Нумерация вкладышей в трудовую книжку начинается или продолжается с единицы? В каком официальном документе данный вопрос регламентируется?

ОтветитьРезультаты по первому запросу:АдвокатDELETEВ 11:52 03.09.2009 года закончилась запись звука.Саратовский город расположен на берегу Волги.

В соответствии с пунктом 38 Правил организации и хранения трудовых книжек, производства бланков трудовой книжки и их предоставления работодателями, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, при заполнении всех страниц одного из разделов трудовой книжки, в нее вставляется специальный вкладыш, который оформляется и ведется работодателем В АНАЛОГИЧНОМ ПОРЯДКЕ, как и сама трудовая книжка. Иными словами, вкладыш является ПРОДОЛЖЕНИЕМ трудовой книжки.

Давайте предположим, что если в разделе «информация о труде» последняя запись имеет номер 10, то в следующей вкладке первая запись будет иметь номер 11.

ПожаловатьсяПолучите экспертное руководство, касательно Вашей проблемыКонтактный номер телефона: 8 800 505-91-11Позвонить можно с городских и мобильных номеров без дополнительной платы в любую точку Российской Федерации.

При заполнении анкеты для трудовой книжки:

Требуется ли указывать номер трудовой книжки в данном документе и если да, то где это следует указать?

Является ли нумерация записей последовательной? Например, если последняя запись в трудовой книжке имеет номер 30, то начинается ли вкладыш с номера 31 или с номера 1?

Моя трудовая книжка была потеряна на одном из моих предыдущих мест работы, и мне был предоставлен вкладыш в качестве временной замены. Чтобы решить эту ситуацию, я самостоятельно восстановил трудовую книжку и получил дубликат. Затем я посетил свое предыдущее место работы, где вели записи вкладыша, и попросил перенести их в мою трудовую книжку. Однако мне было сказано, что вкладыш все еще действителен, и это не обязательно делать. В результате все последующие работодатели начали вносить записи в вкладыш, а не в трудовую книжку. Сейчас, когда я хочу устроиться на новое место работы, мне говорят, что это невозможно, так как дата вкладыша предшествует дате трудовой книжки (что подтверждено датой на вкладыше и в трудовой книжке). Они утверждают, что я теряю весь стаж работы, указанный во вкладыше. Как мне поступить в этой ситуации? Действительно ли я потерял весь свой стаж работы? Пожалуйста, помогите!

Одним из потенциальных сотрудников является человек, у которого в титульном листе трудовой книжки указано, что ему выдан вкладыш №—, однако сам вкладыш отсутствует. Согласно словам сотрудника, вкладыш был утерян. К сожалению, не существует возможности предоставить справку о выдаче вкладыша, которая была оформлена ранее. Следовательно, возникает вопрос о возможности оформления нового вкладыша в трудовую книжку и на каком основании это можно сделать.

Необходимо ли регистрировать информацию о вкладыше в трудовую книжку в списке трудовых книжек и вкладышей, если работник самостоятельно приобрел вкладыш и представил его в день увольнения? Следует ли включать его в трудовую книжку?

Как изменить порядок нумерации во вкладыше трудовой книжки, чтобы он начинался с 1, а не продолжал нумерацию трудовой?

Что нужно сделать, чтобы исправить дату, указанную в записи о присвоении классного чина? В приказе, выданном 15 февраля 2015 года, указано, что чин должен был быть присвоен с 14 сентября 2041 года.

У меня отсутствует запись о выдаче вкладыша в мою трудовую книжку, при этом организация, которая занималась этим, уже не действует. Что мне следует предпринять, чтобы сохранить информацию о моем стаже работы во вкладыше и не потерять ее?

Какова ответственность за исправление ошибки в нумерации записей во вкладыше трудовой книжки? И каким образом необходимо устранить эту неточность: заменить вкладыш или просто поправить номера записей?

Сколько добавочных листов можно добавить в истекшую трудовую книжку по закону, либо можно ли совсем не добавлять и приобрести новую трудовую книжку?

Как оформить вкладыш в трудовую книжку — образец

Каким образом можно оформить приложение с образцом в трудовой книжке? Этот вопрос важен даже для опытного специалиста в области кадрового делопроизводства. Давайте рассмотрим возможные пути его решения.

У вас есть возможность воспользоваться широким выбором документов и бланков, которые могут оказать вам помощь.

В какое время производится оформление вкладыша в личный трудовой документ?
Как правильно заполнить бланк в трудовой книжке?
Как правильно пришить вкладыш в трудовую книжку?
Особенности юридического оформления дополнительного документа.
Как может быть представлен бланк «Подтверждено вкладышем» в книге труда?
Как найти и скачать образец заполнения приложения к трудовой книжке (пример оформления)?
Итоги

Если сотрудники начнут вести данные о своей трудовой деятельности в электронном виде, им больше не придется беспокоиться о вкладышах в трудовых книжках. С помощью Путеводителя от КонсультантПлюс вы сможете грамотно оформить переход на электронную трудовую книжку и успешно работать с электронными данными. Получите бесплатный пробный доступ к К+ и откройте для себя все преимущества электронных записей о трудовой деятельности.

Когда осуществляется оформление вкладыша в трудовую книжку?

Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 19.05.2021 года № 320н была утверждена новая форма вкладыша к трудовой книжке. В нем же (далее — Порядок № 320н) содержится подробное описание процедуры выдачи и оформления данного вкладыша.

С 01.01.2023 года начинают использоваться новые трудовые книжки и вкладыши. Возникает вопрос, нужно ли заменять старые трудовые книжки и вкладыши у сотрудников на новые и что делать с неиспользованными бланками книжек и вкладышей старого образца, которые останутся к 2024 году. Более подробную информацию можно найти здесь.

В случае, когда один из разделов бумажной трудовой книжки полностью заполнен и возникает потребность внести дополнительные данные, вкладыш является необходимым. Он является неотъемлемой частью книжки и не может использоваться отдельно от нее, как указано в пункте 32 Порядка № 320н.

В трудовой книжке имеются три раздела, которые предназначены для регистрации информации о:

Сотрудник (который иногда называется также титульным листом);
работе;
Мы заботимся о вознаграждениях для наших сотрудников.

Итак, возникает потребность в создании дополнительного приложения для кадровика, если заполняемые поля в любом из указанных разделов исчерпаны. При этом, после внедрения приложения, заполнение оставшихся пустых полей в книжке будет невозможно — дальнейшие данные будут правомерно вноситься только в разделы добавленного приложения.

Если вам требуется оформить копию трудовой книжки, то вы можете воспользоваться советами и рекомендациями, предоставленными экспертами из КонсультантПлюс. Более того, вы можете получить бесплатный пробный доступ к правовой системе.

Наиболее часто кадровому специалисту приходится выполнить следующие действия:

заполнение лотка;
Нанесение вкладыша;
Оформление правового использования вкладыша в учете кадровых документов.

Проведем более детальный анализ особенностей данных процедур.

Как заполнить вкладыш в трудовую книжку?

Заполнение вкладыша очень похоже на процесс заполнения трудовой книжки. В первую очередь кадровику нужно внести данные в первый раздел вкладыша — на титульном листе. А именно:

день составления бумаги;
Личные данные сотрудника.

Подписи на титульном листе приложенного документа подтверждаются как самим сотрудником, так и кадровым специалистом компании.

Рекомендации по заполнению трудовых книжек доступны в статье «Пример заполнения трудовой книжки при приеме на работу».

Хотите узнать, нужно ли получить от сотрудника заявление для выдачи дополнительного листка к трудовой книжке? Получите бесплатный пробный доступ к системе КонсультантПлюс и узнайте ответ.

Последующий шаг заполнения вкладыша заключается в внесении информации в разделы 2 и 3. Структура этих разделов аналогична трудовой книжке и содержит данные о работе и заработке работника. Основные принципы заполнения этих разделов те же, что описывают заполнение самой книжки.

Информация в графах 1, 2 и 4 записывается в одинаковых полях, которые находятся на одном уровне, а также напротив поля, которое отображает выполнение работодателем определенного юридического действия (как, например, прием сотрудника на работу, увольнение, награждение).
Запись в графе 1 должна иметь номер, который на единицу превышает предыдущий номер (даже если он уже указан в трудовой книжке).
При вводе информации в документы следует избегать использования сокращений.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку?

Оптимальным вариантом является помещение вкладыша между последним листом рабочей книжки и задней частью ее обложки. Для успешного вшивания необходимо:

взять иголку с пришитой ниткой;
тщательно присоединить вкладку к книге
Для крепления вкладыша к книге необходимо сделать два отверстия и провести через них нитку, чтобы закрепить его.

Обложка вкладыша, также как и трудовой книжки, нужна для защиты — ее следует пришивать вместе с самим вкладышем.

Юридическое оформление вкладыша: нюансы

Для подтверждения допустимости применения вкладыша в качестве составной части трудового документа производится легализация данной практики через:

Регистрация информации о нем в журнале регистрации трудовых документов и приложениях.
Одной из необходимых процедур при работе с книжкой является нанесение штампа «Выдан вкладыш» и заполнение его полей серии и номера вкладыша.

Советуем прочитать: Акт на списание материальных ценностей

Обычно первая задача решается без особых трудностей: кадровику достаточно внести необходимые сведения в унифицированную форму, которая утверждена приказом Минтруда № 320н.

На пути к правильному проставлению штампа «Выдан вкладыш» встречаются некоторые трудности. Взглянем более внимательно на эту особенность.

Как может выглядеть образец записи «Выдан вкладыш» в трудовой книжке?

подпись руководителя организации, дата, название организации, её реквизиты. После того, как штамп будет проставлен, вкладыш с данными о работнике становится официальным документом, подтверждающим его трудовую деятельность.

контур в форме прямоугольника;
«Издан дополнительный документ»
«Серии» и «Идентификатор»
Для удобства подписи серии и номера вкладыша, используются специальные линии.

Начиная с 1 сентября 2021 года, в Правилах заполнения трудовых книжек четко прописано, что печать должна быть нанесена на первом листе трудовой книжки (страница 1), а если на нем нет свободного места, то на первом листе первого вкладыша (пункт 33 Порядка № 320н).

До этого момента не было установлено правил, указывающих на то, на какую именно часть книги следует ставить соответствующую печать. Чаще всего такая печать наносилась на:

На титульном листе разрешается произвести изменения, при условии, что это не повлияет на достоверность имеющейся информации.
На странице, которая находится перед первой страницей и прилегает к обложке книги.

Иногда у кадровика бывает отсутствие нужного печати. Но это не проблема, вместо печати можно вручную написать в книге фразу «Выдан вкладыш», а также слова «Серия» и «Номер».

Законодательство РФ не предусматривает прямого разрешения на внесение записи о вкладыше в трудовую книжку вместо использования штампа. Однако, подобное действие кадрового работника не является нарушением закона. Эту точку зрения разделяют многие эксперты и суды. Например, в определении Мосгорсуда от 12.10.2010 № 4г/7-8997/10 по делу № 2-4901/09 поддерживается такая позиция.

Штампы в кадровой работе никак не приветствуются, особенно в виде ручной прорисовки графических элементов. Если кадровый специалист решает записывать информацию о вкладыше вручную, то все его действия следует выполнять исключительно ручкой одного оттенка.

Где можно скачать образец заполнения вкладыша в трудовую книжку (образец оформления)?

Чтобы ознакомиться и загрузить образец вкладыша в трудовую книжку, предоставляемый в бесплатном доступе, вам необходимо получить пробный доступ к системе КонсультантПлюс.

Итоги

В соответствии с законодательством Российской Федерации сотрудникам, занимающимся кадровыми вопросами, требуется применять вкладыши в трудовую книжку в определенных ситуациях. Очень важно избежать ошибок при их заполнении и правильно официализировать использование вкладышей с помощью специальных штампов или записей.

Вы можете ознакомиться с подробностями правового регулирования других аспектов взаимоотношений между работодателями и наемными сотрудниками в следующих публикациях:

Как без последствий уйти с работы без выполнения 14-дневного срока в 2024 году
Каковы критерии определения опоздания в соответствии с нормами Трудового кодекса?

Энциклопедия решений. Вкладыш в трудовую книжку (апрель 2025)

Трудовая книжка включает разделы «Информация о занятости» и «Награды и поощрения». Раздел «Информация о занятости» содержит данные о приеме на работу, переводе на другую должность и увольнении (разделы 3, 5 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69, в дальнейшем — Инструкция); раздел «Награды и поощрения» предназначен для записи информации о награждениях (поощрениях) за трудовые достижения, установленных пунктом 24 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее — Правила). Согласно пункту 38 Правил, если все страницы одного из разделов трудовой книжки заполнены — либо раздел «Информация о занятости», либо «Награды и поощрения», в книжку вкладывается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и сама трудовая книжка.

Стандартный вкладыш, который вставляется в трудовую книжку, представляет собой документ, который имеет утвержденную форму в соответствии с Правилами. Пример этого документа был утвержден приказом Минфина России от 22.12.2003 г. № 117н «О трудовых книжках» (далее — Приказ). Вкладыш полностью идентичен бланку трудовой книжки, за исключением названия и предупреждения на титульном листе о том, что вкладыш является недействительным без самой трудовой книжки.

Вкладыш, аналогично трудовой книжке, представляет собой форму строгой отчетности, имеющую свой уникальный номер и серию. Для учета бланков трудовых книжек и вкладышей в них, информация о них также должна быть записана в приходно-расходную книгу. В соответствии с пунктом 41, новые вкладыши, выданные работникам, должны быть внесены в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, указав их серию и номер.

Работодатель несет ответственность за приобретение бланков вкладышей и бланков трудовых книжек в соответствии с пунктом 46 Правил и пунктом 4 Приказа (подробности см. в отдельном исследовании).

Анализ судебной практики свидетельствует о том, что работодатели нарушают трудовое законодательство и могут быть привлечены к административной ответственности за внесение записей о работе в неправильный раздел трудовой книжки, который должен быть в разделе «Сведения о работе» (судебные решения Центрального райсуда г. Хабаровска Хабаровского края от 14.08.2019 по делу N 12-799/2019, Тульского облсуда от 15.04.2016 по делу N 21-68/2016, Пятигорского горсуда Ставропольского края от 18.04.2014 по делу N 12-34/14). Поэтому, при внесении последующих записей во вкладыш трудовой книжки необходимо изменять записи в разделе «Сведения о награждении», чтобы соблюсти законные требования.

В соответствии с пунктом 30 Правил и пунктом 1.2 Инструкции, возможность изменения неточных и неправильных записей в разделах трудовой книжки, содержащих информацию о работе или награждении, предусматривается путем признания этих записей недействительными и последующего внесения правильной информации. При этом пунктом 1.2 Инструкции устанавливается порядок исправления неточных и неправильных записей только в случаях, когда такие записи изначально были внесены в соответствующий раздел трудовой книжки.

Наших экспертов убеждает, что рекомендованный в разделе 1.2 Руководства порядок исправления ошибок и неточностей следует применять и в случае, когда правильная запись по своему смыслу была помещена в неподходящий раздел трудовой книжки. Специалисты Роструда разделяют эту точку зрения.

При оформлении вкладыша для трудовой книжки необходимо следовать определенным правилам. В титульном листе вкладыша необходимо указать информацию о работнике, которая актуальна на момент оформления вкладыша. Поэтому перед заполнением титульного листа вкладыша необходимо получить от работника соответствующие документы, такие как паспорт, свидетельство о рождении, свидетельство о браке или о разводе, диплом об образовании и так далее. Исходя из предоставленных документов необходимо правильно оформить титульный лист вкладыша.

Если информация о работнике изменилась на момент заполнения вкладыша, то эти изменения также необходимо внести в трудовую книжку (подробнее об этом см. в отдельном материале).

Необходимо учитывать, что каждая запись в трудовой книжке имеет свой порядковый номер в пределах соответствующего раздела (согласно пункту 11 Правил). Этот номер указывается в графе 1 «Сведения о работе» или графе 1 «Сведения о награждении». Таким образом, каждый раздел трудовой книжки имеет собственную нумерацию, и каждая последующая запись, вносимая в этот раздел, должна иметь соответствующий порядковый номер. Если все страницы одного из разделов трудовой книжки заполнены, то вкладыш оформляется только для этого раздела в трудовой книжке. В таком случае нумерация раздела во вкладыше продолжает нумерацию, начатую в аналогичном разделе в самой трудовой книжке. Этот вывод следует из пункта 11 Правил.

В соответствии с пунктом 39 Правил, при выдаче каждого вкладыша в трудовую книжку необходимо поставить штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указать серию и номер вкладыша (см. Решение Селемджинского райсуда Амурской области от 12.03.2019 по делу N 2-35/2019). Однако в данном положении и в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (далее — Инструкция), не указано место, где следует ставить штамп о выдаче вкладыша. Согласно разъяснениям специалистов Роструда, кадровый работник самостоятельно выбирает место проставления штампа, при условии, что он не перекрывает другие записи и четко различим. Следовательно, мы считаем, что будет правильным поставить соответствующий штамп либо вверху на титульном листе трудовой книжки, либо на внутренней стороне первого листа обложки.

В пункте 39 Правил четко указано о необходимости приложения надписи с помощью штампа. Однако, мы считаем, что рукописная надпись «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера вкладыша эквивалентна штампу, и поэтому эта надпись не может быть основанием для признания вкладыша недействительным. Возможность замены рукописной записи штампом и штампа рукописной записью также была высказана судебными органами (см. например, решение Арбитражного суда Ростовской области от 05.12.2007 по делу N А53-7246/2007). Однако это не отменяет обязанности работодателя иметь соответствующий штамп и использовать его при выдаче каждого вкладыша (решение Центрального райсуда г. Комсомольска-на-Амуре Хабаровского края от 23.09.2016 по делу N 12-308/2016, определение Оренбургского облсуда от 20.12.2018 по делу N 33-9274/2018).

Советуем прочитать: Парковка для кафе и ресторана

Не указано требование официального места для вкладыша в трудовой книжке, согласно Правилам и Инструкции. Однако, имея в виду, что вкладыш подшивается только после заполнения всех страниц одного из разделов, логичным кажется поместить его между последней страницей и обложкой. В таком случае, организация вправе самостоятельно решить, куда поставить штамп «Выдан вкладыш» и каким образом его подшить. Стоит отметить, что данные вопросы не урегулированы трудовым законодательством, и соответственно, остаются на усмотрение каждого предприятия.

В судебной практике были зафиксированы случаи, когда работодатель выдавал вкладыш вместо трудовой книжки, что противоречит самой форме вкладыша и пункту 38 Правил. Такое действие работодателя впоследствии приводит к возникновению юридических споров с работником. О подобных случаях можно упомянуть решения Чарышского районного суда Алтайского края от 24.06.2019 по делу № 2-64/2019 и Центрального районного суда г. Читы Забайкальского края от 29.04.2019 по делу № 2-564/2019.

Внимание

Необходимо соблюдать правило, согласно которому выдача вкладыша в трудовую книжку должна производиться только после выдачи самой трудовой книжки (в случае, если выдан дубликат трудовой книжки). Об этом говорит определение Ставропольского краевого суда от 12.02.2019 по делу N 33-792/2019.

Необходимо внести информацию о выдаче вкладыша в Книгу учета движения трудовых книжек в соответствии с пунктом 41 Правил.

Если работник принес только вкладыш в трудовую книжку при приеме на работу, работодателю следует проявить такое же отношение, как и в случае отсутствия самой трудовой книжки (подробнее об этом можно узнать в разделе «Энциклопедии решений. Предъявление трудовой книжки при приеме на работу»).

Повторяем еще раз, что заполнение и ведение вкладыша в трудовую книжку осуществляется работодателем в том же порядке, что и сама трудовая книжка. В случае утраты вкладыша работником или работодателем; при наличии записи об увольнении или переводе на другую работу, которая признана недействительной; а также в случае непригодности вкладыша к использованию (например, вкладыш обгорел, порван, испачкан и т. д.), необходимо оформить дубликат вкладыша. Подобные решения были приняты Московским городским судом 12 сентября 2019 года в деле N 33-40939/2019, Верховным Судом Республики Крым 1 октября 2019 года в деле N 33-9977/2019, Калининградским областным судом 25 июля 2018 года в деле N 33-3443/2018, Московским городским судом 7 сентября 2017 года в деле N 4г-10061/2017 и Верховным Судом Республики Башкортостан 15 января 2015 года в деле N 33-2/2015.

Заполняем вкладыш к трудовой книжке

Когда все страницы одного из разделов в трудовой книжке были заполнены, в нее нужно прикрепить вкладыш. Несмотря на то, что вкладыш оформляется и заполняется так же, как и сама трудовая книжка, в его процессе возникает много вопросов, которые автор обсудил в своей статье. Мы представляем вам комментарии специалиста Роструда по самым интересным моментам.

Агенство труда отвечает за оформление и ведение вкладыша. Однако, нас часто обращаются с вопросами о его правильном заполнении. Учитывая это, мы подготовили полезную статью, где вы найдете информацию о правильном вшивании вкладыша, постановке штампа о его выдаче, нумерации записей в нем, а также о том, что делать, если запись о работе оказалась в неверном разделе, или при изменении фамилии сотрудника.

Оформляем правильно

Когда все страницы одного из разделов заполнены в трудовой книжке, в нее вшивается специальный вкладыш в соответствии с пунктом 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Правительством 16.04.2003 г. № 225. Форма вкладыша была утверждена Правительством 16.04.2003 г. № 225. Раздел «Сведения о работе» занимает 9 разворотов, а раздел «Сведения о награждениях» — 8 разворотов.

В соответствии с пунктом 38, работодатель обязан составить и вести вкладыш в соответствии с тем же порядком, что и трудовая книжка. В случае отсутствия трудовой книжки, вкладыш будет считаться недействительным.

Каждый раз, когда выдают вкладыш в трудовую книжку, на нем ставится специальный штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер этого вкладыша (как указано в пункте 39 Правил). Это означает, что запись от руки является неправильной, и по Правилам требуется использование именно штампа.

Мнение специалиста

По Положениям о поддержании и хранении аттестатов о работе, создании материалов аттестата о работе и предоставлении ими работодателям, одобренных постановлением Совета Министров РФ от 16.04.2003 г. № 225, в случае если в аттестате о работе заполнены все страницы одного из разделов, в аттестат о работе вкладывается добавка, которая оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и аттестат о работе. Вкладка без аттестата о работе является недействительной.

При подаче каждого дополнительного документа в рабочую книжку ставится штамп, на котором указывается «Дополнительный документ выдан», а также указывается серия и номер документа. Если эта надпись на штампе написана вручную при выдаче дополнительного документа, мы считаем, что это не может быть причиной для признания документа недействительным. Однако, работодатель обязан иметь соответствующий штамп и, соответственно, проставлять его при выдаче каждого дополнительного документа, в соответствии с требованиями вышеуказанных Правил.

Правила не определяют определенного места для размещения штампа «Выдан вкладыш» в трудовой книжке. Однако обычно его ставят в правом верхнем углу первой страницы трудовой книжки (см. пример 1).

Мнение специалиста

В трудовой книжке отсутствуют прямые указания относительно места размещения штампа с надписью «Выдан вкладыш». Тем не менее, на практике данный штамп обычно размещается на первой странице трудовой книжки, а именно на титульном листе. При этом важно, чтобы штамп не закрывал другие уже заполненные записи на титульном листе, содержащие информацию о работнике.

В Правилах нет точной указанной области в трудовой книжке, где должен быть вшит вкладыш, и какого качества должны быть использованные нитки. Обычно вкладыш вшивают между последней страницей и обратной обложкой трудовой книжки.

Мнение специалиста

При определении места вшивания вкладыша в трудовую книжку отсутствует установленное правило. Возникающий вопрос не имеет важности ни для работодателя, ни для работника, ни для органов надзора и контроля. Тем не менее, для удобства с технической точки зрения предпочтительнее вшивать вкладыш в середину трудовой книжки.

Важно отметить, что внутри вкладыша к трудовой книжке нумерация пронумерована последовательно для каждого раздела и продолжает нумерацию, указанную в основной трудовой книжке.

Мнение специалиста

Возможны ситуации, когда номер записи во вкладыше будет продолжать нумерацию записей из трудовой книжки, а не начинаться заново. Например, если номер записи о приеме на работу уже указан в трудовой книжке, то продолжение этой записи с указанием должности и места работы будет перенесено во вкладыш. Такая необходимость возникает из-за того, что все страницы соответствующего раздела в трудовой книжке уже заполнены.

Верховный Суд подчеркнул в своем решении от 19.06.2007 г. № ГКПИ07-564, что согласно пунктам 2 и 4, Указания о предоставлении работодателям бланков трудовой книжки и ее вкладыша, утвержденного приказом Министерства финансов России от 22.12.2003 г. № 117н, обязанность по изготовлению бланков трудовой книжки и ее вкладыша возлагается на Объединение «ГОЗНАК» Министерства финансов Российской Федерации. Бланки трудовой книжки и вкладыша обладают соответствующей степенью защиты. Предоставление работодателям бланков трудовой книжки и ее вкладыша на коммерческой основе осуществляется на основании заключенного договора с изготовителем или распространителем. При этом, использование иного способа приобретения указанных бланков может рассматриваться как нарушение административных правил в сфере трудовых отношений.

Если запись о работе попала не в тот раздел

При заполнении трудовой книжки часто возникает такая ошибка: информацию, которая должна быть в разделе «Сведения о работе», по ошибке вносят в раздел «Сведения о награждениях». Эта неточность возникает, когда раздел «Сведения о работе» заполнен полностью, и работники кадровой службы, перелистывая страницы трудовой книжки, не замечают, что пишут в другом разделе. Однако согласно пункту 30 Правил, зачеркивание ошибочных или неправильных записей в разделах трудовой книжки, содержащих информацию о работе или награждении, не допускается. Вместо этого необходимо признать такие записи недействительными и внести правильные. Следовательно, в данном случае необходимо признать запись, случайно попавшую в раздел «Сведения о награждениях», недействительной. Затем следует оформить вкладыш к трудовой книжке, где в разделе «Сведения о работе» будет оформлена правильная запись (см. Пример 2).

В данной ситуации персонал-менеджер совершил ошибку, заключающуюся в том, что информация о прекращении трудового договора (согласно статье 77 Трудового кодекса Российской Федерации) неправильно была помещена в раздел «Данные о награждениях».

Советуем прочитать: Портал №1 по управлению цифровымии информационными технологиями

Необходимо признать недействительной запись о работе, которая была включена в раздел «Сведения о награждениях». Согласно нашему мнению, в данном случае следует пронумеровать указанную запись. Если необходимо внести изменения в конкретную запись после последней записи в этом разделе, указывается следующий порядковый номер, дата внесения записи и в графе 3 делается запись: «Запись с номером таким-то недействительна», в соответствии с пунктом 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда от 10.10.2003 года № 69.

Необходимо учитывать, что при исключении работника из штата все сведения, включенные в его личное дело за период работы в данной организации, удостоверяются подписью работодателя или уполномоченного лица, ответственного за ведение кадровой документации, печатью организации и подписью самого работника (пункт 35 Правил).

Затем производим оформление приложения, где в разделе «Информация о деятельности» вносим ту часть записи, которая была неправильно помещена в другую секцию трудовой книжки.

Если у работника изменилась фамилия

Кадровики часто сталкиваются с такой ситуацией: у одной из сотрудниц поменялась фамилия после замужества, при этом в трудовой книжке уже есть вкладыш с данными о новой фамилии. Возникает вопрос, нужно ли указывать эти изменения только в самой трудовой книжке или их также следует внести и во вкладыш? Чтобы получить ответ, обратимся к мнению Роструда.

Мнение специалиста

Для того чтобы внести изменения в трудовую книжку, например, при изменении фамилии работника, необходимо также изменить соответствующие данные во вкладыше. В соответствии с пунктом 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 г. № 69, изменения фамилии, имени, отчества и даты рождения вносятся на основании документов, таких как паспорт, свидетельство о рождении, браке, разводе, а также других документов, указывая их номер и дату. Эти изменения записываются на первой странице трудовой книжки. Прежняя фамилия, имя, отчество и дата рождения зачеркиваются одной чертой, а новые данные записываются. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью работодателя или уполномоченного им лица и печатью организации или кадровой службы.

На вкладыше отсутствует печать

Возникает вопрос: что делать в случае, если в предыдущем месте работы сотруднику не поставили печать на титульном листе, который вложен в трудовую книжку?

Мнение специалиста

Если на предыдущей работе работодатель не поставил печать организации (или печать кадровой службы) на титульном листе вкладыша при его выдаче, то работнику следует обратиться к прежнему работодателю с просьбой поставить соответствующую печать. Согласно пункту 2.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, первую страницу (титульный лист) вкладыша должно подписать лицо организации, ответственное за выдачу трудовых книжек, а затем поставить печать организации (печать кадровой службы), которая выдала работнику вкладыш и в которой вкладыш впервые заполнялся.

Что делать, если нумерация записей во вкладыше в ТК начата заново

Что делать, если нумерация записей во вкладыше в ТК начата заново?

Если нумерация записей во вкладыше в ТК началась заново, возникает вопрос о том, что делать в данной ситуации. Учитывая, что эти записи были сделаны предыдущими работодателями, я не могу просто так считать их недействительными. Однако, если сотрудник не предоставит мне документы, подтверждающие его работу в этих организациях, то я не смогу исправить эту ситуацию. Таким образом, ответственность за сбор этих документов лежит на сотруднике, но он не показывает желания этим заниматься. В свою очередь, я могу попробовать просчитать верный порядковый номер и проставить его, но существует вероятность, что я допущу ошибку и введу запись с номером 34 после записи с порядковым номером 6.

Ответ

Работодатель оформляет и ведет вкладыши в трудовую книжку в том же порядке, что и саму трудовую книжку. Он также вносит информацию о них в книги учета. Записи во вкладыше нумеруются продолжением нумерации записей в соответствующих разделах трудовой книжки. Важно отметить, что вкладыши не имеют юридической силы без наличия трудовой книжки. Это явно оговорено в пунктах 11 и 38 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225.

Поэтому, во вкладке будет сохраняться последовательность нумерации записей, соответствующая разделам трудовой книжки. Например, в данном случае номером будет 34.

Таким образом, если в трудовой книжке указаны ошибочные порядковые номера трудовых записей, необходимо произвести их коррекцию, то есть признать их недействительными в установленном порядке. При этом, в исправленной записи следует присвоить порядковый номер, идущий после номера последней правильной записи.

Кроме того, важно отметить, что ошибка связана не с содержанием записей, а только с их порядковым номером. Поэтому, на наш взгляд, сотруднику не обязательно собирать дополнительные документы для подтверждения. Таким образом, вы можете внести исправления в записи на основе уже имеющихся во вкладыше к трудовой книжке данного работника.

Образец смотрите ниже:Пример приведен ниже:

Подробные сведения содержатся в документах Системы.

Как добавить информацию о занятости в персональный рабочий документ

Дополнение, вставляемое в записи трудовой книжки

В случае, когда у сотрудника отдела кадров возникает необходимость внести новую информацию в одну из разделов трудовой книжки, но все поля этого раздела уже заполнены, необходимо оформить вкладыш в трудовую книжку в соответствии с пунктом 38 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225. Неправомерно вносить новую информацию в другие незаполненные разделы трудовой книжки. Форма вкладыша утверждена Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225.

Работодатель оформляет и поддерживает вкладыши в соответствии с тем же порядком, что и трудовые книжки, включая внесение информации о них в книги учета. Нумерация записей во вкладыше продолжает нумерацию записей в трудовой книжке по соответствующим разделам. В то же время, сами по себе вкладыши являются недействительными без трудовых книжек. Это вытекает из положений пунктов 11 и 38 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225.

При раздаче вкладыша в трудовой книжке следует приложить печать с надписью «Сертификат выдан» и указать серию и номер вкладыша (согласно пункту 39 Правил, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года № 225). Обычно печать ставится в верхнем правом углу первого листа трудовой книжки.

Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 не определено специфическое место для вшивания вкладыша в трудовую книжку. В реальной практике вкладыш обычно вшивают между задней обложкой и последней страницей трудовой книжки.

проработал на должности заместителя главы Федеральной службы по труду и занятости

Как провести изменения и внести корректировки в трудовую книжку?

Корректировка ошибочных данных

Исправление неправильной или неточной информации в трудовой книжке сотрудника следует делать в указанной последовательности. Необходимо внести следующие изменения: в графе 1 укажите порядковый номер, следующий за последней записью; в графе 2 введите дату, когда произведена корректировка; а в графе 3 укажите: «Запись под номером таким-то является недействительной». Затем необходимо сделать правильную запись. В графе 4 повторите номер приказа, на основании которого была внесена некорректная информация в трудовую книжку. Если сам приказ был издан ошибочно, а затем отменен, то в графе 4 укажите дату и номер отменяющего его приказа. Если запись в трудовой книжке верна, но указаны неправильные реквизиты приказа, повторите запись без изменений, а в графе 4 укажите правильные реквизиты.

Для того чтобы устранить все неточные или неправильные записи о приеме на работу, переводе, увольнении и награждении (включая запись о переводе или увольнении, если эти действия признаны незаконными судом, трудовой инспекцией или самой организацией), необходимо использовать данную схему.

Что делать, если в трудовой книжке указана работа с неверным порядковым номером?

Данную запись требуется признать недействительной в соответствии с общеустановленной процедурой. При этом следует присвоить исправительной записи номер, идущий после номера последней корректной записи (согласно пункту 27 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225, и пункту 1.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 года № 69).

проработал на должности заместителя главы Федеральной службы по труду и занятости

Признана законным актом Правительства РФ от 16 апреля 2003 года под номером 225.

Сведения о трудовой деятельности