость по взаиморасчетам с подотчетными лицами». Если вы не знаете, где найти этот отчет в программе, вы можете открыть Меню, затем выбрать раздел «Операции», и в нем найти отчет «Ведомость по взаиморасчетам с подотчетными лицами».Если вам нужна помощь с вопросами о взаиморасчетах с подотчетными лицами в 1С 8.3, пожалуйста, оставьте заявку на нашем сайте. Наша команда в компании ООО «Кодерлайн», представленная специалистом Кириллом Щербаковым, обязательно окажет вам поддержку и помощь.
Ниже приведены некоторые статьи, которые могут привлечь ваше внимание:
94 [PROP_CODE] => TAGS2
=> Вас могут заинтересовать следующие семинары: ) —> 95 [PROP_CODE] => TAGS => Вас могут заинтересовать следующие вебинары: ) —>
Возможно, вам будут интересны эти онлайн-семинары:
1С:Управление производственным предприятием [1] => Отчеты в 1С [2] => 1С: Конвертация данных [3] => Как сделать в 1С [4] => Конвертация данных [5] => Закрытие месяца [6] => 1С:Бухгалтерия [7] => Оценка задач [8] => 1С: Сценарное тестирование [9] => Обмен между базами [10] => Оптимизация [11] => Моделирование [12] => 1С:Комплексная автоматизация [13] => 1С: Управление торговлей [14] => Интеграция 1С [15] => Управление проектами [16] => Налоги [17] => MS SQL Server [18] => БУ [19] => РСБУ [20] => Администрирование 1С [21] => 1С: Платформа [22] => LINUX [23] => 1С:Зарплата и Управление Персоналом [24] => 1С: ERP [25] => Внедрение [26] => Продажи [27] => Отчетность [28] => 1С: Розница [29] => 1С: CRM [30] => Производство [31] => HTTP [32] => Планирование [33] => Отпуск [34] => Полезные обработки [35] => МСФО [36] => СКД [37] => Word [38] => Внедрение ERP [39] => Программирование в 1С [40] => com-объекты [41] => Сравнение конфигураций [42] => 1С: WMS Управление складом [43] => Перенос данных [44] => 1С: Колледж [45] => 1С: Интеграция [46] => Запросы 1С [47] => WEB [48] => Лицензии 1С [49] => 1С: Документооборот [50] => Бесшовная интеграция [51] => Excel [52] => ADO [53] => Обновления [54] => Техническое задание [55] => Ценообразование [56] => Бюджетирование [57] => Блокировки в 1С [58] => БСП [59] => Расширение конфигурации [60] => Программные права [61] => XML [62] => Экзамен 1С [63] => WEB-сервисы 1С [64] => Торговое оборудование [65] => Корпоративное сопровождение [66] => Лизинг [67] => 1С:Управление нашей фирмой [68] => 1С: Договорчики [69] => 1С: Аренда и управление недвижимостью [70] => Правила обмена [71] => Финансовый учет ) —>
Расчеты с подотчетными лицами в 2025 году с учетом последних изменений
Расчеты с подотчетными лицами в 2025 году с учетом последних изменений
Получите примеры документов и изучите руководство по расчетам с сотрудниками на 2025 год с учетом последних изменений. В данном материале мы детально описали, для кого и на какой период времени можно предоставить средства подотчета, а также объяснили, как правильно оформить и учесть выдачу.
Организационные средства — это финансовые ресурсы, которые предоставляются предприятием или индивидуальным предпринимателем сотруднику для приобретения необходимых предметов для бизнеса, например, канцелярских товаров. Главная задача бухгалтера — правильно оформить документацию, чтобы не нарушать правила работы с денежными средствами и учесть расходы в бухгалтерии и налоговом учете.
Положение о расчетах с подотчетными лицами >>>Сведения о документеПриказ об утверждении списка подотчетных лиц >>>Сведения о документеПриказ о сроках выдачи подотчетных средств >>>Сведения о документеЗаявление о выдаче подотчетных средств >>>Сведения о документеПриказ о выдаче подотчетных средств >>>Сведения о документеОбразец авансового отчета >>>Сведения о документе
В Системе Главбух содержится полезная информация об особенностях и правилах расчетов с подотчетными лицами.
Кому можно выдать подотчетные средства
Возможным перечислением лиц, которые могут находиться в подотчете, являются следующие:
- работает надо мной даже вне рабочего времени.
- нанимается для работы в России. Это означает, что нерезидент должен уплатить налоги за свой заработок, полученный в рамках трудового контракта. Однако, существуют некоторые особенности и правила, регулирующие налогообложение иностранных работников.
- Компания имеет действительный гражданско-правовой договор с физическим лицом, который, к примеру, предоставляет услуги.
Список лиц, которые несут ответственность, указан в пункте 6.3 пункта 6 Указания Центробанка от 11.03.2014 года № 3210-У, вместе с дополнительными пояснениями, представленными в письме ЦБ от 02.10.2014 года № 29-Р-Р-6/7859.
Если вам необходимо выдать наличные сотрудникам подотчет, вам потребуется подготовить определенные документы. Подробные указания о том, какие именно документы нужно подготовить, чтобы избежать штрафов, можно найти в уроке Аттестации-2023 под названием «Правильный порядок выдачи наличных средств сотрудникам».
Очень важно! Любой сотрудник или исполнитель, работающий по договору ГПХ, имеет возможность получать новые суммы, которые подлежат отчетности, даже если он еще не завершил отчетность по предыдущим суммам.
Если ИП самостоятельно оплачивает покупки для своего бизнеса, то он не является подотчетным лицом. Однако, если сотрудник ИП совершает покупку по поручению, то в этом случае применяются правила работы с подотчетными средствами. Таким образом, сам ИП не является подотчетником, а его сотрудники выступают в этой роли.
Важно! Индивидуальный предприниматель имеет право не составлять расходные и приходные кассовые ордера при передаче средств подотчетным лицам и при приеме неиспользованных сумм. Тем не менее, рекомендуется не отказываться от составления ордеров на выдачу и поступление средств, так как они помогут в ведении учета и контроле за движением денежных средств.
Сроки выдачи подотчетных средств
Шаг 2: Регистрация издержек, понесенных подотчетным лицом. Для второго этапа необходимо описать процедуру использования денежных средств подотчетным лицом с помощью специального документа «Авансовый отчет» в системе 1С.
Давайте рассмотрим три вопроса:
- чтобы сделать их использование более прозрачным и эффективным?
- сколько времени возможно предоставить займ
- В течение какого временного периода сотрудник должен предоставить отчет и вернуть средства, которые не были использованы?
Какое количество дней следует предоставлять отчет о расходовании финансовых средств?
Существует недостаточное законодательное регулирование данного вопроса. Правила, содержащиеся в Указании ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У, определяют порядок предоставления средств при направлении сотрудника в командировку. Согласно этим правилам, работодатель обязан предоставить подотчетные средства заранее, до начала командировки. Это требование исключает возможность оплаты после поездки, то есть работник не может быть отправлен в командировку за свой счет с последующим возмещением расходов. Но в Указании ЦБ не указано, за какое количество дней до командировки работодателю следует выдать деньги.
Нет ясно определенных сроков в других ситуациях. Например, неясно, когда следует предоставить средства для приобретения канцелярских, хозяйственных товаров и прочих мелочей.
Работодатель имеет возможность установить свои временные рамки и закрепить их во внутренних документах. Однако он не обязан этого делать. Конкретные сроки могут быть определены отдельно для каждого случая.
Каково оптимальное время предоставления подотчетных средств?
Работодатель имеет полное право самостоятельно определять срок, на который будут выдаваться подотчетные средства. Он основывается на конкретной цели, для достижения которой эти средства выделяются. Например, если речь идет о командировке, то сроком для отчетности будет являться продолжительность самой командировки плюс три рабочих дня. В течение этого периода работнику необходимо будет предоставить отчет о проведенной поездке. В случае же покупки офисных мелочей, работодатель может установить срок в пределах недели и так далее.
Возможно, в локальных документах можно установить определенные сроки, однако это не является обязательным условием. Количество дней, в течение которых необходимо предоставить отчет, может быть определено индивидуально в каждой конкретной ситуации и указано в приказе о выдаче подотчетного материала.
В течение какого временного промежутка сотрудник должен предоставить отчет о использовании средств, находящихся на его ответственности?
По возвращении с командировки сотрудник обязан предоставить отчет в течение трех рабочих дней. Пункт 26 положения, установленного постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749, предписывает такую обязанность.
Установление сроков возврата неиспользованных сумм и предоставления отчета должно быть определено руководителем организации или индивидуальным предпринимателем во всех остальных ситуациях. Данные сроки должны быть ясно прописаны в местных нормативных документах, таких как положение о командировках. В противном случае, бухгалтерия может столкнуться с проблемой получения отчета и возврата неиспользованных сумм.
Временной интервал возвращения преоставленных средств, которые остались неиспользованными, определяется руководителем либо индивидуальным предпринимателем. Точные сроки могут быть установлены в местных документах или указаны в каждом приказе о предоставлении средств, подлежащих отчетности.
Лимиты подотчетных средств
Ограничений в законодательстве нет, возможно предоставление сотруднику любой суммы. Важно учитывать ограничения при расчетах между организациями.
Средства, полученные подотчетниками, используются для приобретения товаров, работ и услуг для своей организации. Организацией или индивидуальным предпринимателем может выступать в качестве продавца, а оплата осуществляется наличными. В результате, у нас имеется деловая сделка между двумя юридическими лицами или юридическим лицом и индивидуальным предпринимателем с использованием наличных средств. Максимальная сумма такой оплаты ограничена 100 тысячами рублей в рамках одного контракта. Неважно, кто физически вносит деньги подотчетником. Все равно это сделка между организациями, а физическое лицо выступает в качестве промежуточного звена, просто доставляющего деньги.
За превышение разрешенной суммы наличных расчетов предусмотрена санкция в соответствии с статьей 15.1 Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации. В случае нарушения данного ограничения, организация может быть оштрафована в размере до 50 тысяч рублей, а ее руководитель — до 5 тысяч рублей.
Как выдать подотчетные средства
Есть три варианта передачи денег сотруднику.
Способ первый: использование наличных денег. Оформите выплату наличными с помощью кассового ордера на расходы. Важно помнить, что можно выдавать деньги в подотчет только в случае получения выручки от продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг. Микрофинансовые организации и кооперативы имеют возможность выдавать подотчетные средства, полученные от займов. Однако другие источники средств не могут использоваться для этой цели.
Расходный кассовый ордер на выдачу подотчетных средств >>>бесплатно загрузить
Метод второй: передача денег на банковскую карту работника. Возможно отправлять средства на карту, предназначенную для получения заработной платы, дебетовую или кредитную карту. Разрешается осуществлять перевод на карту любой платежной системы и любого банка.
Обратите внимание! Не заполняйте код в поле 20 «Назначение платежа». В этом поле следует указать код при переводе дохода физическому лицу. Подотчетные средства не являются доходом гражданина, они принадлежат организации.
Платежное поручение на перечисление подотчетных средств >>>бесплатно загрузить
Вариант № 3: регистрация на корпоративную карту. Предоставьте работнику корпоративную карту и удостоверение о праве ею пользоваться, иначе продавец не примет оплату. Определите порядок выдачи, хранения и учета корпоративных карт в соответствующих внутренних документах.
Документы для выдачи подотчетных средств
Каждое предприятие имеет свой собственный набор документов. Вам необходимо определить, какие документы будут использоваться в вашей компании и утвердить их перечень и порядок работы с ними в локальных актах.
Как организовывается взаимодействие средств, переданных на ответственное хранение и использование.
Этот документ необязательный и предприятие может обойтись без него. Тем не менее, наличие такого документа поможет организовать взаимодействие с подотчетными лицами, контролировать своевременность представления авансовых отчетов и возврата неиспользованных средств.
Если начальник не утвердил положение о подотчетности, то следует прописывать основные детали в каждом распоряжении: определить срок использования средств, указать время, когда необходимо представить отчет и вернуть оставшуюся сумму. В случае иного, сотрудники могут затягивать с составлением предварительных отчетов.