Все операции и деятельность компании регулируются документами, которые охватывают ее производственные, закупочные и продажные процессы, кадровую политику, финансовые вопросы, техническое обеспечение и управленческие аспекты. Однако, чтобы эти документы имели легальную силу и были признаны законными, необходимо соблюдать определенные правила и требования при их составлении и оформлении. Давайте рассмотрим этот вопрос более подробно.

Рассмотрим основные аспекты данного тематического материала.

• Почему необходимо иметь правила организации документооборота?
• Последовательность действий и хронологический порядок обработки официальных бумаг
• Нормативное установление вопросов составления документации
• Процесс ведения бумажной документации в системе электронного документооборота.

Оцените все преимущества электронного обмена документами, присоединившись к нашей платформе Контур.Диадок бесплатно.

Зачем нужны правила документооборота в организации

Движение документов — это процесс, который охватывает всю жизненную стадию документа, начиная от его создания или получения и заканчивая архивированием или уничтожением. Документооборот является важным фактором для эффективной работы предприятия. Когда он организован сообразно, работа проходит без сбоев и является продуктивной.

Важную функцию выполняет правильное оформление документации. Документ обретает юридическую силу, когда он составлен в соответствии с законодательными требованиями, подписан компетентным лицом и содержит все необходимые реквизиты. Тщательно составленный договор или акт помогут избежать возможных конфликтов с партнерами и проблем с контролирующими органами.

Соответствие требованиям к документации способствует:

• Гарантировать простоту восприятия, ясность и упрощение задач.
• избегать погрешностей и непонимания;
• уменьшить время, затрачиваемое на обработку;
• Организовать данные по категориям;
• Упростить процесс поиска информации и обеспечение ее возможного применения в долгосрочной перспективе.
• Эффективное управление бизнес-процессами в организации является ключевым фактором успеха.

Все разновидности документации, будь то организационно-правовая, финансово-бухгалтерская, распорядительная, информационно-справочная, кадровая или служебная, требуют строгого соблюдения норм оформления.

Этапы движения и порядок обработки документов

Внутри организации происходит обмен документами через три потока: поступающий, исходящий и внутренний. Каждый из них имеет свои особенности и цели.

• Мы получаем документы от наших партнеров, клиентов, органов государственного контроля и власти.
• Отправляемые сообщения происходят из одной организации и направляются в другую.
• Сотрудники и отделы компании активно обмениваются внутренней информацией.

Рассмотрим структуру обработки документов, принимаемых на предприятие, в качестве примера:

1. Документы могут быть предоставлены на прием через различные каналы связи, включая отправку почтой, электронной почтой или вручную. В определенных случаях документы будут доставлены непосредственно в личный кабинет электронного документооборота, где они будут доступны в электронном формате.
2. При поступлении документов, секретарь или другой сотрудник осуществляют их регистрацию во внутренней системе компании. В процессе регистрации документу присваивается уникальный номер, а также указывается дата его регистрации.
3. Изучение: передача документов осуществляется нужным людям или отделам. В таких местах принимаются решения: согласование, отказ, запрашивание дополнительных сведений.
4. Одобрение и официальное подтверждение: руководитель или назначенный представитель осуществляют процесс утверждения и подписи документов.
5. Экспедировка и осуществление: подписанный экземпляр направляется партнеру.

внутренние политики и корпоративные стандарты устанавливают порядок составления документов. Для обеспечения единообразия оформления документов определены следующие процессы:

Процесс обработки данного документа	Стандарты оформления записей	Примеры
Создание	Относятся к созданию свежих записей	Требования, шаблоны и форматы, которым должен соответствовать текст документа.
информации в нашем современном мире стали все более массовыми и обширными. Технологии и интернет позволяют мгновенно обмениваться знаниями и данными, а мобильные устройства позволяют получать информацию в любой точке мира. Социальные сети играют огромную роль в распространении информации, позволяя пользователям делиться своими мыслями и идеями, а также получать новости из первых рук. Кроме того, с развитием технологий появились и новые способы передачи информации, такие как видеосвязь, аудио- и видеоподкасты, блоги и вебинары. Все это помогает людям быть в курсе происходящего в мире и делиться своими знаниями и опытом с другими. Знание и информация стали доступными и удобными, и каждый человек может стать частью огромной информационной сети, которая связывает людей со всего мира.	Разрабатываются положения о том, как осуществлять распространение документов между сотрудниками, передачу их между отделами или отправку контрагенту.	Способы отправки документов, включая электронную почту, услуги курьерской доставки и применение систем электронного обмена документами.
сохранение и организация данных	Процедуры, устанавливающие правила и условия, определяющие, каким образом следует хранить документы.	Избавление от информации после истечения срока хранения, гарантированное обеспечение доступности и безопасности, а также процедуры архивирования и уничтожения.
Управление версиями	Для поддержания актуальности и непротиворечивости информации управление версиями документов осуществляется.	Отслеживание изменений и присвоение идентификаторов версий, а также информирование о появлении новых версий.
Гарантия безопасности и возможность получить доступ	Решаются вопросы о том, кому разрешается ознакомиться с документами и какие данные считаются секретными.	Реализация системы ограничения доступа, зашифровка информации и обеспечение конфиденциальности от несанкционированного доступа

Составление документов: нормативное регулирование

У каждой компании есть свои собственные правила ведения делопроизводства и организации документооборота, которые определяются ее потребностями. Однако существует нормативно-правовое регулирование, которое необходимо соблюдать. Начиная с 1 июля 2018 года для оформления деловых и служебных документов рекомендуется использовать ГОСТ Р 7.0.97-2016. Этот стандарт, как и другие ГОСТы, является добровольным, но его применение рекомендуется для структурированной работы.

Данный набор инструкций устанавливает методы составления официальных текстов:

• необходимые условия для оформления: способ передачи информации, выбор типографских шрифтов, установка отступов и интервалов, выравнивание элементов.
• правила, касающиеся обозначения получателей, информации, относящейся к конфиденциальности в бизнесе;
• алтернативные способы форматирования реквизитов и заголовка;
• разнообразные методы размещения подписи, резолюции и печати; варианты размещения подписи, резолюции и печати; возможности расположения подписи, резолюции и печати; вариативные способы размещения подписи, резолюции и печати; альтернативные вариации размещения подписи, резолюции и печати.
• Техника убеждения в копировании и прочие факторы разработки текстов.

Для соблюдения требований нормативного акта необходимо одобрить определенные образцы документов для каждого типа документации. Руководствуясь рекомендациями, утвержденными ГОСТом, наша компания прописывает требования к организации документооборота в различных документах, таких как инструкции, правила и регламенты.

В этих действиях компания имеет возможность установить свои собственные требования к оформлению документов и управлению документооборотом, не зависящие от стандартов ГОСТа. Такие стандарты внутрикорпоративной деятельности могут определять:

У каждой организации есть возможность установить собственные правила, касающиеся внешнего вида документов. Это может включать в себя выбор шрифта, стиля заголовков, оформления подписей и других элементов.

Организация цикла документооборота. Этапы включают прием документов, первоначальную обработку, официальную регистрацию, подписание и последующее архивирование.

Важно следить за соблюдением установленных сроков, особенно когда некоторые документы требуют согласования или дополнительной подписи.

В Диадоке полностью соблюдаются все требования, предъявляемые законодательством. Мы стремимся сделать процесс передачи документов максимально удобным и быстрым для наших пользователей.

Оформление документов в ЭДО

Используя электронный документооборот (ЭДО) можно уменьшить количество повторяющихся действий при создании документов и гарантированно правильно оформить их. С помощью сервиса ЭДО Контур.Диадок возможно обмениваться с партнерами самыми различными документами.

Категория письменных материалов	Признак	Расширение	Примеры
Формализованные	Форматы, принятые или рекомендованные Федеральной налоговой службой, либо созданные самими участниками электронного документооборота.	XML	Документы, такие как счет-фактура, универсальный передаточный документ (УПД), корректировочная счет-фактура и УПД, а также акт приемки работ, формируют неотъемлемую часть документооборота в сфере торговли. Одним из таких документов является ТОРГ-12.
Неформализованные	Отсутствует официальный или рекомендуемый шаблон	Форматы документов DOCX, XLSX и PDF являются наиболее популярными и широко используемыми в современном мире. Каждый из этих форматов имеет свои особенности и преимущества, которые делают их незаменимыми инструментами для работы с текстовыми документами, электронными таблицами и презентациями.DOCX — это формат, разработанный компанией Microsoft для хранения и обмена текстовыми документами в программном пакете Microsoft Office. Он обладает расширенными возможностями по форматированию текста, включая стили, таблицы, изображения и другие элементы.XLSX, в свою очередь, является форматом электронных таблиц, также разработанным компанией Microsoft. Он предоставляет широкий набор функций для работы с данными, включая математические операции, фильтрацию и сортировку.PDF, или Portable Document Format, разработан фирмой Adobe для создания и обмена документами, которые могут быть открыты на любом устройстве с помощью специального программного обеспечения Adobe Reader. Формат PDF отличается от других тем, что он сохраняет исходное форматирование документа, включая шрифты, изображения и расположение элементов.Кроме DOCX, XLSX и PDF, существует множество других форматов документов, которые также используются в различных сферах деятельности. К ним относятся, например, TXT для простого текста, CSV для хранения табличных данных и PPTX для создания презентаций.Каждый из этих форматов имеет свои особенности и предназначен для разных целей. Однако, они все предоставляют удобные инструменты для работы с документами и обеспечивают высокую степень совместимости и удобства использования.	Список, ценник, дебетовое уведомление, рекламация.

Сервис Диадока предоставляет возможность организации обмена собственными форматами документов. Такая функция актуальна для компаний различных отраслей, таких как авиационная и строительная. Специалисты сервиса помогут вам разобраться в процессе оформления документов с использованием электронного документооборота.

С использованием Диадока будут доступны все преимущества электронного документооборота.

• Электронные документы предоставляют возможность экономить средства. Они не требуют расходов на печать и отправку по почте или курьерской службой.
• Вы можете подготовить необходимую документацию через интернет-сервис или заливать файлы с компьютера.
• Поиск нужного документа в электронной базе данных не вызывает трудностей.
• Использование статусов документов способствует своевременному выполнению задач и контролю за дисциплиной сотрудников.
• Сведения, передаваемые, будут надежно защищены с помощью процесса шифрования, что исключает возможность несанкционированного доступа.

На DiadocDay 2022 наши эксперты поделились своими знаниями о причинах, по которым компании предпочитают использовать ЭДО. Вот краткий отрывок из их выступления:

В Диадоке применяется электронная подпись высокого стандарта. Отметим, что она имеет такую же юридическую силу, как и собственноручная подпись. Благодаря этому, документы, подписанные таким образом, принимаются как контрагентами, так и налоговой или судом.

Эксперты сервиса тщательно следят за изменениями в законодательстве и вовремя обновляют процессы в Диадоке. Например, если ФНС вносит изменения в требования по оформлению или порядку передачи документов, наш сервис оперативно внедрит эти изменения в назначенные сроки.

Также проверяется формат: пользователь не сможет отправить документ в устаревшем формате.

Благодаря внедрению электронного документооборота (ЭДО), количество ошибок сокращается до минимума, а доверие контрагентов постепенно возрастает. Наша компания теперь избавлена от множества рутинных задач, достигает своевременного выполнения обязательств и значительно улучшает свои финансовые показатели. Кроме того, благодаря использованию сервиса Диадок, мы имеем четкую структуру для перемещения и обработки документов. Это позволяет нам легко соблюдать правила организации рабочего процесса и обращения с документами, не требуя лишних стараний.

Дублирование электронных документов на бумаге и отправка курьером больше не требуется. Взаимодействуйте с партнерами в режиме онлайн через платформу Диадок.

Особенности обработки документов в 1С: Документооборот (редакция 3.0 )

Особенности обработки документов в 1С:Документооборот (редакция 3.0 )

Продолжаем изучать функционал программы 1С:Документооборот 3.0. Следующая функция позволяет управлять передвижением электронных документов в компании – обработка.

В отличие от редакции 2.1, процессы здесь были изменены: теперь они тесно связаны с документом, что обеспечивает правильную отправку по маршруту и исключает возможность неправильной обработки (если это не настроено).

В данной статье мы рассмотрим процесс настройки и запуска обработки документов, а также проведем сравнение с аналогичным механизмом редакции 2.1.

Запуск обработки

На вкладке «Обработка» в карточке документа будут находиться настроенные правила обработки. Здесь пользователь сможет вручную запустить обработку, а также воспользоваться возможностью интерактивного и автоматического запуска. Прервать или поставить на паузу процесс можно будет сделать всего одним нажатием кнопки. В предыдущей версии 2.1 ручной запуск процесса вызывал определенные трудности, поскольку он был неоднозначным и требовал от пользователей выполнения нескольких команд.

В данной статье представлена обширная информация о жизненном цикле документа, которая является очень познавательной и полезной.

• Данное описание включает в себя описания всех этапов обработки задачи, указывает конечных исполнителей и определяет сроки выполнения.
• Сегодняшний статус ситуации и действия определенного индивида, момент, когда состояние изменилось.
• информация о формулировке задач для проверки;
• если есть разделение на подзадачи, то можно произвести их описание
• состояния задач (в процессе/завершено/пропущено);
• Результаты анализа (подтверждающий документ, замечания подтверждения).

При запуске программы производится проверка состава обработки на наличие участников или, наоборот, их повторов, условий маршрутизации и прочего. В случае обнаружения дубликатов программа автоматически их удаляет или пропускает действия, не имеющие исполнителей (за исключением действия «Подписание»). В предыдущей версии программы 2.1 возникали ошибки и отмена запуска в таких ситуациях.

Обработанные задачи сохраняются в архиве, доступ к которому можно получить в любой момент.

Настройка правила обработки

У каждого типа документа есть специальная вкладка под названием «Настройки обработки». На этой вкладке можно настроить действия, соответствующие конкретному типу документа (например, согласование, регистрация и т.д.), а также создать правила обработки, которые будут применяться в зависимости от организации, подразделения, типа и тематики документа.

Правила обработки дают возможность установить порядок и сроки выполнения, состав участников, режим и условия запуска и другие параметры. Также устанавливается период действия, когда активно только одно правило.

Чтобы открыть обработку в виде схемы, просто перейдите по гиперссылке, расположенной в соответствующей колонке. Там же вы можете внести необходимые изменения в схему. Кроме того, правила могут быть определены в разных контекстах, что позволяет гибко обрабатывать один и тот же тип документа в различных условиях.

Давайте более подробно рассмотрим настройку определенного действия и, кроме того, сравним ее с функционалом версии 2.1 редакции.

1. Среди участников есть возможность включать в качестве исполнителя определенного сотрудника, отдел, рабочую группу, функцию или автоматическое заполнение.
2. Защита – это метка, которая дает возможность защитить участника процесса обработки данных от возможности быть удаленным или замененным, а также обеспечивает его участие на различных этапах обработки. В новой редакции 2.1 данная настройка не предусмотрена.
3. В свежей версии 3.0 предлагается выбрать только между двумя вариантами: выполнение последовательно или параллельно. В предыдущей версии 2.1 был добавлен третий вариант — совмещение.
4. Срок выполнения задания в данной редакции не определен, в отличие от редакции 2.1, где приводился общий срок обработки.
5. Особое определение и наименование задачи могут быть присвоены для всех видов действий, в отличие от версии 2.1, где это возможно только для действия Исполнение.
6. Условие маршрутизации не изменяется в настройках, а остается таким же, как в редакции 2.1.
7. Функция «Разворачивание до определенных сотрудников» предоставляет возможность выбрать определенный этап, на котором будет доступна функция разворачивания обработки для выбранных участников с целью контроля окончательного состава исполнителей.
8. Опция «Заменить участников» предоставляет возможность контролировать состав участников, разрешая или запрещая их замену. В новой версии 3.0 запрет на изменение участников введен для каждого этапа обработки, что значительно облегчает процесс. В предыдущей версии 2.1 запрет устанавливался сразу для всей обработки, что было неудобно.
9. Возможность проставления усиленной электронной подписи остается неизменной и доступна в обоих вариантах.

Для каждого типа операции также доступны индивидуальные настройки. Например, для согласования можно включить режим комментариев и создание визуальных образов, а для подписания можно выбрать метод подписания.

Резюмируем

Использование нового подхода к обработке документов значительно упростило и улучшило их использование. Для этого достаточно привыкнуть к настройке соответствующих правил. Процесс стал еще более ясным, доступным и удобным, поскольку теперь вся информация о действиях над документом собрана в карточке на одной вкладке.

Команда экспертов, работающая в компании «1С:БИЗНЕС РЕШЕНИЯ», готова предоставить свое профессиональное содействие в изучении полного потенциала системы «1С:Документооборот». Мы проведем для Вас бесплатное демонстрационное мероприятие, чтобы продемонстрировать все преимущества программы, а также ответим на все ваши вопросы и поможем разобраться в нюансах работы с ней.

Политика управления документами организации

Политика управления документами организации

Эффективное управление документами является неотъемлемой частью всего процесса управления организацией. Определение системы управления документами позволяет установить всеобщие нормы, регулирующие работу с документами и их хранение, обеспечивая эффективную функциональность и высокое качество работы как системы, так и всего предприятия.

Содержание:

• Что представляет собой документальное управление и какую роль оно выполняет?
• Для чего важна стратегия управления документами?
• понятие управления документами и какие аспекты она охватывает
• Как разработать стратегию управления документами

Что такое система управление документами и зачем она нужна

Определение понятия «управление документами» приведено в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов в области информации, библиотечного и издательского дела. Управление документами. Основные требования». Согласно данному нормативному акту, управление документами представляет собой комплекс последовательных и эффективных мероприятий, направленных на формирование, использование, сохранение и уничтожение документов юридического лица с целью подтверждения и обоснования выполнения деловых и управленческих операций.

Как устроен документооборот и какие документы генерируются в компании, а также скорость и эффективность обработки входящих документов, существенно влияют на качество и результативность ее работы. Предприятие, заботясь о качестве своей документации и организации работы с ней, создает эффективную систему управления документами, что способствует повышению производительности труда, качества производимой продукции и предоставляемых услуг.

Организация документооборота не должна ограничиваться определенными видами документов. Правила и требования для обработки, хранения и уничтожения каждого типа документов должны быть единообразными. Например, принципы управления внутренними документами не должны отличаться от тех, которые используются при работе с внешней перепиской.

Разработка и внедрение системы управления документами организации включает в себя детальное регулирование требований к работе с документами. Однако необходимо учитывать, что чем более строго будут соблюдаться установленные правила, тем больше внимания будет уделено службой документационного обеспечения формированию, распространению и улучшению методологии работы с документами. В результате, качество и эффективность обработки документов будут значительно повышены.

Важное значение в работе дошкольного учреждения должно быть придано управлению нормативными документами в его структуре, поскольку от качественного составления и оформления правовых актов зависит законность и правомерность принимаемых руководством мер.

Сотрудники ДОУ обязаны осуществлять контроль и гарантировать оперативное хранение документов, которые находятся в отделениях. Они должны владеть навыками составления деловой документации и строго соблюдать правила передачи ее на архивное хранение.

Создание эффективного механизма управления документами приводит к сокращению времени, необходимого для принятия и реализации управленческих решений. Это способствует более оперативному принятию решений, что в свою очередь повышает производительность и конкурентоспособность продукции.

Зачем нужна политика управления документами

Постепенное создание и внедрение системы управления документами в организации является долгосрочным процессом, который может занять несколько лет. Реализация каждого тактического этапа осуществляется в соответствии с общей стратегией. Задачи, которые решаются на каждом конкретном этапе, определяются политикой управления документами и являются краткосрочными.

Документ управления документами организации является уникальным и особым. В нем руководство компании выражает свои намерения и стремления к постоянному совершенствованию работы с документами. Этот документ обычно создается на год, иногда на два, и является своего рода декларацией компании.

В организации существует высокоуровневая стратегия работы с документами, которая является образцом для других.

Оптимизация работы с документами основана на тщательном изучении и анализе операций организации. После проведения данного анализа устанавливаются приоритетные цели, направленные на повышение эффективности обращения с документами, разрабатываются внутренние стандарты и требования к созданию, внесению в документацию, хранению и использованию документов.

Что включает в себя политика управления документами

Данный документ, который предусматривает стратегию управления документами на предстоящий период, не предписывает никаких условий и норм, он лишен описания конкретных процедур. Его целью является лишь установление политики и механизма, позволяющих достичь поставленных целей с помощью определенных процедур и правил.

При формировании стратегии управления документами необходимо учесть:

• сфера применения данного документа;
• Основой разработки данной методики служат законы, постановления, стандарты, а также другие нормативные и методические документы, а также передовые практические методы.
• Требования и нормы, регулирующие аудит в системе управления документами.
• Управление документацией и прочие аспекты внутренней организации

Данный документ представляет собой лишь ориентировочный список того, что возможно включить в его содержание.

Организация может оформить свою политику на универсальном образце. Поскольку документ может быть создан для любой сферы деятельности, которую компания намеревается улучшить, можно специально разработать форму для такого типа документа. Как и все остальные документы, политика управления должна соответствовать ГОСТ Р 7.0.97-2016 и содержать обязательные реквизиты.

• автор документа, которым является организация,
• название категории документа;
• подписи.

Важно определить, какие именно специалисты должны поставить свои визы на документе, это должно быть установлено локальным актом. Документ может быть либо утвержден, либо просто подписан руководителем, это не имеет значения.

Обычно, политика ведения документации имеет невысокую степень сложности. После того, как она будет подписана, ее можно разместить на информационной доске, чтобы сотрудники могли ознакомиться с данной декларацией о намерениях. Компания следует организовать обратную связь, чтобы сотрудники могли высказать свои замечания и пожелания.

Как составить политику управления документами

Необходимость составления такого документа не связана с количеством сотрудников компании и сферой ее деятельности. Введение документооборота применяется всеми организациями. Составление политики по управлению документами организации позволяет определить цели, которые должны быть достигнуты в определенный промежуток времени для повышения эффективности работы с документами.

Прежде чем создавать текст, требуется изучить особенности работы компании, ее организационную структуру и провести проверку действующих правил. Необходимо оценить, как проходит организация деловых процессов в компании, разработать пути оптимизации процессов и более эффективную работу с документами.

Следует пройти через данную последовательность действий: инициировать рабочую группу или специальную комиссию, составленную по указанию руководителя, с целью принятия решений о необходимости разработки инструкций или местных актов, направленных на унификацию требований по оформлению и обработке документов внутри организации.

Руководитель подписывает политику управления документами для оформления решения. Группа сотрудников разрабатывает план работ, с помощью которого руководство определяет необходимые ресурсы. После внедрения внутреннего локального акта, основанного на политике, и его использования сотрудниками, мы можем ставить перед собой новые цели и определять направления нашей работы. На каждом последующем этапе требуется разработать новую политику управления документами.

Не пропустите самые значимые статьи, опубликованные в октябре.

• Методы ведения учета военнообязанных. Процедуры заполнения и хранения карточек, связанных с воинским учетом, в соответствии с формой № 10.
• Фоторасследование: как раскрыть мошенников в рабочем коллективе. Путем ознакомления с данной публикацией вы получите информацию о том, как определить и уволить работника, занимающегося аферами.
• Один из работников явился на рабочее место в состоянии алкогольного опьянения. Итак, здесь представлена видеоинструкция о том, как правильно поступить в подобной ситуации.
• Каким военкоматом нужно сообщить о призыве и списании военнообязанного. Как выбрать самый подходящий и безопасный вариант из трех доступных.

В разделе «Кадры в действии» вы обнаружите образцы наиболее востребованных корреспонденций с полезными рекомендациями от экспертов в области делопроизводства.