Для структурирования больших объемов бумаг в офисе или архиве используется метод подшивки документации. Этот подход активно применяется в сфере делопроизводства. Процесс систематизации имеет особое значение в организационном плане, поэтому ответственное лицо должно хорошо осведомлено о правильном способе прокладки нитками. Процесс скрепления бумаг не сложен, однако требуется правильно провести прошивку документов.

Несоответствующая спайка может иметь весьма серьезные последствия:

1. Государственные органы и архивы не будут принимать документацию для хранения.
2. Мы принимаем решение прекратить взаимодействие с вашей организацией.
3. Создание фальшивых документов.

Какую документацию нужно прошивать

Для защиты от потери файлов, замены листов и облегчения хранения документации, проводится прошивка. Этот процесс также способствует предотвращению подделок и систематизации бумаг. Обычно прошиваются только многостраничные дела, которые должны быть переданы в соответствующие органы.

Следует осуществлять сшивание перечисленных ниже дел:

• Архивные.
• Бухгалтерские.
• Корреспонденция.
• Документы, копии и переводы, имеющие нотариальное заверение.
• Регламентированный график работы.
• Документы о персонале.
• Бумаги, требующие проведения контроля.

Перед тем как создавать документы, убедитесь, что среди прочих файлов не осталось таких, которые при проверке налоговой или ФНС (для отчета) могут потребоваться.

Как правильно прошить документы по ГОСТ

Отсутствие единого регламента затрудняет прошивку документов. В ГОСТ Р 7.0.8. — 2013 «Делопроизводство и архивное дело» содержатся общие требования, но не представлено описание самой процедуры.

Управление указанным процессом осуществляется в соответствии с руководствами Росархива. В соответствии с пунктом 3.5.3, при оформлении документов необходимо предусмотреть их привязку и переплет.

Для выполнения правильной прошивки документации необходимо руководствоваться нормативными актами отрасли, которые содержат правила, по которым производится прошивка официальных документов. Ниже представлен список этих нормативных актов:

• Инструкции о правильной последовательности заполнения различных форм.
• Стандартные указания организации бизнес-процессов в сфере документооборота.
• Руководство по оформлению документов Центрального банка России.

Необходимые инструменты

Для осуществления процесса переплета бумаги необходимы специализированные предметы канцелярского набора, включающие в себя клей для канцелярских целей, ножницы, иглу, перфоратор и нитки.

В зависимости от объема дела, существует несколько вариантов, как можно собрать документацию.

• Можно прибегнуть к использованию нити для соединения. Этот метод применим при необходимости скрепить небольшое количество листов. Для этого используются дырокол, игла и шило. Нитка закрепляется путем наклейки с особым клейким замоком.
• Переплетная машинка применяется для обработки в типографической отрасли.
• Использование электроинструмента для закручивания винтов, крепкого каната и ленты.

Прошивка документов

Перед началом прошивки необходимо провести предварительную подготовку необходимых деловых бумаг. Для этого рекомендуется последовательно выполнить следующие шаги:

1. Исключение фиксаторов и зажимов.
2. На каждом листе ведется отметка с датой, после чего производится упорядочивание листов.
3. Подготовка дизайна обложки.
4. Проверка правильности нумерации, выравнивание листов и укладка бумаги в аккуратные стопки.

Мы можем осуществить обновление документации с помощью нескольких подходов: вариантов имеется 2, 3 и 4. Разберемся в подробностях каждого из них.

Встречаются два удара

Для создания двух отверстий в бумаге необходимы некоторые инструменты: нить, дырокол либо толстая игла. Чтобы проткнуть отверстия, следует делать это вдоль левого края с отступом в 1 сантиметр от края.

Мы проткнули нить через выполненные отверстия, создавая петлю. Затем мы завязали концы нити в узел и аккуратно сложили их вместе. Чтобы закрепить их на тыльной стороне листа, мы использовали пломбу — кусок белой прямоугольной бумаги размером 8х5 см. На файле мы сделали надпись: «Пронумеровано и прошнуровано ___ листов». Также мы указали инициалы и фамилию ответственного лица, которое подтвердило это своей подписью, а также указали дату.

Существуют три основных проявления, связанные с ошибками или промахами.

Для подготовки пачки бумаг необходимо выполнить аналогичные действия, как при подшивании на две иглы (сложение и выравнивание листов). Затем следует выполнить три прокола, расположенные в одной линии. Чтобы протянуть нить через сформированные отверстия, рекомендуется использовать иглу с большим ушком. Концы нити следует оставить с обратной стороны документа. После этого их обязательно нужно соединить узлом, выровнять и закрепить бумажной пломбой.

Было совершено четыре прокола.

Перед началом процесса прокалывания отверстий всегда необходима подготовка соответствующей документации. На каждом сложенном в стопку листе необходимо создать четыре отверстия, при этом между каждым из них необходимо соблюдать расстояние в размере 1,5–2 сантиметра.

В четвертое отверстие сзади вводят ленту, после чего она проходит через переднюю сторону и выходит через третью дырку. Затем лента снова направляется в третье отверстие с обратной стороны, выходит на переднюю сторону и проходит во вторую дырку. После этого она выходит сзади из второй дырки и проходит в первую отверстие с лицевой стороны листа. Затем она проходит на заднюю сторону документа через вторую дырку. Концы ленты завязывают узелком и пломбируют.

Нитки да иголки: как правильно прошить документы – пошаговая инструкция

Нитки да иголки: как правильно прошить документы – пошаговая инструкция

Для обеспечения неизменности документации, представления отчета в налоговую службу или передачи важных документов в архив и другие организации, необходимо выполнить процедуру оцифровки документов. Это гарантирует сохранность и защиту от возможных потерь или подмены отдельных страниц. Последовательная индексация и скрепление страниц помогут решить ряд проблем.

Тем не менее, необходимо избегать ошибок, несмотря на простоту процедуры. В данной публикации мы подробно рассмотрим правильный способ прошнурования и нумерации документов с использованием ниток, а также предоставим примеры и методы прошивки.

Какая документация требует прошивания

Чаще всего скрепляются документы, предназначенные для органов регистрации и контроля, а также те, которые отправляются в архивы, подвергаются проверке или имеют важность для владельца.

Перечень бумаг, которые, обычно, нужно скреплять вместе.

• Постановления о персонале.
• Отчетность бухгалтерии.
• Документация из архива.
• Документы, отличные от остальных.

Очень важно, чтобы сотрудник, занимающийся делопроизводством, осознавал, насколько трудоемкий и важный процесс выполняет он своей работой. Поэтому ему необходимо уделять должное внимание качеству сшивания документов и заботиться о том, чтобы все было исполнено добросовестно. В случае разрушения или утери документации, он будет нести ответственность за это.

Как правильно прошивать документы по ГОСТу

В настоящее время не существует универсальной и строго регламентированной формы правильной подшивки документов. Однако существуют некоторые рекомендации и требования, установленные Росархивом по приказу от 23.12.2009 года № 76, а также ГОСТом Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело» и инструкциями, разработанными Центральным банком России. Также в других организациях разрабатывались свои собственные правила и требования к подшивке бумаг.

По причине недостатка информации, предпринимателю затруднительно ориентироваться в ходе дела, поскольку каждый отдельный орган требует соблюдения собственных норм и правил.

Инструменты и подготовительная работа

Для того чтобы прошить бумажные документы нитками, нужно первоначально определить размер стопки бумаг, чтобы правильно подобрать подходящие инструменты.

Обычно для создания прошивки применяют следующие средства:

• Шило и иголка.
• Дырокол.
• Пряжа либо лента.
• Документ объединения.
• Ножницы.
• Клей для офисных нужд.

Когда все инструменты готовы, необходимо:

1. Собрать все необходимые документы в правильном порядке и соответствующей ориентацией.
2. Необходимо убедиться, что на веб-страницах отсутствуют скобки и зажимы, так как они могут причинить вред и, кроме того, не нужны для дальнейшего хранения.
3. Чтобы избежать неприглядного вида и пятен на выбившихся страницах, необходимо аккуратно сложить листы в пачку. При большом объеме документов используется специальное устройство для сшивания ниткой, которое помогает выровнять офисные документы.

Инструкция прошивки важных бумаг

Необходимо подходить к данной процедуре с особой ответственностью, поскольку неправильная и ненадежная прошивка может привести к разрыву страниц, что категорически недопустимо, так как основная цель процедуры состоит в невозможности добавления новой информации или потери какой-либо части.

Кроме того, при подаче документов в государственные органы необходимо заботиться о тщательной просверловке, нумерации и заверении печатью согласно образцу, представленному на фотографии. Иначе, документы не пройдут приём.

Встречаются два удара

Это наиболее легкая процедура, с которой не возникнет проблем. Используйте иглу или дырокол, чтобы сделать отверстия. Проколите их, отступив на 1-2 см от левой стороны.

Существует возможность прошить документ после создания двух отверстий. Для этого необходимо пропустить нить через отверстия несколько раз и завязать узел на задней странице. Затем следует нанести порядковый номер в верхнем правом углу каждого листа.

Существуют три основных проявления, связанные с ошибками или промахами.

Прежде всего следует указать положение отверстий на странице. Если не требуется другое расположение, то они должны быть размещены в середине левого края листа на одинаковом расстоянии в пределах 3-5 см.

Для того чтобы пристегнуть документы швами в три отверстия, требуется пропустить иглу через среднее отверстие с обратной стороны, затем вытащить ее на лицевую сторону через верхнее отверстие. Протягиваем нить через нижнее отверстие с обратной стороны, а затем через лицевую сторону продеваем в среднюю дырку. Оставляем небольшой отрезок примерно 7 см и завязываем узел.

Было совершено четыре прокола.

Если документ имеет значительную толщину, то для повышения его стойкости его подшивают с использованием четырех отверстий. В этом случае рекомендуется использовать шил или пару игол. Вначале следует отметить иглой места, где будут располагаться отверстия. Как правило, расстояние между ними составляет около 3-5 сантиметров.

Затем следует пошаговое руководство по правильному методу скрепления документов ниткой:

1. Процесс заключается в пропускании нити через одно из средних отверстий с обратной стороны и извлечении ее снизу через ближайшее свободное отверстие, которое расположено первым по направлению к краю.
2. Далее, нить проходит повторно через среднюю проколку и извлекается наверх через третье отверстие.
3. Затем игла проникает в самую последнюю свободную отверстие, а затем проходит через просшивку посредине, выходя на обратную сторону.

С помощью канцелярского клея и квадратного кусочка чистой бумаги производят крепление, связывая и обрезая свободные концы.

Обратите внимание! При наличии более 10 страниц в пакете документов, рекомендуется применить дырокол или прошиватель.

Заключение

В каждом рабочем кабинете применяются иглы и нитки для скрепления значимых документов и соглашений, поскольку прошивка является самым надежным и проверенным способом соединения этих важных бумаг.

Требования налоговой службы и Пенсионного фонда не позволяют передавать документацию, скрепленную клеем или степлером. Юридические лица обязаны выполнить сшивание, чтобы не нарушать установленные нормы.

Необходимо организовать и правильно структурировать большой объем информации, чтобы исключить возможность подмены или потери листов. Только после тщательной систематизации можно быть уверенным в сохранности и целостности данных.

В любой компании обязательно должны быть инструменты для оформления документов: швейные нитки, специальные иглы, дыроколы. Весь необходимый ассортимент можно приобрести в онлайн-магазине Офисмаг.

Как прошить документы в 3 дырки: схема

Как прошить документы в 3 дырки: схема

Для того чтобы сохранить значимые бумаги, работники делопроизводства регулярно используют эффективную методику прошивки документов при помощи трех проколов. В данной статье вы найдете подробное описание процесса такой прошивки.

Содержание:

• Когда необходимо прошить документы, используя 3 отверстия.
• Как осуществить прошивку документов с использованием трех отверстий для нити?

Загрузите образцы:

Получите образец схемы прошивки документов, содержащей три отверстия.Скачайте пример титульного листа дела на бумажном носителе.Получите образец листа-гаранта делаОзнакомьтесь с перечнем регламентирующих материалов, предоставляющих содействие в структурировании архивных дел, и загрузите экземпляр.

Когда требуется прошивать документы в 3 дырки

Любая организация, независимо от числа сотрудников и масштабов производства, осуществляет управление документами. Документация сопровождается:

• деятельность, связанную с производством, управлением, финансами и организацией;
• Внешняя деятельность организации включает в себя общение и взаимодействие с государственными органами, контрольно-надзорными организациями, заказчиками и партнерами.

Длительность хранения бумажных и электронных документов зависит от их значимости и важности. Особое внимание обычно уделяется хранению документов, которые считаются наиболее важными.

• Документация, отражающая работу и ведение деловых операций компании, подтверждающая успешность принятых руководством решений.
• Доказательством беспроблемного отношения работодателя к финансовым делам и исполнению своих обязательств перед государственными органами и партнерами по бизнесу являются финансовые документы.
• Документация о сотрудниках, их личные данные, подтверждающие их трудовые отношения, а также страховой стаж, учитываемый при расчете пенсии.

Документ может включать в себя несколько отдельных страниц. Утрата или замена хотя бы одной из них может привести к потере юридической значимости всего документа. Чтобы избежать случайной утери или целенаправленной подмены страниц в таких многостраничных документах необходимо их прошивать.

Указание на число прошитых листов — преподавание информации о количестве страниц, которые были соединены вместе.

Документы, требующие скрепления.

• указания и директивы, включая требования к персоналу;
• документы, которые устанавливают основные принципы и правила работы организации;
• отчетность, связанная с финансовыми и бухгалтерскими аспектами;
• расписания, предусмотренные положениями;
• счета-фактуры;
• Документы о сдаче и получениии осуществления задач;
• документы, регистрирующие финансовую информацию о продажах и платежах
• Документация и иные документы.

Лидер организации несет личную ответственность за сохранность документов, которые принадлежат организации. Он может передать полномочия по их учету и хранению специальному подразделению или поручить эту задачу ответственному лицу через приказ, например, делопроизводителю или секретарю. Кроме того, руководитель может поручить кому-то из сотрудников подразделения прошивать документы, которые еще не были переданы в архив организации.

Прежде чем осуществлять прошивку документов в трех дырках, требуется организовать нумерацию их листов. Эксперты, работающие в редакции журнала «Справочник секретаря и офис-менеджера», поделятся информацией о том, каким образом следует нумеровать – листы или страницы в журналах, предназначенных для регистрации документов.

Просвещайтесь в издании под названием «Указатель помощника»

• Вот три непревзойденных стратегии, способные значительно упростить ключевые аспекты работы с архивами.
• Советы по оптимизации и ускорению процесса обработки документов в рамках организационного документооборота.

Как прошивать документы ниткой в 3 дырки

Существует несколько методов для обеспечения безопасности всех страниц в документе. В деловой сфере наиболее распространены четыре способа прошивки: использование надежной нити или тонкого шпагата, которые позволяют надежно закрепить все листы вместе.

1. На разрыве или пробое в двух местах.
2. Разделен на три отверстия.
3. В результате появления четырех отверстий.
4. За одним пронзительным колючим движением (на самый маленький уголок).

Как правильно оформлять документы: в 3 отверстия, в 4 или в 2, в зависимости от степени значимости деловых бумаг. В одно или два отверстия прокалываются те документы, которые не обладают большой значимостью, такие как копии, листы которых легко можно заменить в случае потери. Обычно для оформления наиболее важных бумаг используется метод прокалывания в три отверстия, реже — в четыре.

Требования к прошивке бумажных документов тремя отверстиями не имеют единого стандарта. Некоторые руководства содержат рекомендации по этому вопросу, одобренные приказом Росархива №76 от 23.12.2009 года. Кроме того, в отраслевых инструкциях по делопроизводству также описаны методы прошивки и заверения документов.

Погрузитесь в изучение Системы Кадры, чтобы получить полезную информацию по данной теме.

• Методы предохранения информации в кадровых документах

прошивки документов в трех отверстиях: инструкция

Перед тем, как прочеканить бумаги ниткой в 3 отверстия, приготовьте отметки на документе. Для этой цели наиболее удобно использовать перфоратор, а если его нет — иглу. Три отметки должны быть расположены на одной линии, вдоль края листов, сложенных в стопку. Средняя отметка — посередине длинной стороны листа, две другие — на расстоянии не больше 3 см от средней.

Протяните нитку с большим ушком через отверстие иглы и продетьте иглу с тыльной стороны в среднее отверстие. Оставьте конец нитки длиной не менее 7 см с тыльной стороны. Затем пропустите иглу с ниткой через крайнюю дырку с лицевой стороны и затем с тыльной стороны продетьте иглу через другую крайнюю дырку. Далее проткните иглу через среднее отверстие с лицевой стороны и вытяните нить через него на тыльную сторону.

Методика, как осуществить прошивку документов в трех отверстиях.

Удалите шприц и привяжите оба конца нити узлом. Приклейте концы нити на заднюю сторону листа и наклейте на узелок и нитку прямоугольный лист бумаги. Если концы нити слишком длинные, обрежьте их, оставив 1-2 сантиметра.

клей подождет, пока высохнет, затем наклейте бумажную пломбу с заступом на обратную сторону листастилусной ручкойПожалуйста, укажите количество страниц в документе, используя как прописные числа, так и цифры. Подпишитесь и расшифруйте вашу подпись.

Если вы планируете использовать прошитый документ в будущем, рекомендуется предварительно прикрепить к нему прочную обложку из двух листов картона или плотной бумаги. В результате, бумажная пломба, после прошивки, будет находиться на обратной стороне прочной обложки.

Для обеспечения сохранности документов и предотвращения их замены или потери важно соблюдать правила оформления и подготовки перед отправкой на хранение. Рекомендуется использовать метод прошивки документов в 3 дырки, который обеспечивает сохранность каждого листа во многостраничном документе.