В соответствии с первым пунктом статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 года № 125-ФЗ «О хранении архивных материалов в Российской Федерации» организации обязаны гарантировать сохранность архивных документов, включая документы, содержащие личные данные, в заданные сроки, установленные федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, а также перечнями документов, указанными в третьем пункте статьи 6 и первом и первом пункте статьи 23 данного Федерального закона.
В перечни указанных документов включены:
2) инструкции по применению перечней типовых архивных документов, которые содержат информацию о сроках их хранения, разработанных и утвержденных уполномоченным федеральным органом исполнительной власти, ответственным за архивное дело и делопроизводство.
Административные архивные документы, создаваемые государственными органами, органами местного самоуправления и организациями в ходе своей деятельности, их сроки хранения и порядок утверждены Приказом Росархива от 20.12.2019 г. № 236 (также см. Инструкцию по применению данного Перечня).
— Перечень обычных архивных бумаг, которые формируются в ходе научно-технической и производственной работы организаций, с указанием сроков их хранения, подтвержденный приказом Росархива от 28.12.2021 года № 142 (также см. руководство по применению данного перечня).
государственные органы Российской Федерации и федеральные органы власти утверждают списки документов, которые создаются в ходе их работы, а также в ходе работы организаций, подведомственных им, с указанием сроков их сохранения (см. также руководство по составлению этих списков).
Документы, возникающие в ходе работы банков, включая информацию о сроках их хранения и правила их использования, должны быть утверждены российским архивным органом и Банком России.
Согласно действующим нормативным актам, акционерные общества обязаны хранить свои документы в определенных сроках. Эти сроки и порядок хранения документов подробно описаны в Положении о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденном Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 N 03-33/пс.
В справочной информации находятся сведения о сроках сохранения основных документов компаний, которые определены Перечнем типовых архивных документов для управления, утвержденным Приказом от 20.12.2019 г. № 236 Росархива. Также указаны сроки хранения документов, которые не включены в указанные перечни и которые определены федеральными законами и другими нормативными правовыми актами Российской Федерации.
Приказом Росархива от 31.07.2023 года № 77 были утверждены правила организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов. Если вас интересует информация о методике работы по организации хранения и учета документов по личному составу, то рекомендуется обратиться к методическим рекомендациям, разработанным ВНИИДАД.
- Ведение финансовых записей и составление финансовых отчетов
- Бухгалтерские журналы, включая основную книгу, используются для ведения учета.
- Документация, регламентирующая правила и процедуры учета
- Отчетность по финансовым результатам и аудиторские выводы, связанные с ней.
- Документы, которые связаны с деньгами и финансовыми операциями, включающие кассовые документы и бухгалтерские книги, записи о банковских операциях, чековые книжки, документы на переводы денег из одного банка в другой, документы о приеме и сдаче имущества и материалов, подтверждения о выполненных работах и оплаченных счетах, документы об авансах и расходах, платежные поручения и другие подобные бумаги.
- Документы для контроля и учета передвижения транспортных средств
- Документация, подтверждающая факт получения в денежной форме вознаграждения за выполненную работу, и документация, свидетельствующая о выплате дополнительных пособий.
- Каталоги товаров
- Документация, относящаяся к основным активам.
- — Вопросы, связанные с общими темами
- Заявления о выплате налогов
- НДС — налог на добавленную стоимость, который взимается с товаров и услуг и направляется в бюджет государства.
- налог на заработанные деньги физических лиц
- Организации обязаны уплачивать налог на свою прибыль.
- Упрощённая модель налогообложения
- Система налогообложения, упрощенная и автоматизированная, была разработана для облегчения процесса уплаты налогов.
- Сельскохозяйственные товаропроизводители имеют возможность воспользоваться специальной налоговой системой — единным сельскохозяйственным налогом.
- Перед заключением соглашений о разделе продукции, необходимо рассмотреть и настроить систему налогообложения.
- Оплаты за страховку внесенные в государственные фонды вне бюджета
- Акцизы
- Региональная программа инвестиций
- Система мониторинга товаров национального уровня
- — Вопросы, связанные с общими темами
- Отчеты о кадровом учете
- Документация, относящаяся к учету трудового времени
- Распоряжения, касающиеся основного бизнеса, и приказы по трудовым вопросам.
- Руководство по должностным обязанностям
- Игры, связанные с азартом
- Актуарная работа
- распространяется на широкий спектр профессиональных услуг, оказываемых аудиторами в соответствии с международными стандартами. В рамках аудита проводится независимая оценка финансовой отчетности организации, ее внутренних контрольных процедур и систем управления рисками. Также аудиторы оценивают соблюдение законодательства и регулирующих требований, а также рекомендуют улучшения в системе внутреннего контроля и управления рисками. Аудиторская деятельность имеет целью подтверждение достоверности и надежности финансовой отчетности, что повышает доверие к компании со стороны инвесторов, кредиторов и других заинтересованных лиц.
- Финансовая сфера организаций, связанная с деятельностью банков, и их взаимодействием с клиентами.
- Банкротство
- Механизм регулирования валютных операций
- международная торговля и экономическая кооперация
- Возвращение задолженности, просроченной по платежам.
- Гостиничная сфера представляет собой прибыльную отрасль, которая обеспечивает размещение и обслуживание гостей в специализированных заведениях. Этот сектор экономики имеет огромное значение для туристической индустрии и способствует развитию туризма в целом. Владение гостиницей требует от предпринимателя высокого уровня организационных навыков и внимания к деталям, так как важно обеспечить комфорт и качественное обслуживание каждому постояльцу. Конкуренция в этой сфере довольно высока, поэтому для успешного ведения бизнеса необходимо предлагать уникальные услуги и постоянно совершенствоваться.
- Функционирование в сфере финансовых операций
- Функционирование пенсионных фондов, не состоящих в государственной собственности
- Саморегулирующиеся организации занимаются своей деятельностью
- ЖКХ
- должна быть основана на анализе рынка и прогнозировании его состояния. Осуществляя разнообразные инвестиции, инвесторы стремятся увеличить свой капитал и получить прибыль. Однако, инвестиционная деятельность несет в себе определенные риски, поэтому важно правильно оценивать потенциал проектов и диверсифицировать свои инвестиции. Успешные инвесторы обладают не только финансовыми знаниями, но и умением принимать рациональные решения на основе анализа.
- Интернет
- Обеспечение безопасности информации
- Осуществление кадастровых работ
- Осуществление клиринга
- чрезвычайно полезна для малых и средних предприятий и может быть сведена к минимуму, если рассматривать сотрудничество с банками.
- Культура
- Лизинг
- Отношения, возникающие в лесу
- Лотереи
- Одной из важных задач в торговле является маркировка товаров.
- Медиация
- Искусство лечения и производства лекарственных препаратов
- Медицинская документация является неотъемлемой частью медицинской практики.
- 2. Деятельность фармацевтической отрасли
- 3. Препараты на основе биомедицинских клеток.
- важна для поддержания здоровья людей и окружающей среды.
- 2. Охота на рыбу
- 2.1. Бассейн рыбоводства Азовского и Черного моря.
- 2.2. Зона рыбного хозяйства вокруг Байкала
- 2.3. Бассейн рыбного хозяйства Волго-Каспийского региона
- 2.4. Западно-Сибирский рыбохозяйственный регион
- 2.5. Рыбоводный комплекс на Дальнем Востоке
- 2.6. Бассейн рыбного хозяйства Западной Сибири.
- 2.7. Бассейн для разведения рыбы на западе.
- 2.8. Рыболовный район на севере
- 1. Вопросы, касающиеся всех.
- в России являются ключевыми отраслями экономики, которые играют важную роль в стране. Нефть и газ являются важными энергетическими ресурсами, которые используются не только внутри страны, но и экспортируются на международный рынок. Благодаря развитию нефтегазовой промышленности, Россия обеспечивает себя энергией и получает значительные доходы от экспорта нефти и газа. Эта отрасль также создает рабочие места и способствует развитию связанных с ней инфраструктурных проектов. Важно продолжать развивать и совершенствовать нефтегазовую промышленность, чтобы обеспечить стабильность и процветание для страны.
- в курсе активных исследований и разработок, которые направлены на повышение эффективности и экологической безопасности производства угля.
- 4. Промышленность, связанная с созданием машин и обработкой металлов.
- 5. Производство пищевых продуктов
- 6. Различные отрасли производства
- 7. Переработка отходов промышленности для получения вторичного сырья.
- важна для сохранения здоровья рабочих и предотвращения несчастных случаев на производстве.
- популяции является приоритетным вопросом, требующим непрерывного внимания и усилий для предотвращения случаев радиационной опасности.
- 1. Вопросы, касающиеся всех.
- 2. Транспортная система, основанная на использовании железнодорожных линий, представляет собой важное средство перевозки грузов и пассажиров.
- 3. Транспорт, связанный с водой
- Полеты в воздухе
- Автомобили и общественный транспорт, используемые в городе
- 6. Транспорт, который не использует обычные дороги
- 7. Транспортная система, основанная на использовании трубопроводов.
Организация хранения документов в архиве
Организация хранения документов в архиве
Как долго нужно хранить документы в организации? Какие существуют сроки хранения бумажных документов и отчетности? Как правильно организовать хранение документов в архиве? И как заключить договор с архивом и учесть соответствующие расходы? В этой статье мы рассмотрим все эти вопросы и расскажем о том, как можно организовать этот процесс. Также мы узнаем, возможно ли получить услуги архива бесплатно или же это всегда платная услуга.
Общие принципы организации архивного дела в России и сроки хранения документов
- государственные органы, органы муниципального управления;
- компании.
В соответствии с Федеральным законом №125 организации обязаны обеспечить сохранность документации в течение всего срока ее хранения, включая информацию о списочном составе (ст. 17-1 ФЗ №125). Сроки хранения документов также определяются ФЗ №125 и соответствующими его статьями. Перечни документации с указанием сроков хранения издается Росархивом, государственными органами и Центральным банком Российской Федерации. Например, Министерство культуры РФ приказом №558 от 25-08-10 года устанавливает сроки хранения документов. В отношении АО действует «Положение», в котором подробно регламентируются порядок и продолжительность хранения документов компании. Этот нормативный акт утвержден Постановлением №03-33/пс. ФКЦБ РФ от 16-07-03 года.
Соблюдение сроков хранения бухгалтерской документации урегулировано Федеральным законом №402 от 06-12-11 года, а также Налоговым кодексом Российской Федерации.
При определении периода, в течение которого нужно сохранять документы, компания принимает во внимание несколько важных факторов:
- На протяжении не менее 75 лет сохраняются документы, относящиеся к списочному составу и оформленные до 2003 года.
- Списки состава, созданные после 2003 года, подлежат хранению не менее 50 лет.
- Срок хранения кадровой документации, включая табели учета рабочего времени, заключения о командировке, перечни работников и другие документы, составляет 5 лет.
- Документация, связанная с охраной труда и техникой безопасности, представлена различными материалами, такими как листы учета индивидуальных средств защиты, периодические отчеты об инструктажах работников, документированные случаи несчастных происшествий на рабочем месте и списки сотрудников, занятых в условиях, вредных для здоровья, которые хранятся в течение 12 месяцев до 75 лет.
- Отчетность в ФСС, которая включает годовую бухгалтерскую и подобные ей отчеты, представляется каждый год. В то же время, квартальная отчетность в ФСС подается в течение 6 лет.
- В пенсионный Фонд необходимо предоставить отчетность о персональном учете начиная с шести лет и до семидесяти пяти лет.
- Срок хранения первичных документов по бухгалтерии, учетной политике, отчетности и регистров налогового учета, а также информации о доходах физических лиц составляет 5-летний период.
- Счета-фактуры имеют срок действия в течение 4 лет.
Архив компании и сторонний архив
Документация, которая должна храниться постоянно или более 10 лет, передается для архивирования в организацию. Передача оформленных дел осуществляется в соответствии с их перечнем. При передаче дел во внешний архив (чаще всего это государственное или муниципальное учреждение), их сопровождают следующие документы:
- В письме-запросе просится указать имя руководителя и предоставить информацию о количестве дел и их последних датах.
- тройные архивы;
- В начале своего существования компания исторически прославилась своими достижениями и успехами. Богатое наследие и путь развития компании привлекают внимание и вызывают интерес у многих.
- Просят подставить лист, где должна быть запись о полной сохранности дел или отдельных документов, в случае необходимости.
Дела передаются по акту, согласно протоколам. После завершения экспертизы, дела передаются в архив для долгосрочного хранения.
Договор с архивом
Компании и сторонний архив являются двумя разными типами юридических лиц, их взаимоотношения регулируются договором или соглашением. Документы, имеющие общественное или историческое значение, которые компания передает на хранение «на сторону», финансируются из государственных средств, в то время как за хранение документов компании, которая не может или не желает хранить их на своей территории, взимается оплата.
«Способ осуществления соглашения» — подробное описание этого процесса.
- Как осуществляется формирование перечня передаваемых дел и каким образом происходит его согласование;
- задача выбора, тренировки и передачи дел, а также их организации и систематизации, как правило, возлагается на компанию
- Зачастую задача по произведению экспертизы документации возлагается на архив, который ответственно осуществляет данный процесс.
- Какие лица входят в состав комиссии, осуществляющей надзор за передачей дел?
- Вопрос звучит так: каким образом происходит транспортировка грузов (при помощи упаковки и связок) и прочие аспекты этого процесса?
Государственные и муниципальные архивы устанавливают в контракте, что документы обладают общественной или исторической ценностью. Сформулировать это можно следующим образом: «В рамках данного соглашения регулируются отношения между сторонами по передаче документов, созданных в результате деятельности Организации, в «Архив», а также их последующем использовании в научных, практических и иных целях». На основании указанного пункта контракта делается запись о «безвозмездном хранении» или аналогичной формулировке. Таким образом, участники отношений в архивной сфере выполняют требования статьи 17-1 Федерального закона №125.
Если предприятие не закрыто или не ликвидировано, но не имеет возможности хранить документы на своей территории, они передаются на хранение на условиях платной услуги. Для сокращения расходов, в договоре с архивом целесообразно не указывать определенный срок хранения документов. Формулировка может быть следующей: «Документы хранятся в архиве до момента, когда они понадобятся организации. По истечении срока (в годах) документы уничтожаются».
Учет затрат на хранение документов и регистров
Расходы на хранение бумажных материалов в собственном хранилище организации обычно учитываются в категории «Общие расходы на управление» (ОРУ). Такие расходы могут быть связаны с:
- расчет за услуги жилищно-коммунального хозяйства; оплата за поддержание комфортных условий проживания; регулярная выплата за пользование коммунальными ресурсами; расчет за предоставляемые жилищные и коммунальные услуги; финансовое вознаграждение за обеспечение коммунального обслуживания.
- обновление внутреннего пространства; улучшение состояния помещения; реставрация и обновление интерьера; реконструкция внутренней части здания; обновление искусственного освещения и отделки помещения.
- Если организация арендует здание, то в таком случае ей необходимо вносить арендные платежи.
- Наличие денежного вознаграждения со стороны работодателя социальных отчислений к работникам и прочие аналогичные выплаты.
- На днях получила я свежий счет, на котором были указаны неизбежные коммунальные и арендные платежи за месяцы октябрь и декабрь в размере 60 и 76 долларов соответственно.
- Взависимости от того, кто проводит ремонт — собственными силами или силами сторонней организации, будут составляться различные счета затрат, такие как 26 и 23 или 10 и 70 и так далее. Также могут варьироваться счета затрат, такие как 60 и 76.
- Заработная плата с отчислениями для отдельного сотрудника, зафиксированная в архиве, составляет 70, 69 и 68 Дт.
- В сформулированных случаях, в соответствии с документом номер 19, величина налога на добавленную стоимость по услугам, осуществляемым внешними организациями, составляет 60% и 76%.
- 68-я Декларация и 19-й Кодекс предоставляют возможность вычета НДС по услугам, предоставленным сторонними организациями.
- Плата за услуги, оказываемые внешними организациями, составляет 60 рублей для физических лиц и 51 рубль для юридических лиц. При этом, для обоих случаев предусмотрена возможность оплаты в размере 50 рублей.
Обратим внимание на то, что ремонт, осуществляемый организацией собственными усилиями, может быть оплачен с использованием ремонтного фонда, который был создан заранее. В этом случае проводки будут следующими:
- Декабрь 1996 года был отмечен регулярными платежами в фонд.
- Суммы 96 и 23, а также 10, 70 и другие, представляют собой действительные затраты на восстановление архива.
Для учета услуг, оказываемых сторонним архивом, в бухгалтерии применяется счет 97 «Расходы, связанные с будущими периодами».
- В учете отражена фиксированная стоимость услуг архива — 97 рублей за Дт и 60 рублей за Кт, а также 76 рублей за прочие расходы.
- Была произведена оплата расходов на обслуживание архива, сумма составляет 60 рублей и 76 копеек. Клиент принял участие в этой транзакции, заплатив 51 рубль.
- Расходы, связанные с хранением, включены в общую сумму расходов, описанных в пункте 26, подпункт К, позиция 97.
Расходы, которые регулярно учитываются в бюджете, определяются исходя из указаний руководителя и включают в себя срок, по которому будут списываться расходы на архивные услуги (например, на протяжении 12 месяцев).
В бухгалтерском учете «архивные» затраты классифицируются как прочие расходы, которые непосредственно связаны с производством и продажей товаров и являются частью управленческой деятельности (согласно статье 264-1 Налогового кодекса РФ, пункту 18). Эти суммы учитываются при расчетах для нужд налогового учета.
Следует помнить, что в соответствии со статьей 149-2 Налогового кодекса РФ, пункт 6, услуги архивов освобождаются от НДС, поэтому необходимости исключать сумму налога из затрат нет.
Главное
- Хранение документов согласно установленным срокам является обязанностью архивной службы компании и государственного (муниципального) архива.
- Когда компания не в состоянии выполнить требования ФЗ, например, из-за процесса ликвидации, документы с общественной и исторической ценностью передаются в государственный архив.
- Если сохранение дел на территории текущей организации невозможно, можно воспользоваться услугами внешней структуры.
Какой срок хранения документов в архиве организации
Какой срок хранения документов в архиве организации?
Время хранения документов в архиве организации непосредственно связано с их типом. Некоторые документы сохраняются временно и впоследствии уничтожаются, в то время как для других предусмотрены продолжительные или даже постоянные сроки хранения. Более подробно мы рассмотрим этот вопрос в данной статье.
- Каждая организация несет ответственность за сохранение и архивирование своих документов и дел.
- Список длительности хранения документов в архиве компании.
- Аспекты определения периодов сохранения
- Итоги
Архивное хранение документов и дел — обязанность каждой организации
Разные законодательные акты предусматривают обязанность по сохранению и сроки хранения документов в архиве организации. Таким образом, Налоговый кодекс устанавливает срок хранения для целей налогообложения. Закон «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ определяет сроки хранения бухгалтерских документов. Закон «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ указывает, сколько времени следует хранить документы, касающиеся персонала.
Информацию о длительности хранения можно также узнать из указания Росархива России № 236 от 20.12.2019 года.
Обращаем ваше внимание! Отмена действия приказа Министерства культуры от 25.08.2010 года № 558, ограничивающего период хранения до 2020 года, произошла с 18.02.2020 года. Подробную информацию можно найти здесь.
С 17.03.2021 года в Российской Федерации вступили в силу новые правила, устанавливающие обязательный срок хранения данных налогового и бухгалтерского учета в течение не менее пяти лет. Ранее этот срок составлял четыре года. Подробности можно найти в представленной статье.
Для упрощения восприятия информации о периодах хранения документов в архиве, мы разработали обобщенную таблицу, которая охватывает основные документы, используемые в деятельности любой организации.
Сроки хранения документов в архиве организации: таблица
Период хранения, годы (наименьший)
Документация относительно персонала:
Сроки, в том числе, относятся к следующим аспектам:
- информация, касающаяся индивидуальных записей сотрудников
- директивы относительно сотрудников;
Эталоны, перечни, путевки известные документы по кадрам.
Вам будет интересно узнать, какие документы контролеры обязательно проверяют при проведении своих проверок. Для получения этой информации, вы можете воспользоваться КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к этой системе, вы можете получить пробный демо-доступ и ознакомиться с путеводителем по вопросам кадрового делопроизводства. И самое лучшее в этом – все бесплатно.
Защита работников и обеспечение безопасности на рабочем месте (ОТ и ТБ)
Реестры и отчеты о трудящихся, занятых в особых трудовых условиях (связанных с вредными воздействиями, опасностями или физическими нагрузками).
в случае профессиональных заболеваний, документация с проведенными исследованиями
Материалы, связанные с несчастными случаями (акты, журналы учета, документы по расследованию)
Журналы, в которых фиксируются мероприятия по предупреждению и профилактике травматизма и инструктажу по технике безопасности.
Список, содержащий информацию о предоставлении специальной одежды и питания
Финансовый учет и налоговая отчетность
Сдача отчетности в Фонд социального страхования:
ПФР требует представления отчетности
Информация о заработках физических лиц
Налоговые отчеты и базы данных.
, основывается на нормативных актах и регламентирует принципы и порядок учета и отчетности в организации. К данной политике прилагаются специальные инструкции и рекомендации, которые обеспечивают ее правильную реализацию.
Если у сотрудников имеются личные счета, необходимо составить документы, связанные с расчетами по оплате труда. Это могут быть расчетные ведомости, отражающие заработную плату каждого работника, а также документы, подтверждающие выплату пособий и материальной помощи.
Если у вас есть лицевые счета или ведомости начисления зарплаты, вы можете использовать карточки индивидуального учета для записи всех сумм начисленных выплат, вознаграждений и начисленных с них страховых взносов.
Списки финансовой отчетности и документация о финансовых операциях
В указанной таблице мы привели лишь ключевые периоды сохранения. Если у вас есть возможность пользоваться КонсультантПлюс, вы всегда сможете найти в нем сроки хранения любого нужного вам документа. В случае отсутствия доступа вы можете бесплатно получить временный доступ и ознакомиться со справочником сроков хранения, а также найти любую интересующую вас информацию.
Нюансы исчисления сроков хранения
Важно учесть, что при сохранении документа в архиве необходимо определить начальную точку для отсчета срока хранения. Например, для некоторых документов срок начинается с даты составления, а для бухгалтерской первички — с окончания отчетного года.
Налоговое время хранения начинается после отчетного периода, в котором документ в последний раз использовался для расчета налогов и внесения в отчетность.
В статье «Важность определения времени хранения первичных документов о долгосрочных активах» узнайте о сроках хранения документов, относящихся к амортизируемому имуществу.
Один из значимых факторов — различия в сроках хранения, установленные для одного документа разными нормативно-правовыми актами. В случае такого расхождения необходимо выбрать наибольший срок.
Приведем иллюстрацию для ясности обоих аспектов.
Определим, на какой период времени можно рассчитывать сохранение акта сдачи-приемки выполненных работ.
Предположим, что акт был составлен 29 марта 2017 года. Давайте определим, как долго он должен быть сохранен.
- Согласно требованиям бухгалтерии, важно хранить первичный документ, подтверждающий фиксацию расходов, в течение 5 лет после завершения отчетного периода 2017 года. Следовательно, необходимо сохранить его с 1 января 2018 года по 31 декабря 2022 года.
- На протяжении 5 лет, начиная с 1 квартала 2017 года и заканчивая 31 марта 2022 года (налоговый период по НДС), этот документ будет подтверждать принятие результатов работ для целей НДС.
- Срок документального подтверждения расходов по налогу на прибыль составляет 5 лет с окончания налогового периода 2017 года. То есть, с 1 января 2018 года по 31 декабря 2022 года.
Находимся перед выбором самой актуальной даты, а именно 31 декабря 2022 года. После этого момента можно приступать к уничтожению документа.
Итоги
При планировании архивной системы в организации важно учитывать, что сроки хранения разных документов определяются различными нормативно-правовыми актами и могут отличаться друг от друга. В этом случае необходимо придерживаться максимального срока хранения. До истечения этого срока документ должен находиться в архиве компании и не может быть уничтожен.
Сроки хранения: когда пора нести документы в архив
Сроки хранения: когда пора нести документы в архив
Для того чтобы избежать увлечения на глубину под завалом ящиков и папок, необходимо руководствоваться набором документов и указаниями относительно срока их сохранности. В данном наборе насчитывается более двухсот страниц, которые, разумеется, трудно перечитать, поэтому мы расскажем о ключевых документах, которые обычно встречаются в каждом организационном устройстве, а также об условиях и сроках их хранения.
В организацию периодически поступают разнообразные документы от поставщиков, клиентов и сотрудников, а также корреспонденция. Внутри компании также создаются и выполняются внутренние распоряжения и приказы. Также сюда добавляются документы, связанные с работниками, такие как расчеты по больничным, отпускам, заработной плате и другим. Если хранить все эти документы без ограничения срока, то придется арендовать огромный офис.
Чтобы избежать погружения под грудой коробок и папок, необходимо придерживаться Перечня документов и сроков их сохранения (утвержденного Приказом от 20 декабря 2019 года № 236, действующего с 18 февраля 2020 года, далее — Перечень). Этот документ состоит из более чем 200 страниц, которые, безусловно, затруднительно перечитать, поэтому мы делимся основными документами, присутствующими в каждой организации, а также правилами и сроками их хранения.
Правила хранения документов
Судя по всему, весь архив необходимо хранить в офисе компании. Однако на самом деле это не является обязательным условием. Для примера, во втором пункте статьи 50 Закона об Обществе с ограниченной ответственностью указано, что общество должно предоставить членам доступ к документам для ознакомления:
- в кабинете подразделения, занимающегося руководством организации (то есть, по месту ее зарегистрированного адреса)
- В другом месте, в случае, если такое место указано в уставе компании или внутреннем документе, который был утвержден общим собранием (советом директоров, наблюдательным советом) и опубликован на официальном сайте.
Чтобы предотвратить несанкционированный доступ к ним, важно сохранять документацию в специально оборудованных помещениях или в закрытых шкафах. Кроме того, определенные документы, например, БСО, будут храниться в сейфе.
Когда срок годности истекает, организуется специальная комиссия, которая оформляет акт и осуществляет уничтожение устаревших документов.
Сроки хранения документов
Мы разработали специальную таблицу, в которой представлены наиболее часто встречающиеся документы из перечисленных в Перечне.
Срок исчисления может увеличиться, так как он начинает течь с определенного момента. Например, документ об ущербе будет храниться в течение 10 лет с момента возмещения ущерба, а если возбуждено уголовное дело, то для отсчета нужно будет дождаться решения суда.
Также возможны и другие влияющие факторы: дата завершения работы над делом, наличие аналогичных отчетов за текущий период (например, статистических данных), наличие обобщенных внутренних документов (как, например, лицевые счета) и так далее.
Сроки могут различаться в различных законодательных документах, мы всегда определяем дату окончания срока хранения для каждого документа и выбираем самую позднюю дату. Если в списке вы видите слово «постоянно», это означает, что документ должен быть сохранен до момента его ликвидации.
Санкции за нарушение сроков и правил хранения
При проведении проверки, будь то в офисе или на месте, представителями различных государственных органов — налоговой службы, фонда социального страхования, пенсионного фонда, инспекции труда, имеется право требовать предоставление нужных документов, поэтому очень важно соблюдать сроки. Не рекомендуется уничтожать архивные материалы раньше, чем минимально допустимый срок их хранения, иначе такие действия могут повлечь за собой наложение штрафов:
- в соответствии с пунктом 1 статьи 126 Налогового кодекса Российской Федерации — штраф в размере 200 рублей за каждый документ, который не был предоставлен.
- В соответствии со статьей 120 Трудового кодекса Российской Федерации, за совершение серьезного нарушения правил фиксации доходов, расходов и объектов налогообложения (под таким нарушением понимается отсутствие необходимых первичных документов, счетов-фактур, а также нарушение ведения бухгалтерского или налогового учета), предусмотрено взыскание штрафа в размере не менее 10 000 рублей.
В случае, если нарушение привело к уменьшению налоговой основы, то размер штрафа составит 20% от суммы неуплаченного налога (страховых взносов), но не менее 40 000 рублей.
- Согласно статье 15.11 Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации, за серьезное нарушение правил бухгалтерии, совершаемое должностными лицами, предусмотрено наказание в виде штрафа в размере от 5 до 10 тысяч рублей.
При повторном нарушении будет применена штрафная санкция в размере от 10 до 20 тысяч рублей или возможна дисквалификация на период от одного до двух лет.
- Согласно статье 13.20 КоАП, за нарушение нормативов, регулирующих сохранение архивных документов, предусмотрено взыскание штрафа в размере от 300 до 500 рублей.
Где хранить большие объемы документов
Делис Архив специализируется на предоставлении полного комплекса услуг, связанных с хранением, обработкой и уничтожением документов. Наша компания гарантирует высокое качество обслуживания и безопасность ваших ценных документов. Мы также предлагаем дополнительные услуги, включая оцифровку документов, поиск и предоставление необходимых документов по запросу клиента. Воспользуйтесь нашими профессиональными услугами и обеспечьте надежное хранение и обработку важных документов вашей компании.
- Составить и передать необходимые документы в официальный российский архив;
- Разработать документацию в соответствии с требованиями налоговых, судебных и других государственных учреждений;
- Вести архивные материалы о персонале и предоставлять служебные документы с информацией о социальном статусе сотрудников.
- Оцифровывать бухгалтерскую документацию с целью создания электронного хранилища.
- Организовать отбор персонала, включающий архивистов, делопроизводителей и экспертов в области сканирования.
Вы желаете получить более подробную информацию о нашем архиве или оставить заявку? Пожалуйста, укажите свои контактные данные в представленной форме, и мы обязательно свяжемся с вами, чтобы помочь вам организовать хранение документов.