В каждой компании имеется определенный список незаписываемых, однако важных документов, включая счета на оплату, первичные документы и, в некоторых случаях, договоры и прочее. Обычно они поступают в компанию централизованно, например, в отдел канцелярии, а затем передаются в другие подразделения, где возникают проблемы с контролем их местонахождения. Например, менеджер, взявший акт выполненных работ и счет-фактуру из канцелярии, может уйти в отпуск, не передав эти документы коллегам или бухгалтеру, или просто забыть о них среди других бумаг на своем столе.
В настоящее время сотрудники Канцелярии имеют возможность регистрировать получение документов в электронном журнале, отмечая дату и вид полученных документов. Это современное и эффективное решение, которое заменяет устаревшую практику ведения бумажного журнала и соответствует требованиям XXI века.
У других возможностей сотрудников по делопроизводству есть возможность вносить в РКК не регистрируемые документы и заполнять раздел «Местонахождение». Однако этот подход, помимо его несоответствия методическим рекомендациям, сопряжен с дополнительной нагрузкой на специалиста.
Можно также оптимизировать процесс, сканируя документы непосредственно и вводя их в систему. Это позволит сохранить текст вместе с бумагой и избежать потерь. Однако, следует учесть, что такой подход значительно увеличит нагрузку на делопроизводителя, так как потребуется шить документы, загружать их в сканер и обрабатывать уже занесенные в систему файлы.
Применение стикерных штрихкодов в качестве решения
Для решения данной проблемы предлагается следующий компромиссный вариант. Каждый раз, когда делопроизводителем получается документ, он создает специальную карточку для него (не используется РКК), а сам бумажный документ оборудуется штрихкодом для быстрой идентификации в будущем. В карточке делопроизводитель заполняет только необходимые реквизиты, которые позволят идентифицировать документ. Местоположение документа при его поступлении и передаче в подразделение-получатель заполняется автоматически. Таким образом, делопроизводитель не тратит время на сканирование документов – этим занимаются ответственные сотрудники в соответствующих подразделениях после получения бумажного документа от делопроизводителя, что позволяет избежать его бесследного исчезновения.
На рисунке, расположенном внизу страницы, показана общая схема данного процесса.
Прием изданий
Для ускорения процесса внесения документов в систему сотрудником архива можно предложить специальный сценарий, который автоматически создает «заготовки документов» (подобно созданию таких документов в карточке РКК при печати штрихкода). Например, создается документ с типом «Документы произвольной формы», после чего формируется отчет с штрихкодами этих документов для печати на специальных листах с клеящимися стикерами.
Для удобства пользователя предусмотрено простое указание количества наклеек, которые он планирует использовать в определенный период, например, за одну неделю. С помощью автоматической системы будет создано необходимое количество предварительно подготовленных документов, чтобы затем можно было распечатать штрихкоды. Разработчики предложили аналогичное решение для реализации данной функциональности.
Когда документы поступают в Канцелярию, сотрудник, отвечающий за делопроизводство, прикрепляет лист со стикерами к каждому документу. Затем он начинает процесс принятия документов: с помощью специального сканера он сканирует штрихкод, который нанесен на каждый документ.
При сканировании штрихкода, происходит автоматическое открытие карточки предварительно подготовленного документа, и для его завершения делопроизводителю остается только внести наименование, номер, дату и организацию, от которой получен данный документ.
При открытии вкладки «Местонахождение» в карточке, система автоматически заполнит информацию о документе, поступившем в Канцелярию. В будущем эти данные будут использоваться для составления списка документов, ожидающих передачи в подразделения.
Оформление и предоставление официальных бумаг
Когда сотрудник подразделения явился за своими документами, делопроизводитель приступает к процессу их выдачи. Он последовательно сканирует штрихкоды с каждого документа и составляет список тех, которые нужно выдать.
Документовыдающий специалист указывает на получателя: это может быть как сотрудник организации, так и конкретное подразделение, где документы выдаются. Если в организации функционирует система пропуска с штрихкодами на картах, то можно добавить эти данные в справочник «Сотрудники» и выдавать документы после сканирования штрихкода сотрудника, который пришел за документами.
После окончания процесса передачи данных, информация о получателе и дате передачи автоматически сохраняется на вкладке «Локация» в документе. Чтобы предотвратить случайное изменение и потерю документа, пользователи не имеют возможности редактировать таблицу с информацией о местонахождении.
Кроме того, возможна настройка автоматического предоставления прав на полученные документы как получателю, так и сотрудникам, работающим в его отделе.
Определение расположения письменных материалов
Существует несколько способов определить текущее положение документа.
- Для обнаружения нужного документа в системе, необходимо перейти на вкладку «Местонахождение» и просмотреть последнюю запись.
- Для того чтобы контролировать, где находятся документы в организации, можно создать специальный отчет. В этом отчете можно задать различные параметры, такие как подразделение, период передачи, номер и дата документа, а также другие критерии отбора. Эти параметры могут быть полезными при поиске утерянного документа.
Продолжение работы с документами
Следующий этап после предоставления документов в отделения заключается в их сканировании потоковым сканером и загрузке отсканированных изображений в систему с помощью службы ввода документов (DCS). Эта служба автоматически распознает штрихкоды на документах и разбивает их на соответствующие разделы. Затем ответственное лицо получает задачу по обработке документов из службы ввода, где у него есть возможность изменить тип карточки и вида документа в соответствии с их содержанием. В результате документы становятся доступными для работы в электронном формате.
Каким образом вы справляетесь с проблемой, которая имеет место в вашей компании?