На публичное обсуждение представлен проект нового документа, который заменит Положение, касающееся процесса работы со служебной информацией. Одно из основных новшеств заключается в установлении норм и правил обращения с электронными документами, помеченными как «Для служебного пользования». Кроме того, внесены и другие изменения.
Какие лица будут подпадать под действие правил?
Перед органами власти на федеральном уровне, а также государственными корпорациями и связанными с ними учреждениями и организациями будет обязательно применяться данное положение. Нам также рекомендуется использовать его органам власти субъектов, другим государственным органам, государственным внебюджетным фондам и организациям, которые выполняют важные общественные функции.
Возникает необходимость принять важное решение, которое лежит на плечах руководителя организации.
- группы сотрудников, обладающих доступом к ограниченно распространяемой служебной информации.
- классификации должностных лиц, ответственных за управление документами ДСП;
- внутренняя организация работы с документами ДСП;
- Реализация мер по обеспечению безопасности конфиденциальных сведений внутри организации.
Как правильно обрабатывать бумаги ДСП
Необходимо разработать внутренние правила организации по работе с документами, в которых должны быть описаны процедуры по созданию, передаче, приему, использованию, хранению и уничтожению документов, а также другие необходимые процессы.
Необходимо разработать указания по обращению с документами изделий из древесно-стружечных плит (ДСП) в печатной и цифровой форме.
Как эффективно составлять ДСП-документацию?
Уникальный идентификационный номер необходимо присвоить каждому отдельному экземпляру документа. Учетная форма должна быть представлена в документе. В соответствии с правилами делопроизводства каждый экземпляр должен содержать не только обязательные реквизиты, но и такие дополнительные данные:
- «ДСП» – это легкий и прочный материал, который широко используется в различных областях.
- идентификационный номер документа
- В данных приводится сведения относительно принадлежности данного экземпляра, а именно оригинальному или тиражному.
Информация, необходимая в оригинальном экземпляре, должна включать в себя следующие данные:
- о числе уникальных копий;
- По его порядковому номеру можно определить оригинальный экземпляр.
- по дате появления первоначального образца;
- Возникшем лице (фамилию, имя, отчество) творца.
Вход в издание документа должен включать в себя:
- уникальный номер первоначального или массового экземпляра, соот снято
- нумерация пронумерованного прототипа;
- день, когда был изготовлен оригинал для размножения;
- Информация об авторе данного текста включает в себя полное имя и отчество творческой личности.
Способы передачи копий документов
В учетных формах, которые включаются в комплекты документов, отражается информация о передаче, адресате, отправителе и получателе. Для осуществления передачи необходимо получить согласие руководителя организации (его заместителя или другого уполномоченного лица).
- обеспечение безопасности информации от нежелательного доступа;
- обеспечение непрерывной доставки;
- Проверка неприкосновенности информации.
Для отправки копий документов в электронном виде возможно применение транспортной системы межведомственного электронного обмена документами.
Организация может отправлять бумажные документы различными способами: почтой, специальными курьерскими службами, ценными или заказными письмами или доставлять их лично получателю.
Как правильно осуществлять прием документации.
Необходимо внести прием в учетную форму. Дополнительно, принимающая сторона должна официально подтвердить его. Получение электронного копию документа может быть подтверждено с помощью транспортной квитанции получателя.
Необходимо занести в учетный журнал информацию о каждом полученном документе в соответствии с требованиями делопроизводства.
Файлы в формате ДСП обрабатываются независимо от остальных документов. В регистрационный индекс документа автоматически добавляется пометка «ДСП».
Когда отказывают в регистрации принятой копии, ее возвращают обратно отправителю или уничтожают. Этот факт записывается в учетной форме и сообщается отправителю.
Как правильно применять экземпляры документов
Использование экземпляров допускается только при наличии разрешения от уполномоченного представителя.
Всякий акт применения описывается в учетном документе с указанием точной даты, времени и информации о конкретном сотруднике, которому был передан этот документ.
Лучший способ сохранять физические копии документов
Окончательные примеры объединяются в кейсы с использованием обычных номенклатурных номеров дел. Эта информация регистрируется в учетной форме каждого экземпляра документа. На каждом кейсе ставится штамп «ДСП».
Для смены ответственного лица, которое отвечает за хранение копий документов, необходимо составить акт приема-передачи. Данный акт должен быть утвержден руководителем организации.
Электронные документы хранятся в системах хранения электронных документов, которые имеют соответствующую аттестацию. Бумажные документы, в свою очередь, хранятся в надежно запираемых и опечатываемых ящиках, шкафах и хранилищах.
Комиссия, назначенная руководителем, осуществляет проверку наличия дел. Результаты проверки фиксируются в специальных документах и оформляются актом. Проверка проводится не реже одного раза в год, а в случае крупных архивов — не реже одного раза в пять лет.
В случае утраты дел и экземпляров документов или раскрытия ограниченной служебной информации, комиссия будет назначена. Её функцией будет составление акта и внесение соответствующих отметок в учетных формах. Акты об утраченных или раскрытых делах и экземплярах документов с долгосрочным сроком хранения будут переданы в архив.
Как полностью уничтожить физические копии документов?
Для ликвидации ненужных задач и копий документов разрабатывается акт. Учетные формы не подлежат уничтожению — на них делается пометка с указанием ссылки на акт.
Как обойти ограничение на распространение конкретного экземпляра документа?
Решение о снятии грифа «ДСП» принимается представителем, наделенным полномочиями. Отражение данного снятия происходит в соответствующей учетной форме.
Сведения о документах и делах, а также информация о ходе электронного документооборота фиксируются в соответствующих записях и пометках.
Если решено удалить гриф с бумажного документа, необходимо зачеркнуть информацию о грифе на всех его копиях, указать дату и номер решения об удалении, а также добавить подпись инициировавшего эту процедуру лица с указанием его должности, фамилии и инициалов. В случае удаления грифа с документа в электронной форме необходимо создать новый документ и уничтожить предыдущую версию.
Какие проступки могут повлечь за собой взыскание в отношении работника?
Нарушение правил работы с информацией и документами может привести к привлечению сотрудника к дисциплинарной или другой ответственности. До недавнего времени основными поводами для привлечения сотрудников к ответственности были разглашение служебных сведений и нарушение порядка работы с документами. Однако, теперь использование служебной информации в личных и корыстных целях также может быть причиной для привлечения к ответственности.