Работодатель обязан вести табель учета рабочего времени, и вы можете скачать образец его заполнения на нашем портале. Давайте рассмотрим подробнее особенности структуры этого документа.

Вас поддержат различные бумаги и формы:

• Приступим к организации учета рабочего времени: определим, какие документы следует применять.
• Особенности заполнения форм учета
• Правила заполнения табеля Т-13
• Где можно скачать образец заполнения анкеты Т-12 и Т-13?
• Итоги

Устанавливаем порядок учета рабочего времени: какие бланки использовать

Для учета рабочего времени сотрудников, что является обязательной процедурой в соответствии с нормами, перечисленными в статье 91 Трудового Кодекса Российской Федерации, предприятие имеет право применять следующие меры:

1. Программные системы, которые функционируют автоматически и самостоятельно:

• Информацию о присутствии экспертов и продолжительности их работы регистрируют в специальных документах.
• В упомянутых документах отражаются причины, хорошо известные программе, которые приводят к отсутствию специалиста (например, отпуск или болезнь).

Для регистрации указанных учетных данных при использовании автоматизированной платформы возможно использовать форму Т-13 в качестве образца документа.

2. Документы учета, созданные вручную.

Для достижения данной цели, возможно использование Т-12 формы.

Начиная с 1 января 2013 года не требуется использование общепринятых форм документов. Каждая организация имеет право создать свои собственные бланки, содержащие все необходимые реквизиты, и утвердить их в учетной политике.

Чтобы скачать бесплатно бланк табеля учета рабочего времени по форме Т-12, просто кликните на представленную ниже картинку.

3. Также существуют методы учета, которые можно назвать «полуавтоматическими». В этом случае ответственный работник заполняет только часть табеля учета рабочего времени, а остальную часть выполняет компьютер.

Чтобы получить дополнительную информацию о характеристиках организации формы Т-13, вам предлагается ознакомиться с публикацией под названием «Образец и бланк унифицированной формы № Т-13».

Специалисты КонсультантПлюс прокомментировали, какие санкции могут быть применены в случае нарушений в учете рабочего времени. Теперь у вас есть возможность получить бесплатный пробный доступ к системе и легко перейти к уже готовым решениям этой проблемы.

Формы учета: особенности заполнения

Заполнение указанных документов может осуществляться двумя различными способами:

• «Полным» можно считать случай, когда в таблицах заполняются все поля связанные с учетом посещения: присутствие, отсутствие, отпуск и другие события.
• «по аномалиям» — когда в списках фиксируются лишь те случаи, которые отличаются от обычных, например опоздание или отсутствие.

Организация ведения учета (при помощи компьютера или вручную) определяется специальным правилом, утвержденным внутри компании.

Напомним, что до 2013 года использование указанных форм бланков для учета посещений работников было обязательным. После этого работодатели имеют право использовать любые другие формы. Однако бланки Т-12 и Т-13 остаются привычными для специалистов кадровых служб и до сих пор активно применяются.

Как правильно заполнять табель Т-13

Если компания решила выбрать первый вариант, который включает использование файлового способа учета, тогда при разработке программных модулей для заполнения формы Т-13 специалисты фирмы должны учесть следующие важные детали:

В поле «Номер документа» автоматически устанавливается числовой индикатор в порядке возрастания.

В поле «Дата составления» указывается конечный день текущего месяца, если документ составляется в конце месяца, или другая дата составления, если табель оформляется с определенной целью.

В поле «Код способа оплаты» могут быть отражены значения, определенные в соответствии с внутренними правилами. Для определения соответствующих значений можно использовать таблицу, представленную в приказе Федеральной налоговой службы России от 10.09.2015 г. № ММВ-7-11/387 (в ней содержатся коды, указываемые в справке 2-НДФЛ).

Необходимо применять условные коды таблицы, отображающие информацию о явках, неявках, отпусках и других событиях, в соответствии с перечнем, указанным в бланке Т-12.

В материале КонсультантПлюс содержится разъяснение условных обозначений формы Т-13. Перейдите в Готовое решение и получите возможность бесплатного пробного доступа к системе.

Ссылка для бесплатной загрузки бланка Т-13 доступна, нажав на изображение, расположенное ниже.

Где можно загрузить пример заполнения формы Т-12 и Т-13

На нашем веб-ресурсе предоставлены образцы заполнения табелей для учета рабочего времени сотрудников по формам, которые мы рассмотрели. Ознакомиться с ними и скачать вы можете на нашем сайте.

С помощью примера формы Т-13, разработанного нашими экспертами, сотрудник компании, занимающийся данной задачей, сможет:

Настроить программное обеспечение, включенное в комплект автоматизированной системы учета.

Умение практически заполнять график учета рабочего времени является неотъемлемым навыком для разработчика программного обеспечения по автоматизации учета персонала, поскольку это позволяет осуществить правильную настройку данного ПО.

Используйте образец заполнения учетной табели рабочего времени в качестве примера готового кадрового документа при составлении табеля на основе обычного бланка Т-12 на вашем предприятии.

С 1 января 2022 года начал действовать новый стандарт ФСБУ 27/2021 «Оформление и обработка документов в бухгалтерском учете», который определяет список необходимых данных для первичных документов, их электронные форматы и правила работы с ними. Согласно новым требованиям, начиная с 1 января 2025 года, документы должны храниться исключительно на территории Российской Федерации. Более подробную информацию о данном вопросе можно найти в нашей статье.

Если ваша организация планирует применять индивидуальный бланк для учетных записей, который отличается от стандартных форм, то вы также можете скачать образец нашего бланка на нашем веб-сайте по указанной ссылке.

Итоги

В соответствии с законодательством Российской Федерации, все компании обязаны учет показателей, связанных с посещаемостью сотрудников и количеством отработанных ими часов. Для этого используется специальный документ — табель учета трудового времени. Работодатель может заполнять его вручную или с помощью автоматизированных систем. При ручном заполнении применяется бланк Т-12, а при использовании автоматизированных систем — форма Т-13. Выбор конкретного бланка определяется местными нормативными актами и указывается для отдела кадров.

Для получения более подробной информации о применении документов, связанных с кадровым учетом в организации, вам доступны статьи, в которых раскрывается данная тематика.

Как правильно заполнить табель учёта рабочего времени

Как правильно заполнить табель учёта рабочего времени

• 08.06.2018

TotalShares

Рабочий график — важный и необходимый документ, который отражает точное количество времени, проведенного сотрудником на рабочем месте и выполнение им своих обязанностей. Этот документ является полезным для работодателей, которые могут использовать его для контроля над всем персоналом и в случае необходимости удерживать часть зарплаты у сотрудников, которые не являются на работу в установленные часы. С другой стороны, он также полезен самим сотрудникам, которые могут требовать компенсацию или доплату за сверхурочное время и т.д. И, конечно, в соответствии с трудовым законодательством, каждый предприниматель обязан вести этот табель. Далее мы рассмотрим, кто, почему и как должен вести этот график работы.

Для чего нужен табель учёта рабочего времени?

Повторюсь, данный инструмент необходим для точного контроля рабочего времени сотрудников. Он записывает информацию о посещениях, прогулах, опозданиях и других нюансах, связанных с работой.

Кроме практической пользы здесь присутствует и официальная обязанность. В соответствии с частью 4 статьи 91 Трудового кодекса РФ каждая компания обязана иметь табель учета. Формы Т-12 и Т-13 были утверждены постановлением Госкомстата от 05.01.2004 года № 1, но с 2013 года они уже не являются обязательными.

Кто заполняет табель учёта рабочего времени?

Существует законодательный норматив, который не указывает на определенное лицо, обязанное заниматься должностью в определенной компании. Проще говоря, любой человек может ответственно участвовать в этом процессе. Подписывать данную табельку должны руководитель организации и представитель кадровой службы. По окончанию каждого месяца табель передается в бухгалтерию. Именно по этому документу сотрудникам выплачивается их заработная плата.

Во многих крупных компаниях для ведения табеля учёта назначают единственного ответственного сотрудника в каждом подразделении. В небольших фирмах часто эту роль выполняет один человек.

Требуется осуществить назначение ответственного сотрудника на должность либо включить эту обязанность в трудовой договор.

Формы

Существует две основные формы табеля — Т-12 и Т-13. Классической моделью является Т-12. Вся необходимая информация в этой форме заполняется вручную.

Т-13 осуществляет регистрацию рабочего времени сотрудников при использовании турникетов или других электронных устройств. Почти вся информация вводится прямо на компьютере. В определенных ситуациях, конечно, требуется заполнение данных вручную. А некоторые сведения автоматически добавляются в таблицу.

В наших руках есть другой документ, название которого — форма № 0504421. Однако он не предназначен для нашего бюджетного учреждения, поэтому нам не потребуется его использовать.

Согласно предыдущему упоминанию, с 2013 года нет требования использовать определенные формы для ведения отчетности. Однако большинство компаний все еще предпочитает использовать удобные шаблоны Т-12 и Т-13.

Общие правила

Неважно, какую форму вы выберете, всегда есть некоторые общие правила, которые необходимо строго соблюдать при заполнении. Их количество не так велико.

• Один экземпляр документа создается исключительно.
• В самом начале документа указывается наименование организации, а также даты отчетного периода и даты представления данного документа.
• В неотъемлемой части документа необходимо поместить все необходимые данные о работнике – его фамилию, имя, отчество и номер персонального дела.
• Оплата труда осуществляется с учетом отработанных часов или посменно.
• Ежедневно требуется вносить информацию.
• В изначально заданной форме невозможно удалить ни одну из граф, столбцов или колонок.

Заполнение табеля учёта рабочего времени – пошаговая инструкция.

Возможностей наполнения графика работы имеется два варианта:

• Ежедневно ставятся отметки о посещаемости, продолжительности рабочего дня и других подобных показателях.
• Информация о нарушениях регистрируется только в случае задержки сотрудника или его отсутствия на рабочем месте.

Одним из самых популярных методов является первый. В настоящее время, с учетом современных технологий, форма Т-12 используется намного реже, чем форма Т-13. Вести учет с помощью компьютера гораздо проще, чем вручную. Мы рассмотрим метод заполнения формы Т-13 целиком.

Этап 1. Титульный лист. На данной странице следует указать название предприятия (полное наименование), название подразделения (если компания крупная и ведется несколько табелей). В следующей графе необходимо указать код ОКПО. Затем указывается номер документа, дата заполнения и отчетный период. Номер документа присваивается последовательно. Дата заполнения обычно является последним днем месяца, поскольку таблица составляется на месяц вперед. Отчетный период, соответственно, охватывает первый и последний дни месяца.

Второй шаг состоит в предоставлении информации о персонале. Далее будет рассмотрена основная таблица, в которой каждому сотруднику отведена отдельная строка. В первых столбцах должны быть указаны фамилия, имя, отчество, должность и табельный номер работника. У каждого сотрудника имеется табельный номер, который присваивается с момента назначения и закрепляется за ним. Этот номер указывается во всех внутренних документах и даже переходит к новому сотруднику в случае увольнения предыдущего и его замены другим.

Шаг 3. Указание участия, отсутствия, время. Запись производится в две строки. В верхней строке указывается участие/отсутствие, а в нижней — время. Каждый столбец представляет определенное значение. Для указания участия/отсутствия и прочего используются условные символы.

Существует множество аналогичных условных обозначений. Отсутствие сотрудника может быть обусловлено наличием или отсутствием уважительной причины. Это может быть связано с больничным, различными видами отпусков, выполнением сверхурочной работы и т.д. Весь список принятых условных обозначений можно легко найти в интернете.

Этап 4. Общая продолжительность времени. Данные представлены для первых половин месяца и для всего месяца. Рядом с строкой, обозначающей явки, указано количество рабочих дней: в одной колонке — за первую половину месяца, в следующей — за весь месяц. В следующей строке также указано количество часов.

Этап 5. Данные для расчета заработной платы. Здесь информация также зашифрована специальными символами. В соответствующем столбце указывается вид оплаты. Для обычной заработной платы используется код 200, а отпускные обозначаются кодом 2012.

В следующем разделе указывается соответствующий счет. Это специальный счет в бухгалтерии, с которого происходит списание средств для выплаты заработной платы. Затем необходимо указать количество рабочих дней или часов, за которые должна быть произведена оплата. В случае отпуска указываются дни отпуска, а в случае болезни — дни, проведенные на больничном и т.д.

Этап 9. Причины неприсутствия. Последний раздел предназначен для указания причин отсутствия сотрудника на рабочем месте. Используя символы, показывается причина (включая отпуск, командировки и т.п.), а в следующей колонке указывается продолжительность в днях или часах.

Этап 10. Отметки. В заключительной части предусмотрены поля для отметок ответственных лиц (исполнителя, руководителя, специалиста кадрового отдела). Указывается должность сотрудника, после чего он ставит свою подпись, сопровождаемую расшифровкой.

В качестве иллюстрации предоставим условную схему. В ней будет отображена лишь главная часть графика, чтобы ясно видно было принцип.

Фамилия, имя, отчество, место работы	Уникальный идентификатор сотрудника	Информация о присутствии и отсутствии в определенные даты месяца			полную рабочую неделю, это было высокоэффективно выполнено в течение пяти дней.		Определение финансовых платежей сотрудникам			Извинения за отсутствие в настоящее время
		1	2	3	За половину периода месяца	Месяц	Код платежного способа	Соответствующий счёт	дни	код	дни
компании «Альфа», был назначен на новую должность в отделе продаж.	15	Я	Я	В	8	16	2000	35	16	К	3
		8	8	64	128
Владимир Борисович Сидоров является профессиональным поваром.	47	От	От	От	8	8	2012	35	10	От	10
		64	64

Заполняем табель учета рабочего времени по форме Т-12

Заполняем табель учета рабочего времени по форме Т-12

Каждый предприниматель обязан учитывать, сколько часов отработали его трудовые силы. Для этой цели ведется специальный документ, в котором отражается рабочее время. Разберемся, как правильно заполнять этот табель учета.

Общая информация

Существует единая форма табеля учета рабочего времени Т-12, которая была утверждена приказом Госкомстата №1 от 5 января 2004 года. Также имеется форма Т-13, которая также была утверждена этим же документом. Основное отличие между ними заключается в том, что Т-12 предназначена для заполнения специалистом вручную или с помощью компьютера, в то время как Т-13 является упрощенной и используется для автоматизированного учета сотрудников с помощью систем контроля доступа на предприятии.

Компании имеют право самостоятельно создавать такие формы, что означает, что им необязательно использовать бланк Т-12. Однако это довольно удобно, поскольку стандартные бланки содержат все необходимые данные. В связи с этим, на практике чаще всего используется именно данная форма.

С целью обеспечения эффективного управления органами власти, учреждениями государственного и муниципального уровня, а также небюджетными фондами, был разработан специальный документ, предназначенный для учета рабочего времени. Этот документ имеет наименование «Форма 0504421» и был утвержден приказом Министерства финансов от 30 марта 2015 года под номером 52н.

Запись рабочего времени в графике производится с целью:

1. Для определения реального количества часов, которые работник отработал, и тех, которые он отсутствовал на больничном или в отпуске, необходимо проанализировать.
2. Для того чтобы зарегистрировать нарушения рабочего расписания, такие как опоздания и прогулы,

Данная информация необходима для корректного расчета заработной платы и других выплат, связанных с отработанным временем сотрудником. В случае нарушения дисциплины в организации, также используются указанные меры, основываясь на отчетах о рабочем времени.

Отвечают за ведение табеля обычно сотрудники отдела кадров или руководители подразделений в организации. Однако, нет строгих правил относительно этого, поэтому директор имеет возможность поручить эту задачу любому сотруднику.

Принципы заполнения

Организация может свободно выбрать, какую кодировку использовать для обозначения каждого действия в табеле — буквенную или числовую.

Также существуют два варианта учета рабочего времени:

1. Весьма значимое внесение информации происходит. Подразумевается, что рапорт заполняется ежедневно в отношении всех трудовых кадров. Кроме того, отмечается факт присутствия сотрудника на рабочем месте.
2. Добавление исключений. Это предполагает, что по умолчанию все сотрудники присутствуют на работе, а в табеле указывается только отклонение от обычной ситуации. Например, опоздание, отсутствие или простой. Такой вариант применим, если рабочее время суммируется.

Необходимо обязательно заполнять табель в течение отчетного периода, то есть заносить в него записи ежедневно. Однако, при использовании суммированного учета рабочего времени, достаточно сделать пометку только в тот день, когда произошло какое-либо отклонение.

Однако эксперты советуют фиксировать информацию о рабочем времени в табелях карандашом или в черновиках, и вот почему. Например, сотрудник Иванов не появился сегодня без предупреждения. Это необходимо отразить в графике, поставив код НН (неявка по неизвестной причине). Однако, возможно, он объяснит причину своего отсутствия позднее. Следовательно, код необходимо будет изменить на другой. Если отмечать все сразу, то придется несколько раз переделывать документ.

Как заполнить форму Т-12

Вначале делается замещение информации на первой странице. В этом месте требуется отметить:

• название организации, и также название отдела, в случае его наличия:
• Код ОКПО: отображает уникальный идентификатор организации.
• период, на протяжении которого ведется учет рабочего времени:
• Номер, присвоенный ему при создании и дата составления:

Затем заполняется главная часть бумаги, опираясь на установленное графиком времени. Требуется указать:

• 1 графа представляет собой уникальный идентификатор записи.
• второе поле включает в себя информацию о сотруднике, такую как фамилия, инициалы и занимаемая должность.
• графа 3 относится к числу идентификационного кода, который указывается в личной карточке сотрудника или в приказе о его назначении на определенную должность.
• информация о посещении или отсутствии сотрудника за каждый день месяца представлена в графах 4 и 6. Верхняя ячейка содержит код, а нижняя ячейка показывает количество отработанных часов.Отражение информации о рабочем времени происходит в двух разных графах: первый (графа 4) и второй (графа 6) периоды месяца.
• Суммарные значения дней и часов для первой и второй половины месяца представлены в графах 5 и 7.
• Показатели 8-13 – конечные данные о трудозатрате за месяц, включая количество дней и часов, с отражением сверхурочной работы, работы в ночное время, а также выходных и праздничных дней (если эти данные отсутствуют, ячейки остаются пустыми).
• в разделе 14-16 отображается информация о продолжительности пропущенных сотрудником дней и часов, где также представлены коды, обозначающие причины пропусков.
• В графе номер 17 указывается число дней, которые являются выходными или праздничными в течение месяца. Рекомендуется проверить эту информацию с помощью производственного календаря.

На подписание табеля обязаны выйти ответственный работник, а также тот, кто его лично заполнил. В случае, когда табель ведется самим ответственным лицом, необходимо поставить подпись в двух разных местах. Если речь идет о подразделении компании, то табель также должен быть подписан его руководителем.

Завершенный график отправляется в отдел бухгалтерии, где он становится основой для расчета заработной платы.