Всякое общество, включая государственные органы, может столкнуться с необходимостью написания подобных писем, если, к примеру, им требуется компетентное мнение эксперта или выдающегося ученого по определенному вопросу. Коммерческие компании могут испытывать потребность в помощи со стороны финансовых или административных структур; политические партии и отдельные политики также обращаются с просьбами о поддержке своих мероприятий во время предвыборной кампании.

Однако, специалисты по связям с общественностью в некоммерческих организациях активно занимаются составлением таких просьбовых писем в регулярном порядке. Медицинские, образовательные, культурные и спортивные организации нуждаются в поддержке от крупного бизнеса, и мы можем наблюдать, как такая поддержка проявляется в России через благотворительные акции, создание специальных фондов, предоставление стипендий и грантов.

Рекомендуется тщательно объяснить причину написания таких писем, указав на общие интересы и связи с адресатом. Например, можно отметить, что мы — соотечественники, имеющие общие заботы, или подчеркнуть, что адресат является выпускником нашего университета, или что его научные работы связаны с решением проблемы, которой мы также занимаемся. Важно также указать на преимущества, которые адресат может получить, если будет поддерживать нашу просьбу, но это необходимо делать с тонкостью и уважением, чтобы не задеть адресата.

Иногда полезно придать уникальность вашей организации, включив имена известных и уважаемых личностей, которые уже выразили желание сотрудничать с вами по данному проекту. Кроме того, стоит помнить, что просьба о поддержке всегда должна быть конкретной: нужна помощь для реализации такого-то проекта или для оказания экстренной помощи больным детям в определенном регионе и так далее.

При составлении письма-просьбы рекомендуется использовать следующую структуру: сначала привлечь внимание адресата к проекту или ситуации, заинтересовать его, включив в письмо некоторые детали и описав историю вопроса. Затем необходимо разбудить желание адресата принять участие и, наконец, заставить его действовать. Обычно такие письма подписывает глава организации.

На такие письма отвечают, выражая свое согласие или отказ, или запрашивая дополнительные сведения.

Уважаемый получатель,Позвольте обратиться к вам с просьбой. Я обращаюсь к вам с данной просьбой, так как вы являетесь компетентным и авторитетным лицом в данной области. Я нахожусь в сложной ситуации и нуждаюсь в вашей помощи.Моя просьба заключается в следующем: я прошу вас предоставить мне возможность принять участие в данном мероприятии. Для меня это является важным и значимым событием, которое может дать мне новые знания и опыт. Я очень бы хотел(а) присутствовать на этом мероприятии и получить ценные знания от экспертов.Я посвятил(а) много времени и усилий на изучение данной темы, и считаю, что мое участие может принести пользу и быть полезным для меня лично, а также вашей организации. Я готов(а) активно взаимодействовать с другими участниками, делиться своими идеями и опытом.Если вы согласитесь предоставить мне возможность принять участие в мероприятии, я буду очень признателен(на) и готов(а) внести свой вклад. Я готов(а) выполнить все требования и обязательства, предоставленные вам.В случае положительного решения, я буду ждать вашего подтверждения и дальнейших инструкций.Благодарю вас за уделенное время и возможность рассмотрения моей просьбы.С уважением,[Ваше имя]

14 ноября 2003 года возник вопрос о противодействии наркомании.

Добрый день, уважаемый господин Анатолий Петрович!

Организация «Марина» обратилась к Вам с просьбой оказать спонсорскую поддержку путем оплаты расходов на подключение нашей организации к Интернету и использование электронной почты. Мы надеемся заключить долгосрочное соглашение об этом.

В современном обществе наркомания стала глобальной проблемой, требующей незамедлительного решения. Однако, благодаря благотворительной организации «Марина», основанной в 1994 году, часть ответственности за решение проблемы наркозависимых и ВИЧ-инфицированных групп населения, а также их семей легла на плечи этой организации.

Марина бесплатно организует обучающие мероприятия и встречи для людей, страдающих от наркозависимости и ВИЧ-инфекции. На этих мероприятиях задействованы профессиональные наркологи, психотерапевты, социологи и юристы.

Наша компания активно сотрудничает с Гагаринским фондом из США и организацией «IRTI HUUMEISTA» из Финляндии, которые также занимаются проблемой наркомании. В связи с нарастающими международными контактами и для укрепления совместных усилий в борьбе против наркотиков, нам необходимо регулярно взаимодействовать с веб-сайтами аналогичных организаций и создавать новые e-mail адреса для более специализированной и эффективной работы.

Если вы относитесь положительно к идее сотрудничества с нашей организацией в борьбе с наркоманией, мы готовы предоставить вам все необходимые расчеты и документы по вашему первому запросу.

Мы выражаем предварительную признательность от лица участников Координационного совета и верим, что ваше участие в решении наркотической проблемы принесет позитивные результаты.

С. М. Лихачева является Исполнительным директором в Координационном совете, под предводительством П. И. Спиридонова.

Уважаемый получатель,С большой надеждой обращаюсь к вам с просьбой. Я бы хотел попросить вас о помощи в определенном вопросе.Я понимаю, что вы заняты и ваше время дорого, поэтому прошу прощения за беспокойство. Однако, мне очень важно получить ваше мнение и совет.Хотелось бы узнать, возможно ли получить у вас информацию о новых требованиях к нашему проекту. Мы работаем над этим уже некоторое время, но недавно появилась необходимость внести некоторые изменения.Если вы можете выделить немного времени, чтобы обсудить этот вопрос, я был бы очень признателен. Мы готовы адаптироваться и внести любые нужные изменения, чтобы добиться успеха вместе.Еще раз извиняюсь за беспокойство. Буду ждать вашего ответа с нетерпением.С наилучшими пожеланиями,[Ваше имя]

С целью отметить Международный день инвалидов, проведена специальная неделя милосердия. В рамках этого мероприятия были посещены инвалиды и раненые военнослужащие, которые находились на лечении в отделениях Военно-медицинской академии 442 окружного клинического военного госпиталя. В период с 1 по 10 декабря 2003 года были вручены им подарки.
В Гигант-Холле состоялся особый Новогодний праздник, организованный специально для детей, чьи родители, являющиеся сотрудниками силовых структур, погибли при исполнении своего служебного и воинского долга. В рамках этого мероприятия прошли концерты, конкурсы и эстафеты, где участники имели возможность выиграть различные призы. К тому же, каждый ребенок получил подарок от самого Деда Мороза. Это запоминающееся событие произошло 16 декабря 2003 года.
В гарнизонном клубе УГПС состоялось мероприятие, посвященное 13-й годовщине образования спасательной службы России — «День Спасателя». В ходе праздника было организовано торжественное собрание, на котором были поздравлены ветераны спасательной службы. Вечером гостей ждал отдых в приятной атмосфере, где был организован фуршет и вручены подарки. Это событие произошло 27 декабря 2003 года.
5 января 2004 года в поселке Токсово состоялся незабываемый лыжный праздник, организованный специально для семей сотрудников силовых структур, которые погибли при исполнении своего служебного и воинского долга. Гости смогли принять участие в различных конкурсах и эстафетах, где каждый участник получил заслуженные призы. А после активных занятий была организована чаепитие, где все смогли насладиться вкусным чаем и приятной беседой.

Необходимо обратить особое внимание на тщательность и детализацию второго письма-просьбы. В нем четко описаны все планируемые мероприятия, для которых требуется финансовая помощь, указаны точные сроки и место их проведения, а также перечислены лица, для которых эти мероприятия организуются. В письме также указывается срок, в течение которого «Большая Медведица» предоставит отчет о использовании средств, а запрашиваемая сумма является незначительной.

Вероятно, стратегия этой благотворительной организации заключается не в установлении партнерства с одним крупным спонсором, а в наличии в своей базе данных сотен, а может быть и тысячи активных коммерческих и государственных организаций. Последние строки письма подчеркивают благотворительный характер финансирования и помогают бухгалтерам организаций правильно заполнять документы.

Как правильно составить письмо-обращение с просьбой

Чтобы вести бизнес и поддерживать официальную переписку с нашими партнерами и контрагентами, нам необходимо придерживаться определенных правил и норм. Одним из таких правил является составление и оформление письма-обращения, в котором мы просим собеседника о чем-либо. Давайте рассмотрим, как это делается.

Советуем прочитать: Несвоевременная смена военкомата при смене места жительства - ответственность и порядок прикрепления

В каких случаях пишется письмо-просьба

В ходе своей деятельности организации активно взаимодействуют с партнерами, администрациями местных городов и деревень, а также государственными учреждениями, функционирующими на основе бюджетных средств. Причины такого сотрудничества могут быть самыми разнообразными: начиная от официальных переговоров, связанных с проведением сделок, и до обращений за содействием в решении различных вопросов.

Самые часто встречающиеся основания для обращений:

заказ образцов товаров;
Предлагается объединить усилия для совместной работы над решением данной задачи.
Возникает возможность сотрудничества.
Запрос информации и иные сведения.

Как правильно составить обращение

По причине применения внутренних правил организаций, единый стандарт деловых писем с просьбами на законодательном уровне не был утвержден.

Юридические лица и предприниматели могут руководствоваться ГОСТами при подготовке деловых документов или установить свои собственные требования с помощью локальных нормативных актов. Зафиксирование правил составления документов не является обязательным для предприятия или организации.

Если предоставлен пример заявления в организации, сотрудники составляют письма по одинаковому образцу.

Ниже представлены рекомендации, которые следуют при создании письменного обращения:

Для создания документа рекомендуется использовать официальный бланк. В случае его отсутствия, необходимо составить документ на обычном листе формата А4.
Организация-составитель представлена в начале обращения, где указаны ее наименование, почтовый адрес, ИНН и контактные данные.
После этого указывается адресат сообщения: название компании, должность и полное имя получателя или название отдела.
В письме отмечена дата создания и отправительский номер.
Наименование письма меняется на «запрос, обращение» и другие подобные формулировки.
Затем формируется содержание подобранного сообщения.

При создании текста следуйте определенной последовательности действий:

Обращение к адресату документа обычно начинается со слов: «уважаемый начальник, уважаемый коллега» и так далее. Если известно полное имя и должность получателя документа, рекомендуется обращаться по имени и отчеству.
Мы обращаемся к вам с данным письмом, поскольку ваша компания обладает всеми необходимыми навыками и опытом, которые мы считаем важными для успешного решения нашей текущей ситуации. Мы также принимаем во внимание наше долгосрочное сотрудничество, которое с прошлых лет помогло нам достичь значительных результатов вместе. В связи с этим, мы хотели бы подробно описать нашу ситуацию, которая стала причиной данного обращения.Последние месяцы были для нас очень сложными и требовательными. Мы сталкиваемся с растущей конкуренцией на рынке и изменяющимися потребностями наших клиентов. В настоящий момент у нас возникла необходимость внести значительные изменения в нашу бизнес-модель, чтобы оставаться конкурентоспособными и соответствовать ожиданиям наших клиентов.Учитывая ваше экспертное знание в этой области, мы приходим к выводу, что ваши услуги и рекомендации могут быть нам крайне полезными. Мы ищем надежного партнера, который сможет предоставить нам профессиональное консультирование и помощь в разработке новых стратегий. Мы уверены, что ваша компания имеет не только навыки, но и опыт, необходимый для эффективного решения наших проблем.Мы надеемся на ваше понимание и готовность рассмотреть возможность сотрудничества с нами. Если вы согласны, мы бы хотели назначить встречу с вами, чтобы обсудить подробности нашей ситуации и потенциального сотрудничества. Будем очень признательны, если вы сможете предоставить нам ваше экспертное мнение и помочь нам найти оптимальные решения для достижения наших целей.Мы надеемся на успешное сотрудничество и готовы обсудить все дополнительные детали лично. С нашей стороны, мы обещаем полную преданность и взаимовыгодную работу, которая принесет пользу обеим сторонам. С нетерпением ждем вашего ответа и надеемся на положительное решение.
После этого высказывается просьба. Если обращение предполагает выполнение нескольких действий со стороны другого лица, то эти действия перечисляются и излагаются последовательно.
Завершение письма имеет следующий вариант: «с наилучшими пожеланиями, (полное имя подписавшегося)».

Если необходимо, то вам следует приложить к письму соответствующие документы, которые контрагенту понадобятся для реагирования на ваш запрос.

Если в компании был утвержден шаблон письма с просьбой о помощи, пожалуйста, следуйте данному утвержденному формату. В случае его отсутствия, рекомендуется придерживаться следующих рекомендаций:

Выравнивание содержимого текста по горизонтали.
Стиль письма: 12-14 шрифт
Рекомендуется использовать интервал между строками от 1 до 1,5.
Необходимо придерживаться правила разделения текста на абзацы.
Необходимо избегать излишнего использования различных выделений в тексте, таких как курсив, подчеркивание или жирный шрифт. Лучше всего выделить внимание на нужную часть текста за счет его смыслового содержания или вынести основную мысль в отдельный абзац.

Итак, подпись на уже сформированной бумаге ставит глава организации или иной представитель управленческого звена. Мы настоятельно рекомендуем не пропускать контактные данные исполнителя данного документа.

Примеры писем в разные инстанции

Давайте рассмотрим пример корректного написания просьбы о предоставлении финансовых средств:

Муниципальное образовательное учреждение дополнительного образования детей спортивной детско-юношеской школы олимпийского резерва «Аллюр».

Местонахождение: Москва, улица 3-й Бюджетный проезд, дом 1 Контактный номер: 8-980-111-11-11

Организация, ответственная за дополнительное образование

Местоположение: город Москва, улица 2-й Бюджетный проезд, номер дома 1.

Добрый день, Петр Иванович!

С учетом продолжительной помощи и поддержки, оказываемой Комитетом нашей организации, мы обращаемся к вам с просьбой о предоставлении финансовой поддержки.

Мы провели замену окон во всех помещениях нашего здания, за исключением кабинета номер 14. В этом кабинете установлены старые деревянные окна, которые имеют серьезные повреждения в рамах. Последствием этого является постоянный холод в кабинете, особенно заметный зимой, из-за чего дети часто страдают от простудных заболеваний.

Мы хотели бы попросить вашу помощь в обновлении окон на новые пластиковые стеклопакеты.

С почтением, руководитель государственного бюджетного образовательного учреждения дополнительного образования детей спортивной детско-юношеской спортивной школы «АЛЛЮР».

Один и тот же человек может быть назван как Иванов или Иванов И. И.

Ниже представлен пример письма, адресованного руководителю организации:

Деловое письмо образец. Образцы деловых писем

В данном материале вы отыщете сведения о трудных письмах, с которыми часто сталкиваются в деловом взаимодействии, а также образцы деловых писем. Это письма, которые нужно написать в случае нарушения деловых интересов: письмо-просьба и письмо-претензия.

Ввиду сложности самой ситуации, написание письма в таких обстоятельствах является значимым аспектом, в котором автору требуется владеть прекрасным стилем, учтивостью и точностью, а также уметь настойчиво отстаивать свои деловые интересы.

Существуют эффективные способы преодоления сложностей, связанных с написанием «трудных» писем.

Компетентная настройка во взаимодействии: уверенная, но этичная настройка на сотрудничество.
) зависит от цели и адресата коммуникации. Официально-деловой стиль подразумевает формальное обращение, использование специфической лексики и грамматических конструкций. Он применяется при общении с высокопоставленными лицами, в официальных документах, в деловой переписке. Доверительно-деловой стиль, в свою очередь, допускает более неформальное обращение, близкое к разговорному языку, и используется в случае коммуникации с коллегами, партнерами по бизнесу или другими доверенными лицами. Важно правильно выбрать стиль письма, чтобы передать нужное настроение и обеспечить эффективность коммуникации.
Умелое и последовательное использование сведений

Образцы писем, применяемых в деловой переписке.

Уважаемый партнер,С наилучшими пожеланиями, я обращаюсь к Вам с просьбой о возможности установления партнерских отношений между нашими организациями. Обратившись к Вам официально-деловым стилем, я бы хотел предложить Вам оценить некоторые фактические данные, которые могут подтвердить взаимную выгоду и успешное сотрудничество.Первым фактом является наш опыт в сфере бизнеса, который насчитывает уже более десяти лет. За это время наша компания достигла значительных результатов и зарекомендовала себя надежным партнером.Кроме того, следует отметить нашу близость к целевой аудитории, которая может быть полезна и интересна Вашей организации. Мы обладаем широкой клиентской базой, в состав которой входят представители различных сфер деятельности.Наше предложение основывается на взаимной выгоде и уважении интересов каждой из сторон. Мы готовы предоставить Вам эксклюзивные условия сотрудничества, которые будут способствовать нашему взаимному успеху.Будем признательны, если Вы рассмотрите предложение о партнерстве и предоставите нам возможность обсудить все детали лично. Мы уверены, что совместные усилия приведут к взаимному процветанию и успешному развитию наших организаций.С уважением,[Ваше имя]

Советуем прочитать: Интерактивная игра для детей дошкольного возраста «Занимательная математика»

Мы обращаемся к вам с просьбой оказать нам помощь в обеспечении надежности и качества работы нашего прибора КИП-12, выпускаемого Институтом «Оптика» с 1992 года. Мы бы хотели получить от вас информацию о параметрах работы прибора в реальных условиях эксплуатации (подробности представлены в приложении). Ваши данные позволят нам собрать необходимую информацию для анализа, осуществления мониторинга и быстрого решения задач по улучшению качества и надежности работы прибора КИП-12.

Мы просим вас в ответном письме определиться о возможности оказания нам помощи. Если вам потребуется дополнительная информация, необходимая для принятия решения, также просим сообщить о ней в ответном письме.

В команде Технического бюро

Уважаемый партнер,Обращаюсь к Вам с просьбой остановиться на возможности установления партнерства между нашими организациями. Хочу подчеркнуть, что данное предложение основано на взаимном доверии и выгоде для обеих сторон.Наша компания, исходя из анализа рынка, пришла к выводу о том, что сотрудничество с Вашим предприятием может значительно повысить уровень конкурентоспособности и расширить сферу взаимных возможностей. Факты говорят в пользу установления партнерства, так как исследование показало, что Ваша компания имеет отличную репутацию, стабильный финансовый положительный результат и широкую клиентскую базу.Основываясь на этих фактах, мы стремимся к установлению долгосрочного и взаимовыгодного сотрудничества. Мы уверены, что взаимные усилия позволят нам достичь значительных результатов и расширить свои возможности на рынке.Хотелось бы обсудить детали нашего возможного сотрудничества, а также условия и преимущества, которые мы можем предложить. Будем рады установить встречу или провести дополнительные переговоры, чтобы более подробно обсудить все вопросы.Надеемся на положительный ответ и возможность начать плодотворное партнерство.С уважением,[Ваше имя]

Мы проявляем большой интерес к улучшению стандартов и надежности работы прибора КИП-12, который мы начали производить 29 лет назад и который с 1995 года активно применяется в вашей организации. Поэтому мы обращаемся к вам с просьбой.

Для обеспечения лучшей производительности и надежности работы прибора КИП-12, важно получить подробную информацию о его эксплуатации. Мы очень ценим вашу помощь и активное участие в решении этой задачи, основываясь на нашем долгосрочном и позитивном партнерстве. Поэтому обращаемся к вам с просьбой — предложением: помогите нам собрать и предоставить статистические данные о работе прибора. Мы были бы очень благодарны, если бы вы смогли собрать статистику по указанным параметрам (подробности в приложении). Это позволит нам проводить мониторинг эффективности работы прибора и принимать оперативные меры для улучшения его качества и надежности.

Если вы готовы принципиально оказать нам помощь, пожалуйста, дайте нам знать. Если вам нужны дополнительные комментарии или у вас возникли вопросы перед принятием решения, мы готовы на них ответить.

Мы будем благодарны за получение вами ответа.

Шеф Технического отдела

Пример текста-просьбы и пример текста-рекламации в деловой корреспонденции.

Сообщение – желание, выраженное словами.

(сотрудничество — взаимодействие; манера — профессионально-доверительная; эффективное использование доказательств)

Письмо – жалоба

Установка на сотрудничество является ключевым элементом, в то время как стиль коммуникации должен быть официально-деловым. Очень важно умело оперировать фактами, чтобы убедительно донести свою точку зрения.

Прошу Вас помочь в решении проблемы, возникшей при осуществлении проекта АБС.

В соответствии с контрактом № А-122 от 07.02.2010. п. 4.3., ООО «Стар» обязано отправить контрольные образцы продукции в ОАО «Росстанс» за 60 дней до запланированной поставки, уведомив о доставке ОАО «Росстанс».

В соответствии с представленным графиком (Допсоглашение № 1 от 11.03. 2010. к Контракту № А-122 от 07.02.2010.), запланированная дата начала поставки продукции — 01.10.2010. Согласно графику, контрольные образцы должны были быть отправлены не позднее 02.08.2010. Сегодняшняя дата — 04.08.2010. К настоящему моменту мы не получили информации о том, что контрольные образцы были отправлены.

До сих пор мы не сталкивались с какими-либо сложностями в сотрудничестве с вашей организацией, и все условия, оговоренные в контракте, были соблюдены. У нас есть уверенность в том, что мы можем разрешить возникшую ситуацию.

Для нашей компании крайне значимо, чтобы проект АБС был успешным. Поэтому мы просим вас предоставить информацию о доставке контрольных образцов не позднее 06.08.2010.

Мы надеемся на исчерпывающий ответ с вашей стороны, который поможет нам ясно понять ситуацию и устранит наши сомнения в успешной реализации проекта.

Я, в качестве представителя руководства ОАО «Росстанс», обращаюсь к Вам с просьбой о разрешении проблемы, возникшей при реализации проекта АБС.

Мы вынуждены выразить нашу серьезную тревогу по поводу данной ситуации.

В соответствии с контрактом № А-122 от 07.02.2010. п. 4.3., ООО «Стар» обязано отправить контрольные образцы продукции в ОАО «Росстанс» за 60 дней до запланированной поставки, уведомив о доставке ОАО «Росстанс».

ОАО «Росстанс» выражает серьезное беспокойство о возможности ООО «Стар» справиться с своими обязательствами в данной ситуации, что заставляет задуматься о необходимости применения штрафных санкций в соответствии с пунктом 7.2. договора № А-122 от 07.08.2010 года.

Дабы избежать подобных ситуаций, просим вас до 6 августа 2010 года предоставить нам информацию о текущем статусе отправки образцов продукции.

Обратите внимание на представленную нами информацию и уверим вас, что составление «сложных писем» станет для вас значительно более простой задачей.

Запознайтесь с нашими обучающими курсами, посвященными организации деловой корреспонденции.

Распространить информацию в интернете через социальные сети

Образец письма: Просьба о содействии в решении вопроса

Письмо-просьба

Очень популярной формой деловой корреспонденции является письмо-запрос, которое может одновременно служить напоминанием. Юридические и физические лица часто обмениваются такими письмами-просьбами.

Зачем могут составляться письма-просьбы

Занятие деловой деятельностью предполагает одновременное поддержание связей с уже существующими партнерами и постоянное взаимодействие с новыми. Запросы, направляемые в письменной форме, охватывают широкий спектр вопросов и могут быть направлены как отдельному лицу или организации, с которыми отправитель уже поддерживает отношения, так и новому партнеру или государственному органу, структуре и т.д.

Обычно, человек или организация, написавшие письмо, просят о помощи в решении определенной проблемы. Чтобы повысить шансы на успех, необходимо учесть два важных условия:

Для удовлетворения просьбы необходимо, чтобы адресат обладал соответствующей квалификацией.
Право обратиться с данной просьбой должно быть предоставлено автору обращения.

Запросы, которые представляют официальный характер и содержат просьбу о предоставлении информации, называются письмами-запросами. Для изучения правил создания таких запросов, пожалуйста, обратитесь к разделу «Запросы» на нашем веб-сайте.

На нашем веб-сайте вы сможете найти информацию о том, как правильно формулировать заявления или жалобы, которые касаются различных действий. Мы предлагаем ознакомиться с соответствующими разделами нашего сайта, где вы найдете правила составления таких писем-просьб.

В список задач, решаемых с помощью отправки письменных запросов, входят:

предоставление данных о текущем балансе на счете, о структуре персонала в организации, о событиях, связанных с гражданским состоянием.
анализ предложений о кооперации, об организации событий, о заключении соглашения, о присутствии на мероприятии;
Подтверждение о получении предоставленных ранее документов и информации.
Выполнение различных мероприятий (возвращение средств, отправка документов) и другие аналогичные действия.

Кто может составлять письмо

Как уже было указано выше, одним из основных условий является право отправителя письма обратиться с просьбой такого рода. Например, только сам гражданин, его опекуны и некоторые государственные органы (суды) имеют право запрашивать информацию о живом гражданине в органах (архиве) ЗАГС. В случае, если речь идет о ребенке, право обращаться с такой просьбой имеют только его родители.

Помимо этого, юридическая сущность должна выполнять следующее: письмо, представленное от имени организации, должно быть подписано лицом, имеющим законное право отправлять запросы или просьбы от лица данной организации. Обычно такими лицами являются высшее руководство организации и главный бухгалтер.

Если запрашиваемая информация общего характера, письмо может быть направлено как индивидуально одному человеку или организации, так и группе людей или организаций.

Общие правила

Поскольку в большинстве ситуаций письмо с просьбой является инициативным, его мотивированность играет важную роль. Для этого отправитель может использовать различные причины, которые побудили его обратиться именно к этому адресату:

неофициальные соглашения, достигнутые в результате звонков и неформальных встреч;
Соглашения, зафиксированные письменно, после предварительных переговоров, могут быть достигнуты путем обмена электронными письмами.
правовые акты (нормы законодательства и нормативные акты на местном и федеральном уровне);
успела быть достигнута соглашение;
выполнение указаний вышестоящего учреждения;
Осторожность о негативных последствиях для оправдывающего и получателя просьбы, возможных неприятностей, которые могут возникнуть, если просьба не будет выполнена, и так далее.

Советуем прочитать: Изменение цвета окна с виниловой пленкой MyDecor

Считается приличным и воспринимается как норма хорошего поведения указывать на:

Если письмо предполагает, что установлены деловые отношения, контракт подписан и так далее, то не стоит забывать о достижениях и репутации адресата.
Выдающиеся достижения и безупречная репутация отправителя служат еще одним доказательством необходимости удовлетворения данной просьбы.

При написании письма необходимо придерживаться основных правил деловой переписки. Если письмо отправляется от имени компании, то оно должно быть оформлено на специальном бланке компании, если таковой имеется. Важно также составить письмо грамотно и использовать соответствующие деловые фразы. Если письмо является просьбой, то перед самим текстом можно обратиться к адресату, например, начать письмо со слов «Уважаемый Иван Иванович!».

Вежливостью следует считать упоминание автора письма в единственном числе: вместо выражения «просим Вас» следует использовать «прошу Вас», если письмо подписывается руководителем организации. Обращение слишком близкое и неприемлемое.

Предварительное выражение благодарности получателю просьбы за ее исполнение является неуместным.

Составление письма

Не существует законом одобренной формы письма-просьбы, но стоит отметить, что некоторые нормативные акты федерального и местного значения могут утверждать отдельные формы запросов и заявлений, например, в Пенсионный фонд или в ЗАГС.

На нашем веб-ресурсе присутствует образец стандартного письма-запроса, который вы можете использовать, чтобы адаптировать его под свои потребности. В целом, структура данного письма-запроса выглядит так:

В заголовке электронного письма указываются данные получателя письма, такие как его полное имя, должность и название организации для юридических лиц, или полное имя и адрес для физических лиц. Если письмо не отправляется с использованием фирменного бланка, также указываются данные отправителя письма.
Можно выбрать название письма на свое усмотрение, например, «Об уведомлении о получении документов» или «Официальное подтверждение о передаче документации».
Дорогой Иван Иванович!Дорогие господа!Имеется возможность дополнительно прибегнуть к варианту обращения к адресату, используя фразы «Уважаемый Иван Иванович!» или «Уважаемые господа!».
Хочу обратиться к тебе, поскольку я уверен, что ты сможешь мне помочь. Таким образом, прошу тебя оказать мне услугу, которая мне необходима.
Перечень приложений, если таковые имеются (включая карточки компании, приглашения и прочее).
В заключении письма автор указывает свою должность и расшифровывает ее.

После того, как глава организации подпишет письмо, ему будет назначен уникальный регистрационный номер. Затем письмо будет отправлено получателю с помощью выбранного им удобного способа доставки.

доставляется ручной передачей или посредством службы доставки;
через передачу данных по сети, способом, при котором информация передается и получается в виде электронных документов
Через отправку письма или путем использования электронной почты.

Для обеспечения подтверждения получения адресатом просьбы, рекомендуется составить две идентичные просьбы или сделать копию, на которой адресат сможет поставить отметку с датой получения.

Если вы отправляете письмо с помощью почты, вы можете сделать его заказным с уведомлением о вручении. В таком случае, письмо вернется к вам, только после того, как адресат его получит в почтовом отделении.

Образец письма-просьбы

Запрос в письменной форме формулируется с целью получения определенной информации, требуемых документов или выполнения необходимых действий по просьбе автора. Он адресуется непосредственно определенному лицу или организации с целью получить ответ на данный запрос.

При составлении письма с просьбой необходимо придерживаться общепринятых правил делового общения и оформления деловой переписки. В повседневной практике работы в организациях часто возникает необходимость составления писем с просьбой. В данной статье вы найдете образец такого письма, который может послужить вам хорошим примером.

Прошу вас составить письмо с использованием простых слов и краткой формы, но с указанием конкретных деталей, связанных с нашей просьбой. Некоторые примеры фраз, которые можно использовать: «Просим вас…», «Просим вашего содействия…», «Надеемся получить…».

Вы можете поддержать свою просьбу, описав причины, по которым вы пишете это письмо. В одном письме допускается выражение нескольких просьб («Мы также просим вас …», «Мы также прошу …»).

Если вы хотите получить ответ в определенный срок, вы можете упомянуть это в письме, чтобы побудить адресата ответить быстрее. Важно при этом сохранить корректность и вежливость. Попытайтесь представить, как бы вы сами отреагировали в подобной ситуации.

Образцы письма-просьбы

Сейчас пришло время для представления конкретных иллюстраций. Вы можете ознакомиться с образцом оформления письма-просьбы и скачать его в формате doc.

Уважаемая налоговая инспекция,Обращаюсь к Вам с просьбой о продлении срока предоставления необходимых документов. В связи с непредвиденными обстоятельствами, я не успел(а) собрать все требуемые материалы в указанный срок.Полностью осознаю, что это мое личное просчет, и приношу свои извинения за возникшее затруднение. Несмотря на это, прошу Вас рассмотреть мою ситуацию с пониманием и согласиться на продление срока предоставления документов на [указать новую дату].В настоящий момент я прилагаю все усилия, чтобы ускорить сбор и подготовку документации. Однако, для завершения этого процесса необходимо дополнительное время. В связи с этим, я искренне надеюсь на ваше понимание и поддержку.Уверен(а), что данное продление срока не вызовет серьезных проблем и не повлияет на работу и планы налоговой инспекции. Рад был(а) бы предоставить все необходимые материалы в кратчайшие сроки после указанной новой даты.С уважением,[Ваше имя]

Мы получили письмо от ИФНС №… от 29.10.2014 года с требованием предоставить документы для проведения проверки ООО «…название партнера». Общий объем запрашиваемых документов превышает тысячу страниц. Из-за временного отсутствия бухгалтера из-за болезни, мы не успеваем подготовить все требуемые документы к указанному сроку.

Пожалуйста, возьмите во внимание, согласно пункту 5 статьи 93.1 Налогового кодекса Российской Федерации, мы просим продлить срок подготовки этих документов на период в десять рабочих дней.

В примерах писем-просьб приводятся подробные объяснения причин, по которым эти письма были написаны. Так как формат писем является произвольным, у вас есть много возможностей для творчества при составлении собственной убедительной просьбы.

Представляю Вашему вниманию образец письма-просьбы, которое на этот раз не содержит расширенного объяснения причин, побудивших меня его написать.

Прошу перевести 108 тыс. руб. в I квартале 2014 года на обработку научно-технических документов в архиве подразделения ОАО «Карапец» согласно заявке на финансирование, представленной ранее от 00.00.2014.

Следующий пример заявления о просьбе

В связи с намерением открыть сеть спортивно-оздоровительных центров в вашем городе, мы просим вас предоставить информацию о готовности провести дополнительное исследование местного рынка спортивно-оздоровительных услуг, включая информацию о ценах и ассортименте предлагаемых клубами услуг.

Я уверен, что после ознакомления с образцами, вы усвоили основы написания писем-просьб. И теперь составить свое собственное письмо не представляет большого труда.