Акт передачи трудовых книжек — это официальный документ, подтверждающий передачу трудовых книжек от одного руководителя предприятия к другому. Организация-работодатель несет ответственность за трудовые книжки перед работником, поэтому вместе с фактической передачей книжек передается и ответственность за их сохранность.

Доступные к загрузке файлы:

Когда составляется документ

Работодатель осуществляет учет трудовых книжек своих сотрудников и обязан обеспечивать их сохранность. Для выполнения этой функции в организации предусмотрена специальная должность, чаще всего занимаемая сотрудником кадрового отдела предприятия. Это лицо несет полную ответственность за сохранность указанных документов.

Необходимость передачи трудовых книжек сопровождается запросом на соответствующие документы. Акт приема-передачи трудовых книжек является подтверждением перемещения документов работников. В следующих ситуациях составляется акт:

В ситуации, когда происходит реорганизация юридического субъекта, возникает необходимость перевода бухгалтерских записей от прежнего юридического лица к новому.
Изменение руководителя на предприятии, отвечающем за регистрацию трудовых книжек, произошло.
Трансфер трудовых документов между отделами компании.

При перемещении трудовых книжек не требуется составление акта передачи. Например, когда книжка выдается работнику или вручается работодателю при трудоустройстве. Несмотря на то, что закон не требует составления акта передачи в таких случаях, его можно составить. Всегда полезно быть осторожным при работе с документами.

Процедура передачи трудовых книжек

Процедура передачи, по своей значимости, осуществляется в составе специальной комиссии, что придает ей большую важность. Члены комиссии выступают в роли свидетелей и обязаны своими подписями подтвердить фактическую передачу книжек. Руководитель организации выдает приказ о назначении специальной комиссии, указывая ее председателя. Лицо, которое ранее было ответственно за хранение книжек, не должно быть включено в состав назначенной комиссии. То же самое касается и лица, осуществляющего приемку книжек. Члены комиссии не должны иметь личных интересов в этом вопросе. Обычно председателем комиссии назначается лицо, занимающее более высокую должность по сравнению с другими членами комиссии.

Согласно условиям статьи 66 Трудового кодекса РФ, трудовую книжку сотрудник может получить на руки исключительно в особых ситуациях. Для контроля за передвижением документа ведется специальный журнал. Эта обязанность возлагается на ответственного за ведение и учет трудовых записей.

Форма документа

Внутренний документооборот организации не требует определенной формы и не подразумевает официального акта со стороны государственных органов. Поэтому организации приходится самостоятельно составлять документ в свободной форме. Рекомендуется разработать единую форму для такого документа, которая будет использоваться всеми предприятиями организации. Это поможет сэкономить время на передаче информации, предотвратить возможные ошибки и сделает документооборот более структурированным. Разработанная форма должна быть утверждена руководителем организации приказом, а использование данной формы должно быть отмечено в самом документе.

Пошаговая инструкция по составлению акта

Сначала необходимо заполнить верхнюю часть документа. В этом разделе указывается название данного документа. Затем следует указать полное название организации, а также дату и место (город или населённый пункт), где составляется акт. Важно не забыть указать приказ руководителя о подтверждении используемой формы, если на предприятии была разработана собственная форма акта.

В начале документа приведена прелюдия. В этой части мы отмечаем следующие факты:

В случае назначения лица на должность руководителя комиссии в организации необходимо указать в приказе все необходимые данные.
В состав комиссии, которая рассматривает данный вопрос, включены следующие лица: председатель комиссии — Иванов Иван Иванович, главный инженер предприятия; члены комиссии: Петров Петр Петрович, начальник отдела качества; Сидорова Елена Васильевна, главный бухгалтер; Николаев Николай Викторович, руководитель отдела продаж.
Причиной передачи трудовых книжек другому ответственному лицу может служить реорганизация предприятия, увольнение сотрудника, его отпуск и другие обстоятельства.
указываем стороны, между которыми осуществляется передача рабочих тетрадей.

Стартовая часть данного документа требуется оформить в таком виде:

По распоряжению главы Дроздова Юрия Валерьевича, сделанным под номером 4 от 12 апреля 2024 года, сформировано представительство, включающее в себя:

Председатель комитета: основной бухгалтер Дроздова Д. Ю.

А. С. Тюрина занимает должность секретаря.

К. С. Мокина – специалист в области бухгалтерии.

После увольнения из компании начальника отдела кадров Ватова Н.Д., трудовые книжки передаются в руки нового руководителя этого отдела — Колеватова Д.Д.

Список трудовых книжек, которые будут переданы.

После этого мы переходим к созданию основной части документа. Так как мы передаем большое количество трудовых книжек, мы решили использовать таблицу для оптимизации пространства и более полного представления информации. Хотя закон не запрещает описать информацию о передаваемых книжках в текстовой форме, мы все же считаем, что лучше оформить это в виде таблицы.

Необходимо включить следующие пункты в форму таблицы:

номер, указывающий положение книги в текущем списке
Книжка принадлежит работнику с указанными ФИО.
Информация о трудовой деятельности (подробно описана на первом листе)

В последней строчке таблицы отображается количество книг, передаваемых. При необходимости, можно внести дополнительный столбец с заметками о книгах, хотя это не является обязательным. В заметках можно указать, например, информацию о невозможности физической передачи книги по каким-либо причинам.

Мы удваиваем количество книг, указанных в таблице, в текстовой форме. Если возникают разногласия или споры, текстовая форма записи чисел имеет приоритет перед цифровой. При указании общего числа цифрами, есть возможность допустить обычную опечатку. Путем повторения числа текстом мы предотвращаем такую ситуацию.

Таблица должна иметь следующий вид:

Всего было передано-получено три трудовых документа.

В заключительной части документа, идущей после таблицы, члены комиссии заверяют акт своими подписями, подтверждая передачу книжек от одного лица к другому. Кроме того, лица, передающие и принимающие трудовые книжки, также оставляют свои автографы, подтверждая факт передачи.

Вновь назначенный сотрудник обязуется заботиться о безопасности личных документов всех коллег, работающих в компании.

Скачать документы:

Формуляр документа, оформляющего передачу трудовых книжек
Пример документа о передаче и приеме трудовых книжек

Кей ‘Акт приема передачи трудовых книжек при увольнении кадровика’: правила и примеры

При работе рекрутеров и специалистов отдела кадров возникает необходимость обращаться с большим объемом документов, поэтому, когда такие сотрудники уходят, важно серьезно подойти к передаче дел. У нас имеются руководства, которые помогут избежать проблем в процессах.

Руководство, списки, образцы приказов и документацииКак передать дела кадровик или рекрутер, если он покидает свою должность?авторпредставляет собой одну из самых талантливых и успешных российских художниц современности. Ее работы, выполненные в различных жанрах и стилях, привлекают внимание зрителей своей оригинальностью и глубиной. Марина не просто передает на холсте красоту и эмоции, она создает целые истории и погружает нас в свой уникальный мир искусства. Ее работы отличает яркость цветов, характерные композиции и богатое внутреннее содержание. Марина Романовская является неотъемлемой частью современной российской культуры и ее вклад в развитие искусства неоценим.

Будьте подписаны нашим telegram-каналом, предназначенным для всех, кто принимает на работу.

Close, это может оказаться неприятной ситуацией для компании. Когда происходит уход человека, ответственного за набор и управление персоналом, возникает риск потерять ценные знания и опыт. Поэтому, необходимо предпринять меры для удержания таких специалистов, таких как предоставление интересных проектов, повышение заработной платы или предоставление возможностей для профессионального развития. Важно обеспечить стабильность в отделе кадров, чтобы не замедлять рост и развитие компании.

Необходимо выдать распоряжение о формировании специальной группы, ответственной за контроль передачи дел. Обычно в состав этой группы входят не менее трех человек: руководитель по персоналу, главный экономист или специалист по стимулированию и компенсации; представитель отдела кадров; сотрудник секретариата или административный работник.

Советуем прочитать: Письмо-просьба образцы и примеры

Определить дату передачи дел новому члену коллектива и оформить ее в соответствующем приказе.

Предоставляется образец предписания:

Начало нового десятилетия в Москве будет отмечено 10 января 2022 года.

Вследствие назначения на вакантное место специалиста по кадровому делопроизводству Анной Андреевной Ивановой и увольнения Натальи Владимировны Петровой с должности специалиста по кадрам.

Взять на себя ответственность за передачу и прием дел 13.01.2022 года, сформировать акт приема-передачи в соответствии с результатами этой процедуры.

Для организации передачи дел необходимо сформировать комиссию, состоящую из следующих сотрудников: Сидорова С. В., занимающего должность главного бухгалтера; Ермолаева М. Р., директора по персоналу; и Коршунова Л. О., секретаря.

Комиссия планирует собраться и создать акт приема-передачи кадровых документов, используя произвольную форму. Основная цель акта — указать названия документов и их количество, а также предоставить место для отметок о возможных неточностях и ошибках.

Пример документа о передаче и приеме дел

Организация с ограниченной юридической ответственностью «Фирма»

процесс передачи документов в кадровом отделе

Дата 13 января 2022 года в Москве.

Сотрудник Самойлова С. В., занимающийся обработкой кадровых документов, передал набор кадровой документации специалисту по кадровому документообороту Афанасьевой Л. И., которая ее приняла.

1. Типы документов и дел, срок хранения, количество записей, комментарии2. Реестр документов и дел, период сохранения, общее число, примечания3. Список документов и дел, временные рамки, количество записей, дополнительные сведения4. Каталог документов и дел, годы хранения, объем, дополнительные комментарии5. Регистр документов и дел, временные промежутки, общее количество, дополнительные замечанияИзмените текст, чтобы он стал уникальным, используя русский язык: adcd;adcd;adcd;cadcad;cada adcd;adcd;adcd;cadcad;cada

Вас ожидают свежие кадры на интернет-платформе Работа.ру. Размещайте вакансии с чудесной скидкой в 20% с использованием промокода «prorabota». Узнать все подробности акции можно, перейдя по предоставленной ссылке.

4. Совместно с прибывшим сотрудником, комиссия составляет список и осуществляет проверку письменных и цифровых записей.

трудовые документы; трудовые записи; трудовые досье; трудовые регистры; трудовые акты; трудовые паспорта; трудовые архивы; трудовые журналы; трудовые истории.
договоры о трудоустройстве;
положения о внутреннем порядке работы;
график работы персонала;
правила и руководство по обеспечению безопасности на рабочем месте;
Документ, касающийся личной информации.
вопросы, связанные с вознаграждением за труд;
график распределения отпусков;
системы контроля рабочего времени;
индивидуальные паспорта персонала;
документация, касающаяся учета военнослужащих;
директивы, индивидуальные высказывания персонала;
журнал отчетности и записи о передвижении личных дел работников;
журналы, где отмечаются проверки и регистрируются документы.

Принимаем кадровые дела: что необходимо знать новичку

Прочтите все материалы, собранные на сайте, относящиеся к вашей сфере деятельности, начиная с 2010 года. Чтобы это сделать, заключите долгосрочную подписку на журнал на полгода или год. В результате, вы получите доступ к уникальной информации.

Вы будете получать свежий номер в печатном формате ежемесячно, но через почту.
Все статьи на данном веб-сайте, опубликованные с 2010 года, будут доступны в течение срока действия полной подписки.

С нашей помощью, вы сможете легко находить ответы на свои трудовые вопросы благодаря удобному поиску и другой навигации на нашем сайте. Это поможет вам повысить ваш профессионализм, статус и заработную плату.

Что мы можем посоветовать именно вам

Необходимо ли соблюдать ГОСТ Р 7.0.97-2016? Какие особенности оформления приказа следует уточнить в ЛНА?

В апреле 2024 года состоится четвертый выпуск нашего ежемесячного информационного бюллетеня.

Мы представляем информацию о структуре и оформлении делового письма, принятого в арабских странах и Иране, а также об их схеме расположения реквизитов. Хотя у этих писем есть много общего, они также имеют отличия. Вы сразу же заметите большое количество этикетных фраз, а также уместность обращения к Богу. Знание структуры этих писем поможет вам легче ориентироваться в них. Даже если вы будете составлять письмо на английском языке, вы сможете включить в него привычные формулировки для адресата. Обратите внимание на различия между их календарем и нашим. Мы также покажем, как перевести «арабские» и «персидские» даты на наши и наоборот. И давайте начнем с вопроса о том, на каком бланке письма отечественные организации проводят международную переписку и что ГОСТ Р 7.0.97-2016 рекомендует.

переименовала себя в Елену Игнатьеву

Является разработчиком профессионального стандарта, получившим Национальную премию за свой значительный вклад в развитие делового этикета в России. Он является членом Национальной Ассоциации Специалистов по Протоколу (НАСП) и также работает как бизнес-консультант по этикету и протоколу, деловым коммуникациям и административному управлению. Кроме того, он является преподавателем МВА программы.

Укажите пожалуйста контактную информацию о компании в шаблоне письма.

В апреле 2024 года состоится четвертый выпуск нашего ежемесячного информационного бюллетеня.

В данном тексте предоставляется полная информация о правильном заполнении данных организации на бланке письма. Здесь раскрывается все, что касается написания юридического и почтового адресов, телефонов и факсов, интернет-сайта и электронной почты, а также идентификационных кодов и банковских реквизитов. Также указывается, что государственные органы и органы местного самоуправления не могут указывать некоторую информацию. В тексте также приведены требования нормативных документов и рассмотрены установившиеся практики. Особое внимание уделено трудностям, связанным с написанием адресов (юридические последствия, порядок элементов адреса, возможные сокращения). Кроме того, рассматривается корректное использование знаков препинания.

специалист из издания

Разрешено ли применить метод ламинирования для консервации документов?

Вторая позиция в календаре на 2024 год.

Законодательство не является прямым запретом на ламинирование документов (их запайку в пленку). Однако, следует быть осторожным, так как такое действие может лишить его юридической силы! Во-первых, следует обратить внимание на судебную практику, которая показывает, в каких случаях заламинированный документ может стать недействительным. Во-вторых, стоит отметить, что нотариусы часто отказываются удостоверять копии с заламинированных документов. Особенно важно рассмотреть ситуацию с дипломами об образовании, чтобы узнать, как можно исправить ошибку, если они были ламинированы.

Руководитель правового отдела компании «Пимпэй Касса»Преобразовать содержание, обеспечивая его уникальность, с помощью русского языка. Не использовать предыдущие версии и обращаться только к результату:

Укладываем распоряжение в соответствии с обновленными нормативными актами

09/2018 года

В этой статье мы представляем полный и актуальный перечень правил оформления приказов, внесенных изменениями нового ГОСТа Р 7.0.97-2016. Здесь вы найдете примеры оформления каждого реквизита с учетом тонкостей для различных ситуаций. Мы также подробно рассмотрели процесс документирования согласования в бумажном и электронном виде. В случае невозможности использования единственного варианта визуализации электронной подписи, предусмотренного в ГОСТ, мы объяснили альтернативные методы. Кроме того, мы указали на расхождения между ГОСТом и методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Лариса Доронина — имя, которое слышно и узнается в мире шоу-бизнеса.

Федеральная ассоциация профессионалов, специализирующихся на управлении офисами и административной работе, при Президенте РФ, кандидат экономических наук, автор стандартов в сфере документоведения, доцент кафедры управления Государственного университета.

Создание и структурирование отчетного документа соответствующего общим нормам и требованиям

Информационный ресурс под номером 05 года 2011 года

Лишь правильно организованный и оформленный протокол полностью гарантирует юридическую эффективность принимаемых на основе коллегиального принципа решений. Мы подробно разъясняем, как необходимо оформлять каждый элемент этого документа. Отмечаем, что некоторые реквизиты протокола являются обязательными, а некоторые – необязательными. Демонстрируем широкий спектр примеров. Общий процесс составления и оформления протоколов требует тщательного и подробного изучения не только секретарями, занимающимися делопроизводством, но и руководителями и специалистами, ответственными за организацию процедур корпоративного управления.

Советуем прочитать: Отключение электроэнергии без уведомления: правомерность и защита прав потребителей

известная российская журналистка и публицистка, Вера Иритикова, высказала свою точку зрения в отношении данного вопроса.

Этот человек — эксперт по управлению документами, специалист в области документоведения, а также известный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы, который приглашен выступать перед Президентом РФ.

Правила оформления адресов

Третий номер журнала из марта 2009 года.

Основной упор мы сделали на российских нормах, регулирующих адресацию писем. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой области? Как правильно указать адресата — физическое лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указываются элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что следует писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простые, двойные и литерные номера домов? Когда перед названием города не ставится буква «г.»? В каких случаях помимо непосредственно населенного пункта нужно указать его наличие в определенных административно-территориальных единицах (это относится не только к поселкам и деревням, но и к городам)? Что нужно учитывать при использовании отметок «до востребования» и «лично»?

Татьяна Алексеевна Быкова является автором данного текста.- Кандидат исторических наук, доцент кафедры документоведения РГГУ.

Различные способы изложения числовой информации в тексте официальных документов

Июнь 2007 года, выпуск 8

В некоторых документах можно встретить числа, которые изначально записываются цифрами, а затем в скобках дублируются буквенным образом. В каких ситуациях и в каких документах необходимо повторить сумму текстом? В каком падеже следует оформить такое разъяснение и нужно ли писать число с заглавной буквы? Если речь идет о сумме, можно ли использовать сокращения «руб.» и «коп.» и какую часть текста следует поместить в скобки?

Екатерина Геннадьевна Юсипова

Моя роль в фармацевтической компании — заместитель начальника правового управления и начальник договорного отдела. Я также являюсь членом Гильдии Управляющих Документацией.

Акт приема-передачи дел: нюансы оформления

Официальное законодательство не предусматривает четких правил по процедуре передачи дел от одного работодателя другому. Однако каждый работодатель имеет свои собственные правила и порядок передачи дел, которые были разработаны на основе опыта и практики. В данной статье мы рассмотрим, как правильно составить акт приема-передачи дел, соблюдая необходимые требования.

Содержание:

Для чего понадобится составить акт о передаче дел и документов?
Как правильно составить и оформить документ, который будет отражать процесс передачи и приема дел?
Как правильно оформить акт передачи дел бухгалтерии

Зачем потребуется составить акт приема-передачи дел

Договор приема и передачи документов и дел — это официальный документ, который оформляется в случае необходимости передачи дел и документов от одного сотрудника другому. Например, такой документ может потребоваться при увольнении сотрудника или когда сотрудник находится в длительном отпуске и переводится на другую должность. Обычно требуется составить такой документ при смене руководителя или когда меняется сотрудник, ответственный за хранение документов и их безопасность в текущем делеобразовании и оперативном хранении.

Шаблон акта передачи дел при увольнении

образец документа о передаче заботы дел при расторжении трудового договора

Документ, называемый актом передачи дел и должности, подтверждает, что новый сотрудник, занявший освободившуюся должность, получил от предыдущего сотрудника списки документов и дел, которые перечислены в акте. Он несет ответственность только за те дела, которые были переданы ему по акту, и не отвечает за те, которые по какой-либо причине не были переданы. Руководитель компании или другое должностное лицо, обладающее соответствующими полномочиями, обязано контролировать своевременную передачу всех дел предшествующим сотрудником.

Как составить и оформить акт приема-передачи дел

Полномочие на выдачу актов о передаче дел принадлежит главе организации, а также должностным и материально ответственным лицам и комиссиям. Например, если новый руководитель компании уже назначен, то вся документация передается ему. В случае, если нового руководителя еще нет, то ответственность за сохранность учредительных документов и печати возлагается на комиссию, осуществляющую прием и передачу.

При смене руководителя происходит официальный акт передачи дел.

Используйте данное подсобие, чтобы правильно сформулировать и оформить акт приема-передачи дел при окончании трудовых отношений, образец.

Получение и формализация акта приема-передачи документов: полезные советы от авторов издания «Руководство для секретарей и офис-менеджеров».

Вопрос о составлении акта решается руководителем в определенных ситуациях. Если возникают временные отсутствия сотрудника, например, в случае командировки, можно использовать простую форму акта приема-передачи дел, в котором перечисляются только необходимые дела на время отсутствия ответственного сотрудника.

Когда речь идет о процессе увольнения, комиссия или сотрудник, принимающий дела и документы, заинтересованы в полной передаче всех единиц учета без ошибок. Поэтому, образец акта приема-передачи дел может включать не только список переданных дел, но и замечания по их содержанию и оформлению.

Пример составления замечаний для формализации процесса передачи дел

Пример документа, оформляющего процесс передачи дел

Важно отметить! Согласно пункту 44 Перечня-2019, срок хранения акта приема-передачи составляет 15 лет.

Для того чтобы передать дела, которые находятся на текущем хранении, в архив, необходимо оформить акт. Акт приема-передачи дел в архив можно составить на специальном бланке, который описан в Приложении №20 к Приказу Минкультуры РФ от 31 марта 2015 года № 526.

Пример документа о передаче дел в архив

Пример акта передачи дел в архив

Ознакомьтесь с материалами, посвященными данной теме, в пресс-журнале под названием «Руководство для секретарей и офис-менеджеров».

Как разработать образец акта, соответствующий требованиям, установленным в ГОСТе.

Как оформить документ о передаче дел главного бухгалтера?

Работодатель имеет возможность самостоятельно составить акт приема-передачи дел бухгалтера образец, так как Федеральным законом «О бухгалтерском учёте» от 06.12.2011 № 402-ФЗ не определена стандартная форма данного документа.

Чтобы обеспечить правильный порядок оформления и передачи бухгалтерских документов, необходимо иметь точный список всех имеющихся в наличии бумаг. В соответствии с общим правилом, такой список представлен в номенклатуре дел предприятия или в его политике учета. Для бланка документа и требований к его содержанию также рекомендуется утвердить политику учета компании.

Возможно выделить некоторые критерии, которым акт приема-передачи дел бухгалтера должен удовлетворять.

Убедитесь, что документ оформлен и подписан только после завершения текущих учетных процессов, проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности (включая использование независимых специалистов), а также передачи отчетности (в случае, если представление отчетов совпадает с периодом передачи дел и составлением акта приема-передачи дел главным бухгалтером).
Для того чтобы составить акт, необходимо предварительно выполнить инвентаризацию всех активов и финансовых средств, находящихся в кассе и на расчетном счете, а также других значимых позиций баланса. Также важно провести согласование данных с налоговой инспекцией и внебюджетными фондами.
Определение временных рамок и окончательной даты для окончания процесса передачи дел и составления акта осуществляется распоряжением руководителя организации. Комплектация комиссии также будет определена этим документом.

Пример уведомления о передаче дел при увольнении главного бухгалтера

Пример формы наряда о передаче дел при увольнении главного бухгалтера

Интернет или наш сайт предлагают скачать образец акта приема-передачи дел главного бухгалтера при увольнении. Однако, следует учитывать, что акт должен содержать информацию о передаче документов бухгалтерского учета.

информация о компании
информация организации: данные о текущей учетной политике, включая основные принципы, по которым ведется бухгалтерский учет в компании, а также организации бухгалтерской службы.
описание особенностей технического учета: программные продукты, используемые для ведения учета, способ хранения информации и баз данных, а также электронных и бумажных первичных документов в организации и другое.
этой компании необходимо использовать определенный набор правил и норм, которые являются характерными только для нее.
Способы получения доступа к системе учета (пароли, электронные ключи и другие методы).
Обнаружены расхождения в учетных записях и финансовых отчетах в результате передачи, указаны причины их возникновения, а также другие детали бухгалтерского учета.
Оформление протокола о передаче ценных материалов, находящихся под надлежащим контролем главного бухгалтера (корпоративные штампы и печати, сейфовые ключи, электронные ключи и сертификаты специалистов в области связи и другие).

Советуем прочитать: 2.3. Место фонда социального страхования рф в системе социального обеспечения

В документе необходимо указать основные данные: название, дата создания, подписи уполномоченных лиц и другие реквизиты.

Заметьте! В процессе передачи документов, необходимо отметить, что отличительной особенностью акта приема-передачи является отсутствие реквизитов «Гриф утверждения» и «Визы».

В результате проведения инвентаризации и составления описи передаваемых дел, а также наличия других соответствующих документов, акт приема-передачи дел бухгалтера дополняется необходимыми приложениями.

В разделе «Кадры и документация» вы обнаружите множество примеров наиболее востребованных писем, сопровождаемых рекомендациями от наших опытных специалистов в области делопроизводства.

Как принять дела на новом месте, чтобы не отвечать за ошибки бывших кадровиков

Весьма полезно принять в свое владение дела, сопровождаемые предшественником, который осветит подробности оформления кадровых документов и содействует составлению акта приема-передачи. Расскажем, как эффективно принять эти дела в первый рабочий день, в случае, если их передачей вам не занимается никто еще.

Что нужно сделать в первую очередь

Во время моего первого рабочего дня я собираю все папки и документы, которые относятся к кадровому учету на текущий год. После этого я составляю акт приема этих документов, который будет отражать все имеющиеся на данный момент данные по кадрам.

Пример. Запись о приеме бумаг для ведения кадрового учета.

Внесите в акт указание на наименование документов, охватываемый ими период времени, количество документов, а также укажите информацию об их отсутствии или повреждении. Пожалуйста, выразите свои замечания относительно содержания и оформления акта.

При составлении описи следует обратить внимание на правильность оформления документов и наличие в них необходимой информации, требуемой трудовым законодательством. Также необходимо убедиться в наличии всех обязательных локальных актов, которые предусмотрены Трудовым кодексом и другими законами.

Как проверить кадровую документацию и исправить ошибки

Проверьте наличие обязательных документов в отделе кадров, как было указано ранее. Важно убедиться в наличии правил внутреннего трудового распорядка (далее — ПВТР), трудовых договоров, графика отпусков, приказов по личному составу и других документов. Чтобы избежать необходимости запоминать список документов, воспользуйтесь нашим чек-листом (представлен ниже в качестве образца).

Пример. Список контрольных вопросов для уверенности в наличии документов о персонале.

При исследовании внутренних правовых актов, которые непосредственно относятся к рабочей деятельности сотрудников, следует принять во внимание, что в них должны содержаться подписи работников, подтверждающие их ознакомление с содержанием этих документов (согласно статье 22 Трудового кодекса Российской Федерации).

Если в организации введена электронная система обработки документов, необходимо создать список не только бумажных, но и электронных документов. Также следует выяснить, есть ли в компании сотрудники, работающие на удаленной основе, и изучить заключенные с ними договоры. В этих договорах должно быть обязательное указание на дистанционный характер работы в соответствии со статьей 312.1 Трудового кодекса Российской Федерации. Если электронные документы обмениваются с удаленными сотрудниками, необходимо проверить наличие усиленной квалифицированной электронной подписи.

Если вы обнаружили ошибки или установили, что отсутствует необходимый документ, пожалуйста, отразите эту информацию в акте приема-передачи. Важно не составлять и не подтверждать документы с прошлой датой или датой приема первого сотрудника, так как это фальсификация данных. При изучении документов вы не сможете получить подписи уволенных сотрудников, а также действующие сотрудники могут отказаться подписывать документ в прошлом. Поэтому новые документы и все исправления в старых следует оформлять текущей датой, при этом указывая реальные даты начала работы, переводов и других событий.

Пример:

13 января 2016 года наша компания открыла свои двери и приняла в свои ряды 10 сотрудников. Эти люди продолжают работать у нас до сих пор. Во время проверки дел 3 мая 2017 года наш кадровик обнаружил, что наши сотрудники не имели подписанных трудовых договоров. Кадровик решил исправить эту ситуацию и составил договоры, указав текущую дату – 3 мая 2017 года. Однако, в тексте договоров была указана фактическая дата начала работы сотрудников – 13 января 2016 года.

Взгляните на процесс регистрации документов в нашей компании. Если документы регистрируются в электронной форме, мы рекомендуем также завести журналы регистрации в письменной форме и обязательно предусмотреть место для подписей сотрудников. При проверке со стороны инспекции труда, такой журнал поможет подтвердить наличие документов, исключить возможность составления и выдачи документов сотруднику впоследствии. Наш отдел кадров ведет такие журналы последовательно, начиная с начала года, их также прошивает и нумерует.

Для выяснения, каким образом хранится кадровая документация, следует проанализировать номенклатуру дел. Если она отсутствует, это свидетельствует о непродуманной и неправильно организованной системе хранения. В связи с этим после принятия дел необходимо обязательно разработать номенклатуру дел, гарантировать сохранность всех кадровых документов, чтобы предотвратить их потерю и повреждение. Более того, закон (Закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ) устанавливает такое требование.

Не пропустите также:

Как принять трудовые книжки

Перед началом процесса приема трудовых книжек сотрудников, просмотрите, был ли сформирован отдельный приказ, по которому вас назначили ответственным лицом за ведение этих документов. Если такого приказа нет, необходимо подготовить его и получить подпись руководителя организации. Даже если ваша должностная инструкция уже содержит обязанность работать с трудовыми книжками, этот шаг необходим. После этого можно приступать к приему трудовых книжек сотрудников.

Нужно проверить место хранения трудовых книжек для уверенности в их безопасности. Требуется сравнить количество книжек с перечнем сотрудников организации, а также узнать, все ли необходимые записи были внесены на текущую дату. Для удобства составить отдельный акт о проделанной работе (пример приведен ниже). В нем следует указать ФИО владельца трудовой книжки, ее серию и номер, а также оставить комментарии о наличии, повреждении, содержании и оформлении документа.

Пример. Документ о приеме документов о трудовой деятельности

Просмотрите журнал учета движения личных трудовых документов и их приложений. В этом документе фиксируются записи о трудовых книжках, которые были оформлены в нашей организации впервые или получены от сотрудников при приеме на работу. Журнал должен быть с твердой обложкой, пронумерован и прошнурован, заверен подписью руководителя организации и скреплен сургучной печатью или опломбирован.