Умение сохранять архивные документы в организации — это настоящее искусство, которое, однажды освоив, владелец может полностью забыть о длительном поиске устаревших данных. Важно поддерживать полный контроль над документооборотом и делать это в полном соответствии с законодательством. С чего начать ведение архива в организации и как облегчить и приятным сделать работу с ним, не упуская ключевые детали?

Что значит архивировать документы и для чего это нужно

Организация хранения документов на предприятии представляет собой способ упорядоченной систематизации, обеспечивающей комфортное и быстрое выполнение работ. Обработка документов в архиве является неотъемлемой не только с юридической, но и с практической точки зрения. За время существования организации накапливается огромное количество документов, которые без должного порядка становятся практически необъятными. Существуют различные типы архивов, такие как научно-технический, аудиовизуальный и другие. В данном случае рассматривается архив управленческой документации, однако основные принципы архивирования справедливы для всех видов архивов.

Очень сложно вести учет всех документов и хранить их в порядке. Чтобы успешно выполнить эту задачу, необходимо тщательно изучить все особенности данного процесса. При соблюдении всех требований к архиву документов в организации, гарантировано исключаются любые проблемы, поэтому осознанное отношение к этому делу является крайне важным.

Какие документы сдаются в архив

Первоначально необходимо изучить содержимое архива организации прежде чем освещать важные нормы. В соответствии с приказом Росархива от 20.12.2019 №236, утверждающим список документов, подлежащих обязательной архивации и соответствующие сроки их хранения, все имеющиеся документы условно могут быть разделены на три основные категории и одну дополнительную:

Временные документы — это документы, которые должны быть сохранены в архиве не более 10 лет. К этой категории относятся:

Все материалы, связанные с осуществлением приказов и поручений, включая документы о выполнении, справки, отчеты и проекты, а также оригиналы самих приказов.
письма, относящиеся к осуществлению мер, принятых в ходе переговоров и совещаний.
материалы, относящиеся к созданию и внедрению нормативных актов;
Диалоги, относящиеся к процессу реструктуризации организации.

требования, связанные с составом персонала организации: данные о приеме на службу, прохождении специализированного обучения для улучшения профессиональных навыков сотрудников, выводы аттестаций, списки сотрудников по штатному расписанию и т.п.
Документацию, относящуюся к началу или окончанию деятельности юридического лица, а также его сертификации.
Документация, относящаяся к обеспечению безопасности информации в компании и созданию резервных копий.
Технико-экономический паспорт компании.

электронные копии документов, учетные книги, учредительные документы, а также другие важные бумаги, которые должны быть сохранены в течение долгого времени. Эти постоянные записи необходимы для подтверждения деятельности организации, ее правового статуса и истории. Они служат доказательством законности действий юридического лица и могут быть использованы в случае проверок или судебных разбирательств. Важно обеспечить надежное хранение таких документов и сохранить их целостность на протяжении всего срока их хранения.

список названий и задач, перечень документов; регистрация и учет документов;
информационные документы, включающие отчеты за год, планы, расчеты финансового положения и налоговые документы;
Основные письменные правила, установленные для организации.
документы, в которых фиксируются приказы, связанные с основной работой; первоначальные версии данных приказов;
сертификаты проверки ключей электронных подписей;
документы о совершенных сделках;
списки продуктов, товаров и услуг, предоставляемых организацией, вместе с актуальными ценами; официальные документы, содержащие информацию об ассортименте и стоимости товаров и услуг;
документы, которые подтверждают потерю или уничтожение дел.

Документы, помеченные как «до прекращения необходимости», сохраняются до момента, когда они остаются полезными, а после этого уничтожаются немедленно или в течение небольшого периода времени, обычно до года.

При заказывании архивных документов, которые образовываются в государственных учреждениях, органах местного самоуправления и организациях, важно обратить внимание на сроки их хранения, которые подробно описаны в приказе Росархива от 20.12.2019 №236 «Об утверждении Перечня типовых архивных документов управленческого характера». Для правильной организации архива полезно изучить содержание этого законодательного акта.

Советуем прочитать: Смартфоны iPhone 14 Pro

Организация архива на предприятии с нуля

Организация архива в организации — сложный процесс, независимо от количества делопроизводства, особенно если вы впервые сталкиваетесь с этим. Чтобы начать организацию архива, если у вас еще нет опыта в этом, а документы вашей компании уже легко потеряться, стоит назначить ответственного за это. Вы можете нанять нового сотрудника, который будет заниматься ведением архива, или же возложить эту обязанность на одного из сотрудников штаба с небольшой нагрузкой. Затем вам необходимо завести учетный журнал использования архивных документов, в котором будут отражаться все лица, имевшие доступ к ним. Там также будут внесены даты, когда бумага была взята из папки и возвращена туда.

У остальных действий нет никаких отличий от того, как организован уже имеющийся архив. Внизу приведена подробная пошаговая инструкция, описывающая, как с ним работать.

Пошаговая инструкция, как правильно архивировать документы в бумажном виде

Процесс подготовки документов к архивному хранению в письменной форме включает в себя несколько последовательных шагов:

В самом начале следует разделить все документы на категории в зависимости от сроков их хранения, о которых упоминалось ранее. Важно также создать систему классификации для всех документов.
В случае отсутствия описаний необходимо составить аккуратные записи ко всей документации.
Необходимо распределить бумаги по различным папкам, при этом обязательно указав на каждой обложке название, срок хранения, отдел, индексацию и прочую информацию. Чтобы избежать путаницы, все устаревшие документы нужно уничтожить.
В дальнейшем требуется совершить процесс присоединения документов в хранилище. На этапе важно использовать специальные приспособления — шпагаты, нити и иглы. Подробные инструкции о правильном выполнении данной операции можно найти здесь: Руководство по ГОСТу о прошивке документов ниткой. Удобнее всего сохранять документы в специальных папках или ящиках, которые предназначены как для небольших, так и для крупных архивов ведущих компаний.
При размещении папок на полках следует придерживаться принципа «чем реже требуется обращаться к документу, тем дальше его следует разместить, освобождая удобные места для часто используемых бумаг».
Необходимо сформулировать и опубликовать положение о лицах, которым разрешен доступ к хранилищу документов.
Продолжайте вести журнал учета и выполнять подготовку свежих документов для архива.

Советуем прочитать: О садоводческом товариществе

Заключение

Сохранение значимых документов — это задача, требующая много усилий и памяти. Чтобы лучше запомнить основные правила организации и хранения документов в архиве организаций, полезно подвести итог всему сказанному ранее. Вот что следует выделить:

Все документы подразделяются на четыре категории в зависимости от периода хранения: временные, долгосрочные, постоянные и «до прекращения необходимости».
Архивное делопроизводство в организации начинается с определения человека, который будет отвечать за это дело, создания специального журнала для учета документов и распределения бумаг в зависимости от их сроков хранения.
Изумительно важно проводить кодировку бумажных документов и аккуратно размещать их в удобных картонных конвертах и шкатулках. Они надежные, вместительные, оснащены специальными застежками и предоставляют образец для заполнения основной информации о находящихся внутри бумагах.

И напоследок — если постоянно поддерживать хранилище в порядке, то ведение учета документации станет простым и приятным, несмотря на то, что оно включает в себя огромное количество разнообразных бумаг.

Первые шаги на новом рабочем месте: архив с нуля

Статья, написанная в 2010 году, опубликована в журнале «Секретарь-референт» под авторством Н.А. Храмцовской, ведущего эксперта по управлению документацией компании «ЭОС», который также является членом Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International.

Министерство труда одобрило образцы документов, применяемых при осуществлении кадровой работы в федеральном резерве
Оплата компенсации при увольнении обязательна, даже в случае, если она прописана лишь в рабочем соглашении.
Рабочие и выходные дни в мае: ритм жизни в 2024 году

С чистого листа: с первыми шагами на новой рабочей позиции, начало работы в архиве.

Советуем прочитать: C какого возраста можно отправить ребенка в детский сад: все, что вам нужно знать

Материалы представлены в разделах

Профессия
Делопроизводство
Перепишу фразу, чтобы сделать ее оригинальной:Управление персоналом
Архивное дело является важным аспектом сохранения и управления информацией, содержащейся в архивах. Оно включает в себя организацию, классификацию, хранение и доступ к документам и записям, которые могут иметь историческую, правовую или культурную ценность. Архивное дело также обеспечивает сохранность и сохранение архивного материала, чтобы он мог быть использован в будущем для исследований, решения юридических вопросов или просто для удовлетворения любопытства. Важность архивного дела заключается в его способности сохранить и передать знания и информацию следующим поколениям, а также в его роли в формировании коллективного памяти и идентичности нации.
Практические занятия по правоведению
Ваш личный компьютер
Профессиональные нормы поведения
Офис
Самообразование
Ведение финансовых записей
Организационная культура внутри компании
Практическое применение психологических знаний
Стиль
Краса и благополучие
Сообщник плюс
Праздник
История — безграничные просторы, непостижимая глубина прошлого.
Искусство и культура имеют глубокое взаимодействие, они переплетаются и воздействуют друг на друга. Уникальные выражения, формы и техники искусства способствуют созданию и развитию культуры общества. В свою очередь, культура является непреходящим источником вдохновения и творчества для художников и мастеров искусства. Они впитывают в себя ценности, традиции и обычаи своего общества, и через свои произведения передают их потомкам. Культура и искусство являются ключевыми составляющими нашей идентичности и способствуют формированию глубокого понимания и уважения к многообразию культурного наследия.
Работа для проверки
Забота о безопасности и здоровье на рабочем месте
Шпаргалка
Технологии

Министерство труда одобрило образцы документов, применяемых при осуществлении кадровой работы в федеральном резерве
Оплата компенсации при увольнении обязательна, даже в случае, если она прописана лишь в рабочем соглашении.
Рабочие и выходные дни в мае: ритм жизни в 2024 году

Местонахождение для юридических целей: город Москва, улица 1-й Щемиловский переулок, дом 16, строение 2, подъезд 4, офис 38.

Фактическое расположение: Москва, переулок Щемиловский 1-й, здание 16, строение 2, подъезд 4, офис 38 (схема для прибытия)

Адрес для корреспонденции: 75, а/я, г. Москва, 127055