Деловая корреспонденция является документацией, которая имеет особую важность. В практике делопроизводства наиболее часто встречаются информационные письма. При составлении таких писем необходимо следовать образцам, установленным в ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Взаимодействие письмами возможно между различными компаниями, отделами в рамках одной организации, сотрудниками, занимающими должности или имеющими полномочия. В настоящей статье будут рассмотрены особенности создания запросного письма для получения информации и оформления ответного письма на него, а также предоставлены образцы для бесплатного скачивания.

В каких случаях оформляется письмо запрос

В бизнес-корреспонденции можно выделить две основные категории писем: те, на которые требуется ответ, и те, на которые ответ не требуется. К первой категории относятся информационные письма, письма сопровождения и гарантийные письма. Ко второй категории относятся предложения (включая оферты), запросы, предложения и просьбы. Несмотря на это, формально необходимо отвечать даже на нерабочие письма, такие как приглашения или поздравления, чтобы соблюдать деловую этику.

С целью получения важной информации о второй стороне, организация направляет письмо-запрос, прося предоставить необходимые сведения.

Для того чтобы запрос имел юридическую силу и являлся официальным, необходимо обратиться к получателю с просьбой о предоставлении требуемой информации. Получатель обязан предоставить указанную информацию полностью и в установленные сроки, оформив свой ответ в соответствующей форме.

Вы можете адресовать своё письмо-запрос следующим организациям:

• все государственные учреждения, такие как Пенсионный фонд Российской Федерации, Федеральная налоговая служба, Федеральная служба государственной регистрации, кадастра и картографии, Федеральная служба статистики, Фонд социального страхования;
• людям, с которыми заключены договоры, предпринимательским партнерам и организациям, не связанным с нашей компанией;
• Для получения более точной информации о прежних работниках возможно обращаться к организациям.

Запрос в письменной форме может содержать просьбу или указание, но не допускается требование предоставления конфиденциальной информации и персональных данных физических лиц. Раскрытие государственных, коммерческих и служебных секретов является нарушением закона и преследуется по закону.

Чаще всего люди обращаются с запросами, чтобы получить информацию такого характера:

• Преобразование текста, сделав его оригинальным, через использование открытых баз данных ЕГРЮЛ:Извлечение информации из базы данных ЕГРЮЛ;
• Согласно судебному решению, индивидуальные предприниматели или юридические лица могут быть лишены права на проведение деятельности.
• Собственниках имущества, включая земельные участки;
• Рассмотрим вопрос о ценах и выборе продукции, а также их характеристиках, интересующих потребителей.

Редкий случай, когда требуются бумажные экземпляры договоров (в оригинале или заверенных копиях) и образцы продукции, направляемые в организацию.

Советы по оформлению информации

ГОСТ Р 7.0.97-2016 предписывает использовать определенный формат при составлении писем-запросов.

Существуют определенные правила, которые нужно соблюдать при оформлении.

1. Создается текст на оригинальном шаблоне с применением символов и деталей фирменного стиля, в случае его наличия.
2. В состав обязательных элементов входят основные сведения о компании (полное наименование и сокращенное), идентификационный номер налогоплательщика, уникальные коды (Основной Государственный Регистрационный Номер, Код Привлечения Промышленности, Общероссийский Классификатор Продукции и Услуг), контактные данные, дата и место составления письма, информация о руководителе фирмы, первоначальный номер регистрации письма.
3. Границы полей в данном документе составляют: 2 см сверху и снизу, 3 см слева и 1 см справа.
4. Организация-отправитель также обязана разместить на конверте свои печати и эмблемы.

Важно, чтобы суть письма отражала главные идеи, выделяла их в структуре.

В письме можно выделить шесть условных блоков.

• официальное письменное обращение
• В начале текста (вводной части) напишем следующий лид-абзац, уникальный с точки зрения Русского языка:»С самого первого предложения этого текста вы понимаете, что вас ожидает уникальное и оригинальное содержание. Здесь вы найдете свежие мысли и новые подходы, которые помогут расширить ваш кругозор и привнести свежий взгляд на предмет обсуждения. Внимание и интерес читателя — вот что здесь приоритетно, и все усилия направлены на то, чтобы предложить вам самую интересную и полезную информацию. Начнем наше увлекательное путешествие в мир уникальных мыслей и идей прямо сейчас!»
• описание требуемых документов или список необходимых докуменов для предоставления
• Выражение благодарности, объявление о намерении установить сотрудничество и другие варианты вежливого обращения.
• Подпись представителя, уполномоченного органом.

В случае обращения к государственным органам необязательно включать приветствие и выражение благодарности.

Скачивание эталона

Уважаемый контрагент,Просим Вас предоставить нам информацию, согласно стандарту ГОСТ Р 7.0.97-2016. Мы обратились к Вам с этим запросом, так как готовимся к выполнению совместного проекта, и необходимо собрать все необходимые данные и документацию.Пожалуйста, предоставьте нам следующую информацию:1. Полные юридические наименования организации и ФИО контактных лиц.2. Юридический адрес и контактные данные (телефон, электронная почта).3. Реквизиты банковского счета.4. Сведения о лицензиях и разрешительных документах, если они имеются.5. Информацию о прошлом опыте работы в данной сфере.Мы будем благодарны, если Вы предоставите нам эту информацию в ближайшее время, чтобы мы могли продолжить наше сотрудничество. Если у Вас возникнут какие-либо вопросы или требуется дополнительная информация, не стесняйтесь обращаться к нам.С уважением,[Ваше имя][Название вашей организации]

Организация под названием «Пчелка» обращается к главному руководителю

ООО «ЭкоХим» расположено в Московской области Российской Федерации.

Домашний адрес Пробиркина П.Л. находится на улице Цветочная, дом номер 60.

Номер телефона, который можно набрать — (4965)55555.

Телеграф (4965)444444

Исх. №78 от 08.06.2021 перефразировано для создания уникального текста.

Бланк №75, датированный 07.04.2021 года, требует переформулировки.

Стоимость приборов для анализа

Дорогой Петр Львович!

Мы признательны за Вашу заявку, полученную 7 апреля, на анализаторы, предназначенные для оценки качества меда. Нас интересует приобретение партии данной продукции, однако мы хотели бы получить более подробную информацию о технических характеристиках анализаторов при работе в условиях, не предусмотренных стандартами, в частности, при повышенной влажности воздуха. Мы просим Вас предоставить нам эти данные.

Мы очень надеемся на дальнейшую возможность сотрудничества и заранее хотели бы выразить нашу искреннюю благодарность за ваш ответ!

Уважаемый глава организации,С наибольшим уважением, руководитель

Компания с ограниченной ответственностью «Пчелка», руководителем которой является А.А. Медведкина, представляет себя.

На различных онлайн-платформах (включая официальный портал Роскомнадзора) имеется возможность загрузить образцы бланков. К тому же, бланки могут быть унифицированы в соответствии с внутренними документами предприятия.

Как написать ответ?

В соответствии с законодательным актом №59 ФЗ, принятым 2 мая 2006 года, необходимо ответить на письменный запрос в течение 30 дней с момента его получения (время на доставку не входит в указанный срок). Для передачи определенных сведений компания обязана получить согласие сотрудника или уполномоченного лица.

Следует руководствоваться теми же правилами при составлении ответа, что и при написании исходного письма, в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016. Важно обеспечить наличие уникального номера письма в информации о входящей и исходящей переписке, чтобы предоставить данную информацию в виде отчета по требованию государственных инспекций или общественных экспертов. Также ответу необходимо присвоить регистрационный номер.

Ответ на письмо рекомендуется составить тем участникам нашей команды, которые обладают соответствующей компетенцией и ответственностью. Это могут быть главный секретарь, бухгалтер, сотрудник кадровой службы, специалист в соответствующей области (технолог, проектировщик, маркетолог и т. д.) или заместитель руководителя.

В небольших компаниях руководитель самостоятельно занимается составлением писем. Однако, важным условием является заверение писем-запросов и писем-ответов подписью и печатью именно этого руководителя.

Уважаемый (ФИО),С благодарностью принимаю ваше письмо, в котором вы обратились с запросом о (указать тему). Я рад сообщить вам, что мы готовы оказать вам необходимую помощь.Мы внимательно изучили ваш запрос и теперь готовы предложить вам следующие варианты решения. Во-первых, (указать первый вариант). Данный вариант позволит вам (описать преимущества и возможности). Во-вторых, мы можем предложить вам (указать второй вариант), который позволит вам (указать преимущества и возможности этого варианта).Мы полностью осведомлены о ваших требованиях и готовы адаптировать предложенные варианты в соответствии с вашими потребностями и предпочтениями. Наша команда специалистов с радостью окажет вам всестороннюю информационную поддержку и ответит на все ваши вопросы.Пожалуйста, обратите внимание, что для дальнейшего обсуждения и уточнения деталей нашего сотрудничества, мы предлагаем установить личную встречу или провести видеоконференцию. Это позволит нам эффективно обсудить все вопросы и гарантировать вам наивысший уровень сервиса.С нетерпением жду вашего ответа и надеюсь на возможность сотрудничества.С уважением,(Ваше имя)

ООО «ЭкоХим» — компания, которая предлагает инновационные решения в области химической промышленности. Они специализируются на производстве экологически чистых химических веществ, которые помогают сократить негативное воздействие на окружающую среду. Компания придерживается высоких стандартов качества и безопасности, обеспечивая клиентам надежные и эффективные продукты. Они также осуществляют поставки своей продукции в различные отрасли, такие как промышленность, сельское хозяйство и медицина. Команда профессионалов в ООО «ЭкоХим» стремится к постоянному развитию и прогрессу, чтобы удовлетворить потребности клиентов и способствовать сохранению природных ресурсов.

• Концентрация взвешенных частиц диаметром от 2 до 100 микрон не превышает 0,7 г/м³, что указывает на отсутствие значительного содержания пыли в воздухе.
• °C.
• Уровень влажности составляет от 40% до 85%.
• Максимальная разрешенная величина давления не должна превышать отметку 200 килопаскалей.

Государственные учреждения обычно предоставляют более подробные ответы, часто ссылаясь на официальные документы, законы и постановления.

Иногда в ответном письме может быть данный отказ. В таких случаях, могут использоваться следующие фразы: «К сожалению, наша организация не в состоянии предоставить информацию, которую вы запрашиваете», или «Банк не имеет права раскрыть запрашиваемые вами данные, так как они являются банковской тайной».

Выводы

Запрос информации в письменной форме составляется для официального оформления просьбы или требования передачи сведений, которые не являются конфиденциальными.

Контакты отправляются партнерам, внешним организациям и государственным учреждениям.

В составлении текста запроса следуют рекомендации, изложенные в документе «Руководство по оформлению текстовых документов в соответствии с РОСТ Р 7.0.97-2016».

В соответствии с Федеральным законом №59 ФЗ, обязательно требуется составить ответное письмо на запрос, и это должно быть выполнено в течение 30 календарных дней.

Письмо о предоставлении информации: пример

Письмо о предоставлении информации: пример

Организация накапливает разнообразные данные о своих контрагентах и сотрудниках. Иногда устный ответ не является достаточным, и в некоторых случаях требуется запечатлеть информацию в письменном виде. С этой целью отправляется письмо с запросом предоставления информации, вы можете найти пример такого письма в данной статье.

Не существует единой формы для запроса, письмо может быть оформлено по собственному усмотрению, с учетом определенных особенностей.

Письмо о предоставлении информации: образец >>>уникально перефразируемый текст, используя русский язык, суть которого заключается в возможности бесплатного скачивания.

Письмо о предоставлении информации: когда требуется

Когда предприятию требуется не просто получить информацию, а закрепить ее в письменной форме, они обращаются к письму. Возьмем одну ситуацию в качестве примера.

Предположим, в организацию приняли нового сотрудника. Вскоре после этого он вынужден был уйти в больничный по причине заболевания ребенка. Работник имеет право взять любое количество дней отпуска по болезни ребенка, однако оплачиваемые дни ограничены. Этот лимит зависит от возраста ребенка, условий его лечения (амбулаторно или стационарно) и характера заболевания. Поскольку сотрудник присоединился к компании не с начала года, работодатель нуждается в информации о предыдущих случаях детского больничного, которые были получены на предыдущем месте работы. В таком случае необходимо составить запрос на предоставление этой информации. Желательно отправить его заранее, сразу же после трудоустройства, не дожидаясь фактического возникновения необходимости в больничном отпуске.

Куда отправить письмо с просьбой предоставить необходимую информацию?

• Предлагается обратить внимание на предлагаемую переформулировку:В бизнесовых отношениях сделаем акцент на важности обеих сторон — поставщиках и покупателях.
• предоставляется возможность получить финансовую выгоду через предоставление заемщикам, включая физических лиц и организации, денежных средств под определенные условия в виде кредита.
• который ранее был наймом в вашей компании,
• Органу власти государственного или муниципального уровня.

Приведем пример ситуации, где ФНС настаивает на необходимости налогоплательщиков быть внимательными при выборе контрагентов. Перед подписанием договора организация обязана собрать информацию о потенциальном партнере из общедоступных источников, таких как базы данных арбитражных дел и государственные реестры, например ЕГРЮЛ. Если информация не была найдена, ее можно запросить, отправив соответствующее письмо о предоставлении нужных сведений.

Письмо о предоставлении информации: образец

Письмо о предоставлении информации: что можно запросить

При составлении запроса важно учитывать ограничения, установленные законодательством в отношении получения информации. Например, если вы хотите запросить у своего бывшего работодателя определенные данные, необходимо предварительно получить согласие сотрудника на обработку его персональных данных.

Не стоит прибегать к запросу данных, защищенных законами о государственной или коммерческой тайне. Не стоит беспокоиться о возможных наказаниях, но вам будет потрачено время на ожидание и вы не получите необходимую информацию.

Необходимо также избегать запроса информации, доступной в публичных источниках. Например, большинство сведений о компании можно получить из ЕГРЮЛ. Запросить выписку можно на веб-портале ФНС и получить в электронной форме. Всего это займет несколько минут, в то время как ответ на электронное письмо может быть ожидаемым в течение месяца.

Письмо о предоставлении информации: как составить

Не существует стандартной формы для написания запроса в письменном виде. Необходимо составить его в произвольной форме, соблюдая следующие правила:

• которые применяются в организациях, много. Важно следовать им и соблюдать все этапы работы с документами.
• Стандарты, установленные в организации для обработки документов.

Соблюдение требований ГОСТ является опциональным, и несоблюдение этих требований не будет использоваться в качестве основания для отказа в предоставлении ответа.

При написании письма с целью предоставления информации, привычно включать в него следующие составляющие:

• а также информация о его деятельности, предоставляются в официальном документе, который содержит все необходимые сведения о компании. Данный документ позволяет узнать полные и достоверные сведения о предприятии, включая его название, адрес, регистрационный номер, налоговый и банковский реквизиты. Благодаря этому документу можно установить все юридические данные о предприятии и использовать его для официальных целей, таких как заключение договоров или проведение финансовых операций.
• Название и данные получателя,
• которые указаны в документе, можно использовать для идентификации отправителя и определения даты, когда документ был создан.

«Я хотел бы узнать ваше мнение о данной ситуации. Она вызывает у меня некоторые опасения, и я хотел бы услышать ваши мысли по этому поводу. Возможно, вы замечаете нечто, что ускользает от меня. Буду благодарен, если вы сможете поделиться своими наблюдениями и оценками. Это поможет мне принять соображения и принять верное решение.»Результат:»Желаю ознакомиться с вашим личным мнением, касающимся текущей ситуации. Возникают у меня некоторые опасения в связи с ней, и я был бы рад услышать ваши мысли об этом. Возможно, вы обнаружите что-то, на что я упустил внимание. Буду очень благодарен, если вы соизволите осветить свои наблюдения и оценки. Это поможет мне принять во внимание и принять подходящее решение.»

• представленная в данном документе, содержит изложение важных данных.
• если таковые имеются, список документов, которые прилагаются
• Подпись главы.

В случае необходимости обратиться к исполнителю, можно обратиться к руководителю и получить данные и телефон исполнителя. Это обеспечит возможность связаться непосредственно с ним в случае возникновения вопросов.

Уважаемый посетитель, не упустите возможность воспользоваться выгодным предложением, действующим только в апреле!

Читайте журнал «Российский налоговый курьер» на самых выгодных условиях >>>

По всем вопросам звоните 8 (800) 511 69 47 или напишите нам в WhatsApp или Telegram Скачайте счет>>>

Как правильно оформлять запросы информации у контрагентов

Как правильно оформлять запросы информации у контрагентов

Получение дополнительной информации от своих партнеров может помочь избежать неожиданных доплат при проверках. Налоговые органы сейчас осуществляют ревизии в соответствии с новыми правилами. Для вашего удобства, мы подготовили образцы запросов информации, которые можно отправить контрагентам.

Образцы запросов информации у контрагентов

Согласно статье 54.1 Налогового кодекса РФ, покупатель имеет право учесть свои расходы и сделать вычеты, если контрагент, с которым он заключил договор, исполнил сделку. Также, если контрагент передал обязательство по сделке третьему лицу в соответствии с законом или договором. Эти правила вступили в силу с 19 августа.

• Изученные данные говорят о значимости данной публикации:
• Как корректно учесть в бухгалтерии издержки, связанные с аудитом контрагентов?

Если фискальные органы обнаружат, что у партнера отсутствуют ресурсы и он не привлекал сторонних лиц, то невозможно списать расходы и заявить о вычетах. Поэтому рекомендуется провести проверку контрагента до заключения с ним договора, чтобы избежать проблем.

Для проведения проверки, вам следует использовать список контрольных вопросов. Не обязательно собирать все предложенные вопросы, но при осуществлении крупных сделок рекомендуется получить максимальное количество информации о контрагенте. Это особенно важно в случае, если поставщик является малоизвестной организацией.

Нам необходимо обратиться к нашему партнеру и узнать о наличии у него ресурсов и способе выполнения договора: будет ли он осуществлять работу самостоятельно или привлечет подрядчиков. Пример запроса представлен ниже.

Примерный вопрос о получении данных о партнере

Возможно, ваша организация получила запрос относительно способа исполнения договора. Решение о предоставлении информации покупателю или заказчику принимает руководство. Продавец не обязан раскрывать подробности своего бизнеса. Однако в письме стоит подтвердить, что компания обладает ресурсами для выполнения сделки. В противном случае покупатель может отказаться от договора из-за возможных налоговых рисков. Представлен ниже образец ответа покупателю.

Изложите свою позицию в ответе на запрос клиента или заказчика

Договор

В случае, если вы установили, что у другой стороны имеются доступные ресурсы и приняли решение о заключении договора, то можно включить в него дополнительные специальные условия. Познакомьтесь с примерами запросов информации у потенциальных партнеров.

Условия договора поставки могут быть дополнены следующими положениями, согласно которым контрагент должен подтвердить наличие ресурсов и его готовность лично осуществить сделку или привлечь третьих лиц для этого. При желании контрагента можно включить и другие гарантии. Например, продавец может гарантировать покупателю, что отразит поставку в своей отчетности и предоставит документы, связанные с сделкой, по запросу налоговых органов. Кроме того, информация о продавце, содержащаяся в ЕГРЮЛ, является достоверной. Вот пример образца условий договора поставки.

Пример. Какие условия о гарантиях со стороны поставщика должны быть учтены в договоре поставки.

Для покупателя есть положительные стороны, если в проект договора включены гарантии продавца. Во-первых, покупатель имеет возможность оценить риски и принять решение о заключении договора, в случае если контрагент отказывается предоставлять гарантии. Например, существует вероятность того, что поставщик не включит счет-фактуру в декларацию по НДС, и налоговая служба потребует удалить вычеты.

Если включить данные обязательства в контракт, это позволяет включить дополнительное выгодное условие для покупателя — контрагент будет компенсировать расходы и вычеты, в случае их списания налоговыми органами.

Также рекомендуем прочитать:

Немедленно оговорить список субподрядчиков и указать их в соглашении.

• выстраивать согласование между заказчиком и субподрядчиками.
• Необходимо передать документацию и информацию о сотруднике, работающем в подряде: как, например, дубликаты учредительных документов, протоколы о назначении руководителя, штатное расписание, а также информацию о наличии допуска к саморегулируемой организации.

Какие дополнительные положения касательно субподрядчиков следует включить в контракт подряда?

Если заказчик удостоверится, что субподрядчики имеют все необходимые ресурсы и зарегистрированы, то вероятность того, что они надлежащим образом выполнят договор, возрастает. В результате, риск возникновения претензий относительно того, что договор был исполнен не контрагентом или его субподрядчиками, а третьими лицами, снижается.

Если заказчик будет фактически выполнять работы субподрядчика, то следует добавить условие о его участии в договор. В случае невыполнения сторонами условий договора, это может вызвать подозрения налоговых органов о фиктивной сделке. Поэтому, если заказчик не планирует проверять субподрядчиков, то в договоре следует указать только право генподрядчика привлекать их.

Не забывайте сохранять различные документы, которые подтверждают выполнение работ. Например, это могут быть заявки от заказчика на разрешение использования транспорта и работников подрядчика или субподрядчиков, пропуска для них, протоколы встреч с участием представителей подрядчика, а также переписка с подрядчиком о согласовании субподрядчиков.

Штрафные санкции. Для получателя товара и заказчика будет выгодно включить в контракт условие о том, что в случае претензий со стороны налоговых органов по результатам проверки контрагент будет возмещать сумму вычетов НДС, затрат, пеней и штрафов. Даже если компания не будет фактически требовать такие суммы, такое условие в контракте может способствовать дисциплинированию продавца.

Если договор заключен с однодневкой, то включение условия о возмещении доначислений по проверке со стороны поставщика становится бессмысленным. Поскольку убытки с такого поставщика взыскать будет невозможно, то более безопасным решением является проведение проверки контрагента и идентификация однодневок до подписания компанией договора.

Пример составления условий соглашения о возмещении доплат по проведению контроля. Такие же условия можно включить в договор подряда или оказания услуг. В этом случае замените «продавца» на «подрядчика» или «исполнителя», а «покупателя» — на «заказчика».

Как включить в договор условие о том, что вторая сторона обязуется компенсировать недоплаты.

Существует возможность возмещения сумм доплаты с контрагента, даже если покупатель не оспаривал решение налоговых органов относительно проверки, при условии, что это не требовалось в договоре (постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 5 июня 2017 года № Ф08-2428/2017). Речь идет о ситуации, когда компании предусмотрели в договоре обязательства продавца по отражению сделки в отчетности, выставлению счетов-фактур и первичной документации и тому подобное. Судебные решения пришли к выводу, что если налоговые органы отказали в вычете и расходах из-за поставщика, то он нарушил обязательства.

Если продавец не согласен с условиями покупателя, можно предложить альтернативный вариант. Например, продавец может компенсировать доплаты, если покупатель обжаловал решение налоговых органов в УФНС, но они все же поддержали проверку. Альтернативно, продавец может возместить доплаты, если покупатель оспорил отказ в вычете и затраты не только в УФНС, но и в суде. При этом судебные чиновники поддержали проверяющих и отменить доплаты покупателю не удалось.