Сегодня существует множество публикаций, посвященных теме повышения эффективности. Мастера управления временем дают советы о том, как «справиться с большим объемом дел за рабочий день», мотивационные эксперты раскрывают секретные практики, которые помогут преодолеть прокрастинацию и лень, а компании разрабатывают гаджеты и программное обеспечение для увеличения производительности работы.

Я решил не пытаться объять всю необъятность и поделиться своими собственными методами, которые помогают повысить производительность. Они были опробованы не только мной: в рамках IT-отдела собралась небольшая команда единомышленников, к нам также присоединились интересующийся маркетолог и HR-специалист. В течение месяца мы испробовали различные советы, которые нашли в книгах, интернет-статьях, беседах с коллегами и на основе собственного опыта. И вот к чему мы пришли:

2. Если ты стремишься к более эффективной работе, избегай отвлечений.

Миф о многозадачности возник благодаря репутации Юлия Цезаря и усиленной рекламой тренерами-консультантами. Исследования ученых подтверждают, что переключение с одной задачи на другую или даже простое отвлечение отнимает у нас 15-25 минут времени. Кроме того, психолог Гай Винч утверждает, что наш мозг не способен одновременно концентрировать внимание и сохранять работоспособность при решении нескольких задач.

Для того чтобы сосредоточить свои усилия на работе, мы применили специальное программное обеспечение, блокирующее доступ в интернет на определенное время, и создали «правила продуктивной работы», которые мы разместили на видном месте.

2. В одиночной работе следует избегать игнорирования прокрастинации, в то время как в командной работе следует обратить внимание на эффект Рингельмана.

Одни утверждают, что корень прокрастинации лежит в стремлении к совершенству, другие считают это проявлением крайней лени. В любом случае, необходимо систематично и методично бороться с этим. Наши маркетолог и менеджер (единственные в компании) решили опробовать методику Кэла Ньюпорта, автора блога о повышении производительности. Профессор предлагает не только составлять списки дел, но и выделять определенное время на каждое из них. Однако самое главное, что помогло нашим героям-гуманитариям — это внимание со стороны коллег. Весь IT-отдел с интересом следил за их успехами, и, по словам экспериментаторов, это мотивировало их работать лучше.

Касательно явления Рингельмана, его проявление наблюдается именно в коллективной работе. Оно заключается в уменьшении эффективности труда работников с увеличением численности группы, в которой они функционируют. Рингельман объясняет такое положение дел утратой индивидуальной мотивации. Когда сотрудник понимает, что ответственность за выполнение задания лежит на всей группе, он прикладывает меньше усилий. Еще одной причиной снижения продуктивности является необходимость координации деятельности между участниками коллектива.

Советуем прочитать: Значение слова рапорт: определение, функции, применение

Отдел IT не планировался для расширения, но мы решили улучшить мотивацию и скоординировать работу существующих сотрудников. Мы определили зоны ответственности для каждого члена группы и регулярно обсуждали на совещаниях наши достижения и проблемы. Результаты были достаточно хорошие: теперь мы четко видим, кто работает над чем и кто заслуживает похвалы, а кто не очень.

3. Возмите на вооружение превосходные методы у своих соседей.

Чтение о повышении эффективности – это хорошо. Однако, еще лучше – использовать положительный опыт людей, которых мы знаем или работаем вместе. Мы убедились в правильности этого утверждения, сотрудничая с маркетологом и HR-менеджером. После посещения нашей совещания, они решили применить гибкие методики в своей работе. Кроме того, они поделились с нами несколькими идеями по мотивации (под влиянием HR-менеджера мы наконец-то внедрили геймификацию в работу отдела и планируем распространить ее на всю компанию в будущем).

У наших специалистов по PR был взят опыт работы с CRM отделом продаж, который сейчас успешно применяется в их взаимодействии с журналистами. Вместо сделок они используют публикации статей, а этапы продаж заменены стадиями контакта с журналистом (начальное общение, переговоры, написание статьи, публикация). Также возможно вести статистику, анализировать этапы и осуществлять точный расчет конверсий.

4. Улучшите эффективность рабочих процессов. Проанализируйте, на что вы и ваша команда тратите время.

Перед тем, как приступить к оптимизации, необходимо провести аналитическое исследование: что у нас есть на данный момент и что можно улучшить? В этом нам помогла другая программа (действительно, их было несколько, мы пробовали и эту), которая в течение двух недель собирала информацию с наших компьютеров. Нам удалось легко выявить слабые стороны нашей работы, также мы смогли определить самых продуктивных сотрудников и постарались разобраться, в чем заключается их успех (это напоминает нам про предыдущий аспект).

Кратко рассмотрим достижения: мы сэкономили время, автоматизировав процессы (придумали маркетологу скрипт, который объединяет ежемесячную отчетность и строит прекрасные диаграммы — раньше он делал все это в Excel); мы заметили, что два тестировщика не используют скрипты для сбора снимков экрана, и из-за этого теряют много времени.

Были разработаны образцы документов, что значительно уменьшило затраты времени на работу с ними на пять минут ежедневно (и если пересчитать для каждого сотрудника в течение недели, получится заметная экономия).

Советуем прочитать: Домашняя правовая энциклопедия. Гражданское право. Юридические факты (апрель 2024)

Сосредоточьтесь на самом важном

По Паркинсону говорят, что работа заполняет все доступное ей время. Поэтому очень важно уметь правильно расставлять приоритеты и заниматься только самыми важными задачами. Багательство, такое как проверка почты, неожиданные совещания и разговоры в офисе, а также текущие дела занимают большую часть рабочего дня. Неприятная вещь в том, что нам это нравится, потому что незначительным делам не нужно уделять много усилий.

Мы подошли к рассмотрению вопроса в системном ключе: сначала тщательно разобрали каждый аспект работы, разделили ее на конкретные направления и обсудили приоритеты. Затем мы определили, сколько времени будет выделено для выполнения этих задач. При этом мы придерживались принципа Парето, отводя 80% времени на приоритетные задачи и 20% на выполнение текущих дел.

Какие методы вы применяете для увеличения эффективности труда?

команда
увеличение продуктивности
эксперименты

Оптимизация работы с конфигурацией 1C CRM Prof: лучшие практики и советы

Современный бизнес не может обойтись без применения CRM-систем, которые играют важную роль в эффективном управлении клиентами, улучшении продаж и повышении качества обслуживания. Особенно выделяется 1C CRM Prof — одна из самых востребованных CRM-систем на сегодняшнем рынке. Эта конфигурация от 1С предоставляет широкий спектр возможностей для эффективного управления клиентской базой и организации маркетинговых и продажных процессов.

Преимущества конфигурации 1C CRM Prof

Внедрение интеграции с системой 1С:ERP способствует автоматизации не только взаимодействия с клиентами, но и управлению операциями на производстве и складскими процессами.
1C CRM Prof обладает великолепным потенциалом для индивидуальной настройки под свои нужды. Возможность гибкой конфигурации позволит вам адаптировать систему к особенностям вашего бизнеса, путем внесения необходимых изменений и добавления новых полей и документов. Это позволит вам максимально эффективно использовать CRM-систему и воплотить в ней весь потенциал вашего предприятия.
Удобная подвижность. Возможность использовать мобильное приложение системы позволяет вам работать с данными CRM с любого устройства, независимо от вашего местонахождения.

Лучшие практики и советы по оптимизации работы с конфигурацией 1C CRM Prof

Удачно структурируйте данные

Структура данных является одной из важнейших составляющих работы с конфигурацией 1C CRM Prof. Организация данных в системе играет решающую роль в их анализе и использовании для принятия управленческих решений. Рекомендуется наладить правильную иерархию объектов, например, клиентов, контактов, сделок и т.д., что значительно облегчит поиск необходимой информации и ускорит процессы взаимодействия с клиентами.

Советуем прочитать: Куда жаловаться на работодателя, и как пожаловаться правильно

2. Заранее создайте образцы различных документов и отчетов

В 1C CRM Prof вы можете создавать шаблоны документов и отчетов, что значительно сократит время, затрачиваемое на подготовку документации и получение необходимой информации. Рекомендуется заранее разработать шаблоны для самых часто используемых документов, например договоров и счетов. Это также полезно для создания шаблонов аналитических отчетов, которые помогут вам легко анализировать данные о продажах, клиентах и других параметрах.

Настройте оповещения и планы действий.

Для эффективной работы с программой 1C CRM Prof необходимо настроить функцию уведомлений и задач. Примером может служить автоматическая отправка уведомлений о новых заявках или задачах сотрудникам, ответственным за их выполнение. Такой подход поможет не упустить важные события и быстро на них отреагировать. Также рекомендуется использовать возможность планирования задач и установки временных рамок для их выполнения. Это способствует более организованной и структурированной работе.

4. Механизируйте повседневные операции.

Система 1C CRM Prof позволяет автоматизировать повседневные операции, такие как формирование соглашений, счетов и других документов. Рекомендуется активно использовать данную функцию для автоматизации наибольшего числа процессов. Такой подход позволит существенно сократить время, затрачиваемое на выполнение рутинных задач, и сосредоточиться на более важных задачах.

5. Развивайте кадры внутри компании

Для успешной работы с программой 1C CRM Prof необходимо обладать определенными знаниями и навыками. Рекомендуется проводить регулярные тренинги для сотрудников, чтобы они могли эффективно использовать возможности данной системы. Кроме того, стоит создать подробные инструкции и руководства по использованию программы, которые будут доступны для сотрудников в любое удобное для них время.

Заключение

Каждый предприниматель понимает, что оптимизация работы с конфигурацией 1C CRM Prof — это неотъемлемая часть успешного ведения бизнеса. Использование лучших практик и рекомендаций, представленных в данной публикации, поможет улучшить эффективность и результативность работы с CRM-системой.

и будьте в курсе актуальных новостей и событий, связанных с CRM-системами и автоматизацией бизнес-процессов.