Цель написания письма-подтверждения заключается в выражении согласия по любому вопросу и стимулировании партнера к следующим шагам. Формат письма может быть произвольным, примеры и инструкции по его написанию подробно описаны в соответствующей статье.

Скачать образец письменного подтверждения в формате Word.

Загрузить непополненный формуляр для подтверждающего письма (в формате Word)

Образец и правила написания письма

Нет универсального образца подтверждающего письма, поэтому при его составлении стоит учитывать особенности вашей ситуации и традиции, сформировавшиеся в документообороте. При написании письма следуйте следующей инструкции:

Важно включить в документ данные отправителя, такие как название, реквизиты, адрес и контактный телефон. Также необходимо указать ФИО и должность сотрудника, который представляет интересы компании. Обычно эту информацию размещают в верхнем левом углу.
В правом верхнем углу следует указать ФИО директора или другого адресата, на имя которого направляется подтверждение, а также название компании. Важно использовать конкретное имя человека, а не просто название организации в качестве юридического лица.
Уточните в информации об отправителе дату и номер письма, которые отражены в исходящем корреспонденционном журнале. Заведите такую запись, чтобы получить дополнительное подтверждение даты отправки документа.
Уважаемый получатель, в рамках данного сообщения мы желаем подтвердить получение и обработку вашего запроса. Все представленные вами данные были получены и переданы нашим специалистам для дальнейшего рассмотрения. Мы обязуемся своевременно реагировать на ваш запрос и предоставить вам ответ в кратчайшие сроки. Благодарим вас за обращение и наше сотрудничество.
После этого необходимо рассказать о случае, когда руководитель фирмы получил письмо с предложением о возможном партнерстве и выражает свое заинтересованность в этом.
После этого, важно описать свои ожидания от партнера. Например, можно запросить предоставление образца документа, активное участие в переговорах, внесение финансовых вкладов, выполнение других взятых на себя обязательств и тому подобное.
После этого отправитель приписывает свою фамилию и инициалы вместе с расшифровкой подписи.

В большинстве ситуаций содержание письма можно сократить до 1-2 абзацев. Поэтому для подготовки текста достаточно одной странички формата А4 или фирменного бланка компании.

Образец письма подтверждения.

Возможно отправить письмо по электронной почте, по факсу или доставить физически через курьера, Почту России или частную транспортную компанию. Во всех ситуациях рекомендуется требовать подтверждение получения, то есть отправлять заказное письмо.

Высказывание профессионалаИзменился мир, и с ним меняются и наши жизни. Все больше людей обращают внимание на свое здоровье и стараются вести активный образ жизни. Однако иногда мы не можем справиться с собственными проблемами и требуем помощи специалистов. В таких случаях нам на помощь приходят медицинские центры, которые предоставляют квалифицированную помощь и решают наши проблемы. Врачи, работающие в таких центрах, обладают не только профессиональными навыками, но и огромной эмпатией. Они помогают нам понять причины наших болезней и предоставляют наиболее эффективное лечение. Благодаря таким специалистам, мы можем вернуться к здоровой жизни и наслаждаться каждым ее мгновением.В главной области кадрового делопроизводства, юридический эксперт по рабочему законодательству, профессионал веб-сайта.

Мы уже рассматривали примеры корректного формулирования деловых писем, мы предлагаем вам также изучить эту информацию, перейдя по данной ссылке.

Зачем пишется письмо подтверждение

В самых различных ситуациях люди составляют аналогичные письма, и их основная задача заключается в подтверждении определенного факта партнеру.

добровольное выражение согласия на заключение договора или принятие другого письменного соглашения;
Экспрессирование согласия на дальнейшую продолжительность проведения переговоров.
процесс принятия решения в отношении данного вопроса;
Получение писем, продуктов, переводов денег и прочих подобных предметов.

Сегодня существует множество способов подтвердить свою позицию — можно позвонить, встретиться в Skype, взаимодействовать через социальные сети и так далее. Однако, написание письменного подтверждения имеет свои преимущества:

Для демонстрации наших намерений и убеждения партнера в необходимости принятия решения, подписания документа или продолжения переговоров предлагается использовать письменное подтверждение, которое, в отличие от устного, обладает высокой убедительностью.
Подтвердить проведение переговоров с целью разрешения конфликта до обращения в суд можно презентовать данное письмо в качестве дополнительного доказательства при судебном разбирательстве.

В данном случае, электронное письмо с подтверждением обычно отправляется значимому партнеру, а также потенциальному клиенту, с которым компания только-только начинает сотрудничать.

Мы также советуем вам изучить технику правильного формирования сопроводительных писем при оформлении документов.

Как написать письмо-подтверждение — примеры и образцы оформления

Все письма, которые обмениваются между организациями, госучреждениями и должностными лицами, образуют единую категорию документов, называемых деловой корреспонденцией. Она играет важную роль в обеспечении эффективного взаимодействия между всеми этими сторонами. Кроме того, письма могут нести информативную и мотивационную функции, поэтому их правильное и адекватное составление является неотъемлемой частью процесса.

Чтобы доставить необходимую информацию, нельзя недооценивать значение письменных подтверждений. Наша статья предлагает возможность скачать образцы подтверждений о сотрудничестве, получении товаров и участии в мероприятиях. Конкретные ссылки на загрузку примеров можно найти в заключительной части данной статьи.

В каких случаях составляется письмо-подтверждение

Один из основных особенностей письма подтверждения, как и любой другой деловой канцелярии, заключается в его ограниченной сфере использования. Его уникальность проявляется в особом акценте на письменной форме выражения согласия со стороны лица или предприятия относительно определенного вопроса.

Если возникают определенные обстоятельства, одна из сторон может направить письменное уведомление.

при даче согласия на заключение соглашения (в любой сфере)
при изучении определенного вопроса
в момент принятия существенного решения, которое будет иметь влияние на последующее взаимодействие между сторонами.
Для организации процедуры передачи или приема документов, грузов, совершения финансовых транзакций и прочего.

Иногда письмо может выступать в качестве альтернативы намерениям, выраженным в соглашении (и иногда даже заменять акты о получении товара или оказании услуг).

Категория писем, которые являются подтверждением, можно назвать одной из самых распространенных на практике. Этот вид документа применим и полезен для решения широкого круга вопросов.

В основном, письма-подтверждения активно используются коммерческими компаниями, однако и на предприятиях, принадлежащих другим собственникам, такая переписка часто применяется. Например, такие письма могут отправляться между государственными учреждениями, а также между должностными лицами и уполномоченными представителями.

Получение рекомендаций и советов по написанию

Создание документов в деловой сфере регламентируется определенными правилами. Важно соблюдать некоторые обязательные условия, такие как использование вежливого тона, точных и ясных формулировок, а также официально-деловой стилистики. Также необходимо включить обязательные элементы, включая унифицированное приветствие.

Рекомендуется писать письма на листе бумаги формата А4 или на специально предназначенном бланке. Документ следует создавать только одну копию, а затем присваивать ему уникальный номер и заполнять соответствующую запись в журнале исходящих документов.

Стандартная структура выглядит следующим образом:

В верхней части письма содержится информация о том, кому оно адресовано и кто его отправитель (названия организаций, адреса, правовой статус, полные инициалы и должность отправителя — в случае персонального письма).
Вначале указывается название документа и его уникальный код регистрации. После этого идет вводный абзац, содержащий приветствие и напоминание о причине отправки данного письма.
Далее предоставляется информация о предмете подтверждения. При необходимости отправитель имеет возможность использовать побудительные выражения. При наличии соответствующей ситуации можно обратиться к закону или отраслевому стандарту.
В завершающем разделе формулируются желания. Глава отправляющей организации требуется подтвердить письмо своей личной подписью, расшифровкой и печатью, если такой обязательностью не предусмотрено уставом этой организации.

Советуем прочитать: Закажите справку об отсутствии брака без визита в посольство и в электронном виде

Для того чтобы избежать недоразумений, в письмах-подтверждениях необходимо указывать полную информацию о запланированных событиях, создаваемых проектах и процессах обмена товарами и материальными ценностями. Суммы следует прописывать и цифрами, и словами, а даты указывать в формате «число-месяц-год».

Получить примерный облик

Давайте рассмотрим пример подтверждения участия в событии.

ООО «Волна» Главному руководителю

ООО «РыбаК» расположено по адресу ул. Широкая, 118 в городе Новороссийске.

Связаться с М.С. Крюковым можно по телефону (879)881922.

Адрес нахождения — г. Мурманск, улица Северная, дом 52.

14 марта 2021 года под номером 322 была представлена перефразированная версия текста, выполненная на русском языке и прошедшая проверку на уникальность.

Письмо-подтверждение

Дорогой Михаил Сергеевич! Искренне благодарим Вас за приглашение принять участие в ведущем отраслевом мероприятии «Инновации в рыболовстве 21 века». Хотим подтвердить, что компания «Море», являющаяся организацией с ограниченной ответственностью, с гордостью примет участие в данном форуме.

Письмо-подтверждение остаётся действительным до завершения форума «Новаторство в рыболовстве XXI века».

Сердечно приветствую, глава компании «Океан» Сетков Константин Игнатьевич.

Выводы

Для информирования или достижения договорённости по множеству вопросов применяется письмо с подтверждением.

Данный текст подготавливается в соответствии с требованиями, установленными для создания официально-деловых документов на белой бумаге или специальном бланке компании.

Каждое письмо должно содержать необходимые составляющие, а именно вступление, основную часть, завершение, подпись автора и оттиск печати.

Необходимо пройти процедуру регистрации данного документа в качестве части исходящей деловой переписки. Термины и выражения, использованные в тексте, обязаны быть максимально ясными, а стиль написания должен соответствовать принципам деловой этики.

Подтверждающий документ: важность, правила и примеры

Письмо-подтверждение

Электронное подтверждение – одно из видов деловой переписки. В качестве варианта информационного сообщения оно используется в различных ситуациях и пользуется широкой популярностью.

Пустой лист и пример
видеофайлов становится все более популярным в наше время. Сегодня многие люди предпочитают смотреть видео через Интернет, не загружая его на свои устройства. Это удобно и экономит место на жестком диске. Благодаря этому способу просмотра видео, пользователи могут с легкостью наслаждаться любимыми фильмами, сериалами, клипами и другими видеоматериалами на своих компьютерах, планшетах и смартфонах. Помимо этого, онлайн просмотр видео дает возможность быстро отыскать нужную информацию, просмотреть обучающие материалы и следить за новостями в реальном времени. Все это делает онлайн просмотр видеофайлов незаменимым инструментом в повседневной жизни многих людей.
Скачивание без оплаты
Безопасно

В каких случаях используется письмо-подтверждение

С использованием электронного письма подтверждения одна из сторон может направить уведомление другой стороне о следующих событиях:

своим одобрением условий контракта;
рассмотрении определенного вопроса;
при принятии определенного решения;
Получив различные документы, товары, финансовые средства и другие материальные ценности.

Многочисленные причины мотивируют коммерческие компании составлять подобные письма в своей повседневной деятельности.

Зачем писать письмо

В связи с разнообразием современных способов общения, этот вопрос является вполне обоснованным. Практически все вопросы могут быть решены с помощью телефона, скайпа или даже социальных сетей. В таком случае, какова необходимость в написании письма?

Письменное изложение послания придает ему силу доказательства.

Иногда оно может выступать в роли аналога договора о намерениях или, к примеру, акта о получении товара и т.д. (с учетом того, что оно не замещает эти документы, а лишь дополняет их).

Помимо этого, подобные корреспонденции способствуют установлению деловых связей, создают обстановку взаимного доверия между компаниями, укрепляют приверженность и подчеркивают особое внимание к получателю.

Непосредственный составитель

Обычно ответственность за написание писем-подтверждений в организациях возлагается на специалиста или руководителя отдела, который занимается решением соответствующего вопроса. Кроме того, эту задачу может выполнять секретарь, сотрудник по кадрам или юрист.

Вне всякого сомнения о том, кто будет ответственен за создание данного документа, первостепенно необходимо, чтобы задействованный сотрудник обладал полным пониманием правил и методов составления подобных писем, безукоризненно соблюдал все установленные нормы и требования деловой переписки.

Основные особенности формирования письма

Если вам требуется сообщить партнеру о подтверждении определенной информации с вашей стороны, мы рекомендуем внимательно ознакомиться с рекомендациями, приведенными ниже, и изучить пример документа.

В первую очередь, отметим, что формат письма-подтверждения не является стандартизированным, поэтому вы можете создать его по своему усмотрению или, если у вас в компании применяется специальный шаблон данного документа, воспользоваться им в качестве образца.

Письмо может быть составлено вручную (однако в современном обществе данная практика не так популярна) или напечатано на компьютере. Можно использовать обычный лист бумаги любого удобного размера (приоритетнее формат А4), либо официальный бланк компании (второй вариант придаст документу большую авторитетность).

Когда мы составляем письмо, важно учесть несколько незначительных деталей.

Для учета всех денежных сумм необходимо указывать их как числом, так и словами.
Принятый стандарт записи дат предполагает использование формата «день-месяц-год».
Необходимо указывать дату и номер составления документов.

Если вместе с письмом прилагаются дополнительные материалы, такие как фото- или видеоматериалы, их также следует указать в тексте письма в отдельном абзаце.

Необходимо, чтобы письмо было подписано отправителем (человеком, от имени которого оно написано) и руководителем организации. В случае, если компания использует печати или штампы для удостоверения документов, письмо можно проверить с помощью них.

Обычно в журнале исходящей документации регистрируется только один экземпляр письма-подтверждения — оригинальный.

Как составить письмо-подтверждение

В содержании письма необходимо указать набор общепринятой информации.

Сведения о отправителе (название компании, местонахождение, контактный телефон, адрес электронной почты);
необходимо предоставить информацию о получателе (в данном случае достаточно указать название организации, ее местоположение, должность и полное имя руководителя или другого сотрудника, которому адресовано послание);
Укажите, пожалуйста, идентификационный номер письма (который соответствует журналу исходящей корреспонденции) и точную дату его подготовки.

После этого, в середине строки следует указать название анкеты и обратиться к определенному лицу (начиная с фразы «Уважаемый», а затем — указывать его имя и отчество).

После этих слов следует главная часть представления. В данном разделе представлена информация о том, что именно вы стремитесь утвердить или подтвердить:

Если речь о сотрудничестве, необходимо конкретизировать его содержание и направленность.
Если речь идет о соглашениях и планах, то следует указать их название, номер, дату и другие опознавательные признаки.
При подтверждении получения товарно-материальных ценностей, грузов, посылок или денежных средств, рекомендуется указать не только дату получения, но и перечислить соответствующие документы, сопровождавшие их.

Чем детальнее будет раскрыта данная часть корреспонденции, тем более качественным будет результат.

Если вопрос, рассматриваемый в письме, требует дополнительного обоснования, ссылки на законы, подзаконные акты и постановления правительства, относящиеся к данной теме, могут быть прикреплены к письму.

В конце письма, в зависимости от преследуемых целей, стоит выразить свои наилучшие пожелания, выразить просьбу, задать вопрос или предложить что-то увлекательное.

Как отправить письмо

Существует несколько вариантов для отправки подтверждающего письма.

Можно выбрать надежный и простой способ – отправить сообщение обычной почтой заказным письмом с уведомлением о вручении. Почему именно такой вариант? Он позволяет отправителю удостовериться, что его письмо действительно доставлено адресату, но есть один недостаток – даже если адресат находится в том же городе, письмо может идти несколько дней, а иногда и неделю.
Если имеется бумажное письмо, то его можно отправить по электронной почте (с просьбой о получении уведомления о прочтении) или передать по факсу.
Наиболее оптимальным решением является одновременное использование двух методов: например, одновременная отправка копий письма как по электронной, так и по обычной почте.

Советуем прочитать: Арест карты в Сбербанке по отменённому судебному приказу - Как восстановить свои права и вернуть деньги

Какие документы нужны для подтверждения оказанных услуг

Чтобы уберечь себя от возможных споров с недобросовестными заказчиками, необходимо иметь правильно оформленные документы, подтверждающие оказание услуг. В случае отсутствия таких документов, возможно вынесение решения в пользу заказчика, что может привести к уплате не только стоимости услуг, но и неустойки и убытков. Для того чтобы избежать таких проблем, рекомендуется внимательно ознакомиться с нашими рекомендациями по подготовке необходимых документов.

Вам будут оказаны содействие и поддержка путем предоставления различных документов и бланков, которые помогут вам в решении ваших задач и потребностей.

Документы, свидетельствующие о предоставлении услуг
- Документ, регулирующий предоставление услуг
- Ведомость выполнителя
- Официальное удостоверение о проведении платежа с использованием бесналичных средств
- Исполняющий функции чека, подтверждающий выполненную плату наличными за предоставленные услуги.
Документы, подтверждающие оказание услуг

Доказать оказание услуги без достоверных доказательств является сложной задачей. В связи с этим, настоятельно рекомендуем после выполнения договора составить документ, подтверждающий выполнение условий и удовлетворение заказчика полученным результатом.

В качестве подтверждения предоставления услуги служат такие факторы:
1. Документ, подтверждающий оказание услуги или акт приемки-сдачи, представляет собой основное свидетельство. В данном акте содержится информация о конкретных услугах, которые были предоставлены.
2. Возможность включить в договор оказания услуг условие о предоставлении отчета исполнителем об оказанных услугах имеет место. В случае отсутствия такого условия в договоре, вы все равно имеете право на представление отчета. Этот отчет не является безусловным подтверждением оказания услуг, но в сочетании с другими доказательствами будет учитываться.
3. Сообщения, полученные от исполнителя, являются дополнительным подтверждением предоставленной услуги. Вместе с предоставленным отчетом они могут служить убедительным доказательством вашей надлежащей и честной работы. Переписка может происходить в различных форматах, таких как социальные сети, электронная почта или обычная почта.
В статье «Бухгалтерский учет услуг: правильные проводки» мы рассмотрим, как правильно отразить услуги в бухгалтерском учете.

Начиная с 1 января 2013 года использование стандартизированных документов стало необязательным. Организации получили право создавать свои собственные бланки с обязательными реквизитами первичных документов и утверждать их в своей учетной политике. С 1 января 2022 года вступило в силу Федеральное Стандартное Бухгалтерское Учреждение 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», которое определяет перечень реквизитов первичных документов, форматы электронной версии и порядок работы с ними. Согласно новому положению, документы должны храниться только на территории Российской Федерации с 1 января 2025 года. Подробности о данном вопросе были описаны в нашей статье.

Документ, регулирующий предоставление услуг

Формула составления документа предоставляется на ваше усмотрение. У согласии с пунктом 4 статьи 421 Гражданского кодекса Российской Федерации, бланк может быть разработан самостоятельно. В главном соглашении о предоставлении услуг возможно предварительное согласование формы.

В большинстве случаев составлением документа занимается исполнитель, который после этого передает его заказчику с целью получения подписи.

В документе следует указать следующую информацию:
1. Документ об оказании услуг: наименование.
2. Дата создания.
3. Информация о клиенте (полное имя, место проживания, если клиент — физическое лицо или индивидуальный предприниматель, или наименование, юридический адрес, ОГРН, если это юридическое лицо).
4. Сведения о исполнителе, включая те же самые детали, что и сведения о заказчике.
5. Информация, касающаяся главного контракта (например, название, дата подписания, индивидуальный номер).
6. Какие услуги были предоставлены и в каком объеме? Чем более детально будет описано, тем проще будет понять, была ли услуга предоставлена полностью или нет.
7. Стоимость предоставляемых услуг с учетом налога на добавленную стоимость и без его учета.
8. В случае обнаружения дефектов в предоставлении услуг, будут предоставлены информация о найденных недостатках.
Необходимо убедиться, что в документе присутствуют все обязательные данные, которые требуются для первичного документа. Акт должны подписать обе стороны сделки.

В сервисе «КонсультантПлюс» представлены готовые варианты для оформления акта об оказании услуг. Если у вас еще нет доступа к данной системе, вы можете бесплатно получить пробный онлайн-доступ. Также вам доступен актуальный прайс-лист «КонсультантПлюс».

Ведомость выполнителя

Этот текст, подобно свидетельству, создается по своему усмотрению, так как закон не определяет порядок его заполнения. Однако имейте в виду, что если в основном договоре оказания услуг описано, каким образом должен быть составлен отчет, вы должны придерживаться этих правил. В самом договоре может быть указана форма данного документа.

В документе освещаются следующие данные:
1. Примерно такое название можно дать документу, где исполнитель описывает свою деятельность и результат выполнения услуги.
2. Дата создания.
3. Вот документ, который подтверждает наше соглашение по предоставлению услуг (указывается дата и номер).
4. Наименование предоставляемой услуги и объем её выполнения, а также перечень оказываемых услуг.
Если в наличии имеются документы, подтверждающие предоставление услуги, то их необходимо приложить.

Предоставление информации о расчете неустойки по договору оказания услуг было описано ранее в данной статье.

В системе КонсультантПлюс имеется образец отчета, где вы можете ознакомиться с тем, как его создать. Чтобы получить доступ к системе и ознакомиться с образцом отчета, воспользуйтесь бесплатной пробной версией.

Документы, подтверждающие оплату услуг

Необходимо убедить как исполнителя, так и заказчика, что услуги, оказанные в соответствии с договором, были полностью выполнены. Для этого требуется предоставить документы, подтверждающие осуществленную оплату в установленные сроки. В зависимости от статуса заказчика (юридическое или физическое лицо) могут использоваться различные формы подтверждения.

Официальное удостоверение о проведении платежа с использованием бесналичных средств

В данном случае будет легче подтвердить факт оплаты, так как у вас имеются банковские документы, подтверждающие проведенную операцию. Кроме того, для подтверждения предоставления услуг может помочь акт выполненных работ или кассовый чек, если таковой был выдан.

Исполняющий функции чека, подтверждающий выполненную плату наличными за предоставленные услуги.

Если клиент является физическим лицом, то подтверждение оплаты услуг будет произведено.
1. Документ, подтверждающий факт получения исполнителем денежных средств в полной сумме.
2. Если у исполнителя есть денежный ящик, то он обязан выдать кассовый чек.
Если клиент является юридическим лицом, то подтверждение оплаты услуг может быть осуществлено следующими способами:
1. Документ, удостоверяющий выдачу средств представителю организации из кассы.
2. Расходная книга, где вы записываете информацию о выдаче наличных средств сотруднику.
3. Квитанция либо иной бумажный документ, выданный лицом, выполняющим определенные действия или оказывающим определенные услуги.
4. Доклад о предоплате.
5. Документация, связанная с финансовым учетом.
В обеих ситуациях акт выполненных работ будет являться подтверждением факта оплаты предоставленных услуг. В нем будет отражено, что услуги были оплачены в полном объеме.

В статье была затронута тема о том, в течение какого времени возможно подать иск по договору о предоставлении услуг.

Итоги

Таким образом, чтобы доказать оказание услуги, можно предоставить акт о выполненных работах, отчет от исполнителя и переписку с клиентом. Для подтверждения оплаты услуг необходимо предоставить акт о выполненных работах, подтверждающие документы, такие как кассовые чеки, расходно-кассовый ордер, кассовая книга, банковские документы, авансовый отчет и документы бухгалтерского учета.

Важность документирования (ведь это не просто формальность)

Важность документирования (ведь это не просто формальность)

Прекратите неорганизованное скопление информации и способствуйте установлению открытого общения.

Ознакомление с темами

BackBackBackBackBackBackBackBackBackBackBackBackBackBackBackBackBackBack

В настоящее время ваш коллектив приступает к разработке абсолютно оригинального проекта, с которым еще никто из вас не сталкивался. В процессе вспоминается, что несколько лет назад ваша компания успешно занималась аналогичным делом. И вот главная проблема: ни одного члена вашей команды, который работал в компании тогда, сейчас нет.

Приходится столкнуться с ситуацией, когда некоторые члены команды ушли, и теперь вам предстоит найти способы заполнить пробелы в знаниях. Ощущение, что вы пытаетесь достигнуть цели, закрывая глаза и бросая дротик, оказывается крайне трудным избавиться от него.

Представьте себе, что у вас имеются доступные ресурсы, которые способны оказать помощь. Предположим, что прежняя команда разработала полные документы, содержащие графики и планы для реализации проекта, краткие записи совещаний, описания всех этапов процессов, эскизы, пространственные карты и так далее.

Если бы у вас имелась такая база ценной информации, то вы могли бы использовать ее в качестве ценного ресурса. Пусть даже в конечном итоге вы решили бы действовать иначе, вы бы пришли к этому решению осознанно, учитывая опыт других. И этот новый проект уже не вызывал бы таких страхов.

Это лишь один из множества примеров, подтверждающих важность документирования для вашей команды. Однако несмотря на распространенность стрессовых ситуаций, многие организации до сих пор считают, что документирование не является обязательной формальностью. Согласно опросу, проведенному компанией BPTrends, всего лишь 4% компаний придерживаются политики постоянного документирования своих процессов.

Малая доля предприятий, всего лишь 4%, постоянно уделяют внимание описанию своих рабочих процессов.

Конечно, понятно, что создание документации может показаться всего лишь еще одним пунктом в списке задач команды. Однако стоит отметить, что это процесс, который приносит множество преимуществ и поэтому требует вложения времени и усилий.

Что такое внутренняя документация?

Внутренние записи, которые организация ведет и использует в качестве основы для принятия решений внутренних дел, называются внутренней документацией. Разнообразие документации огромно, оно включает в себя все, начиная от графиков и заканчивая важными политиками. Всю эту документацию можно разделить на три основных типа: документация, связанная с работой команды, справочная документация и проектная документация.

Важность документирования (т. е. почему этим следует заниматься?)

Мы осознаем, что у вас наслаивается большое количество дел, и ведение учета принятых решений, состояний, совершаемых действий для выполнения повторяющихся задач и тому подобного не выглядит особо приоритетным.

В критический момент вы осознаете, насколько полезно было начать вести документацию. Когда внезапно один из участников команды не сможет прийти на работу или незнакомая ситуация поставит вас в тупик, эти записи станут бесспорно ценным источником информации.

Если команда не убеждена в пользе документации, вот несколько основных аргументов, которые показывают, насколько важна документация.

1. Когда у тебя есть один надежный источник информации, это помогает экономить время и силы.

По расчетам, у среднестатистического работника, занимающегося интеллектуальным трудом, уходит около двух с половиной часов в день на поиск необходимой информации. При правильной документации вся необходимая информация о задачах, проектах или командах (включая аккаунтные данные и пошаговые инструкции) хранится в централизованном и структурированном виде. Больше не нужно тратить время на просмотр электронной почты или поиск в папках с загруженными файлами для получения актуальной информации.

При выполнении задач, подготовке к новым проектам или сотрудничестве с коллегами, нет необходимости отвлекаться и тратить много времени на поиск информации, учетных данных, указаний и прочего в документации.

Анализируя свою деятельность, можно выявить трудности и избыточность рабочих процессов, что приводит к улучшению подходов к работе в вашей команде.

Для обеспечения качества и эффективного управления процессами необходимо уделять должное внимание документации.

Для решения данной задачи имеется несколько подходов, и у команды есть свобода выбрать самый удовлетворительный для нее способ выполнения работы.

Однако, важно также стремиться к постоянно высокому качеству результатов, особенно в случае регулярного выполнения работ. Важно, чтобы результаты были последовательными и цельными, и чтобы не создавалось впечатление, что работа сделана небрежно или без размышления.

Фиксирование информации способствует обмену полезными навыками, что помогает вашей команде уяснить, как функционируют процессы, и как обычно выглядят завершенные проекты.

Команда, обладая необходимой документацией, избежит случайных действий и сможет достичь стабильных результатов в регулярно повторяющихся проектах, таких как ежемесячные отчеты или квартальные презентации. Они будут иметь возможность придумывать новаторские решения, при этом соблюдая обязательные требования.

3. Благодаря наличию документации можно избежать повторения одних и тех же действий дважды.

Сколько раз вам случалось запускать новый проект, только чтобы обнаружить, что уже кто-то делал это раньше? Компании, которые ведут реестр прошлых проектов и документируют свою исследовательскую работу и принятые решения, экономят много драгоценного времени, которое можно потратить на что-то другое.

Зачем повторять одно и то же, если можно использовать готовое? Если у вас есть документация, вы можете обратиться к предыдущей работе и найти полезную информацию, вместо того чтобы делать все снова и получать тот же самый результат.

4. Становится более простым процесс приема на работу и приспособления новых коллег

Не всегда просто принять тот факт, что в какой-то момент сотрудники будут покидать компанию, но такова реальность бизнеса — в вашей команде обязательно произойдут изменения. Одни участники уйдут, и вы обязательно найдете и воспитаете новых.

Когда новые люди присоединяются к команде, им и «ветеранам» может быть сложно приспособиться. К сожалению, всего 12% сотрудников уверены в том, что их организация успешно справляется с адаптацией новых сотрудников, согласно данным компании Gallup.

Для того чтобы участники команды достигали высоких результатов в своей работе, необходимо обеспечить их знаниями и возможностями, чтобы они не испытывали чувства беспомощности и неуверенности, а чувствовали себя поддержанными и вдохновленными.

Если организация придает большое значение документированию, то у сотрудников будет доступ к различным полезным руководствам, инструкциям и записям, которые они смогут использовать для овладения своими новыми ролями. Кроме того, в этих ресурсах они смогут найти ответы на свои вопросы, что позволит им самостоятельно разобраться в работе, вместо того чтобы обращаться за помощью к коллегам по каждому вопросу или затруднению.

5. Когда у команды есть надежный источник информации, каждый ее член становится более просвещенным.

В нашей деятельности мы иногда склонны рассматривать наше знание как некую денежную единицу. Когда у нас есть ответы на все вопросы, мы чувствуем себя уверенно и безопасно, словно мы являемся незаменимым членом команды. Однако, если мы начнем делиться нашими знаниями, то мы как будто бы утратим свою ценность.

Недаром, согласно проведенному исследованию, 60% работников сталкивались с препятствиями при попытке получить от коллег необходимую информацию, без которой они не могли выполнять свои рабочие обязанности.

Одним из ключевых моментов для прогресса и развития всех участников команды является документирование. Когда обмен информацией становится ежедневной практикой внутри коллектива, это создает прозрачную и благоприятную среду для совместной работы и систематизации. Такой подход позволяет принимать более информированные решения, так как информация больше не хранится, либо утрачивается у одного человека.

Документация должна стать вашим лучшим другом

Работая вместе, вы сможете с лёгкостью преодолеть множество серьезных препятствий на рабочем пути, начиная от непредвиденных уходов или отсутствия сотрудников и заканчивая необходимостью освоения нового проекта.

Хотя это может показаться немного скучным и формальным, придавать приоритет документированию поможет вам и вашей команде создать надежный запас информации, на который вы всегда сможете положиться.

Объясните своим коллегам о плюсах такого подхода и придумайте способы заинтересовать их ведением документации на все случаи жизни (может быть, организовать мероприятие с пиццей?). Теперь команда может расслабиться, ведь знания и опыт каждого участника будут сохранены и доступны всем.
Советуем ознакомиться: