Последняя миля в доставке электронных писем или заказных писем может осуществляться двумя способами. Адресаты, зарегистрированные на Едином портале государственных и муниципальных услуг (ЕПГУ) и давшие согласие на получение писем в электронном виде, могут получать юридически значимые документы в электронном виде. Для этого АО «Почта России» осуществляет доставку (вручение) через ЕПГУ. В то же время, адресаты, не давшие согласие на получение заказных писем в электронном виде, могут получать их в бумажном виде обычным порядком доставки.Правила оказания услуг почтовой связи, утвержденные приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации, определяют порядок оказания данной услуги. Имеются следующие преимущества использования электронного способа доставки (ЭЗП):1. Тариф на ЭЗП устанавливается ФАС России.2. Электронные письма доставляются с высокой скоростью.3. При отправке цифрового письма без распечатывания применяется скидка 50% к тарифу за пересылку.4. Отправитель экономит на операциях по печати, конвертованию, взвешиванию и нанесению государственного знака почтовой оплаты на оболочку отправления.5. Сотрудники экономят время на предпочтовой подготовке документов, таких как печать, конвертование, взвешивание и нанесение государственного знака почтовой оплаты на оболочку отправления.6. Для электронных писем доступна онлайн статистика и отчетность, включая электронные списки отправлений (ф. 103).
3. Начало работы в Личном кабинете при отправке электронных заказных писем. 1. Для отправки электронных заказных писем (далее –
Для начала использования услуги ЭЗП необходимо выполнить следующие шаги:1.1. Составить и заключить договор с компанией «Почта России».1.2. Пройти регистрацию в Личном кабинете на официальном сайте https://otpravka.pochta.ru.1.3. Согласовать техническое задание на печать отправлений в случае их физического присутствия.2. После активации заявки в Личном кабинете, будет доступна функция создания электронно-заказных писем.3. Также, для подписания документов необходимо получить электронно-цифровую подпись (далее — ЭЦП).
4. Порядок отправки ЭЗП из ЛК Отправителя
Этап 1. Приготовить архив с посылками.Этап 2. Передать архив в Личный Кабинет Отправителя и ожидать проверки писем.Этап 3. Мониторить состояние отправлений и составлять отчеты/документы.
5.
ШАГ 1. Необходимые действия для подготовки архива состоят из следующего:- Преобразовать письма в формат *PDF, с ориентацией страниц в книжном виде (количество файлов не должно превышать 1000), соблюдая установленный макет (ВАЖНО! Размер каждого файла *PDF не должен превышать 1 Мб);- Иметь файлы подписи в формате *SIG (не более 1000 файлов). Для создания файла подписи необходимо наличие Квалифицированной электронной подписи;- Каждому файлу *PDF из пункта 1 необходимо соответствовать свой файл *SIG из пункта 2 (количество файлов должно быть одинаковым);- Файлы *PDF и соответствующие им файлы *SIG должны иметь идентичные названия, например: название файла pdf — letter.pdf или Ivanov.pdf, название файла sig — letter.pdf.sig или Ivanov.pdf.sig. Названия всех файлов не зависят от регистра и могут содержать как латинские, так и кириллические символы или цифры;- Сформировать реестр в формате xls (или xlsx) для всех писем, сохраненных в формате PDF (ВАЖНО! В реестр должно быть внесено не более 1000 наименований файлов);- Создать папку в формате *ZIP и добавить в нее файлы *PDF, *SIG и реестр в формате xls (или xlsx);- Загрузить архив *ZIP с файлами в Личном кабинете отправителя.
6. ШАГ 1. Подготовка архива Обязательное соблюдение правил при создании партии: 1. одинаковое наименование файлов *PDF и *SIG:
Файл с расширением PDF может иметь название «letter.pdf» или «Иванов.pdf», а файл SIG — «letter.pdf.sig» или «Иванов.pdf.sig». В реестре формата xls (xlsx) имена файлов должны совпадать с именами файлов PDF. Размер каждого файла PDF и SIG должен быть не более 1 Мб, а файл PDF не должен содержать более 3-х листов или 5 страниц, из которых одна страница должна быть пустой для указания адресного блока для письма в бумажном виде. Архив файлов в формате ZIP не должен превышать размер в 25 Мб.
7. ШАГ 1. Подготовка архива. Заполнение реестра Обязательные поля для загрузки файла: FILE_NAME: наименование файла (не более 50
символов). ADDRESSLINE_TO: адрес получателя. Чтобы избежать ошибок в обработке отправления, адрес необходимо заполнять в формате: литеры, корпуса), квартира/ офис>Возможные значения типа получателя письма: 0 — физическое лицо, 1 — юридическое лицо. Полное имя получателя в именительном падеже должно содержать не более 147 символов. Например, ФИО — Иванов Иван Иванович, или наименование организации, если получатель — юридическое лицо. Регистрационный номер письма не должен превышать 30 символов. Если письмо не регистрируется, можно указать произвольный номер.
8. ШАГ 1. Подготовка архива. Заполнение реестра Не обязательные поля для загрузки файла: INN: ИНН получателя (12 символов – для
Для физических лиц количество символов в идентификаторе составляет 12, а для юридических лиц — 10. КПП, означающий код причины постановки на учет, предназначен только для юридических лиц и состоит из 9 символов. Заголовок письма не должен превышать 200 символов. Отметка «Без разряда» существует только для организаций, занимающихся делами в судебной и административной сферах и имеет обозначение WOMAILRANK.
9. ШАГ 1. Подготовка архива. Заполнение реестра В 1-й строчке пример заполнения для направления письма физическому лицу; Во 2-й
Пример заполнения для отправки письма юридическому лицу:Адрес получателя: 644077, Омская обл., г. Омск, пр-кт Мира, д. 57/1, кв. 66Название файла: письмо1Тип получателя: юридическое лицоИНН организации: 123456789012Регистрационный номер письма: 1-КириллическийЗаголовок письма: Кириллические названия файла 1Обратный адрес отправителя: 125032, г Москва, ул Тверская, д 13, Кузнецов Кирилл ВикторовичАдрес получателя: 644077, Омская обл., г. Омск, пр-кт Мира, д. 57/1, кв. 66Название файла: письмо2.pdfТип получателя: юридическое лицоИНН организации: 123456789012Регистрационный номер письма: 2-КириллическийЗаголовок письма: Кириллические названия файла 2Обратный адрес отправителя: 125032, г Москва, ул Тверская, д 13, Кузнецов Кирилл Викторович
10. ШАГ 2. Загрузка писем в ЛК Отправителя
1. Для доступа к личному кабинету отправителя необходимо перейти по ссылке https://otpravka.pochta.ru/ и пройти процесс авторизации.2. Чтобы загрузить архив с отправлениями, нужно нажать на кнопку «Создать отправление» и выбрать опцию «Из файла» для электронных заказных писем.3. После выбора файла, необходимо нажать на кнопку «Загрузить ZIP-архив и отправить». После загрузки архива автоматически запустится проверка его содержимого.Важно! Если проверка архива не обнаружит ошибок, отправления будут немедленно отправлены получателям.
11. ШАГ 2. Загрузка писем в ЛК Отправителя
Если вы не видите вкладку «Электронные заказные письма» после нажатия на кнопку «Создать отправление», убедитесь, что в настройках вашего аккаунта включена услуга отправки ЭЗП. Особенно важно отметить, что после получения информации от менеджера Почты о подключении услуги ЭЗП для клиента, администратор аккаунта должен активировать эту услугу для всех нужных пользователей через пункт меню «Настройки»-«Управление пользователями».
12. ШАГ 2. Загрузка писем в ЛК Отправителя. Проверки
Письма, прошедшие проверку без наличия ошибок, автоматически перемещаются в специальный раздел «Архив», в то время как письма с ошибками отправляются в раздел «Новые».
13. ШАГ 2. Загрузка писем в ЛК Отправителя. Проверки Внесите информацию по которой выявлена ошибка (подсвечена красным цветом) и
Пожалуйста, нажмите на кнопку «отправить», чтобы осуществить отправку данного сообщения.
14. ШАГ 3. Отслеживание статусов
В Личном Кабинете Отправителя осуществлена интеграция с системой отслеживания Почты России. В разделе «Архив» имеется возможность контролировать все обновления статусов электронных почтовых отправлений.
15. ШАГ 3. Статистика, отчетные документы
В течение 24 часов после передачи ЭЗП в разделе «Архив» есть возможность скачать форму 103, которая была подписана квалифицированной электронной подписью компании «Почта России». В разделе «Статистика» предоставляется возможность просмотра количества ЭЗП за определенный период и создания подробного отчета, содержащего всю необходимую информацию о передаче ЭЗП.
Электронные заказные письма — как и зачем Почта России оцифровала корреспонденцию
Электронные заказные письма — как и зачем Почта России оцифровала корреспонденцию
Цель заказного письма заключается в доставке важных документов, таких как договоры, счета, акты или претензии, адресату. Заказные письма отличаются наличием трек-номера и вручаются лично получателю при его подписи или представителю с предъявлением доверенности. Эта форма писем широко применяется для взаимодействия с государственными организациями, судами и Роспатентом.
Заказные письма теперь доступны в электронном виде: вы можете отправлять и получать их через личный кабинет без необходимости посещать почтовое отделение.
Зачем нужно было оцифровывать заказные письма?
Основной мотив перехода на электронно-цифровую подпись (ЭЗП) заключается в сокращении затрат времени и ресурсов. Вместо использования традиционных бумажных заказных писем, мы перешли к электронным вариантам, благодаря чему существенно снизилась нагрузка на почтовые отделения. Теперь нет необходимости лично относить письмо на почту, так как адресат получает его практически мгновенно.
Государственные органы и организации используют оцифровку почты для экономии затрат на печать и упаковку бумажных писем в конверты. Через сервис электронной доставки посылок (ЭЗП) нас поступают штрафы от ГИБДД, решения от Федеральной службы судебных приставов, судебные повестки и другие документы от различных ведомств. Штрафы от ГИБДД в первую очередь поступают к нам в систему, поэтому пользователи, пользующиеся нашими услугами на zakaznoe.pochta.ru или в мобильном приложении Почты, могут узнать о них раньше всех и оперативно оплатить штраф с использованием скидки, предложенной в электронном письме.
Что это даёт отправителю
Недавно услуга отправки электронных заказных писем была доступна только государственным органам и организациям. Однако, начиная с 2019 года, обычные пользователи Почты получили возможность отправлять такие письма другим физическим лицам, государственным органам и организациям прямо из своего личного кабинета на сайте zakaznoe.pochta.ru и через мобильное приложение «Почта России».
Вы сможете сэкономить время, не тратя его на оформление письма, поездки в почтовое отделение или поиск конверта и марок. Благодаря электронной доставке заказного письма вы сможете доставить его адресату всего за 3 минуты. Кроме того, письмо будет храниться в вашем личном кабинете, где вы сможете отслеживать его маршрут и статус в режиме реального времени по трек-номеру.
Такой подход работает следующим образом: отправитель, будь то государственный орган, компания или частное лицо, загружает электронные письма в систему почты. В случае, если получатель предпочитает электронную доставку, он получает письмо онлайн. Если же получатель не предпочитает данную опцию, письмо будет доставлено в формате бумажной копии. Все этапы, такие как печать, подготовка и обеспечение маркировки писем, входят в нашу зону ответственности и включены в стоимость предоставляемых услуг.
Чтобы отправить заказное письмо через личный кабинет zakaznoe.pochta.ru, необходимо выполнить определенную последовательность действий.
- Авторизуйтесь и получите доступ к своему личному кабинету на zakaznoe.pochta.ru.
- Чтобы отправить новое сообщение, нужно просто нажать на соответствующую кнопку и определить получателя: это может быть либо организация, либо частное лицо.
- В случае направления письма по адресу организации, необходимо указать полные Фамилию, Имя и Отчество или наименование организации, а также ИНН (Идентификационный номер налогоплательщика) или ОГРН (Основной государственный регистрационный номер).
- Необходимо указать адрес отправителя и адрес получателя.
- Возможно, Вы желаете приложить файл в формате PDF, который не превышает 5 страниц и имеет размер до 1 МБ. Этот документ может содержать как текст, так и изображения или фотографии.
- Кликнуть на кнопку с надписью «Совершить оплату и отправить».
Процедура составления электронного заказного письма выглядит следующим образом.
Что это даёт получателю
Если вы согласны, то можно начать получать электронные письма от государственных органов и организаций, что позволит вам получать и отправлять письма из любого места. Это удобно при смене места жительства, так как вы не потеряете важные сообщения. Для получения таких писем вам необходимо предоставить свое согласие на одной из платформ, представленных ниже:
- вы можете оформить заказы на почте zakaznoe.pochta.ru
- Мы предлагаем вам воспользоваться сервисом мобильного приложения Почты России.
- имеется возможность получить различные государственные услуги в удобной форме, без необходимости посещать офисы и стоять в очередях.
Для получения уведомлений о поступлении новых заказных писем вам предлагается выбрать удобный для вас способ: через электронную почту, СМС или push-уведомления. Пожалуйста, укажите в настройках своего личного кабинета номер вашего мобильного телефона и адрес электронной почты.
Возможность отключения услуги предусматривает возможность прекращения ее использования в любой момент времени. В этом случае заказные письма будут доставляться в виде бумажных документов, как раньше.
Сколько стоит отправка и получение ЭЗП
Для пользования сервисом и получения писем необходимо оформить бесплатную регистрацию и согласиться на электронную доставку корреспонденции. Отправка одного электронного заказного письма приведет к списанию 60 рублей с вашего счета.
Это точно надежно?
Не тревожьтесь — все функционирует оперативно, надежно, и послания, отправленные таким способом, обладают юридической значимостью. Заказные письма отличаются от обычных тем, что их доставка является официальным подтверждением того, что получатель получил переданную информацию.
У бумажных заказных писем существуют два статуса, которые подтверждают их доставку — «доставлено для вручения в отделение» и «вручено». В электронной системе эти статусы заменяются на «доставлено для вручения электронно» и «вручено». Для электронных писем статус вручения устанавливается, когда пользователь входит в свой личный кабинет. Если пользователь заходит в личный кабинет, то это означает, что он получил письмо. Ваш личный кабинет на сайте zakaznoe.pochta.ru или в мобильном приложении является аналогом почтового ящика.
Сейчас речь пойдет о безопасности. Мы обеспечиваем надежность получаемых от клиентов-отправителей писем путем применения улучшенной квалифицированной подписи. Таким образом, мы гарантируем, что содержимое писем не подверглось изменениям и что сообщение было создано и отправлено именно автором.
Согласно Федеральному закону «О персональных данных», электронные записи пересылаются по безопасным каналам передачи информации. За сохранение конфиденциальности переписки отвечает Почта России, в соответствии со статьей 63 Федерального закона «О тайне связи» (126-ФЗ). Клиенты получают уведомление о получении письма на платформе и с помощью выбранного ими способа связи при подключении.
Как Электронные заказные письма используются в бизнесе
Большие компании из сферы права активно подключают свои информационные системы к сервису Электронной Цифровой Подписи (ЭЗП) и отправляют письма в электронном виде, что значительно сокращает затраты на доставку.
Если вам требуется отправить большое количество писем вашим клиентам, вы можете легко загрузить файл с письмами в вашу личную учетную запись, и Почта возьмет на себя задачу по отправке. Те, кто получает электронные сообщения, получат их в своей личной учетной записи, а физические письма будут распечатаны, упакованы и доставлены непосредственно.
Бизнес имеет возможность принимать письма не только электронно, но и получать их. Например, крупные компании, работающие в области логистики и автобизнеса, ежедневно получают огромное количество писем от ГИБДД. Представьте себе все эти письма в бумажном формате — необходимость в их печати, доставке, открытии и внесении данных в собственную систему. Благодаря интеграции с ЭЗП такой объем писем может быть принят и обработан в электронном виде, что гораздо более удобно и просто.
Благодаря оперативной доставке таких писем, предприятия могут своевременно оплатить штрафы с учетом скидки, вовремя подавать апелляции на решения об нарушениях, если считают себя невиновными, и также сохранять копии заказных писем.
Статистика использования
В прошлом году электронные заказные письма были доступны только в ограниченном числе регионов — всего 5. Однако в текущем году количество доступных регионов значительно выросло и достигло 46. И на данный момент, к 1 марта 2020 года, эта удобная услуга доступна уже в 58 регионах.
За последний год количество электронных отправлений значительно увеличилось на 48% и достигло отметки в 74 миллиона. Через сервис ЭЗП пользователи имеют возможность получать и отправлять важные юридические документы даже из самых удаленных регионов страны.
Карта, позволяющая охватить весь сервис электронных заказных писем.
На официальной странице zakaznoe.pochta.ru/limits-alert размещен перечень территорий, где можно получить электронную почтовую подпись (ЭЗП). Если вашего региона нет в списке, вы можете подать заявку на уведомление о возможности подключения.
Для того чтобы мгновенно получать электронную почту от всех возможных отправителей в вашем районе, активируйте функцию электронной доставки в вашем личном кабинете на сайте zakaznoe.pochta.ru, на Госуслугах или в мобильном приложении Почты России.
Электронное заказное письмо: что это и как его отправить через Почту России
Электронное заказное письмо: что это и как его отправить через Почту России
Заказная корреспонденция является особо значимой отправкой. Ее выбирают для передачи официальных уведомлений, счетов, жалоб и прочих документов. Такое письмо можно отследить по номеру, и оно будет вручено получателю лично или через уполномоченного лица по доверенности. Гарантией доставки является почтовая служба.
- Что представляет собой данная вещь?
- Как осуществить регистрацию
- Важная информация, которую необходимо усвоить
Теперь вам обязательно не упустить важные письма, отправленные с оформленным заказом.
Что это такое
Одна из услуг, которую многие люди активно заказывают у «Почты России», это заказное письмо. Хотя отправка его требует определенных затрат времени и небольшой финансовой вложения: покупка конверта, заполнение необходимых документов, оплата услуги. Кроме того, чтобы получить такое письмо, иногда приходится приходить в отделение лично.
Электронное письмо с заказом — цифровой эквивалент обычной бумажной почты.
Этот специальный сервис позволяет упростить весь процесс всего несколькими кликами. Теперь вы можете отправлять важные уведомления или документы в электронном формате, что позволяет избежать необходимости напечатать документы, идти в почтовое отделение, приобретать почтовые марки по соответствующей стоимости и прикреплять их к конверту. Это позволяет сэкономить время не только вам, но и получателю, так как доставка занимает всего несколько минут.
Кстати, ранее данный сервис был доступен лишь организациям и государственным учреждениям. Однако с 2019 года его использование стало доступным каждому человеку в цифровом формате. Если вы о этом ничего не знали, мы подробно расскажем вам об этом.
Как зарегистрироваться
Только те пользователи, которые зарегистрированы на Госуслугах, имеют возможность отправить или получить электронные заказные письма (ЭЗП) через «Почту России». Если вы до сих пор не зарегистрированы в личном кабинете (ЛК) на Госуслугах, вам необходимо его создать.
Если у вас уже есть личный кабинет, то вы сразу же сможете настроить услугу заказа писем в электронном формате.
Вот небольшой набор указаний:
- Просмотрите свою персональную страницу на Государственных услугах.
- Откройте раздел «Параметры».
- Для настройки онлайн-доставки заказных писем, пожалуйста, пройдите к разделу под названием «Настройки доставки в сети» и выберите вкладку «Онлайн-доставка заказных писем».
Теперь, когда все готово, остается только выяснить, где можно найти важную переписку, которую вам прислали. Она будет приходить прямо в вашу личную учетную запись на специальном веб-ресурсе. Чтобы получить к нему доступ:
- Откройте сайт по адресу https://zakaznoe.pochta.ru.
- Кликните на кнопку «Подключиться посредством Госуслуг».
- Сделайте выбор в пользу себя.
Такой вариант используют не только физические лица, но и индивидуальные предприниматели.
- Для доступа к Госуслугам требуется пройти процедуру авторизации, где необходимо указать логин и пароль от своей учетной записи.
По завершении данного процесса, все ваша информация будет синхронизирована автоматически. Вы будете иметь возможность просматривать ваши входящие и исходящие сообщения в любое удобное время, а также создавать и отправлять новые письма.
Разговой процесс регистрации занимает лишь несколько мгновений, поскольку все операции выполняются автоматически.
Использование сервиса доступно безвозмездно.
Важная информация, которую необходимо усвоить
Когда вы решите перейти на электронные письма сервиса «Почта России», необходимо учесть несколько факторов:
- Чтобы успешно воспользоваться онлайн-сервисом, необходимо, чтобы его активировали и отправитель, и получатель. Если этого не произойдет, никакой результат не будет достигнут.
- Получение бумажных конвертов больше не будет доступно впредь, однако всегда есть возможность вернуться к привычному формату.
- Если возникают сложности, рекомендуется провести проверку наличия услуги в вашем регионе в соответствующем списке.
Как отправить
Выполнение данной задачи достаточно простое. Вам следует последовательно выполнить несколько действий:
- Посетите свою персональную страницу на веб-ресурсе https://zakaznoe.pochta.ru/ .
- Нажмите на кнопку «Создать новое сообщение» и после этого определитесь, кому вы хотите отправить письмо: физическому лицу или организации.
- Пожалуйста, предоставьте информацию о получателе: напишите полное имя человека или назовите юридическое лицо, указав его название, ИНН или ОГРН.
- Пожалуйста, предоставьте мне информацию о местоположении получателя и отправителя.
- Пожалуйста, загрузите ваши файлы в формате PDF. Рекомендуется подготовить их заранее. Обратите внимание, что каждый файл не должен превышать 1 мегабайта и может содержать только фотографии, текст или другие изображения. Количество файлов, которое можно прикрепить к одному письму, ограничено пятью.
- Перед тем, как нажать на кнопку «Оплатить и отправить», убедитесь, что все данные введены корректно.
Цена одного электронного замка с подписью составляет 60 рублей.
Переход к электронному формату помогает экономить время как вам, так и освобождает сотрудников в отделении почты.
К слову, существует возможность отправить электронное письмо онлайн не только через веб-сайт, а также через специальное мобильное приложение «Почты России».
Почему вам это пригодится
- Мгновенная передача и доставка значимых писем.
- Получайте дополнительные оповещения о свежих сообщениях посредством СМС или электронной почты.
- Электронные отправления имеют такой же юридический статус, как и традиционные бумажные, не уступая им по значимости.
- Постоянно иметь возможность просматривать и отправлять сообщения.
- Даже после переезда мы обеспечиваем гарантированную доставку.
- Отправка бумажного конверта весом не более 20 грамм без учета НДС обойдется в 67 рублей, что ниже, чем обычный способ.
Приобретая Электронную подпись, вы экономите время и избавляетесь от беспокойства о возможной потере важного письма.
Данная публикация содержит информацию о ценах, которая была актуальной на момент ее написания.