Сфера действия ГОСТ Р 7.0.97-2016 распространяется на различные типы организационно-распорядительных документов, такие как уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и другие. Этот стандарт определяет необходимый набор реквизитов для оформления документов, а также регламентирует применение информационных технологий при их создании. Он также устанавливает виды бланков, компоненты реквизитов бланков и схемы расположения реквизитов на документе. В ГОСТе представлены образцы бланков и правила создания документов.

Принятием нового ГОСТа были введены 2 вида отметок о подтверждении копии в зависимости от назначения копии. И само собой разумеется, что данный обновленный порядок также распространяется на копии трудовых книжек, которые выдаются работникам.

Запись об удостоверении реплики используется для подтверждения соответствия реплики документа (выписки из документа) оригиналу документа.

Для подтверждения копии необходимо указать следующую информацию: слово «верно»; полное название должности лица, осуществившего заверение копии; подпись, оставленную собственноручно; расшифровку подписи, содержащую инициалы и фамилию; дату заверения копии, которая должна соответствовать дате выписки из документа.

Если копия предоставляется в другую организацию, то на ней помимо отметки о заверении копии должна быть указана информация о месте хранения оригинала документа («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N . за . год»), а также на ней должна быть нанесена печать организации. Печать ставится без добавления собственноручной подписи лица, которое подписало документ, или в указанном месте «МП» («Место печати»).

Для подтверждения подлинности копии может быть применен специальный знак — штамп.

В последней версии стандарта были внесены изменения, в которых появились два дополнительных раздела: раздел 2 «Ссылки на нормативные акты» и раздел 3 «Общие требования к оформлению документов». Кроме того, было добавлено новое приложение, представляющее собой форму титульного листа документа.

В разделе «Ссылки на нормативные акты» приведены идентификационные коды и наименования ГОСТов, которые имеют взаимосвязь с содержанием недавно принятого стандарта.

В разделе «Основные принципы формирования документов» описываются необходимые правила, которые необходимо соблюдать при создании различных документов. В этом разделе рассматриваются такие аспекты, как выбор подходящего шрифта, правильное использование интервалов, применение элементов форматирования, а также основы нумерации страниц. Эти примеры являются лишь небольшой частью того, что включает в себя данный раздел.

При составлении бумажного документа, содержащего две или более страниц, требуется пронумеровать вторую и всех последующих страницы.

Находящиеся посередине верхнего поля документа, на расстоянии не меньше 10 мм от верхнего края листа, размещаются номера страниц.

Разрешается формирование бумаг на лицевой и задней сторонах листа. При двустороннем формировании бумаг ширина левого поля на лицевой стороне и правого поля на задней стороне должны быть одинаковыми.

— для оформления реквизитов документа рекомендуются использовать следующие шрифты и размеры: Times New Roman размером 13 или 14, Arial размером 12 или 13, Verdana размером 12 или 13, Calibri размером 14 или аналогичные им.

Отступ абзацев в документе составляет 1,25 сантиметра.

Когда печатаем текст документа, мы используем интервалы между строк в диапазоне от 1 до 1,5. Однако, если мы печатаем текст для публикации с уменьшением масштаба, то мы оставляем два интервала между строками.

— выравнивание текста в документе будет осуществляться путем распределения его ширины между левым и правым полями. При угловом расположении реквизитов, самая длинная строка реквизита не должна превышать 7,5 см. При продольном расположении реквизитов, самая длинная строка реквизита не должна превышать 12 см.

Организация имеет право определить требования к оформлению документа с помощью нормативных актов. В этих актах может быть предусмотрено использование реквизитов, таких как «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись». Кроме того, организация может разрешить выделять отдельные фрагменты текста полужирным шрифтом.

Организация имеет возможность оформлять нормативные правовые акты и другие объемные документы с применением титульного листа.

Титульный бракир, зачастую применяются при формировании заколачивающих страниц, принадлежащих системе организационно-юридических документовтация (предписания, положения, указания, регламенты, стандарты и прочие), а также при подготовке программ, графиков, докладов и другой информации.

В новом ГОСТ Р 7.0.97-2016 отсутствуют некоторые реквизиты из предыдущего ГОСТ Р 6.30-2003. В частности, речь идет о таких реквизитах, как код организации (реквизит 04), основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (реквизит 05), идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (реквизит 06) и других.

В свежеопубликованном ГОСТе появились недавно добавленные элементы, среди которых:

название организационной единицы, создателя бумаги (запись 06 согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016);

наименование должности человека, создавшего документ (реквизит 07);

Гриф ограничения доступа к документу (пункт 14) размещается в правом верхнем углу первого листа документа (или проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля в случае наличия в нем информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации. В организации применяются различные виды грифов ограничения доступа, которые должны соответствовать законодательным и другим нормативным актам РФ и быть утверждены внутренними правилами. В состав грифа ограничения доступа входит специальная пометка («Только для служебного пользования», «Строго конфиденциально», «Коммерческая тайна» и другие), которая может быть дополнена номером экземпляра документа и другой информацией согласно законодательству РФ.

Отображение информации о подписи (23-й реквизит) (служит для наглядного представления электронной подписи на электронном документе. В соответствии с законодательством Российской Федерации, отображение информации о подписи включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, ФИО владельца сертификата, срок его действия. Возможно также наличие герба, символа органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) в соответствии с действующим законодательством).

Как сейчас заверять копии для налоговиков, фондов и работников

Как сейчас заверять копии для налоговиков, фондов и работников

Существует несколько способов заверить копии для различных целей, таких как работы сотрудников, налоговых органов и фондов. Например, можно использовать новый ГОСТ для оформления копий приказов для сотрудников. Также можно рассмотреть разные варианты заверительных надписей, подходящих для различных ситуаций.

Как заверить копии для сотрудников

Корпорация имеет свободу выбора способа подтверждения копий документов для своих сотрудников. Возможность разработать собственные правила или ориентироваться на стандарты ГОСТ предоставляется.

• Известия, которые необходимо учесть:
• Как уместно подтверждать дубликаты для налоговой службы.

Ожидалось, что с 1 июля 2017 года вступит в силу новый ГОСТ Р 7.0.97-2016, однако срок был перенесен на 1 июля 2018 года по приказу Росстандарта от 25 мая 2017 года № 435-ст. Пока еще действует устаревший ГОСТ Р 6.30-2003.

ГОСТы, независимо от их датировки, представляют собой советы по стандартизации. Применение этих норм не является обязательным, но рекомендуется придерживаться установленных стандартных правил. Они понятны и удобны для всех участников процесса — и для тех, кто составляет документ, и для тех, кто его получает.

Компании обязаны принять во внимание Правила, изложенные в ГОСТе, только если они официально утвердили это в своем внутреннем документе, таком как положение или приказ. При этом обязательным стандартом будет являться тот, который указан в данном документе. В случае отсутствия такого документа, необходимо подтвердить копии в соответствии с правилами любого из ГОСТов, подобно образцу 1. Основное отличие нового ГОСТа от предыдущего заключается в требовании о постановке отметки на копиях, указывающей, где хранится оригинал.

Как гарантировать достоверность копии приказа, предназначенной для передачи сотруднику.

Для осуществления копирования книги сведений о труде следует придерживаться определенных предписаний. Пример их выполнения приведен в образце номер 2.

Пример 2. Как подтвердить данные в трудовой книжке.

Как заверить копии для налоговой

Налоговая администрация, в некоторых случаях, требует предоставление нескольких документов, а не только одного. Для облегчения процесса предоставления таких документов, государственные чиновники установили специальные инструкции. Чтобы избежать необходимости переделывать или платить штраф в размере 200 рублей за каждую неправильно оформленную копию, необходимо соблюдать требования налоговых органов по оформлению сшивок (согласно письму Министерства финансов Российской Федерации от 29 октября 2015 года № 03-02-Р3 / 62336).

Для того чтобы подтвердить подлинность многостраничных документов, необходимо совершить процедуру нотариального заверения.

• Скопируйте документ, оставив печать только на одной стороне страницы.
• Сортируйте бумагу в бандлы, состоящие из не более чем 150 листов.
• Не вредя тексту, проведите от 2 до 4 изменений и объедините их.
• Свободно соедините нити, чтобы каждый лист был доступен для открытия, прочтения или копирования.
• Нумерация листов будет выполнена с использованием арабских цифр.
• Пожалуйста, создайте прямоугольную наклейку из листа бумаги размером от 40 до 60 мм в длину и от 40 до 50 мм в ширину.
• прикрепите её к узлу;
• Показывайте поверхностные нити и подрежьте их концы, чтобы они не выходили за пределы этикетки более чем на 2—2,5 сантиметра.
• Выполните подтверждающую надпись на бумажной этикетке, аналогичную третьему образцу.
• Для официального заверения, необходимо расписаться в руководителя, указав его полное имя, должность и дату.

Если есть возможность, расположите печать таким образом, чтобы оттиск частично наложился на наклейку и достиг последнего листа.

Нет необходимости объединять разные документы в одну подшивку и заверять ее в целом (см. письма Минфина России от 30 ноября 2010 г. № 03-02-07/1-549 и ФНС России от 2 октября 2012 г. № АС-4-2/16459). Однако, если вы все-таки предоставили в налоговую инспекцию такие сшивки, то вам не грозит штраф. Налоговые органы вправе наказывать только в случае, если компания вообще не предоставила документы или сделала это с опозданием.

В настоящее время ФНС разрабатывает свежие условия для документов, которые предоставляются компаниями в письменной форме. Госслужащие позволят удостоверять подлинность нескольких различных документов с помощью одной подписи.

Пример 3. Как обеспечить соединение дубликатов для фискальной службы.

Как заверить копии для фондов

Фонд социального страхования не имеет права отказывать компании в приеме документов, за исключением случаев, когда представленный электронный документ подписан недействительной электронной подписью, в соответствии с пунктом 16 Административного регламента, утвержденного приказом Минтруда России от 5 ноября 2013 года № 658н. Во всех остальных ситуациях сотрудники фонда обязаны принять документы.

Существует иную опасность, что после проверки эксперты могут признать документы недействительными. Однако для этого необходимы веские аргументы, например, копии, которые вообще не были заверены или заверены некомпетентным сотрудником. Способ заверения документа, будь то по новым правилам или по старым, не имеет значения. Отметка о месте хранения документа не играет роли.

Также стоит обратить внимание на следующую информацию:

Согласно объяснению, данному государственными служащими, Пенсионный фонд не принимает бумажные копии документов. Предприятия обязаны предоставлять оригиналы, тогда как сотрудники фонда имеют возможность самостоятельно делать копии. В случае, если представитель компании не может явиться лично, копии документов должны быть отправлены по почте. Однако перед отправкой они должны быть заверены у нотариуса.

Одна из возможностей для компании — отправлять документы в электронном формате в фонд. Чтобы это сделать, необходимо подписать цветные скан-копии электронной подписью и передать их через специализированного оператора. При этом, нет необходимости добавлять заверительные надписи на сами документы.

• Уникальные материалы о данной тематике:
• Методика составления разделительного баланса в процессе реорганизации.
• Список и примеры внутренних документов компании.
• Основные характеристики бумаг и цель их применения.
• Примеры оригинального документа компании и индивидуального предпринимателя.
• Как правильно составить акт о передаче и приеме основных средств в соответствии с формой ОС-1

Заверенная копия заверенной копии: изучаем новый ГОСТ

Заверенная копия заверенной копии: изучаем новый ГОСТ

В данной статье мы расскажем вам о том, как правильно и эффективно заверить документы в соответствии с ГОСТом, чтобы при первом предъявлении они были приняты без каких-либо замечаний.

В данной статье вы найдете следующую информацию:

• Какие правила необходимо соблюдать при оформлении копии, подтвержденной заверенной копией?
• Как обеспечить подлинность копии, заверенной печатью, и где необходимо разместить печать?
• Какие новые данные необходимо указать на заверенной копии с применением последнего обновленного ГОСТа?

Общие правила оформления заверенной копии заверенной копии

Итак, основной идеей процесса заверения копии деловой бумаги, которая уже была заверена ранее, является его аналогичность процессу заверения первоначальной копии документа.

Необходимо вспомнить, что работодатель обязан предоставить сотруднику подтвержденные копии документов, связанных с его трудовой деятельностью, по его письменному запросу в течение трех рабочих дней (согласно пункту 62 и подпункту 3 пункта 89 Трудового кодекса Российской Федерации). Оформление и предоставление таких копий должно быть произведено безвозмездно.

Изготовление уникальной деловой бумаги с копиркой, подтвержденной официально.копииНеобходимо придерживаться строгости воспроизведения оригинала при копировании или сканировании заверенной копии документа. Вносить исправления или производить какую-либо «подчистку» в заверенной бумаге не допускается. Для актуализации документа необходимо соблюдать требования пункта 3.26 ГОСТ Р 6.30–2003, утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст (далее – ГОСТ Р 6.30–2003).

В соответствии с представленной ниже структурой на копии официальных документов, которая прошла процедуру удостоверения, внесены все обязательные данные:

Компания самостоятельно определяет, необходимо ли проставлять печать организации.заверенные документы в виде дубликатовУбедитесь, что при нанесении печати она попадает на название должности, но не на подпись или ее расшифровку. Если ваша организация не имеет печати, вы можете выдать справку работнику и сослаться на соответствующий закон (ст. 2, 6 Федерального закона от 6 апреля 2015 г. № 82-ФЗ), когда это необходимо.

Мы осуществляем проверку копии трудовой книжки, подтвержденной нотариусом.

Для подтверждения копии трудовой книжки, скопируйте все страницы с записями и приложите надпись «Верно».

Далее, обязательно необходимо упомянуть основные атрибуты, которые придают легальное значение данной копии.

Во второй графе раздела «Сведения о работе» необходимо указать дату изготовления копирующей бумаги трудовой книжки. В третьей графе этого раздела следует указать запись «Работает по настоящее время». По приведенному ниже образцу можно увидеть, что под каждой записью приведены подпись и ее расшифровка, оттиск печати, а также должность лица, уполномоченного на данную процедуру.

Подтверждаем оригинал заверенной документальной копии приказа.

При увольнении или при приеме на работу работника, требуется составить приказ. Работник имеет право попросить у работодателя заверенную копию этого приказа, и работодатель обязан выполнить это требование согласно части второй статьи 68, статьям 84.1, 312.5, 392 Трудового кодекса Российской Федерации. Полную копию данного распоряжения необходимо предоставить работнику только в случае, если оно касается его лично.

Если приказ содержит конфиденциальные данные и применяется ко множеству сотрудников, необходимо составить выписку из документа.

репродукция, которая хранится в соответствующем архиве.копияблагодаря использованию специальной копирующей бумаги, имеющей официальное подтверждение.

Просим указать в документе дату заверения, а также фамилию, инициалы и подпись.

На экземпляре после процедуры ксерокопирования поставьте отметку «Подтверждено», укажите должность лица, ответственного за подтверждение копии, его подпись, инициалы, фамилию и дату подтверждения (согласно пункту 3.26 ГОСТ Р 6.30–2003).

Составляем подтвержденную дубликат документа большого объема.

Для того чтобы подтвердить многостраничный документ, необходимо приготовить бумагу для копирования. С помощью дырокола или иглы нужно сделать два отверстия. Возьмите прочную нить. Один конец нити пропустите через заднюю сторону в верхнее отверстие, а другой конец – через заднюю сторону в нижнее отверстие. Затем оба конца нити нужно продеть через переднюю сторону в среднее отверстие. Завязывайте концы нити, вытягивая их в обратном направлении, обхватывая ту часть нити, которая проходит от верхнего до нижнего отверстия. Приклейте концы нити к последней странице документа, наложив на них полоску бумаги в форме прямоугольника (пример ниже). На этой полоске бумаги напишите следующее: «Все выполнено правильно. Общее количество просверленных, пронумерованных и заверенных печатью ______ листов». Укажите количество листов прописью.

текнологии. При этом важно учесть, что каждая подпись и печать должны быть уникальными, чтобы исключить возможность подделки документа. Также следует обратить внимание на то, чтобы надписи были четкими и разборчивыми, чтобы избежать недоразумений при расшифровке информации. Верительная надпись является неотъемлемой частью любого официального документа, поэтому ее верность и достоверность должны быть обеспечены в полной мере.Создание корпоративных документовСотруднику можно выдавать копирующую бумагу, которая уже готова к использованию.

Как правильно заверить копию документа в 2024 году

Как правильно заверить копию документа в 2024 году

Иногда предприниматели и граждане предпочитают использовать копии документов вместо их оригиналов, так как это более удобно. Например, если акционеру необходим годовой бухгалтерский баланс, или налоговая служба просит предоставить договоры и акты с контрагентами. Я расскажу вам, как правильно заверить копии документов, чтобы не отправлять оригиналы важных документов партнерам и государственным органам.

Зачем заверять копию документа

В процессе официального обращения с документами, применяются заверенные копии с правовой эффективностью, чтобы предотвратить повреждение и потерю важных документов. Для этой цели соблюдаются определенные правила заверения документов. Например, налоговая служба не принимает копию документа от юридического лица или индивидуального предпринимателя без должного заверения — каждый лист многостраничного документа должен быть пронумерован и прошит.

Какие официальные правила действуют для заверения документов

В Российской Федерации существует несколько нормативных актов, регулирующих процедуру заверения копий документов. При соблюдении всех требований, копия документа имеет такую же юридическую силу, как и оригинал. Некоторые государственные органы разрабатывают собственные правила, а другие принимают во внимание эти нормы. Например, многие ориентируются на положения налоговых органов.

Нормы, описанные в ГОСТ Р 7.0.97-2016, содержат основные указания по созданию дубликата документа, который будет иметь юридическую силу: правильное указание и расположение слова «Копия», уполномоченное лицо для заверения копии оригинала документа, корректное размещение собственной подписи и т.д. К примеру, если необходимо отправить копию документа более чем четырем получателям, то рекомендуется составить список рассылки копии документа, вместо того чтобы заверять каждую копию отдельно.

В новом ГОСТе Р 7.0.97-2016 не предусмотрено обозначение «Копия верна», которое обычно используется многими предпринимателями и компаниями. Согласно этому ГОСТу разрешается использование двух штампов одновременно: «Копия» и «Верно».

Указ Президиума Верховного Совета Советского Союза содержит юридически значимые инструкции по оформлению копий документов. Этот нормативный акт до сих пор остается действующим и регулирует процесс заверения копий. Например, указ запрещает создавать копии с документов, которые содержат нечеткий текст, дополнительные записи и другие виды изменений.

При создании бумажных репродукций официальных записей для представления в инспекцию налоговой службы, рекомендуется руководствоваться указаниями, представленными в приказе Федеральной налоговой службы. Например, важно приложить сопроводительное письмо и явно указать общее количество страниц, содержащихся в предоставляемых документах.

Должен ли гражданин заверять копии документов

В законодательстве нет четкой формулировки, когда гражданин обязан легализовать дубликаты бумаги для государственных органов или иных структур. В связи с этим, в случае, если организация просит предоставить нотариально заверенную копию диплома или справки, рекомендуется уточнить процедуру нотариального заверения данных документов.

В некоторых случаях для действительности документа требуется его нотариальное заверение. Такое требование обязательно, к примеру, в следующих ситуациях:

• составление соглашения о браке;
• завершение сделки на покупку и продажу части доли в уставном капитале общества с ограниченной ответственностью;
• Совершение сделки на приобретение доли в квартире путем заключения договора купли-продажи.

Если супруги понадобится предоставить копию брачного договора по прошествии определенного времени после его заключения, то она также должна быть заверена нотариусом. Предположим, муж и жена решают продать квартиру, которая принадлежит одному из супругов. При подаче договора купли-продажи в Росреестр необходимо приложить нотариально заверенную копию брачного договора.

Для подтверждения юридической значимости документов за границей применяется процедура апостиля. Апостиль является официальным штампом, который удостоверяет действительность документа в других странах. Этот штамп проставляется в органе, который выдал соответствующий документ. Например, если речь идет о свидетельстве о регистрации брака, заключенного в Республике Татарстан, то апостиль будет проставлен в отделении ЗАГС в данном регионе.

Как заверяет документы индивидуальный предприниматель

Документы индивидуального предпринимателя заверяются им самим или лицами, работающими на его предприятии. Чтобы сотрудники могли воспользоваться этим правом, предприниматель составляет доверенность или приказ.

Если необходимо создать дубликат для внутренних процессов, то следует указать: