Не обойтись без руководителей, это факт. Сегодня мы поговорим о сотрудниках, отвечающих за административное и управленческое направление. Пришло время более детально разобраться с этой категорией персонала!

В организации имеется категория сотрудников, называемая административно-управленческим персоналом, которая включает в себя различных специалистов, выполняющих управленческие и административные функции. В их числе находятся руководители, менеджеры, администраторы, бухгалтеры, специалисты по кадрам и другие профессионалы, занимающиеся организацией и координацией деятельности компании.

Административный персонал: роль и значимость сотрудников в отделе

Задачами, в которых сотрудники административного отдела играют определяющую роль, являются:

В сфере управления и руководства имеется категория административных работников, которые занимают должности менеджеров или руководителей на различных уровнях организаций. Они несут ответственность за осуществление планирования, организацию и контроль работы своих подчиненных, а также за обеспечение достижения поставленных задач и целей.
Бухгалтерия и финансы: сотрудники, работающие в отделе бухгалтерии и финансов, занимаются управлением финансовыми ресурсами организации, контролем и учетом денежных потоков, составлением финансовой отчетности и соблюдением налогового законодательства.
Административные специалисты и офисные сотрудники занимаются обработкой и организацией писем и документов, планированием встреч и собраний, а также поддерживают контакты с клиентами, как внешними, так и внутренними.
Задачи, связанные с управлением персоналом, возлагаются на специалистов по управлению кадрами. Они ответственны за определение и внедрение кадровой стратегии организации, подбор сотрудников, их обучение и развитие, разрешение конфликтов в трудовых отношениях и обеспечение соблюдения законодательства в этой сфере.
Профессионалы в области информационных технологий заботятся о технической поддержке и обслуживании компьютерных систем, программного обеспечения и сетевых ресурсов, которые обеспечивают эффективную работу организации.

Какие должности относятся к управленческому персоналу

В состав управленческого персонала входят следующие категории работников:

Главный руководитель
директор;
помощник руководителя;
главный счетовод;
бухгалтер;
менеджер;
администратор;
HR-менеджер;
профессионал в области торговли
глава отдела рекламы и продвижения
Человек, отвечающий за техническую сторону работы, а также другие должности.

Обязанности административно-хозяйственного персонала: организация работы и поддержка внутренних процессов предприятия

В задачи административно-хозяйственного персонала включено:

Задачи, связанные с управлением предприятием, включают планирование, организацию и контроль. Административно-хозяйственный персонал имеет ответственность за разработку планов, бюджетов и стратегий, а также за их реализацию и наблюдение.
На предприятии существует система, которая гарантирует защиту и безопасность всех его сотрудников. Административно-хозяйственный персонал активно контролирует исполнение правил и норм безопасности, а также ответственно отвечает за ограничение доступа на территорию предприятия. Кроме того, этот же персонал занимается важным аспектом безопасности — пожарной безопасностью, чтобы предотвратить возможные чрезвычайные ситуации.
Задачи, связанные с управлением человеческими ресурсами, лежат на плечах административно-хозяйственного подразделения. Это включает в себя подбор, найм и обучение персонала, разработку системы мотивации, оценку эффективности работы и развитие потенциала сотрудников.
Забота о рациональной организации рабочих мест на предприятии лежит на плечах административно-хозяйственного отдела, который берет на себя ответственность за создание комфортных условий труда для сотрудников. Важную роль в этом процессе играет оснащение рабочих мест необходимыми инструментами и специальным оборудованием, которое обеспечивает эффективное и качественное выполнение рабочих задач.
Административно-хозяйственная служба активно занимается разрешением сложностей и противоречий, предупреждением конфликтов и поддержанием гармоничной рабочей обстановки в среде коллектива.
Административно-хозяйственное управление занимается поддержкой и обслуживанием информационных систем компании, гарантируя их безопасность и эффективную работу.

Задачи, решаемые административно-управленческим персоналом в бюджетном учреждении

Административно-управленческий персонал имеет важное значение для эффективной работы любого бюджетного или муниципального учреждения. Менеджеры и администраторы выполняют множество задач, способствующих сохранению стабильности и прогрессу развития организации.

Организация и наблюдение: административный персонал активно участвует в формировании финансовых планов и бюджетов, а также следит за их реализацией. Это включает в себя установление конкретных целей и задач, разработку стратегического плана, а также постоянный контроль и анализ достигнутых результатов.
Задачи организации и координации поручены администраторам, которые занимаются структурированием работников, распределением задач и ресурсов, формулированием правил и процедур. Кроме того, им предстоит согласовывать деятельность различных отделов, обеспечивая их взаимодействие и сотрудничество.
Управление персоналом: административное управление включает в себя процессы подбора и приема сотрудников, создания системы стимулирования и мотивации, оценки эффективности работы и развития персонала.
Административные сотрудники активно отслеживают соблюдение норм и правил, обеспечивая безопасность на территории учреждения и исполнение законодательства.
Администраторы играют ключевую роль в урегулировании конфликтов и поддержании атмосферы дисциплины в коллективе.

Советуем прочитать: Searching как искусство: где и как правильно искать информацию

Зарплата и другие расходы организации на содержание административно-управленческого персонала

Расходы, связанные с административно-управленческим персоналом, обычно являются основной статьей затрат для большинства компаний. Оплата труда и компенсации, предоставляемые административному персоналу, могут быть существенными и составлять значительную долю бюджета организации.

В дополнение к оплате труда, имеются и дополнительные расходы, связанные с обеспечением административного персонала. Среди них можно выделить:

Затраты на обучение и профессиональное развитие сотрудников, включая проведение обучающих курсов, семинаров и тренингов.
Затраты на комплектацию рабочих мест, охватывающие оснащение компьютерами, печатными устройствами, мебелью и прочими необходимыми предметами.
Расходы, связанные с обеспечением защиты информации, включая программное обеспечение для борьбы с вирусами, системы шифрования данных и другие.
Расходы на командировки, связанные с участием в конференциях, семинарах и других мероприятиях, требуют финансовых затрат.
Расходы, связанные с представительством, включая обеды с клиентами, сотрудниками и другими партнерами и т.д.

При разработке бюджета организации и определении оптимального числа административных и управленческих сотрудников необходимо учесть все эти издержки.

Можно сделать интересный вывод: если вы хотите стать главным бухгалтером, то вам необходимо прочитать все статьи на нашем сайте, чтобы стать частью административно-управленческого персонала.

Чем занимается аппарат управления в компании, и как улучшить его работу

После проведения сопоставительного анализа, представлены результаты, которые позволят владельцам организаций сделать выводы о возможных путях повышения эффективности деятельности административно-управленческого персонала.

Александра ЛушниковаПомощник в области промышленного консалтинга

После проведения сопоставительного анализа, представлены результаты, которые позволят владельцам организаций сделать выводы о возможных путях повышения эффективности деятельности административно-управленческого персонала.

В течение 2020-2021 годов, компания Industry Consulting Ecopsy, осуществила масштабное исследование, посвященное оценке количества сотрудников, занятых в управленческих и непроизводственных отделах различных компаний. Также были выявлены ключевые факторы, влияющие на объемы трудозатрат. Участие в исследовании приняли сто компаний из разных секторов экономики, включая производственную сферу, торговлю и услуги, добычу полезных ископаемых, строительство, проектную работу, а также сферу телекоммуникаций и информационных технологий.

Результаты исследования были определены на основе сравнения численности административно-управленческого персонала (АУП) в 23 основных функциях. Также был проведен анализ удельных показателей численности данных функций, таких как соотношение количества договоров к количеству юристов в месяц.

Изучено также, кто из сотрудников компании тратит почти половину своего рабочего времени на подготовку отчетов. Также было проанализировано, помогает ли передача отдельных функций на аутсорсинг разгрузить штатных сотрудников. Также было изучено, как цифровизация влияет на количество сотрудников компании. Наконец, были определены ключевые роли, которые выполняет АУП в действительности. Вот четыре основных вывода нашего исследования.

1. Отдел кадров, учет документов и финансовая отчетность погружены в море бумаг

Работники, занимающиеся этими функциями, тратят на создание внутренних отчетов от 35 до 45% своего рабочего времени, что составляет удвоенную среднюю степень «забюрократизированности» по всем другим функциям.

Обратите внимание на организацию работы данных отделов внутри вашей фирмы; помогите сотрудникам облегчить процессы с целью освободить время для более приоритетных задач.

Цифровые технологии влияют по-разному на количество предприятий в промышленном и неиндустриальном секторах.

Производственные и добывающие организации входили в состав группы промышленных компаний. Непроизводственные предприятия, в свою очередь, представлены в отраслях торговли и услуг, строительства, телекоммуникаций и информационных технологий. Важно отметить, что не всегда является очевидной роль «раздутого» IT-отдела.

Решить проблему излишней отчетности невозможно с помощью аутсорсинга сервисных функций.

В одном из наших реализованных проектов мы решили передать работу по ведению бухгалтерии на аутсорсинг. Это привело к тому, что нам пришлось выделить отдельных сотрудников, чьей основной обязанностью стала подготовка внутренней отчетности и предоставление данных для аутсорсинговой компании. Однако стоит отметить, что передача этой функции стороннему подрядчику не всегда оказывается эффективным решением. Иногда это не только не разгружает наш персонал и не снижает бюрократию, но и может привести к финансовым потерям.

Согласно проведенному исследованию, услугами аутсорсинга пользуются 65% компаний из выборки. Наиболее популярными функциями, передаваемыми на аутсорсинг, являются внутренний аудит (полностью или частично передан 47% компаний) и бухгалтерский и налоговый учет (22%). Тем не менее, даже при полной передаче этих функций на аутсорсинг, штатные сотрудники продолжают тратить значительное количество времени на работу с внутренней отчетностью по соответствующим направлениям — от 20 до 80% рабочего времени.

Советуем прочитать: Как устроить ребенка в детский сад в новом городе без прописки: требования и документы

Важно отслеживать нагрузку штатных работников, которые были переданы на аутсорсинг, чтобы убедиться, что деятельность подрядчика не приводит к появлению новых обязанностей по составлению отчетов.

4. Главное учреждение не готово взять на себя функцию руководителя.

Большинство функций, связанных с центральными аппаратами, составляют около 40% и определяют себя в качестве помощников, чей удел — обеспечивать информацией и документами других сотрудников. Однако они не занимаются определением стратегических направлений развития. Еще 27% функций направлены на координацию и контроль.

Особое внимание следует уделить анализу уровня прозрачности ответственности в организации. Возможно, одним из путей повышения эффективности будет расширение роли лидерства для сотрудников руководящего аппарата или устранение дублирования управленческих уровней и излишнего контроля.

Во многих предприятиях, которые занимаются улучшением эффективности, основное внимание уделяется производственным процессам. Однако, в системе управления также есть значительный потенциал по оптимизации, включая устранение избыточного контроля, дублирования и внедрение разумной цифровизации. Наш опыт показывает, что до 30% затрат на отчетность можно сократить путем изменения организации работы.

Административно технический персонал по электробезопасности

Работа с электрическими устройствами представляет опасность из-за потенциального риска, связанного с воздействием электрического тока. Неосторожное обращение с напряжением может вызвать не только травмы, но и привести к смертельному исходу. Для выполнения таких работ необходимы специалисты, которые прошли соответствующее обучение и получили категорию по электробезопасности. Контроль над каждым этапом работы с электричеством должны осуществлять эксперты и опытные сотрудники административно-технического персонала.

Административно-технический персонал – что это такое

Административно-технический персонал – это группа работников, которым поручена обязанность заниматься обслуживанием электроприборов, а также устанавливать, настраивать и восстанавливать оборудование. Сотрудники несут ответственность за обеспечение безопасности при работе с электрическими установками.

Рабочая схема менеджмента

Задачи административно-технического персонала по электробезопасности

Задачи автотранспортного предприятия включают в себя:

регулирование и наблюдение за техническими и оперативными работами по обслуживанию электрических систем;
гарантированное обеспечение энергией с высоким уровнем безопасности
выполнение работ по ремонту и монтажу данного устройства

Сотрудники также вправе выполнять задачи операционного и технического персонала:

Осуществление деятельности, направленной на совершение сборки, установки, разборки и восстановления технического оборудования.
осуществление моментальных смен;
Внедрение и использование прибора с целью обеспечения работоспособности отдельных структур подразделений и всего предприятия.
организация рабочего места;
оценка уровня готовности сотрудников;
позволение сотрудникам проникать на рабочую систему
осуществление проверки соответствия работ с электроустановками нормативным требованиям;
Следят за выполнением срочных работ с оборудованием, которые включают в себя ремонтные и профилактические меры.
Контроль над работой специализированных организаций, осуществляющих проверки устройств.

Кто относится к административно-техническому персоналу

Служащие, обладающие инженерной специализацией, входят в состав АТП. Эти сотрудники несут ответственность за работу устройств, которые работают от электричества. Каждое предприятие нуждается в данной категории работников, поэтому для контроля процесса создается специальная комиссия. На роль председателя комиссии назначается главный инженер или главный энергетик, а ее состав включает руководителей отдельных структурных подразделений предприятия и инженеров по охране труда.

Общие требования к работникам

Сотрудник административно-технического персонала обязан соответствовать всем требованиям, которые предъявляются к данной должности. Команда сотрудников состоит из людей, которые имеют образование в области инженерии или техническое образование, а также минимум 3 года опыта работы с электроустановками. Все сотрудники данной категории должны обладать удостоверениями по электробезопасности и охране труда.

Для выполнения своих служебных обязанностей работники АТП должны пройти ряд мероприятий, включающих в себя:

Процедура обследования на медицинскую пригодность.
Оценка уровня знаний через прохождение экзаменационной процедуры.
Приведение в согласование соответствующих курсов обучения.
Прохождение обучения по обеспечению безопасности в работе с данной аппаратурой.

Принципы выполнения работ

Обязанностью персонала по электробезопасности является осуществление контроля за работой установок и обеспечение надлежащего функционирования, а также руководство бригадой, занимающейся эксплуатацией и исправлением неисправностей при работе с электрооборудованием.

Дополнительные сведения! Иногда на предприятиях работы оперативно-ремонтного персонала включаются в обязанности административно-технической бригады.

Особенности регулирования труда административного персонала

Предприятие не получает непосредственной экономической выгоды от наличия административных сотрудников. Поэтому работодателю необходимо учитывать особенности, связанные с регулированием их труда.

Советуем прочитать: Касса точка: лучшее решение для эффективного ведения бизнеса

При проведении своей деятельности работодатель должен учесть следующие факторы:

Для стимулирования работников используется система оплаты труда по результатам, либо привязка заработной платы к ценности сотрудника для компании.
административный персонал должен обладать определенными привилегиями и способностью успешно выполнять свои обязанности;
Необходимо внимательно проанализировать объем предстоящих задач, перед тем как принимать новых сотрудников. Численность административного персонала не должна превышать 40% от общего числа сотрудников в организации.

Порядок проведения обучения

При приеме на работу необходимо обязательно провести проверку компетенций административно-технического персонала.

Квалификационная группа определяется в зависимости от типа полученного образования, опыта работы, уровня компетенции и стажа трудовой деятельности.

Группа №1 предназначена для сотрудников, которые обладают основными знаниями. Эти работники могут контролировать работу электроприборов, а также оказывать необходимую помощь, если человек получил травму от электрического удара.
Группа 2. Она назначается после проверки знаний устройства приборов и принципов их работы в ходе экзамена.
Третья категория. Подтверждение знаний о структуре электроприборов и способности к их самостоятельному обслуживанию без помощи других сотрудников является основанием для присвоения данной группы. Члены данной группы могут выполнять обязанности АТП.

Группа 4. Чтобы сотрудник 3 категории получил группу, ему необходимо пройти аттестацию не ранее, чем через полгода. Работник должен овладеть основами электрических установок, а также изучить схемы обслуживаемого участка. При аттестации проверяются знания в области безопасности электроустановок и охраны труда.
Для получения данной степени сотрудник должен трудиться вместе с предыдущей группой не менее двух лет, изучая область эксплуатации технического оборудования и организации производственного процесса. Необходимым условием получения пятой степени является обеспечение безопасности работ и контроль за оперативно-ремонтной бригадой в процессе выполнения работ.

Дополнительной информацией служит то, что АТП обязательно изучает инструкцию по охране труда каждые полгода. Процесс обучения в этой области проводится в соответствии с утвержденной программой, предоставленной образовательным центром. Проверка знаний в области охраны труда проводится не реже одного раза в течение трех лет, а повышение квалификации осуществляется один раз в пять лет.

Когда не требуется обучение на регулярной основе

Согласно Государственному Управлению Ростехнадзора, контроль знаний по плану не необходим в данных ситуациях:

В организациях, сотрудники, которые относятся к персоналу оперативного и ремонтного отдела, обязаны пройти аттестацию, чтобы подтвердить свою квалификацию для выполнения работ и контроля за процессом в действующих установках.
Человек, который занимается двумя работами и уже успешно прошел проверку своих знаний в другой компании, не должен иметь разницу во времени, превышающую 6 месяцев, между датой его фактической аттестации и планируемой.
Сотрудники в соответствии со внутренними документами организации связаны с отдельными структурными подразделениями.

Периодичность проверок

Сотрудникам компании требуется пройти аттестацию в целях повышения своей квалификации. Эта проверка знаний может быть запланированной или непредвиденной. Плановая аттестация проводится через каждые 3 года, в то время как внеплановая организуется по требованию проверяющих органов. Внеплановая проверка знаний проводится для обеспечения возможности персоналу справиться с неожиданными ситуациями и выполнить дополнительные мероприятия при необходимости.

Следует обратить внимание на то, что обязательная проверка производится в случае нарушения законодательных норм и внутренних документов организации. Кроме того, проверка также проводится при введении новых норм законов и условий труда.

Особенности переаттестации

Улучшение профессиональных навыков достигается путем личной реализации проектов и активного руководства коллегами при работе с техническими устройствами. После успешной сдачи экзамена предоставляется сертификат, подтверждающий соответствующий уровень компетенции.

Регулировка использования электрических устройств

Согласно основам и правилам международного права, АТП обязан осуществлять деятельность при условиях труда, соответствующих достоинству. Сотрудникам предоставляются права на социальное страхование, своевременную оплату труда, обучение и отдых. Им полагается компенсация убытков, включая возмещение морального ущерба.