В области юриспруденции, компании и индивидуальные предприниматели обычно поддерживают контакт с государственными органами, другими юридическими субъектами и гражданами через официальную корреспонденцию. В данной статье мы расскажем о различных типах официальных писем, а также о том, как составить и оформить такую письменную коммуникацию.
Содержание:
- Каково определение официального письма?
- Как составить официальное письмо
- Шаблоны и образцы официальных писем
Что такое официальное письмо
Деловое общение часто включает в себя использование официальной формы письма. Такое письмо обладает официальным статусом и имеет юридическую значимость. Согласно Гражданскому кодексу, целью написания такого письма является передача адресату информации с юридической значимостью. Это означает, что автор несет ответственность за содержание письма, и если оно оказывается недостоверным, автор может понести правовые последствия. Именно это является основным отличием официального письма от обычного.
Однако, помимо указанного, официальное письмо выделяется и тем, что автор обязан обладать знаниями о правильном оформлении данного вида документа и соблюдать требования к структуре его содержания с целью обеспечения юридической значимости данного письма.
Мы направляем вам официальное письмо, которое составлено нашей командой экспертов журнала «Справочник Секретаря и офис-менеджера».
Существуют различные виды деловых писем, которые широко применяются для общения между юридическими субъектами.
- Информационные письма, которые содержат информацию, например, об изменении руководителя или банковских реквизитов организации, передают сообщения, напоминают о событиях, уведомляют о наступлении определенных событий, организационных мероприятий или об окончании срока действия договора.
- Они представляют собой регулирующие или сопроводительные материалы, которые вместе с документами, такими как договоры, акты и дополнительные соглашения, направляются.
- в таких письмах указываются предъявленные претензии, касающиеся неисполнения обязательств или неприемлемого качества товара, а также требования о погашении долгов и прочие.
- В этикетных письмах мы обращаемся с благодарностями и поздравлениями, выражаем соболезнования или прошения об извинении.
Настоящий перечень, включающий разновидности официальных документов, является неполным. В сфере деловой переписки могут встречаться и другие официальные письма, которые могут быть написаны по самым различным причинам и условиям. Тем не менее, все эти письма должны быть оформлены и составлены согласно установленным требованиям.
- Письма с информационным содержанием
- Список распространенных ошибок в деловых письмах и способы их устранения.
- Каким образом можно подобрать стиль деловой переписки, который создаст желаемое впечатление о себе и организации?
- Составление эффективного письма-претензии и грамотное реагирование на него.
- Как составить эпистолярное изречение, выражающее благодарность?
- Следует ли считать электронную почту юридически значимым документом?
Как написать официальное письмо
До того, как составить официальное сообщение, познакомьтесь с ГОСТ Р 7.0.97-2016, который включает в себя указания по структуре документов. В данном регламенте находятся правила, регулирующие оформление реквизитов и текста официального письма. Как написать официальное сообщение, поможет инструкция по делопроизводству, в которой указаны требования к оформлению, утвержденные вашей организацией.
Пример размещения информации в официальном письме официальное письмо: образец размещения реквизитов
Для организации деловых коммуникаций применяется формализованная форма письма, созданная при помощи печатного метода или напечатанная на компьютере. Компоновка и состав реквизитов официального письма определяются согласно стандарту ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Список. Данные, присутствующие в официальном бизнес-письме согласно стандарту ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Однако, для того чтобы официально-деловое письмо было полностью соответствующим требованиям форматирования, необходимо тщательно его сформулировать.
Принципы составления формального эпистолярного послания
Письменное обращение в организацию или к конкретному человеку включает в себя несколько ключевых составляющих.
- приветствие;
- Исходя из данного содержания, произведена переформулировка с использованием русского языка.
- преамбулу;
- Подарить точную и уникальную перефразировку текста важно для его содержания.
- резюме.
Приветствие в официальном письме не только является проявлением вежливости, но и представляет собой требование делового этикета. Поэтому, перед тем как отправить письмо организации, необходимо узнать полное имя руководителя. В случае, если его имя и отчество известны, приветствие следует начать с слов «Уважаемый(ая)…» с упоминанием имени и отчества адресата. В случае, когда имя и отчество руководителя неизвестны, уместно начать официальное письмо обращением «Уважаемые коллеги!». Обращение в официальном письме не должно содержать фразы «Добрый день!» или «Здравствуйте!».
Загрузите информационный буклет, разработанный профессионалами из компании Актион Кадры и управления персоналом, который предоставит рекомендации по структуре и содержанию официального письма.
Вступление — открытие официального письма. Это сжатое изложение информации, которое должно сразу ясно указывать адресату, с какой целью обратились к нему.
Содержание письма затрагивает важные аспекты, раскрывая их подробно и приводя ситуацию, а также предоставляя подтверждающие данные и факты. При этом предлагаются решения и даются рекомендации. Если в письме рассматривается несколько вопросов, целесообразно разбить его на разделы по тематике. Однако основные мысли следует изложить в начале, объединив их в два-три предложения.
Финальная часть официального письма имеет целью сделать выводы, высказать просьбу или предъявить требование. В дополнение к основному тексту, официальное письмо содержит приложение с информацией о прилагаемых документах, где указано количество копий и количество страниц в каждом из них. Эта информация отражается в реквизите «Приложение».
Императивное руководство по оформлению официальной корреспонденции гласит, что подпись в официальном письме, выступающем от имени организации, должна быть проставлена руководителем. Соответственно, на официальных письмах, которые оформлены на фирменном бланке, присутствие печати не требуется согласно правилам. Однако, если в письме содержится информация о финансовых или гарантийных обязательствах, допускается ставить печать. Важно не забыть перед окончанием официального письма указать нижней части первой страницы контактные данные исполнителя, такие как фамилия, инициалы, а также телефон или электронная почта.
Официальные письма: бланки и примеры
Цель написания и содержание сообщения определяют различные типы и темы официальных писем. Одна из главных целей — передача информации или запрос информации. Также, официальные письма могут быть направлены на стимулирование действий, предупреждение или требование чего-либо. Для оформления таких писем, рекомендуется использовать специальный бланк, утвержденный организацией.
Приведение официального письма в соответствие стандартам: пример оформления.
При возникновении необходимости в написании официальных писем, рекомендуется обратиться к шаблонам, разработанным специалистами журнала «Справочник секретаря». Эти шаблоны могут быть полезными инструментами для создания уникальных и профессионально оформленных текстов.