Обязательно ли восстанавливать трудовую книжку? Предпочтительнее, конечно, не терять этот документ, поскольку восстановление его без особых сложностей не обойтись: придется бегать по многим местам. Встречаются такие граждане, которые при потере открывают новую — это еще не так уж и страшно, если в трудовой было не так много записей. А если там описан большой период вашего опыта работы? Без подтверждения никто не признает ваши годы труда, и поэтому полезно знать, как восстановить трудовую книжку.

Восстановление трудовой книжки

Порядок восстановления письменного документа указан в соответствующем Постановлении Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года № 225 «Об учетных книжках». Если работник несет вину, то он также несет ответственность.

Если работник потерял свою трудовую книжку по вине работодателя, то в таком случае ему необходимо самостоятельно собрать информацию о предыдущих местах работы. Работодатель имеет возможность выдать дубликат трудовой книжки (если таковая имеется) и предоставить все необходимые сведения для восстановления данных.

Порядок действий при потере трудовой

В первую очередь требуется составить заявление, адресованное руководителю предыдущего места работы, с просьбой выдать дубликат. Работодателю предоставляется срок в 15 дней для выполнения данного запроса. Зачем нужен этот дубликат? Он необходим для получения подтверждающей информации от предыдущих мест работы на основании записей, содержащихся в нем.

Таким образом, без наличия следующих документов невозможно выполнить процесс восстановления трудовой книжки:

• в случае необходимости, при отсутствии заполненной формы, прилагается пустой бланк трудового контракта с отдельным вкладышем.
• документацию о предыдущем месте работы или трудовые соглашения с предыдущими работодателями;
• Новые работодатели требуют предоставить официальные документы, такие как приказы о принятии на должность и об увольнении с предыдущего места работы.
• Документы, получаемые из Пенсионного фонда.

Если у вас есть копия трудового контракта, то необходимо обратиться в отдел кадров предприятия, на котором вы ранее работали, чтобы ее подтвердить. Все собранные сведения передаются кадровику последнего или настоящего места работы. На основе предоставленных данных работодатель выдает новую трудовую книжку.

Для подтверждения своего стажа необходимо предъявить оригиналы документов: выписки, копии или ксерокопии не всегда принимаются во внимание. Однако стоит отметить следующий аспект: человек может предпринять меры на случай потери и предварительно заверить копию трудовой книжки в соответствии со всеми правилами.

Таким образом, можно избежать посещения всех предыдущих мест работы и просто скопировать записи из подтвержденной копии в новый трудовой лист. Это может быть полезно, особенно если компания уже не существует и невозможно иначе подтвердить факт работы человека там. Однако, из-за низкой осведомленности, не так много людей пользуются этим приемом.

Восстановление трудовой книжки через ПФР

Для восстановления трудовой книжки через пенсионный фонд необходимо совершить следующие шаги:

• Составление запроса в Пенсионный фонд на возобновление трудовой книжки.
• Вы можете передать его лично или отправить заказным письмом по почте.
• Пройдет 10 дней, прежде чем я смогу ознакомиться с ответом.

Если человек официально работал и с его заработной платы удерживались налоги и пенсионные взносы, то в Пенсионном фонде хранится полная информация о периодах работы, стаже и организациях, в которых он трудился.

Этот метод позволит восстановить информацию о трудовом стаже только за последние пять лет, так как Пенсионный фонд только недавно начал вести учет работающих граждан.

Восстановление через государственный архив

Если Пенсионный фонд не располагает запрашиваемыми данными или предприятия, на которых человек ранее работал, уже не существуют, то восстановление информации через госархив становится единственным возможным путем. Однако этот процесс является длительным и требует значительных усилий.

Вначале необходимо сформулировать запрос в письменном виде, однако нельзя быть уверенным, что ответ будет получен в кратчайшие сроки. Если сотрудник работал по системе вахтового метода, тогда запросы направляются в регионы, в архивные управления на местах.

Потеря трудовой работодателем — порядок действий

Подобные ситуации встречаются очень редко, но иногда случается так, что оригинал трудовой книжки теряется по вине работодателя. В таком случае на него ложится ответственность. Если речь идет о массовой потере трудовых книжек, то создается независимая комиссия, которая занимается проверкой трудового стажа всех сотрудников, чьи книжки были утеряны.

Комиссия состоит из следующих участников:

• работники специализированного учреждения или других государственных органов;
• активисты профсоюзов;
• абсолютно автономные специалисты

В случае невозможности получить точные данные о предыдущем опыте работы и местах занятости, работнику требуется найти двух свидетелей, которые подтвердят предоставленную информацию. Комиссия занесет эту информацию в акт и на основе свидетельских показаний будет восстанавливать предыдущие записи в обновленном трудовом договоре.

В случае значительной потери трудовых книжек, организация может быть подвержена штрафу за неправильное хранение документов. Если компания утратила трудовой договор одного из своих сотрудников, она может обратиться в Пенсионный фонд, обсудить вопросы с другими органами и активно помогать работнику в сборе убедительных доказательств.

Действия работника на рабочем месте

Если по причине небрежности работодателя трудовая книжка пропадает и сотруднику отказывают в помощи, он имеет право требовать компенсацию при увольнении. К тому же, для решения проблемы с небрежными кадровиками можно обратиться в Трудовую инспекцию, чтобы оказать давление на них.

В случае, когда работник способен убедительно доказать, что работодатель сознательно действовал злонамеренно, имеется возможность обратиться в суд. В настоящее время работодатель либо отказывается восстановить документ, либо полностью отрицает тот факт, что гражданин был трудоустраиваем в его компанию.

По данному случаю судебное учреждение будет вынуждено предоставить пострадавшему копию. Несмотря на факт отсутствия сборов за разрешение трудовых споров, обращение в суд является крайней необходимостью, поскольку это все равно подразумевает потерю времени и стресс.

Особенности заполнения дубликата ТК

Если у сотрудника возникла проблема с утерей оригинальной трудовой книжки и он не в состоянии предоставить официальные документы, подтверждающие его предыдущие места работы, в дубликате будут указаны только последнее место работы и общий стаж работы в годах, месяцах и днях без указания названий организаций, для которых он работал ранее.

В случае, если индивидуум узнал сведения о своих предыдущих местах работы и периодах работы на них, он может составить заявление на получение дубликата трудовой книжки. В данном заявлении следует упорядоченно перечислить все прежние места работы, указав периоды, в которые индивидуум занимал соответствующую должность, начиная от самого раннего и заканчивая последним местом работы.

В этом случае, сотрудник отдела кадров заполняет раздел «Информация о работе» так, как указано в первоисточнике. В дубликате также могут быть указаны данные о наградах и других важных моментах в трудовой деятельности. Чтобы подтвердить, что это действительно дубликат, на титульном листе проставляется штамп в правом верхнем углу.

Личные данные заявителя, извлеченные из паспорта, указываются на обложке дубликата. Работник подписывает титульный лист дубликата лично, подтверждая точность предоставленной информации. После этого специалист кадровой службы ставит свою подпись и организационную печать, указывающую на то, что данный дубликат ТК был выдан этой организацией.

JCat. Организация труда предупреждает, что в случае утраты трудовой книжки будет сложно найти работу без дубликата. Поэтому рекомендуется заблаговременно позаботиться о наличии всех необходимых документов. Желательно иметь дома официально заверенную копию трудовой книжки, сделанную в соответствии со всеми правилами.

Как восстановить трудовую книжку

Как восстановить трудовую книжку

Установить официальный путь работы гражданина Российской Федерации возможно при помощи трудовой книжки. Этот документ оформляется предприятием при первом приеме на работу и далее хранится в отделе кадров или, в случае увольнения, у самого работника. В ней указываются персональные данные, уровень образования, отношения с работодателем, занимаемые должности, профессия и другие информационные сведения. Иногда трудовая книжка может потеряться, и восстановление ее требует выполнения определенных шагов. В данной статье мы рассмотрим процедуру восстановления трудовой книжки и определим несколько возможных сценариев развития событий.

Восстановление трудовой книжки

Весьма часто возникает ситуация, когда руководство предоставляет служащему книжку на определенный срок, но тот ее потерял. В таком случае организация может восстановить утраченный документ, действуя в соответствии с определенным порядком действий.

• Сотрудник обязан составить заявление о выдаче копии.
• Для получения всей необходимой информации о предыдущих местах работы работник обращается к прежнему работодателю или, в случае его отсутствия, обращается в архив.
• Работодатель составляет повторный экземпляр трудового договора, на котором обязательно проставляется пометка «повтор».
• Согласно информации, полученной от сотрудника, в разделе «сведения» предоставляется общая информация о трудовом стаже.
• В первую очередь, регистрируются сведения о его профессиональной активности, где указывается список документов, которые подтверждают эти сведения.
• Делается копирование информации со справок, полученных от предыдущих мест работы, после чего оригиналы документов возвращаются работнику.

Срок ожидания документа-дубликата составляет 15 календарных дней, начиная с дня подачи заявления и предоставления полной информации о предыдущих работодателях сотрудника.

Восстановление ТК по копии

Согласно действующему трудовому законодательству, возможно восстановить документ по его копии. Наличие такой копии значительно упрощает процесс восстановления. Вам не требуется собирать документы с предыдущих мест работы — вы можете передать копию документа на последнее место работы, и в течение нескольких дней вам будет выдан дубликат. Важно, чтобы на копии присутствовала надпись «копия верна», подпись сотрудника кадровой службы или главного бухгалтера, а также печать.

Восстановление ТК новому сотруднику

Часто возникают ситуации, когда вновь принятый сотрудник приходит без трудовой книжки. В соответствии с законом, вы не обязаны восстанавливать ее, это должен делать кадровый отдел предыдущего работодателя. Однако, у вас есть возможность попросить сотрудника получить дубликат у своего предыдущего места работы или выдать ему новую трудовую книжку.

Восстановление ТК через пенсионный фонд и МФЦ

Тесная связь между трудовой книжкой и ПФР заключается в том, что записи в документе используются для начисления пенсии. Если трудовая книжка утеряна, ее можно восстановить, обратившись к прежним работодателям, как уже упоминалось выше, или через ПФР или многофункциональный центр. Для этого необходимо заполнить соответствующую заявку в установленном формате.

Однако, в любом случае, стоит иметь в виду, что для поиска данных будет использоваться государственный архив. Запрос будет отправлен, и будет создан дубликат только с записями, полученными из архива. Необходимо понимать, что в таком случае информация о вашем месте работы может быть неполной, поскольку в архиве содержатся не все данные.

Восстановление ТК работодателем, требуемые документы

Есть несколько причин, по которым возможна потеря трудовой книжки. Вот главные из них:

• Некий сотрудник был уволен с работы в ТК.
• Секретарь отдела кадров предприятия, где трудится сотрудник, утратил документ.
• Утрата произошла в органе государственного управления, на примере Пенсионного фонда.
• Некое лицо или непредвиденное обстоятельство привели к тому, что книга была повреждена и стала непригодной к использованию.

Если документ попадает в затруднительную ситуацию из-за непредвиденных обстоятельств, то его восстановление происходит по упрощенным правилам.

Если сотрудник трудится в организации, то обязанность по восстановлению лежит на работодателе. Несмотря на то, что документ хранится на предприятии, работник имеет право временно взять его для своих нужд. Обычно именно в такие моменты и происходит потеря. Сотрудник должен немедленно сообщить об этом руководству и подать заявление. Оно адресуется генеральному директору с просьбой о выдаче дубликата.

Если вы никогда ранее не работали или предлагаемая вакансия будет вашим первым и единственным опытом работы, то процесс приема на работу становится более простым и доступным для вас.

• При возникновении утери бланка, работник самостоятельно приобретает новый экземпляр и передает его в отдел кадров, признавая свою вину в этом происшествии.
• Сотрудник отдела кадров заполняет анкету с персональными сведениями и ставит специальную отметку в правом верхнем углу, указывающую на то, что это дубликат.
• Вносим изменения в документ, где фиксируется информация, обычно фиксируемая в книгах.
• Данная форма также предназначена для внесения сведений о присуждении наград и поощрений, при условии их фактического наличия и официального подтверждения.
• Если работник продолжает заниматься деятельностью на предприятии, то организация воздерживается от ставки печати на его трудовой книжке, такой шаг возможен лишь после окончания трудовых отношений.

Когда человек работает на нескольких предприятиях до последней из них, возникает сложность, так как он должен собирать документы у каждого работодателя. К тому же, если одна из организаций прекратила свою деятельность, необходимо обращаться в архив.

Если трудовая книжка была повреждена, но информация в ней все еще читаема, то последний работодатель имеет право восстановить такой дубликат без необходимости предоставлять дополнительные документы. В этом случае восстановленная трудовая книжка будет содержать сведения об общем стаже работы и перечисление работодателей, однако без их подписей и печатей.

Сроки восстановления

Время восстановления книжки трудовой зависит от выбранного вами способа. Если вы обратитесь к работодателю, то срок изготовления составит до 15 дней. Пенсионный фонд может выдать дубликат не ранее, чем через 10 дней, но если вы обратитесь в архив, то сроки могут значительно увеличиться, так как на поиск документации может потребоваться до месяца. Отдельно с каждым клиентом в МФЦ оговариваются сроки восстановления книжки трудовой.

Самостоятельное восстановление

Если вы остались без работы и утеряли свой трудовую книжку, то вам придется самостоятельно восстановить ее. Время, необходимое для этого, в значительной степени зависит от количества работодателей и от того, находятся ли они в одном или нескольких городах. Если предприятие, где вы работали, уже не функционирует, то процесс сбора документов может значительно затянуться.

Что делать при ликвидации предприятия

Если организация уже прекратила свою деятельность, все сведения о вашей трудовой деятельности могут быть найдены лишь в архивах. Как уже упоминалось ранее, процедура получения данных из архива не является быстрой. Однако, проблема усложняется, если в архивах нет необходимых сведений (что является довольно распространенной ситуацией) или доступ к информации ограничен. В таком случае, вопрос требует разрешения через суд. Это достаточно продолжительный процесс, связанный с финансовыми затратами, но в определенных случаях это является единственной возможностью восстановить трудовую книжку.

Для получения пенсии наиболее важный документ — это трудовая книжка. Введение электронных носителей позволит снизить проблемы с потерей данных, однако даже в настоящее время есть высокая вероятность быстрого восстановления утраченной информации, и следует обязательно воспользоваться этой возможностью.

Если работодатель потерял трудовую книжку — что делать

Если работодатель потерял трудовую книжку — что делать?

Если работодатель утратил трудовую книжку, возникает вопрос о последующих шагах. Правила, которыми руководствоваться сторонам в трудовых отношениях в таких ситуациях, определены в нормативных актах нескольких федеральных органов. Статья представляет информацию о том, кто должен предпринять какие меры в подобной ситуации.

У вас есть возможность воспользоваться поддержкой в виде документов и бланков.

• Какие меры можно принять сотрудником в случае утраты трудовой книжки со стороны работодателя?
• Какова роль работодателя в случае потери трудовой книжки сотрудника?
• Итоги

Действия сотрудника при потере трудовой книжки работодателем

Как поступить, если работодатель потерял трудовую книжку? В такой ситуации работнику самому придется предпринять основные меры, что представляется несколько странным. Согласно пункту 27 Правил ведения трудовых книжек, утвержденных приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н.

• Представить заявление о потере трудовой книжки к администрации компании.
• Подождите, пока работодатель в течение 15 дней с момента получения заявления подготовит повторный экземпляр.

В данной статье рассматривается процесс оформления копии.

Дубликат содержит информацию, которая отражает одно и то же.

• Сотрудник имеет опыт работы до заключения трудового договора с нынешним работодателем.
• Информация о нынешней должности сотрудника и присуждаемых ему поощрениях.

Информация о трудовом стаже оформляется на основании предоставленных документов, которые впоследствии могут быть потребованы.

• в предшествующей компании;
• в архиве государственных документов;
• в учреждении Пенсионного фонда;
• если потребуется, то мы можем обратиться к другим людям, которые обладают такой информацией, и они смогут ее предоставить, даже через суд.

Когда происходит массовая потеря трудовых книжек, ответственность за основные действия возлагается на работодателя, в соответствии с пунктом 31 Правил. В такой ситуации создается специальная комиссия, которая занимается оформлением дубликатов.

Тем не менее, несмотря на то, что если утеряна рабочая книжка в единственном экземпляре, значительная нагрузка по оформлению дубликатов ложится на сотрудника, ответственный работодатель не может оставаться безучастным. В любом случае он обязан помочь сотруднику собрать необходимые документы для восстановления записей о стаже.

Помимо вышеупомянутых обязательств, работодатель должен быть осведомлен о наложении серьезных наказаний за утрату документа, подтверждающего трудовую деятельность сотрудника.

Специалисты КонсультантПлюс поделились информацией о необходимости работодателю с 2024 года заполнять и представлять в новую систему СФР сведения о трудовой (и другой) деятельности (подраздел 1.1 подраздела 1 формы ЕФС-1). Если у вас нет возможности получить доступ к системе, вы можете бесплатно получить пробный онлайн-доступ.

Какова ответственность работодателя за утерю трудовой книжки работника?

Неправильное отношение работодателя к ключевому документу о труде сотрудника имеет потенциал вызвать следующие последствия:

1. Предусматривается возможность наложения штрафа (в соответствии с пунктом 1 статьи 5.27 КоАП РФ):

• Работодатель, являющийся юридическим лицом, должен выплачивать сотруднику от 30 000 до 50 000 рублей.
• Диапазон вознаграждения составляет от 1000 до 5000 рублей и предназначен для руководителя компании-работодателя или работодателя в статусе индивидуального предпринимателя.

При последующих ситуациях потери трудовой книжки работодателем наказание значительно усиливается.

• Штрафы, на которые может быть оштрафовано юридическое лицо, могут составлять от 50 000 до 70 000 рублей.
• За нарушение в своих обязанностях, директор может быть оштрафован на сумму, составляющую от 10 000 до 20 000 рублей, или дисквалифицирован на период от одного года до трех лет.
• Индивидуальный предприниматель имеет доход в размере от 10 000 до 20 000 рублей.

Если работодатель решает получить дубликат трудовой книжки и при этом совершает серьезные ошибки при заполнении документа, такие как неправильное указание стажа работы, и отказывается исправить их, то ему будут назначены аналогичные штрафы.

Для получения информации о том, как произвести корректировки в трудовой книжке, рекомендуется ознакомиться с данной статьей.

Согласно нормам трудового законодательства Российской Федерации, работодатель несет ответственность за компенсацию морального вреда, причиненного работнику, в соответствии с судебным решением.

В случае, когда трудовая книжка потеряна и, соответственно, не может быть выдана при увольнении, работодатель обязан выплачивать заработную плату работнику, который фактически не работает, но официально еще не уволен, до тех пор, пока ему не будет выдана новая трудовая книжка (согласно статье 234 Трудового кодекса Российской Федерации). Более подробную информацию можно найти в статье «Не выдали трудовую книжку уволенному работнику — придется выплачивать зарплату?».

Очень важно! Для того чтобы обезопасить себя от неприятностей, связанных с возможной потерей трудовой книжки, мы рекомендуем вам производить копирование страниц каждый раз при окончании работы на последнем месте работы и заверять их работодателем. Таким образом, восстановление записей в трудовой книжке будет осуществляться без каких-либо серьезных трудностей.

Итоги

При случае утраты трудовой книжки со стороны работодателя, возможно получение дубликата данного документа на основании заявления работника. Работодатель обязан предоставить содействие в сборе необходимых документов для подтверждения трудового стажа. В случае, когда работник не удовлетворен оказанным содействием работодателя в процессе восстановления трудовой книжки или другими действиями компании, которая потеряла данный документ, у него есть право на получение моральной компенсации с работодателя. Утрата трудовой книжки компанией является основанием для применения к ней штрафных санкций в соответствии с Кодексом об административных правонарушениях Российской Федерации.

Порядок действий при утере трудовой книжки работодателем

Порядок действий при утере трудовой книжки работодателем

В случае потери трудовой книжки работника возникает вопрос о дальнейших действиях. Какими нормативными актами следует руководствоваться при процедуре ее восстановления и какие последствия могут быть для работодателя в случае утраты этого документа – обсудим в данной статье.

Что должен сделать сотрудник?

Неожиданно, однако в случае утери трудовой книжки кадровым отделом, главную роль придется играть самому работнику, чья документация пропала.

• Вначале необходимо составить документ, в котором будет указано имя работодателя, согласно требованиям, изложенным в пункте 31 Принципов, утвержденных решением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 года №225 (далее — Принципы).
• Кроме того, достигните получения копии документа, которую работодатель будет готовить в течение 15 дней после предоставления заявления в соответствии с пунктом 32 правил.

Для создания копии необходимо включить следующую информацию:

• В резюме должны быть указаны все предыдущие места работы, чтобы полностью охарактеризовать опыт работы человека, а также отражен период до подписания трудового договора с нынешним работодателем.
• Занимаемая позиция, отдел (если имеется), достижения, обязанности работника на нынешней должности.

Где можно получить информацию о предыдущем опыте работы? Сотруднику нужно будет обратиться к предыдущим работодателям, Государственному архиву, ПФР или другим лицам, которые могут предоставить такую информацию. Возможно, в последнем случае придется обратиться в суд.

В случае массовой потери трудовых книжек будет сформирована специальная группа для выдачи дубликатов, а ответственность за сбор информации будет возложена на работодателя (согласно пункту 34 Правил).

Однако даже в случае единичного инцидента утраты данного значимого рабочего документа со стороны работника, работодатель не должен просто мириться с этой ситуацией. Напротив, ему предоставляется задача активно участвовать в сборе информации и документов для восстановления записей в трудовой книжке (согласно пункту 7.2, разделу 7 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 года №69).

Дорого ли обойдется работодателю утеря трудовой книжки?

Работодателю грозят суровые наказания в случае утери трудовой книжки. Такие меры предусмотрены трудовым и административным законодательством.

В особенности, размеры штрафов за первое нарушение, в соответствии с пунктом 1 статьи 5.27 Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации, составляют:

• Для юридических лиц предусмотрен диапазон суммы от 30 000 до 50 000 рублей.
• Стоимость для сотрудников государственных органов и индивидуальных предпринимателей колеблется в пределах от одной до пяти тысяч рублей.

За повторное утраты трудовой книжки, включая также продление с грубыми погрешностями (такими как ошибочным опытом работы) и отказом их устранять, наказания значительно возрастают.

• Для юридических лиц минимальная сумма составляет от 50 до 70 тысяч рублей.
• Штраф для лиц, занимающих должности, может составлять от 10 до 20 тысяч рублей, или же они могут быть отстранены от исполнения своих обязанностей в течение 1-3 лет.
• Сумма налоговых платежей для индивидуальных предпринимателей составляет от 10 до 20 тысяч рублей.

Кроме этого, согласно положениям статей 21 и 237 Трудового кодекса Российской Федерации, работодателю допускается обратиться в суд с требованием о компенсации морального ущерба, причиненного работником.

Необходимо отметить, что в случае, когда сотрудник был уволен, и ему не была выдана трудовая книжка по причине ее потери, в соответствии с законом он всё ещё считается работником компании и должен получать заработную плату до тех пор, пока не будет выдан дубликат утраченного документа (в соответствии с пунктом 35 Правил и статьей 234 Трудового Кодекса Российской Федерации).

Для эффективного и точного ведения кадрового учета рекомендуется использовать программу Зарплата и кадры 2017 от компании Бухсофт. Она предоставит вам необходимые инструменты и возможности для организации этого процесса.

P.S.

Возможно, уже с наступающего года потеря трудовой книжки станет немыслимой, как ночной кошмар.

Представительство Министерства по труду, сотрудничая с группой Сбербанка, намерено осуществить экспериментальную программу по разработке электронных путеводителей по трудовым делам.

Министерство труда и социальной защиты уверено, что внедрение трудовых книжек нового поколения является значительным прогрессом. Новая система позволит избежать потери или повреждения документа, а также защитит от возможных махинаций со стороны мошенников. Кроме того, работодателям больше не придется беспокоиться о хранении этих важных трудовых документов в соответствии с жесткими требованиями трудового законодательства. Естественно, внедрение нового порядка потребует изменения и дополнения действующих положений Трудового кодекса Российской Федерации.

Ольга Голодец, один из заместителей председателя Правительства РФ, отметила, что создание базы электронных трудовых книжек проходит уже достаточно долгое время и теперь находится на финальной стадии. Правительство планирует запустить этот проект уже с начала 2018 года. Голодец подчеркнула, что на промежуточном этапе будут одинаково актуальны как бумажные, так и электронные документы.

Руководитель Сбербанка, Герман Греф, подчеркнул, что традиционные бумажные трудовые книжки стали ненужными. Эти документы вызывают неудобства как для работодателей, которые несут дополнительные расходы на их хранение, так и для сотрудников, опасающихся потери или повреждения этого важного документа. Кроме того, эти книжки также мешают работникам Пенсионного Фонда, которым приходится вручную вводить данные из них в базу.

К слову, данные о продолжительности трудового стажа граждан уже давно накапливаются и сохраняются в электронном формате. Каждый человек имеет возможность зайти в свой персональный кабинет на сайте Пенсионного фонда или на портале Госуслуг, чтобы узнать информацию о своей трудовой истории и внесенных страховых взносах за все годы работы.

Эксперты компании «БухСофт» разработали статью, посвященную бухгалтерскому программному обеспечению.

Что делать, если потеряли трудовую книжку: практические подсказки для кадровика

Что делать, если потеряли трудовую книжку: практические подсказки для кадровика

Книга, в которой заносятся данные о трудовой деятельности сотрудника, может быть утеряна как самим сотрудником, так и работодателем. В этой статье мы расскажем о том, как поступить, если сотрудник потерял трудовую книжку, а также о том, что делать, если виноват в ее утрате работодатель.

В данной публикации:

• Если сотрудник утратил свою трудовую книжку, возникает вопрос, как поступить в такой ситуации.
• Что делать, если потеря является виной работодателя?
• В случае, если произошла утрата трудовой книжки, нужно указать следующую информацию при оформлении новой трудовой книжки.

Что делать, если работник потерял трудовую книжку

Действия в случае утери трудовой книжки работником зависят от обстоятельств, при которых произошла потеря. Если вы выдавали документ сотруднику для оформления пенсии и он его потерял, то вам следует восстановить трудовую книжку, выдав ему дубликат. Это предусмотрено новым порядком хранения и ведения трудовых книжек и вкладышей, который действует с 1 сентября 2021 года и утвержден Приказом Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320н (далее — Порядок № 320н).

Если у сотрудника пропала его трудовая книжка, как должен поступить новый работодатель? В этой ситуации рекомендуется сотруднику обратиться к предыдущему работодателю, который обязан выдать ему дубликат. Согласно пункту 27 Порядка № 302н, ответственность за оформление дубликата утерянной трудовой книжки лежит на том работодателе, который внес последнюю запись в этот документ.

Как составить копию трудовой книжки согласно рекомендациям Минтруда: примеры от журнала «Кадровое дело».

Если работник откажется обратиться к предыдущему работодателю, он может обратиться к вам с просьбой оформить новый документ (в соответствии со статьей 65 Трудового кодекса). В своем обращении работник обязательно должен указать, что предыдущий документ был утерян. В противном случае, вы можете быть подвержены штрафу, так как с 2021 года для работников, поступающих на работу впервые, бумажные трудовые договоры не оформляются.

В случае, если у вашего сотрудника пропала трудовая книжка, которую он взял с собой, возможно, для ее предъявления в Службе федеральной регистрации, чтобы прояснить информацию о его трудовом стаже, он имеет право на получение дубликата от текущего работодателя. Заполнение дубликата трудовой книжки и его выдача должны быть осуществлены в течение 15 рабочих дней после получения от него заявления о потере трудовой книжки или о ее повреждении.

Загрузите подборку образцов, которые способствуют быстрой восстановлению утраченного документа.

Пример заявления, написанного сотрудником, с целью получения дубликата трудовой книжки, рекомендуется экспертом.Представление по регистрации свежей рабочей заместо пропавшей Образец со стороны эксперта.Примерное мнение специалиста по запросу о подтверждении трудового стажа бывшего сотрудника организации.Рекомендация от компетентного специалиста официально подтверждает многолетний опыт работы сотрудника в данной организации.

Если работник случайно потерял свою трудовую книжку и была выдана дубликат, а затем он обнаружил старую, то при устройстве на новое место работы у него будет возможность представить оба документа работодателю. В записях будут вноситься данные только в последнюю оформленную книжку, но обе книжки будут приняты и храниться.

Как действовать, если трудовую книжку потерял работодатель

Что делать, если работодатель утратил трудовую книжку, а не сам работник? Этот вопрос не так-то просто. Поскольку закон не определяет порядок действий в такой ситуации, нужно поступать по аналогии с потерей, произошедшей по вине самого сотрудника. Попросите работника написать заявление и оформите дубликат трудовой книжки. Обеспечьте сотруднику всю необходимую помощь. С его письменного согласия обратитесь ко всем его предыдущим работодателям, чтобы как можно скорее восстановить документ. Оплатите расходы на сбор документов. Изучайте статью «Кадровое дело»: Как оформить титул и разделы дубликата трудовой книжки в соответствии с новыми правилами.

Опыт работы может быть подтверждён следующим образом:

1. Трудовые соглашения
2. Информация, предоставляемая соискателями о предыдущих работодателях
3. Дубликаты или выписки из официальных указов, индивидуальных досье, персональных картотек, расчетных листков для выплаты заработной платы и других документов этого рода.

Признаки важности документов и выдача их дубликатов должны быть осуществлены незамедлительно. В случае решения сотрудника об увольнении, невозможность выдачи трудовой книжки может привести к его обращению в суд. В результате придется возместить средний заработок сотруднику за весь период, пока не был выдан дубликат документа.

Если утеряна трудовая книжка, что указать в новой трудовой книжке

Согласно пункту 29 Порядка № 302н, информация ообщем опыте работы в копии трудовой книжки должна быть представлена в общей форме, без указания конкретных работодателей, периодов и должностей, которые занимал в прошлом владелец трудовой книжки. Далее следует указать информацию о общем трудовом стаже работы, подтвержденном соответствующими документами, для каждого периода работы. В графе 2 необходимо указать дату приема на работу, а в графе 3 — наименование организации, где работал сотрудник, а также подразделение и должность, специальность, профессию с указанием квалификации, на которую был принят сотрудник.

Пример заполнения титульного листа дубликата трудовой книжки в случае, если оригинал был потерян.

Журнал «Кадровое дело» предлагает образец заполнения дубликата утерянной трудовой книжки.

Образцы, которые пригодятся кадровику любой компании

• Вот семь примеров записей, которые безусловно должны присутствовать в трудовой книжке. Эти образцы очень важны для сотрудника, ответственного за поддержание этих документов, и обязательно следует иметь под рукой.
• Новые образцы заполнения отчета ЕФС-1, учитывающего изменения в форме и введение новых кодов, вступивших в силу с начала 2025 года.
• Изменился порядок заполнения и подачи уведомлений о трудовой деятельности иностранцев, вступивший в силу с 7 января 2025 года. Новая форма уведомления требует обновленного подхода и содержит некоторые изменения. Важно знать, что помимо этого, остальные процедуры, связанные с работой с иностранными сотрудниками, также были пересмотрены и изменены.
• Демонстрации заполнения анкеты №10 для разных категорий персонала. Примеры заполнения анкеты №10 для призывников, военнослужащих и военно-профессионального резерва.
• Крайний срок для внедрения новых норм выдачи средств индивидуальной защиты (СИЗ) — 31 декабря 2025 года, для этого необходимо использовать 8 документов. Существуют готовые образцы и инструкции от экспертов по охране труда, которые помогут правильно оформить все документы без ошибок.

Состоятся бесплатные онлайн-лекции, предназначенные специалистам по кадрам, в ближайшее время.

Изменения в системе премирования: внезапные изменения в Трудовом кодексе во вторник, 23 апреля. Выступающий: Елена Карсетская, эксперт по трудовому праву, автор книг и научных статей о применении трудового законодательства.

Получите на своё устройство образцы документов, предоставленные Системой Кадры, которые являются неотъемлемой частью работы в сфере кадрового делопроизводства.