Понимаем, что представляет собой электронная трудовая книжка (ЭТК), в чём её польза для работников и как можно получить данные из нее.

Развернуть

Что такое электронная трудовая книжка и зачем она нужна?

Содержание данных связано с опытом работы индивидуума: история мест работы и промежутки времени, в которые он занимал определенные должности, причины увольнения с предыдущих мест работы и дата увольнения. Эти сведения регистрируются в базах данных Социального фонда (СФР). Основная цель такого учета —

Корректно определить трудовой стаж и установить размер пенсии для данного гражданина.
Проверить необходимый опыт для новой должности. Работодатель, имея доступ к информации из ЭТК, может узнать, где претендент работал, причём нельзя подделать трудовую книжку, в отличие от резюме.

С 2020 года в России каждый, кто заключает трудовой договор, обязательно получает Электронную Трудовую Книжку (ЭТК). Нельзя отказаться от нее, однако сотрудники, которые уже имели традиционную трудовую книжку до введения реформы, имеют возможность подать соответствующее заявление и сохранить ее. Информация из ЭТК также автоматически дублируется в бумажном формате по желанию владельца. Однако для тех, кто получил свою первую официальную работу в 2021 году или позже, трудовые книжки доступны только в электронном формате, без исключений.

Как выглядит электронная трудовая книжка?

Периодический журнал в цифровом формате может показаться идентичным его печатному эквиваленту. Но на самом деле это не совсем так.

Вся информация о персонале, которую компании собирают и передают в Систему федерального реестра, записывается в специализированную электронную систему учёта. Из этой базы можно оформить запрос на получение выписки о конкретном сотруднике и получить её.

Данный документ имеет официальное наименование — СТД-СФР («Сведения о занятости, предоставляемые из информационных источников Фонда пенсионного и социального страхования РФ»). Его можно напечатать, послать электронной почтой своему будущему работодателю или просто сохранить на компьютере.

В этом месте доступны следующие возможности:

Сводная информация о рабочей деятельности индивида до 31 декабря 2019 года, предшествующая появлению ЭТК.
Вся информация о человеке, которую Социальный фонд имеет, поступила от его работодателей и была предоставлена в ведомство после начала реформы.

Кто заполняет электронную трудовую книжку?

Ответственность за ведение кадровой документации лежит на работодателе. Применение электронных трудовых книжек является обязательным для всех сотрудников, включая тех, кто работает в офисе, на удаленной работе или по совместительству, а также для тех, кто предпочитает сохранить бумажную форму трудовой книжки.

В Систему Федерального Реестра (СФР) поступают информация и статистические данные на основе заполненных отчётов по форме ЕФС-1, которые предоставляют сотрудники отдела кадров или бухгалтерии. Вся информация должна быть представлена для каждого работника, с которым заключен трудовой договор, в случае наступления кадровых изменений, таких как перевод на другую должность или увольнение. С целью поддержания актуальности данных в СФР, сотрудники должны представлять отчетность в течение одного рабочего дня, как правило.

В СФР одинаковые правила и последовательность предоставления отчетности применяются как к крупным корпорациям и фирмам, так и к малым предпринимателям.

Как сделать электронную трудовую книжку и отказаться от бумажной?

Не нужно беспокоиться — все дела будут взяты на себя работодателем во время процесса трудоустройства.

Если прежде вы не смогли принять решение о полном переходе на электронный формат и сохранили бумажную версию трудовой книжки, но по каким-либо причинам сейчас вы желаете от нее отказаться, то вот какие действия необходимо предпринять.

Вы представляете работодателю запрос о переходе на электронную табельно-кадровую систему (ЭТК). Нет установленной законом формы обращения, поэтому каждая организация может иметь свой собственный шаблон. Пожалуйста, обратитесь в отдел кадров или к бухгалтеру, чтобы получить необходимую форму, заполните ее и передайте сотруднику, ответственному за передачу данных в СФР.
В трудовой книжке оставляется особая отметка о вступлении в Электронную Трудовую Книжку. Это требуется выполнить в день подачи заявления на переход в электронный формат.
В течение следующих трех рабочих дней бухгалтер или представитель отдела кадров обязан передать вам физическую копию документа. Ни в коем случае не избавляйтесь от него, так как трудовая книжка может оказаться полезной в будущем для подтверждения информации о вашей занятости до 2020 года.

Советуем прочитать: Дополнительный отпуск работающим пенсионерам в 2024 - 2025 годах

Плюсы и минусы ЭТК

Преимущества

Этот удобный формат позволяет получить выписку с трудовыми данными всего за несколько минут, уже не требуется обращаться к работодателю и просить делать копии страниц из трудовой книжки.
Сведения о трудовой деятельности будут надежно сохранены и не подвержены утрате или исчезновению в случае непредвиденных ситуаций, таких как наводнение, пожар или перемещение в другое рабочее помещение.
Теперь получение пособий и пенсий стало намного более удобным. Все государственные учреждения имеют возможность самостоятельно проверить информацию о вашей занятости, а Пенсионный фонд может назначить пенсию без необходимости личного посещения и предоставления множества документов.
Идеально подходит для людей, работающих на удаленке. Тем, кто привык работать вне офиса, нет необходимости создавать дубликаты трудовой книжки и отправлять их по почте работодателю при устройстве на работу. Достаточно просто скачать выписку и отправить ее по электронной почте или через мессенджер.
Чтобы уменьшить количество ошибок в данных, можно использовать одинаковую форму ЕФС-1 для всех сотрудников. Таким образом, не будет повода для беспокойства о том, что кадровик перепутает или забудет внести необходимую информацию в СФР.

Недостатки

Информация о поощрениях работника и о его особенностях труда, таких как работа по вахтам или участие в сезонных работах, не собирается в базе данных СФР нового формата. Однако эта информация может понадобиться для оформления пенсии или получения звания ветерана труда. В будущем такие данные будут требовать подтверждения другими документами, такими как приказы о награждении, грамоты, выписки и т.д.

Где посмотреть свою трудовую книжку в электронном виде?

Этот запрос должен быть выполнен работодателем в течение трех рабочих дней.
Поиск требуемого документа возможен на онлайн-платформе Госуслуги, где необходимо перейти в соответствующий раздел под названием «Справки и выписки».
Необходимо пройти процедуру аутентификации на веб-ресурсе СФР, после чего выбрать функцию «Запросить документ (выписку) о профессиональной деятельности» и следовать инструкциям на экране. Через некоторое время справка будет отправлена на указанный адрес электронной почты.
Для оформления необходимой заявки необходимо явиться в одно из отделений СФР с документом, удостоверяющим личность, в удобное для вас время.
В Многофункциональном центре (МФЦ) для получения нужного документа требуется всего лишь иметь при себе паспорт. Как только вы обратитесь к сотруднику МФЦ, вам будет выдан бумажный вариант документа, на котором будет присутствовать отметка о цифровой подписи СФР. Этой отметки достаточно, чтобы документ считался подлинным и действительным.

Как оформить электронную трудовую книжку

Молодое поколение, приступающее к работе впервые, иногда не осознает, что значит такое понятие, как «электронная трудовая книжка», как она выглядит, где ее можно получить, как правильно оформить ее самостоятельно и, наконец, зачем она вообще нужна. В данной статье мы рассмотрим все эти вопросы.

Способы оформления ЭТК

Давайте начнем с определений. До 2020 года у каждого трудящегося человека была его письменная запись, которая подтверждала его трудовой стаж, опыт работы, повышения по службе, полученные награды и прочее. Законодатель принял решение «цифровизировать» информацию о стаже каждого из нас. Это означает, что данные о работе начали храниться на серверах, сперва в Пенсионном фонде Российской Федерации, а теперь в Социальном фонде Российской Федерации. Эти объемы файлов стали основным инструментом для проверки стажа. Однако, для удобства понимания этого перехода с бумаги на электронный формат, мы начали использовать термин «электронная трудовая книжка» в повседневном общении. Этот термин не используется в законодательстве, он появился для того, чтобы работникам, кадровикам и работодателям было проще понять этот процесс. Однако, фактически электронной книжки не существует. Есть только гигабайты, терабайты или петабайты информации, из которой можно легко извлечь данные о том, когда, где и на кого работал конкретный человек.

Для информации: что такое цифровая рабочая книга, и как ее использовать

Когда сотрудник интересуется, как оформить электронную трудовую книжку, то на самом деле он спрашивает, как получить электронную копию основной информации о своей трудовой деятельности и стаже, которая хранится в базе данных Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации.

Давайте согласимся, что выражение «электронная трудовая книжка» более понятно, хотя оно не совсем соответствует юридическим нормам. Мы будем придерживаться этого термина, чтобы обозначить указанные выше сведения.

ВАЖНО!

Советуем прочитать: Дополнительные пояснения в арбитражный суд

Для заполнения данной формы при приеме, увольнении, приостановлении и возобновлении договора необходимо соблюдать срок не позднее следующего рабочего дня после публикации приказа (распоряжения). В случае перевода, переименования должности, присвоения разрядов, запрета на занимание должности этот срок составляет не более 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором был издан соответствующий приказ.

Инструкция: правильное оформление и предоставление отчета в соответствии с формой ЕФС-1

Как оформить электронную трудовую

Вот здесь у нас появился один новичок, только что пришедший в организацию. Он совсем без опыта работы. И теперь у нас возникла задачка: как же правильно открыть его электронную трудовую книжку, учитывая, что он совсем недавно начал трудиться у нас?

Начиная с 1 января 2025 года, компании обязаны предоставлять информацию о своих сотрудниках в Систему Федерального Реестра Сотрудников (СФР) с использованием формы ЕФС-1.

Для достижения этой цели работодатель должен заполнить:

страница с информацией об издании;
раздел 1.1;
Раздел 1.1 внутри раздела 1.

Вот и все. На данный момент у трудового работника имеется электронная книжка, что позволит ему получить выдачу из нее в будущем.

Когда речь идет о том, как зарегистрировать сотрудника с электронной трудовой книжкой, которая была открыта у его предыдущего работодателя, процедура остается неизменной: мы предоставляем информацию о его приеме на работу в СФР, используя форму ЕФС-1.

Большое значение имеет тот факт, что использование цифровых данных о трудовой деятельности успешно решило одну из главных проблем кадровых специалистов, заключавшуюся в обработке бумажных документов, связанных со стажем.

Допустим, человек приходит в компанию и говорит: у меня нет трудовой книжки, создайте ее. Более того, этому человеку уже далеко за 30 лет. И сомнения у сотрудника отдела кадров вполне обоснованны: трудовая книжка наверняка есть, а работник ее просто не предоставляет. Однако позже выясняется, что у данного работника уже было несколько случаев увольнения с разных мест работы по неприятной статье. Теперь можно очень легко проверить слова работника. Если он работал официально, то работодатель обязан был передать информацию о его стаже в Систему федерального резервного фонда (Пенсионный фонд).

Если у вас возникают сомнения относительно наличия или отсутствия предыдущего опыта работы, работодатель имеет право предложить вам оформить электронную трудовую книжку через Госуслуги (точнее, запросить выписку из нее). Время получения выписки составляет всего 1 минуту в режиме реального времени, и она будет доступна в вашем личном кабинете. Если вы получите ответ о том, что информация отсутствует, это означает, что работодатель будет рассматривать вас как человека, только что приступающего к работе. Если же информация имеется, кадровик будет руководствоваться ею. В случае отсутствия регистрации на Госуслугах у соискателя, его можно направить в МФЦ, чтобы заказать выписку там.

Нюансы получения выписки из электронной трудовой книжки

Для любого работника доступны все сведения о его деятельности, которые находятся в распоряжении Соцфонда. Это может понадобиться, чтобы устроиться на работу, получить социальные льготы и выплаты, подтвердить стаж для получения кредита в банке, предоставить документы при оформлении визы и в других ситуациях. Однако возникает вопрос о том, как получить электронную трудовую книжку самостоятельно, то есть как получить информацию о своем стаже для предъявления по требованию.

Согласно положениям статьи 66.1 Трудового Кодекса Российской Федерации, документ, являющийся справкой, приобретают следующие лица:

Укажите профессиональную организацию, в которой вы последний раз трудились (во время вашего рабочего стажа в данной компании).
в организации предоставления государственных услуг, известной как Многофункциональный центр,
в организации Социального фонда;
На интернет-ресурсе Госуслуги.

Для формирования информации о стаже используется форма СТД-Р, которая представляет собой электронную трудовую книжку. В этой форме содержится следующая информация: информация о стаже согласно статье 66.1 Трудового кодекса РФ, пункт 2.1 статьи 6, пункт 2 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования».

СНИЛС;
ФИО;
место занятости: название компании, ее номер в реестре страховщиков.
Информация о ходе работы и временных рамках: дата принятия на должность, название должности или профессии, данные о переводах на другую постоянную работу, о приостановке и возобновлении действия договора, об увольнении (с указанием статей, по которым произошло увольнение).
информация, содержащаяся в официальных актах, формирующих основу для установления правовых отношений в сфере труда;
Данные о том, что зарегистрированный участник подал заявление о выборе сохранения бумажной страховой книжки или полного перехода на электронный формат ведения данных о его деятельности.

как правильно заполнить отчет по стандартам разработки СТД-Р;
Каким образом можно определить номер страхователя, основываясь на знании ИНН?

Советуем прочитать: Сколько в России зарабатывает Полицейский в 2025 году

Эксперты, представляющие компанию КонсультантПлюс, детально рассмотрели процесс ведения электронных трудовых книжек и разработали набор инструкций по этой теме. Все эти рекомендации предоставляются бесплатно для использования.

Какие документы понадобятся

Однако, вернемся к вопросу о работодателе и разберемся в том, как можно оформить электронную книжку труда для работника и какие документы необходимы для этого.

Для устройства в организацию требуются только те документы, которые человек уже предоставляет. Список этих документов задан в статье 65 Трудового Кодекса Российской Федерации. Среди них для заполнения формы ЕФС-1 необходимы паспорт (с указанием ФИО и даты рождения), СНИЛС и ИНН. Паспорт обычно не вызывает вопросов, ИНН указывается только при его наличии. Однако возникают проблемы с СНИЛСами иногда.

Иногда возникает ситуация, когда требуется организовать регистрацию электронной трудовой книжки для нового сотрудника, но у него отсутствует СНИЛС.

Начиная с 1 апреля 2019 года, статья 7 Федерального закона от 1 апреля 1996 года № 27-ФЗ, посвященная процедуре оформления СНИЛС, потеряла свою силу. В настоящее время новые СНИЛС (карточки из зеленого пластика) не оформляются. Регистрация в системе персонифицированного учета СФР теперь осуществляется в соответствии с установленными формами, утвержденными постановлением Правления Пенсионного фонда России от 31 октября 2022 года № 243п «Об утверждении форм и форматов сведений, используемых для регистрации граждан в системе индивидуального (персонифицированного) учета, и Порядка заполнения форм указанных сведений».

Если у претендента отсутствует СНИЛС, то предприятию необходимо согласно пункту 4 статьи 65 Трудового кодекса Российской Федерации зарегистрировать данного сотрудника в системе персонализированного учета.

Без наличия СНИЛС работодатель не сможет подать заявление на ЕФС-1. Поэтому гораздо более быстрым и удобным решением будет отправить работника в МФЦ, чтобы он самостоятельно зарегистрировался. Таким образом, к моменту найма работника у него уже будет СНИЛС, поскольку без этого номера работодатель не сможет оформить электронную трудовую книжку.

Начиная с 2020 года, составленные кадровыми специалистами руководства по переходу на электронную трудовую книжку были основательно изучены, однако время от времени все же возникают вопросы. Особенно это актуально в необычных ситуациях, например, если у работника отсутствует СНИЛС (предположим, что он иностранец) или возникают сомнения относительно предыдущего трудового опыта.

Время постепенно приближается к 2025 году. Сегодня 16 мая 2025 года, и на часах 13 часов 36 минут. Давайте переформулируем текст, сделав его более оригинальным.

Приветствую! Справедливо ли, что предприниматель имеет возможность проверить предыдущий опыт работы потенциального сотрудника до его приема на работу или следует ли ожидать, что будущий работник доставит на собеседование предварительно распечатанную выписку из электронной трудовой книжки?

06:33:40, 17 мая 2025 года. Пожалуйста, перефразируйте текст, делая его уникальным с использованием русского языка.

Когда я работала на двух работах одновременно, одна из них была оформлена с использованием бумажной трудовой книжки, а другая — электронной. Теперь, после того, как я уволилась с одной работы, я хочу узнать, как мне перенести электронную запись о моем стаже работы на бумажную трудовую книжку или они автоматически будут суммироваться при расчете общего стажа?