Какие знания необходимы личному помощнику руководителя, персональному ассистенту или профессиональному секретарю? Прежде всего, это умения и представления о основных принципах работы с документами в организации.

Какие знания необходимы личному помощнику руководителя, персональному ассистенту или профессиональному секретарю? Прежде всего, это умения и представления о основных принципах работы с документами в организации.

Основные принципы оформления документов установлены в ГОСТ Р 7.0.97-2016, который определяет требования к оформлению как бумажных, так и электронных документов. Однако компании могут не придерживаться этих стандартов, если в их локальных актах предусмотрены собственные правила ведения документооборота.

Что нужно знать о документообороте

Необходимо вспомнить следующие этапы каждого процесса документооборота.

Совершение акта создания документа;
Регистрация;
Передача или доставка в соответствии с назначением;
Перемещение письменного материала;
Осуществление (подтверждение, заверение и т.д.);
Оформление документа для хранения в архиве.

Основной обязанностью секретаря или персонального ассистента является контроль за отсутствием задержек на любой стадии работы по документообороту, поскольку это может привести к нарушению всего процесса. Необходимо учитывать, что в организации может быть несколько различных типов делопроизводства. Рассмотрим основные из них (см. Таблица 1).

Разновидности обработки документов

Управленческие документы представляют собой все письменные материалы, связанные с управлением организацией, включая приказы, распоряжения и другие аналогичные документы.

В сфере финансов существует разнообразие документов, таких как договоры, акты, письма, отчеты, счета и другие.

Трудовые документы относятся к сотрудникам и регулируют их перемещения внутри организации.

Термин «технический» охватывает весь комплекс технической документации.

Архив – это место, где хранятся документы, которые уже выполнили свою задачу.

Все документы в организации имеют только печатную форму.

В электронной форме осуществляется передача и хранение документов, которые обязательно аутентифицируются электронной подписью.

В современном мире документы сохраняются в различных форматах, как в цифровом, так и в печатном виде.

Как наладить эффективный документооборот в компании: 3 правила

Надежная и хорошо настроенная система управления документооборотом позволит оптимизировать трудовые процессы не только для секретарей и ассистентов, но и для всех сотрудников компании. Чтобы добиться этого, рекомендуется придерживаться трех простых правил:

Выбрать оптимальный способ организации документооборота — задача важная и ответственная. Возможны три варианта: электронный, бумажный или смешанный. Однако оптимальным решением будет организация смешанного документооборота. Этот подход пользуется большой популярностью среди современных компаний, поскольку он обладает рядом преимуществ. Систематизация и упрощение создания, поиска и хранения документов — главные из них. Благодаря смешанному документообороту процессы сопровождения документов становятся более эффективными и удобными для всех участников.
Разрешите определиться с выбором организационной структуры. В данном случае имеется в виду решение о наиболее удобном способе хранения документов: либо централизованно в одном отделе (секретариате или канцелярии), либо децентрализованно в различных отделах и подразделениях организации.
Произвести выбор между соответствием ГОСТу и применением внутренних правил.

Как организовать документооборот по ГОСТу:

Если вы хотите составить документы таким образом, чтобы они были максимально понятными, а также чтобы партнеры и конкуренты следовали вашим предписаниям, то вам стоит обратиться к государственным стандартам составления документооборота. Следование этим стандартам поможет вашей организации повысить авторитет и перейти на новый уровень. Чтобы достичь этого, рекомендуется придерживаться советов, приведенных в Таблице 2.

Соблюдение правил ГОСТ является основным требованием для оформления документов.

Важно предпочтение отдавать бесплатным шрифтам. Особенно рекомендуется использовать следующие: Ариал, Калибри, Таймс Нью Роман, Вердана.

Рекомендуемый диапазон размера шрифта: от 12 до 14 миллиметров.

Для выделения заголовка, реквизитов и данных адресата следует применять шрифт полужирного начертания.

Каждый абзац имеет одинаковый отступ в 1,25.

Размер верхнего и нижнего полей должен быть 20 мм.

Если документ на физическом носителе требуется хранить в архиве в течение 10 лет и более, то размер левого поля увеличивается до 30 мм.

Стандартный межбуквенный промежуток.

Единственный интервал между словами.

Размер документа можно сократить, используя два интервала.

Междустрочный интервал в пределах от одного до одного с половиной.

Информация об организации, представленная на разных строках — разделена одним интервалом (или с дополнительным интервалом, если указана группа реквизитов).

Требуется применить выравнивание по ширине в данном случае.

Если нужно поместить текст или данные в левом верхнем углу, то следует соблюдать правило максимальной длины строки, которая должна быть кратной 7,5 см.

Центральная часть документа должна содержать информацию, шириной не превышающую 12 сантиметров.

Знак товара компании (логотип) размещается либо в верхней части по центру, либо слева.

Наименование предприятия, которое чаще всего используется в неформальных деловых отношениях с контрагентами.

На верхней части листа, точно по середине, располагается заголовок документа.

Необходимые (основные) сведения о фирме находятся в верхней части бумаги: название организации, местоположение по регистрации; ИНН; ОГРН; электронная почта, факс, и другая контактная информация.

Необходимо указывать дату подписания уполномоченным сотрудником в формате число-месяц-год.

Заметьте, что на бумаге данные получателя должны быть размещены либо ниже данных отправителя, либо в верхнем углу листа. Если документ адресован физическому лицу или индивидуальному предпринимателю, то обращение следует оформить в дательном падеже (кому). Например, генеральному директору ООО «Главстрой» Иванову И.И. А вот к получателю-компании следует обращаться в именительном падеже (кто). Например, Министерство труда РФ.

Электронные бланки обязательно требуют обеспечить механизм защиты от возможных изменений, их необходимо удостоверять электронной цифровой подписью.

Необходимо, чтобы секретарь или персональный ассистент руководителя имели полное понимание правил составления бланков и ведения корпоративной переписки. Большим преимуществом будет владение вопросами в сфере права, так как это поможет лучше разбираться в тонкостях документооборота.

Полезно

Учебный центр «Финконт» предлагает курс, на котором вы сможете получить полную информацию организации работы с документами, актуальных требованиях к составлению и оформлению управленческих документов, административной поддержке руководителя и административно-хозяйственном обслуживании организации.

Обратите внимание на следующее:

Какие аспекты важны при лицензировании и аккредитации образовательной деятельности в 2022 году?
Повышение эффективности в управлении службой главного энергетика
Требования по подтверждению уничтожения ПДн сотрудников обновлены.

Не упустите возможность не пропустить увлекательные мероприятия, подпишитесь сейчас и получите бесплатный подарок доставленный прямо к вам на почту!

Вы можете отобрать только интересующие вас темы.

Хранение электронных документов в организации

Все больше компаний активно преобразуют свои документы, переводя их в электронный формат. За счет внедрения электронного документооборота (ЭДО) они успешно обмениваются необходимыми документами со своими партнерами, в том числе и с зарубежными, а также осуществляют предоставление отчетов в налоговую службу, Социальный фонд, Росстат и миграционную службу. Важно отметить поддержку правительства, которое активно стимулирует переход на использование ЭДО, предоставляя единые форматы для отдельных документов. В данной статье мы расскажем о требованиях к сохранению электронных документов, возможности их долгосрочного хранения и необходимости их дублирования в письменном виде.

Что вы узнаете

В организации существует ряд методов, которые позволяют эффективно сохранять электронные документы.
Требования к сохранению электронных документов
Длительность хранения электронных записей
Специфика сохранения электронных файлов
Регулярные запросы

Способы хранения электронных документов в организации

ориентированном на локальное хранение информации и облачном, где данные будут храниться на удаленных серверах.

Давайте подробнее рассмотрим каждую из систем хранения.

Архив данных в облаке

Оператор электронного документооборота предоставляет возможность организации хранить свои электронные документы в облачном режиме.

Архив находится на специальном сервере, к которому есть доступ только у избранных. Оператор, отвечающий за электронный документооборот, заботится о безопасности серверов и обеспечивает оперативный доступ к документам. Индивидуальный предприниматель имеет возможность контролировать доступ и права пользователей. Например, некоторые пользователи могут только просматривать документы, но не редактировать их. Руководители отделов и другие определенные группы пользователей имеют возможность редактировать, скачивать и удалять файлы.

Архивировано внутри местной электронной системы

В организационном компьютере формируется раздел или виртуальный накопитель, который имеет возможность доступа у всех работников или лишь у определенной группы сотрудников.

Существует обычная проблема: если компьютер выйдет из строя или данные будут повреждены вирусом, то возникает опасность потерять важную информацию. Поэтому можно сочетать локальное хранилище с облачным архивом.

В СБИС выполнена организация хранения электронных документов

Загружаемые в Систему бизнес-информатики и обмениваемые с контрагентами или государственными органами документы хранятся на сервере оператора электронного документооборота (ЭДО). Этот сервер является защищенным и полностью соответствует современным стандартам безопасности. Важно отметить, что все документы в системе сохраняются бесконечно долго, включая все представленные отчеты из Системы бизнес-информатики. Кроме того, наиболее популярные и востребованные документы в компании, такие как списки клиентов, могут быть размещены на СБИС Диске — это облачное хранилище, доступное с любого устройства для сотрудников.

Советуем прочитать: Акт приема-передачи ключей от помещения

Используя СБИС Коннект или СБИС Архив, можно создать собственный хранилище электронных документов. В этом случае все документы, отправленные или полученные через личный кабинет в СБИС, будут сохранены в специальной папке на сервере вашего компьютера. Для сохранения конкретного документа в СБИС можно ознакомиться здесь. Если вы хотите найти отчет или другой документ в СБИС Архиве, подробную информацию можно найти здесь.

Пользуйтесь возможностями СБИС Бухгалтерии с облачным хранилищем абсолютно бесплатно в течение 14 дней.

Требования к хранению электронных документов

Если вы решили воспользоваться электронным документооборотом, например, через оператора ЭДО, такого как СБИС, вам не нужно больше беспокоиться о хранении архива. Вам просто нужно создать документы, и у вас автоматически будет бессрочный доступ к ним на сервере оператора ЭДО. При необходимости вы всегда можете создать бумажные копии электронных документов. Кроме того, если вы хотите, вы можете сохранить локальные копии документов на своем компьютере.

При работе с электронным архивом необходимо учитывать следующие меры безопасности:

необходимости соответствия требованиям ФСБУ 27/2021, описывающему документы и порядок их обработки в бухгалтерском учете.
рекомендации, утвержденные предписанием номер 526 от 31.03.2015 года, изданным Министерством культуры.

Согласно новым требованиям ФСБУ 27/2021, требуется

Необходимо сохранять все документы и электронные базы исключительно на территории Российской Федерации и удалять их после истечения предусмотренного срока хранения.
необходимо предпринять все доступные действия с целью восстановления утерянной документации;
Необходимо сохранять оригиналы документов (как бумажные, так и электронные) в архиве компании. Запрещается конвертировать бумажные документы в электронный формат с целью уничтожения бумажной версии документа.

Министерство культуры рекомендует осуществлять регулярную проверку содержимого физических носителей и своевременно переносить информацию на более современные носители. Это особенно актуально для тех, кто занимается формированием и сохранением локального архива.

Сроки хранения электронных документов

Сроки хранения электронных и бумажных документов установлены одинаково и представлены в специальной таблице.

О сроках сохранения персональных документов было рассказано в предыдущей статье о цифровом архиве персонала. Таким образом, согласно правилам, трудовые контракты, гражданско-правовые договоры с физическими лицами (ГПД) и документы об оказанных услугах должны быть сохранены на протяжении пятидесяти лет.

Переданный указ № 236 от 20.12.2019 года, который был издан Росархивом на странице 277.
В соответствии с пунктом 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса Российской Федерации

Статья 29 закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ содержит следующие положения:
В соответствии с пунктом 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса Российской Федерации
Распоряжение № 236, выданное Росархивом 20 декабря 2019 года, содержится на странице 276.

В соответствии с пунктом 8 подпункта 1 статьи 23 и подпунктом 5 пункта 3 статьи 24 Налогового Кодекса Российской Федерации.
На основании пункта 318, указанного в приказе № 236 от 20.12.2019 года, выданного Росархивом, необходимо выполнить следующие действия.

Каким образом определяется период, в течение которого могут быть сохранены электронные документы?

Начиная с 1 января следующего года после завершения делопроизводства по соответствующим документам (в соответствии с частью 2 статьи 21.1 Закона от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»), необходимо учитывать срок хранения.

В декабре 2022 года физическое лицо приняло на себя обязательства, заключив договор с другим предпринимателем на выполнение определенных задач. Все работы были успешно выполнены в марте 2023 года. Важно отметить, что срок действия данного договора начинается с 1 января 2024 года.

Рекомендуется сохранять первичные документы в течение пяти лет, начиная не с даты их составления, а с даты их последнего использования для подготовки бухгалтерских или налоговых отчетов.

Особенности хранения электронных документов

Если исходный документ был создан на бумаге, то электронный образ является копией бумажного оригинала.
Для предоставления доказательства правомерности электронного документа, который был подписан электронной подписью (ЭП), требуются соответствующие документы, связанные с ЭП.

Не требуется выполнять печать электронных документов, которые были созданы и подписаны с использованием электронной подписи. Они имеют такую же юридическую силу, как и бумажные документы, подписанные вручную.

Один из особых случаев состоит в том, что электронные документы требуется вывести на печать и лично подписать.

По просьбе сотрудников организации. К примеру, когда у сотрудника возникла потребность в получении справки о своих доходах.
При обращении в налоговую службу или другие государственные органы необходимо предоставить электронные документы в соответствии с форматом ФНС. Если документ не соответствует данному формату, то придется предоставить бумажную распечатку или скан данного документа. Пользователям СБИС предоставляется удобство: они могут сканировать свои файлы прямо в своем личном кабинете.

Ликвидация электронных записей

Пришло время избавиться от документов, как только истекает их срок хранения. Мы уже рассказали вам о различных периодах хранения для каждого типа документов.

Существующие на сегодняшний день технологии предоставляют возможность восстановления удаленных документов. Следовательно, чтобы гарантированно исключить возможность восстановления электронного документа, сохраненного на физическом носителе, таком как USB-флешка или жесткий диск, необходимо безвозвратно уничтожить сам носитель.

Если возникает страх непреднамеренного удаления какой-либо информации, стоит опробовать функционал СБИС Архива. Если пользователь случайно удаляет документ до окончания его срока хранения, система отправляет ему предупреждение. Однако, если удаление документа было совершено по ошибке и это осознается во время подготовки отчетности или сверки с контрагентами, есть возможность восстановить файл путем отмены операции удаления.

Установите связь с Федеральной налоговой службой через Систему Бизнес-Информационного Сопровождения для эффективной организации обмена документами.

Оптимизация документооборота

Устная коммуникация является неотъемлемой частью повседневной жизни, однако при официальных делах необходимо вести документирование. Ни одна организация не может без этого обойтись. Счета, акты, распоряжения, договоры и платежные поручения выполняют важную роль как в маленьких магазинах, так и в крупных холдингах. Некоторые компании могут игнорировать организацию своей документации, когда бумаги еще не так много. Однако рано или поздно они обязательно обратят на это внимание.

Отсутствие систематизации и неподготовленность документооборота являются серьезным препятствием для эффективного управления и роста организации. Проблема становится особенно заметной с увеличением числа сотрудников, усложнением структуры предприятия и увеличением числа контрагентов. Неконтролируемый поток документации начинает замедлять рабочие процессы. Если мы не предпримем соответствующие меры, даже самый перспективный бизнес уже в скором времени может столкнуться с упадком.

Получить бесплатное консультационное мероприятие без оплатыМы созвонимся с вами в самое ближайшее время!Спасибо!Мы созвонимся с вами в самое ближайшее время!

Что представляет собой документооборот? Это путь, который каждый документ проходит от момента его создания внутри организации или получения от партнера до момента его исполнения и хранения. Если этот процесс не проработан и не описан внутренними правилами и нормативными актами, а предприятие не занимается оптимизацией данного процесса, то вот что может произойти:

Работники осведомлены не вполне достаточно о своих функциях в организации, так как отсутствует конкретный перечень обязанностей, специальных инструкций и регламентов. Подобная ситуация вызывает неэффективную работу или, по меньшей мере, задержки в выполнении задач и частые ошибки.
Важные решения принимаются без должной прозрачности и обоснования. Это особенно важно в области социальной сферы. Сотрудникам выдаются премии только на основании расплывчатых формулировок положения о премировании или просто по приказу руководителя. Это приводит к недопониманию и напряжению в коллективе, а, следовательно, к снижению мотивации и эффективности работы.
Определение сроков согласования документов в необходимых органах (их количество в процессе документооборота иногда достигает десятка) отсутствует или явно преувеличено. Такая длительная процедура рассмотрения и утверждения может сделать осуществление проектов экономически недоцелесообразным.
Не установлено взаимодействие с партнерами, что приводит к задержкам в получении информации, а также к медленной обработке и возврату подписанных документов. Вероятно, отсутствует внедрение электронного документооборота, который способен улучшить данную ситуацию.

Ошибки накапливаются и влекут за собой новые проблемы. Руководство остается неосведомленным о реальной ситуации и не способно делать разумные выводы. Это отрицательно сказывается на качестве обслуживания клиентов и общей эффективности деятельности. Вместо того чтобы оптимизировать рабочие процессы в области документооборота, компания решает проблему, нанимая дополнительный персонал. Однако это лишь усугубляет ситуацию, поскольку на самом деле причина проблем не связана с нехваткой персонала. Новым сотрудникам потребуются дополнительные ресурсы: средства на содержание, выплату налогов и сборов, закупку мебели и программного обеспечения. В результате расходы предприятия возрастают, а доходы сокращаются. Чтобы прервать этот круговорот, необходимо провести полномасштабную оптимизацию документооборота.

Советуем прочитать: Межрегиональное территориальное управление Федеральной службы по надзору в сфере транспорта по Северо-Кавказскому федеральному округу (МТУ Ространснадзора по СКФО) г. Нальчик

Вы хотите присоединиться к нашей команде?познакомьтесь с образцом контракта

С чего начать?

Вначале следует выявить главные задачи оптимизации процесса обработки документов. Возможными вариантами могут быть:

сокращение количества неправильных действий;
оптимизация процесса обработки документов для сокращения времени на их полный цикл;
справедливая организация рабочего времени сотрудников;
Улучшение продуктивности отдельных операций и работы в целом;
автоматизация.

Принимая во внимание поставленные цели, будут применены наиболее подходящие подходы и инновационные решения.

Перед началом оптимизации необходимо провести детальное исследование имеющейся системы документооборота в организации. Особое внимание следует уделить:

Анализируется степень и особенности сформировавшейся структуры организации делопроизводства. Изучаются ход действий, применяемых в компании, участники этих процессов (конкретные отделы и исполнители), различные виды документации. Оценивается масштаб собственного производства документов и поток внешних документов.
Осуществление аудита документооборота и выявление его слабых мест и причин является необходимым. Возможно, ситуация обострилась из-за объективных факторов, таких как быстрое расширение бизнеса, увеличение ассортимента продукции, открытие новых филиалов и установление партнерств. В таких случаях объем документооборота значительно возрастает, и предприятию необходимо оперативно приспосабливаться к новым условиям, чтобы избежать сбоев. Однако чаще всего бизнес прибегает к оптимизации, когда учредители или руководство осознают, что в организации документационного процесса имеется хаос, препятствующий нормальному функционированию.

Существуют некоторые негативные явления, которые оказывают непосредственное влияние на качество документооборота предприятия.

Управленческий аппарат заметно становится все более бюрократизированным.
Сотрудники страдают от недостаточной квалификации, что ограничивает их возможность освоить современные методы и программы.
На предприятии имеются значительные проблемы с выполнением нормативных требований из-за отсутствия нескольких важных местных документов.
У некоторых отделов и сотрудников предприятия отсутствуют полномочия, необходимые для обеспечения правильного и своевременного выполнения процессов документооборота.
Отсутствует решение проблемы одновременного использования электронных и печатных версий документов.

Как успешно провести оптимизацию документооборота организации?

Два основных принципа этой процедуры — это регулирование и автоматизация. Важно обнаружить и устранить излишние препятствия на пути документов и исключить повторение задач исполнителей. Однако разработанная схема сможет полностью функционировать только после подробного описания и официального утверждения. Также имейте в виду: если попытаться внедрить ее в устаревшую систему документооборота, значительного эффекта не стоит ожидать. Необходимо внедрять изменения в новом формате и создавать электронное взаимодействие с документами, то есть проводить радикальную оптимизацию рабочих процессов.

В нашей компании мы готовы быстро и эффективно решить данную задачу, используя наши собственные программные разработки. Мы предлагаем широкий спектр услуг по организации электронного документооборота, включая сохранение исполненных документов в надежном цифровом архиве. Мы открыты для сотрудничества с предприятиями любой формы собственности и размера, и всегда готовы оказать необходимую поддержку.

В процессе выполнения задачи потребуется:

Разработать набор правил и рекомендаций, чтобы дальнейшая оптимизация была проведена в соответствии с установленными стандартами и позволила без проблем перейти на электронный документооборот.

Необходимо создать обновленную версию табеля форм. Это поможет унифицировать различные документы и определить наиболее популярные, включая те, которые доступны в электронных программах и приложениях. Табель будет централизованно внедрен в повседневную практику и безусловно принят в любом отделе или департаменте компании.
Необходимо разработать маршруты, чтобы улучшить работу с документами: их создание, рассмотрение, согласование, утверждение и исполнение. Главная цель — найти самый эффективный и безопасный путь, который приведет к желаемому результату.
Разработка блок-схем является важным этапом создания процессов в организации. Графический алгоритм позволяет наглядно и подробно представить последовательность операций, которые необходимо выполнить с документами различного вида. Каждый этап обработки документов должен быть четко определен, а также должно быть ясно, кто именно занимается определенными операциями.Блок-схема дает возможность увидеть весь процесс работы с документами, начиная от момента их получения и заканчивая их окончательной обработкой. На блок-схеме указывается последовательность шагов, которые должны быть выполнены, а также ответственные лица, которые выполняют каждый из этих шагов.Правильно разработанная блок-схема позволяет увидеть все возможные последствия тех или иных решений и действий в процессе обработки документов. Это позволяет эффективно организовать работу с документами и предотвращать возможные ошибки и проблемы, которые могут возникнуть в процессе.В конечном итоге, блок-схема позволяет наглядно и подробно представить весь процесс работы с документами различного вида, определить ответственные за каждый этап обработки и разобраться в последствиях тех или иных решений и действий. Это является необходимым шагом для эффективной и организованной работы в организации.

Автоматизация следует начать сразу после утверждения и принятия всех регламентов. Перевод информации и операций в электронный формат позволит значительно сократить время, упростить поиск файлов и данных, а также обеспечить защиту от случайного повреждения.

Для организации эффективного использования сервисов электронного документооборота предприятию безусловно требуются сопутствующие меры.

Провести приобретение и монтаж новейших комплектов технических устройств и программного обеспечения.
Обеспечить квалифицированный тренинг сотрудникам по правильному обращению с электронными устройствами.

Вероятно, понадобится пересмотреть роли и ответственности сотрудников, сократить количество сотрудников и внести изменения в организационную структуру.

За счет использования электронного документооборота возможно значительно сократить количество и объем создаваемых файлов. Рекомендуется размещать всю необходимую информацию о компании и условиях сотрудничества на веб-сайтах. В результате этого клиенты и потенциальные заказчики будут отправлять меньше письменных запросов. Следовательно, не придется тратить время на составление ответов, ожидание их утверждения от руководителя и отправку писем, в том числе по электронной почте.

Выберите организации для сотрудничества, которые используют аналогичные сервисы и программы, как и ваше предприятие. Совместимость системы электронного документооборота является залогом эффективного взаимодействия. Обмен данных происходит мгновенно и без необходимости дополнительных усилий. Создание документов является самой сложной частью документооборота любого предприятия. Поэтому рекомендуется сокращать количество страниц, оставляя в тексте только самую полезную информацию. Не делайте копии без необходимости.

Если вам нужен эффективный документооборот в вашей компании, доверьте нам организацию управления документами и оптимизацию бизнес-процессов. Мы полностью разберемся со всеми вопросами, и вы сможете сосредоточиться на своем бизнесе без лишних хлопот.

Оптимизация бумажных документов

Быстрый переход. Что Вы сейчас хотите сделать?

Если вам интересно программное обеспечение для автоматизации вашего бизнеса, на данной странице сайта вы сможете быстро ознакомиться с ним или перейти на страницу с ценами и контактными данными для приобретения продукта. Если вы хотите получить более подробную информацию о программе, наиболее быстрым способом будет просмотреть полное видео, а затем скачать бесплатную демо-версию для самостоятельной работы. При необходимости вы можете запросить презентацию у технической поддержки или ознакомиться с инструкцией.

Посмотреть

Узнать, кому подходит эта программа
Просмотреть изображение
Ознакомиться с небольшим роликом
можно посмотреть видеозапись, которая подробно рассказывает о функционале данной программы.
В программе «УСУ» принимают участие такие известные личности, как Анатолий Вассерман и Александр Друзь.
Просмотреть интересные видеоролики в популярных интернет-платформах общения
Получите доступ к скачиванию презентации
Ознакомиться с произвольным комментарием
Ознакомиться со всеми отзывами клиентов.
Посмотреть эмблемы предприятий, которые уже используются.
вы можете посмотреть, кто является автором программы

Попробовать

Получите бесплатную пробную версию для скачивания
Возможностей найти международную вариацию данной программы на различных языках оказывается целых 96.
Перед загрузкой демонстрационной версии программы необходимо ознакомиться с ее руководством.
Как приобрести навыки опытного пользователя?
Прийти за консультацией или запросить поддержку от технических специалистов

Купить

Каким образом можно приобрести данное программное обеспечение?
Приобретение данного программного обеспечения обходится в определенную сумму.
Показать все сведения для связи
Имеется возможность осуществить заказ индивидуальной разработки.
Дополнительный модуль к комплексу инструментов для опытных руководителей «Современный Гид по Управлению»
Вот перечень всех доступных дополнительных возможностей.

Короткое видео легкой программы для электронного документооборота USU

Программа использует в качестве основного языка русский.

Если нужно, Вы также можете найти международную версию необходимой программы, которая доступна на 96 языках.

Кто разработчик?

изощренный автор, превращенный в реалист истории, Шкирич Анатолий, истории о себе предложил новое исполнение.

Основной разработчик, вовлеченный в проектирование и создание данного программного продукта.

Сведения об актуальности этой страницы: 2024-04-21.

Оптимизация бумажных документов

Эффективная обработка бумажных документов является важной задачей, и наилучшим решением для ее выполнения будет использование программного обеспечения, разработанного компанией «Универсальная система учета». Это приложение предоставит вам не только возможность оптимизировать процесс, но и широкий набор других функций, которые вы сможете успешно использовать. С помощью нашего комплекса, оптимизация бумажной документации будет проходить безупречно, обеспечивая соответствующий функционал для вашей компании. Вам больше не придется сталкиваться с трудностями при оптимизации бумажных документов благодаря нашей высококлассной программе. Процесс обработки документов можно осуществлять качественно и правильно, используя наше приложение, при этом можно практически полностью отказаться от бумажных носителей, перейдя к электронному формату. Оптимизация обработки документов не вызовет у вас сложностей, если вы воспользуетесь нашим комплексом для работы с бумажной и электронной документацией.

Советуем прочитать: Какие реквизиты банковской карты нужны работодателю: полный гайд для сотрудников и бизнесменов

Оптимизация проведения документа

Наша комплексная платформа идеально подходит для решения задач любой сложности. Оптимизация документов и соглашений, проведение операций будет осуществляться безупречно и высокого качества. Создание электронной среды позволит избежать использования бумажного носителя, все необходимые действия можно автоматизировать, что очень удобно и практично. Наш инструмент предоставляет эффективные возможности для улучшения работы ваших бизнес-процессов. Больше не придется совершать упущения важных деталей, вы всегда будете в курсе происходящего внутри компании. Оптимизация документов и соглашений, проведение операций с полным контролем, больше не будет причин для затруднений. Вы сможете легко и эффективно выполнять любые действия в сжатые сроки. Наша комплексная платформа действительно поможет вам и полностью удовлетворит потребности вашего бизнеса в долгосрочной перспективе.

Оптимизация документов и договоров

Вы больше не будете сталкиваться с трудностями. Качественная и правильная оптимизация документов компании и взаимодействие с бумажными договорами будут обеспечены при использовании нашего всестороннего инструмента. Он даст вам возможность профессионально осуществлять процессы делопроизводства в долгосрочной перспективе. Вы не пропустите важные детали и сможете четко и эффективно выполнять все обязательства компании без ошибок. Оптимизация входящих документов и взаимодействие с бумажными договорами также не вызовут проблем. Вы сможете эффективно и продуктивно выполнить любую операцию в сжатые сроки, просто используя наше комплексное программное обеспечение. Приложение от «Универсальной системы учета» обладает очень эффективным поиском. Кроме того, у нас есть функциональность, позволяющая отфильтровывать ненужную информацию. Система фильтров в рамках программы по оптимизации бумажных документов и взаимодействию с договорами позволяет отсеять несущественные данные.

Оптимизация входящих документов

При помощи нашего приложения вы сможете получить только ту информацию, которая вам действительно нужна. Воспользуйтесь всем разнообразием информации в соответствии с ее назначением и тщательно организуйте процесс делопроизводства. Если вам встречаются трудности в ходе предпринимательской деятельности, необходимо оптимизировать операции. Важно также оптимизировать бумажную документацию. Чем больше действий будет выполнено в электронном формате, тем более успешно вы сможете выполнять текущие задачи. Отдайте должное внимание договорам, их проведению, бумажным документам и оптимизации. С помощью нашего приложения это станет возможным. Этот комплексный инструмент эффективно выполнит операции любой сложности и поможет вам стать успешным предпринимателем. Мы рекомендуем использовать все функции этой программы для грамотной организации процесса делопроизводства на профессиональном уровне. Вам больше не придется сталкиваться с трудностями при работе с договорами, их проведением, бумажными документами и оптимизацией, если вы установите наш комплекс на свои компьютеры и начнете его продуктивное использование.

Оптимизация документов компании

Наша разработка является уникальным и эффективным решением, которое способно выполнить любые операции самостоятельно. Вам не придется обращаться к другим компаниям или предприятиям, так как все необходимые действия можно выполнять при помощи нашей разработки. Она обеспечивает полное и эффективное покрытие всех актуальных потребностей вашей предпринимательской деятельности. Вам больше не придется беспокоиться о взаимодействии с договорами, их оформлением, бумажными документами и оптимизацией. Вы сможете легко и эффективно выполнять все необходимые задачи самостоятельно, без использования услуг сторонних компаний. Наш комплекс предоставляет все необходимые инструменты для успешного выполнения любых задач. Наша цель — сделать потребителя счастливым и удовлетворенным. Мы предлагаем высококачественный сервис по разумной цене. Наша компания состоит из опытных специалистов, которые отлично разбираются в технологиях. Именно поэтому наша программа по взаимодействию с договорами, их оформлением и бумажными документами, а также их оптимизацией является исчерпывающим инструментом.

Программой могут пользоваться:

Коммерческая организация

Активно операционная организация

Ателье

Формулировка перефразированного текста:- Олимпийский комплекс для тренировок и соревнований

Химчистка

Организация, занимающаяся управлением логистических процессов

Фирма, специализирующаяся на медицинских услугах

МФО

занимаются организацией и проведением путешествий для отдыха, развлечений и познавательных целей.

Педагогическое учебное учреждение

Мастерская, занимающаяся восстановлением и внесением изменений в предметы, требующие внимания и исправления.

Оптимизация документооборота в организации

Электронный обмен документами (ЭОД) — эффективный способ систематизации документов в офисе. Во-первых, нет необходимости тратить время на бесконечную классификацию бумаг в папках, поскольку сервис самостоятельно упорядочивает документы. Во-вторых, с помощью электронных документов можно быстрее проводить сделки, обмениваться первичными документами и при необходимости предоставлять их в качестве доказательства в судебных или государственных органах. Рассмотрим, как автоматизировать обмен документами в предприятии и в каких областях можно применять ЭОД.

Внешний документооборот

Скорость передачи документов в системе ЭДО составляет менее 5 секунд, что значительно опережает время, затрачиваемое на распечатку договора на принтере. Более того, в случае с печатным вариантом документа, требуется также пройти процесс подписания, заказать курьера для его доставки получателю, а затем ожидать вернувшийся подписанный экземпляр. В отличие от этого, в системе ЭДО обмен информацией происходит мгновенно.
Сервис охватывает более 260 видов документов, что позволяет избежать необходимости создания дубликатов на бумаге из-за неподдерживаемых форматов. Главной целью оптимизации документооборота является экономия ресурсов, так как электронные документы также имеют юридическую силу, и нет необходимости использовать бумажные носители.
Для всех, кто осуществляет процесс маркировки товаров, обязательным является использование электронного документооборота.

На самом деле, улучшение процесса документооборота в организации с использованием цифровых систем достигается благодаря тому, что обе стороны сделки имеют точное представление о действиях другой стороны. Всегда возможно быстро запросить отчёт о выполненных работах или согласовать изменения в договоре.

Если вы сотрудничаете с различными видами предпринимателей и организаций, а также с самозанятыми и физическими лицами, рекомендуется использовать сервис под названием «Подписант». В отличие от физических лиц и самозанятых, для которых ведение отчетности не является обязательным, электронный документооборот имеет большое значение для предпринимателей и компаний, которым необходимо подтверждение расходов через приложение «Мой налог». Договоры, акты выполненных работ или оказанных услуг будут служить доказательством реальности сделки и отсутствия подмены трудовых отношений. Поэтому важно решить, как настроить документооборот в компании с контрагентами, которые не являются индивидуальными предпринимателями или юридическими лицами. «Подписант» предоставляется бесплатно для самозанятых и физических лиц, их регистрация в сервисе проходит через Сбер ID по ссылке-приглашению. Кроме того, электронные подписи также выдаются бесплатно.

Относительно отчетности в государственные органы, такие как ФНС, СФР и Росстат, последние стремятся все больше использовать систему электронного документооборота (ЭДО). Например, Концепция развития ЭДО ФНС, принятая в 2020 году, указывает на то, что государство планирует продолжать развивать форматы электронных документов и предоставлять сервисы для работы с ними.

Необходимо внедрять сервисы электронного документооборота для организации учета в бизнесе. Один из таких сервисов — «СФЕРА Отчетность», поможет не только своевременно отправлять налоговые декларации, расчеты и другие документы в государственные органы, но и проверять их правильность заполнения.

Внутренний документооборот

Оптимизация процесса обращения с документами может быть реализована и в управлении кадровой деятельностью. Компьютеризированная электронная документооборотная система (КЭДО) является актуальным инструментом для компаний, регулярно привлекающих сотрудников на удаленной работе, а также для работодателей, желающих высвободить время HR-департаментов для выполнения более важных задач.

Рациональное автоматизирование и организация процесса обработки кадровых документов способствует:

Возможность получения сотрудниками подписанных документов в любое время предоставляется, причем подписывать их можно не только с помощью компьютеров, но также с информационных киосков или мобильных телефонов.
Увеличить привлекательность компании перед потенциальными кандидатами в 3 раза путем усиления ее HR-бренда.
Не требуется прилагать никаких дополнительных усилий для соблюдения законодательства о персональных данных.
Совместить пути для заверения бумаг — сотруднику не надо будет торопиться из отдела кадров к руководителям, чтобы, к примеру, одобрить отпуск.

Оптимальное функционирование кадровых процессов является основой эффективной деятельности любой организации.