В настоящее время многие люди перешли на использование электронных трудовых книжек, включая тех, кто все еще предпочитает бумажный формат. Работодатели вносят информацию о кадровых событиях в Систему федерального резервного фонда, которая дублирует данные из трудовых записей. Однако, несмотря на это, бумажная книжка остается важным документом, и в случае ее утраты ее необходимо восстановить. В данной статье мы рассмотрим, как восстановить трудовую книжку, если она была утеряна по вине компании или работника.
Представляю заявку на получение копии трудового документа
Восстановление трудовой книжки или новая книжка
Утеря трудовой книжки может стать причиной затруднений при расчете будущей пенсии, так как этот документ служит основой для подтверждения рабочего стажа. Поэтому восстановление трудовой книжки является необходимой процедурой.
Если человек работал непродолжительное время в нескольких местах и его общий стаж работы незначителен и его потеря не является проблемой, то при утрате трудового документа нет необходимости в его восстановлении. На следующем месте работы ему будут оформлены новые документы, аналогичные тем, которые получают сотрудники при начале своей трудовой деятельности.
Если продолжительность работы имеет значение, то следует быть осторожным и не потерять трудовую книжку. Однако, если такое произошло, необходимо постараться восстановить ее как можно скорее. Особенно важно сохранить этот документ для людей, которые начали трудиться до 1997 года. В системе СФР может отсутствовать информация о трудовом стаже за эти периоды, и в таком случае бумажная трудовая книжка является единственным способом подтвердить, что гражданин работал и имел стаж.
Начиная с 2021 года, управление и выдача трудовых книжек подлежат регулированию в соответствии с приказом № 320н от 19.05.2021 Министерства труда. В данном документе отмечается, что дважды выдавать трудовой документ запрещено. В случае его утраты, на восстановленной копии должно быть указано «дубликат». Дубликат выдается не только при случаях потери или кражи, но также если бланк книжки испачкался, разорвался, износился или стал непригодным для использования по другим причинам.
Сотрудники часто интересуются, возможно ли получить дубликат трудовой книжки от нового работодателя. Возможность такого восстановления встречается редко на практике. Новая компания может помочь в этом процессе, отправляя официальные письменные запросы в предыдущие места работы сотрудника. Однако официальный дубликат должен быть выдан только последним местом работы.
Для того, чтобы сотрудник смог получить повторный документ, он должен подать заявление и предоставить убедительные доказательства своего трудового опыта на предыдущих местах работы.
Работодатель обязан передать документ на руки бывшему сотруднику не позднее, чем через 15 дней после его обращения (согласно пункту 26 Порядка № 320н). Однако, если не предоставлены соответствующие документы, то это может привести к увеличению указанного срока, так как потребуется отправка запросов и ожидание ответа.
Имейте в виду: работодатель не может изменять записи, сделанные работником в его копии. Требуются официальные документы, подтверждающие опыт работы на предыдущих местах.
Начиная с 1 января 2025 года, вступили в силу обновленные образцы трудовых книжек, согласно постановлению Правительства РФ от 24 июля 2021 года № 1250. Однако, старые бланки трудовых книжек также будут продолжать использоваться. Их следует использовать до тех пор, пока они не иссякнут. В случае запроса работника о выдаче дубликата, следует выдать его на старом бланке, если они все еще находятся в наличии у компании.
В сети можно найти сведения о том, что имеется эффективный способ восстановления записей в трудовой книжке в случае ее потери. Этот метод заключается в копировании книжки на ксероксе и официальном заверении копии, что позволит избежать необходимости ходить по прежним местам работы и собирать различные справки.
Вопреки мнению некоторых юристов, копия трудовой книжки, даже если она заверена правильно, не считается официальным документом, по которому возможно восстановление книжки. Оптимальным вариантом будет предоставление оригиналов документов, подтверждающих трудовую деятельность, на основе которых точно будет выдан дубликат.
Если у человека пропадет копия записи в книге о его трудовой деятельности (и такое может случиться), то он может восстановить ее, получив вторую копию копии или копию второй копии. Она не отличается от оригинала и придется оформлять ее в том же порядке.
Наше обучающее мероприятие под названием «Трудовые книжки: от их ведения до восстановления» предоставит всю необходимую информацию о тонкостях работы с бумажными и электронными трудовыми книжками.
Как восстановить потерянную трудовую книжку, если виновата компания
Иногда возникают ситуации, когда записи о трудовом стаже, содержащиеся в книжке, могут быть утрачены работодателем. Это чаще всего происходит вследствие непредвиденных обстоятельств, таких как ограбление организации или пожар. Однако, есть и случаи, когда документы утрачиваются из-за небрежного отношения к их ведению и хранению. Что делать в такой ситуации, как можно восстановить трудовую книжку?
Если компания потеряла трудовую книжку, закон не предусматривает конкретных инструкций относительно дальнейших действий.
Когда происходит большая потеря трудовых книжек, специальная группа, включающая руководство компании, членов профсоюза и чиновников из местной администрации, собирается для проведения расследования и составления акта. После этого, на основании акта, выдаются дубликаты трудовых книжек. Важно отметить, что работникам не требуется предоставлять заявление о восстановлении трудовой книжки.
В случае, если компания потеряла значительное количество рабочих сотрудников не в результате чрезвычайных ситуаций, таких как пожар или наводнение, а, скажем, из-за легкомысленного отношения к бланкам строгой отчетности, она может быть привлечена к административной ответственности за неправильное хранение трудовых книжек и наказана штрафом.
Перед тем, как считать книгу потерянной, следует проверить, не изменил ли сотрудник свою фамилию. Возможно, документ с его старой фамилией хранится в отделе кадров. Также стоит просмотреть личное дело сотрудника и узнать, есть ли там запись о том, что он временно взял книгу, например, для пенсионного оформления. И только если книга действительно потеряна, следует восстанавливать соответствующий документ.
Если работодатель потерял трудовой документ сотрудника и тому пришлось самому восстанавливать его, человек имеет право на компенсацию всех связанных с этим расходов. В случае если такая потеря вызвала у работника моральный ущерб, он также может требовать компенсацию за это по статье 237 Трудового кодекса РФ. Однако, для этого придется представить доказательства в суде.
Если нарушения работодателя в грубой форме заключаются, например, в осознанном порче или выбрасывании трудовой книжки или в заявлении, что он не собирается ее возвращать сотруднику, а также в создании неподходящих условий для хранения книжек, то такое деяние работодателя может повлечь за собой уголовную ответственность в соответствии со статьями 325, 140 и 293 Уголовного кодекса Российской Федерации.
В случае, когда наниматель отказывается восстановить трудовую книжку без объяснения причин или даже отрицает факт пребывания человека на работе в его компании, осуществление справедливости возможно лишь через судебное разбирательство.
Пожалуйста, обратите внимание! Если после увольнения работодатель не предоставляет сотруднику трудовую книжку, утверждая, что она была потеряна, и из-за этого сотрудник не может начать работать в новой компании, тогда бывший работодатель должен будет оплатить все упущенные рабочие часы этого сотрудника на новом месте работы (согласно статье 234 Трудового кодекса Российской Федерации).
Как восстановить утерянную трудовую книжку, если ее потерял сам работник
Трудовую книжку может потерять не только работодатель, но и сам работник. В следующем разъяснении будет описано, как можно восстановить трудовую книжку в таком случае.
Сотрудник должен будет подготовить набор письменных материалов, которые подтверждают его опыт работы на предыдущих местах занятости. Обычно это включает в себя договоры о труде, справки о работе, официальные документы о переводах персонала, копии платежных ведомостей и другие аналогичные документы, которые подтверждают факт работоспособности данного человека в данной организации.
Для того чтобы подать заявление, необходимо приложить все необходимые документы и отправить их бывшему работодателю на последнем месте работы. Там специалист по кадровому делопроизводству осуществит проверку предоставленной информации и на основании имеющихся данных заполнит копию документа.
Доступна загрузка подробной инструкции, рассказывающей, как правильно заполнять копию документа, содержащего информацию о профессиональной деятельности. Получить ее можно, перейдя по данной ссылке.
Если компания провела реструктуризацию на одном из своих предыдущих мест работы, то все необходимые документы от предыдущей организации должны храниться в ее архиве. В таком случае, требуемую бумагу можно получить. Однако, если предприятие было ликвидировано, то необходимо обратиться в государственный архив и получить справку там.
Для получения сведений о человеке, который осуществлял труд в режиме вахты, необходимо обратиться к архивам, расположенным в соответствующем регионе.
Если у вас нет документов, подтверждающих ваш опыт работы в компании, но у вас есть свидетельства от бывших коллег, которые могут подтвердить факт вашей работы, вы можете обратиться в суд. Судья, исходя из показаний свидетелей, принимает решение официального установления вашего стажа.
Возможно, обратиться к СФР с запросом. Достаточно отправить заявление о потере трудового документа в местное отделение Фонда и в течение 10 дней получить выписку из базы данных по персональному учету.
Дополнительно можно получить выписку абсолютно бесплатно лично, посетив Многофункциональный центр или воспользовавшись онлайн-сервисами Системы федерального регистра или Госуслугами.
Уникальная ситуация возникает при расторжении последнего трудового соглашения, и здесь ни архивы, ни Социальный фонд не могут оказать помощь, поскольку работник не способен самостоятельно получить копию своей трудовой книжки. Чтобы восстановить утраченную трудовую книжку, требуется подать иск в суд, где судьи автоматически запросят необходимую информацию из архива и Фонда, основываясь на ней, и выдадут копию документа.
На веб-ресурсе представлены публикации, посвященные данной тематике. Ознакомьтесь с материалами.
Дубликат трудовой книжки: сложные вопросы оформления
Дубликат трудовой книжки: сложные вопросы оформления
Человеком, занимающим должность заместителя председателя и руководителя рабочей группы, которая занимается разработкой профессиональных стандартов, в Совете по профессиональным квалификациям в сфере управления персоналом Национального Совета при Президенте РФ по профессиональным квалификациям, является основателем и директором компании IPK Group, а также экспертом в области трудового законодательства и реализации управленческих решений.
Работодателю требуется оформить копию трудовой книжки в трех ситуациях: если она потеряна, повреждена или содержит недействительную запись, и работник просит выдать копию. Давайте уточним, какие документы могут быть использованы для внесения записей в копию, а также как можно запросить соответствующую информацию у предыдущих работодателей.
Основным документом, подтверждающим опыт работы работника, является трудовая книжка, которая имеет важное значение и до сих пор. Если возникают проблемы с этим документом, работнику может грозить потеря трудового стажа. Это может привести к необходимости доказывать свой стаж перед ПФР и подтверждать его перед будущими работодателями. Поэтому при оформлении трудовой книжки кадровым работникам необходимо быть особенно внимательными. Рассмотрим случаи, когда требуется оформление дубликата трудовой книжки.
Материал, связанный между собойОшибки, допускаемые при заполнении и ведении трудовых книжекНомер 01 / 2015Материал, связанный между собойИсправляем ошибки и неточности в записях трудовых книжек (часть первая)Третий номер журнала за 2012 год.Материал, связанный между собойВторая часть нашей работы заключается в устранении ошибок и неточностей в записях трудовых книжек.Апрель 2012 года — номер 4Материал, связанный между собойГлобальный договор: возвращаемся к труду и модифицируем выражения об увольнении.Февраль 2012 года, второй номер.
Посмотрите на публикацию «Глобальное соглашение: преображаем трудовые отношения и модифицируем формулировки при увольнении»
Когда понадобится дубликат
- потеряна трудовая книжка;
- Трудовая документация получила непоправимые повреждения, например, подверглась затоплению, была разорвана, сгорела и так далее.
- В трудовой книжке была занесена нотация, которая впоследствии оказалась недействительной (была ошибочно внесена или признана незаконной по решению суда), и сотрудник настаивает на выдаче копии документа.
При оформлении дубликата трудовой книжки необходимо сначала внести все записи, которые были в первоначальной трудовой книжке. Однако следует помнить, что эти записи можно вносить только при наличии соответствующих документов. Нельзя переносить записи из трудовой книжки, которая была повреждена или в которой записи были признаны недействительными. Это делает процедуру оформления дубликата трудовой книжки значительно сложнее.
Какие документы признаются «соответствующими», на основании которых допускается внесение записей в дубликат?
В соответствии с пунктом 7.2 указаний по заполнению трудовых книжек, утвержденных постановлением Министерства труда Российской Федерации от 10.10.2003 № 69, все записи, требующие внесения в дубликат трудовой книжки, должны быть подтверждены соответствующими документами (справками, выписками, копиями приказов, распоряжений). Такие документы, подтверждающие стаж, работник либо собирает самостоятельно, либо получает помощь от работодателя, к которому он обратился для получения дубликата.
Если найти предыдущих работодателей становится невозможно, то возникает необходимость обратиться к потенциальному правопреемнику (например, если предыдущий работодатель был реорганизован путем присоединения, выделения и т. д.) или, если такого также не удается найти, — в местный архив, который относится к предыдущему работодателю по юридическому адресу, и если там нет никакой информации, можно обратиться в суд.
В целях внесения записей в дубликат трудовой книжки, работодатель обязан предоставить подтверждающую информацию. Однако, нет установленной формы для запроса, поэтому компания самостоятельно составляет запрос, указывая необходимую информацию. Важно также учесть, что перед тем, как запрашивать персональные данные работника у третьего лица, то есть предыдущего работодателя, необходимо получить письменное разрешение от работника.
Материал, связанный между собойМы предпринимаем меры для эффективного управления информацией о личных данных наших сотрудников.Второй номер журнала за 2015 год.
Ознакомьтесь с публикацией «Эффективное управление персональными данными персонала»
Дубликат трудовой книжки: разложим по полочкам
Дубликат трудовой книжки: разложим по полочкам
В трех ситуациях может возникнуть необходимость в получении новой трудовой книжки: первый случай – когда документ был потерян или непоправимо поврежден самим работником, второй – когда работодатель утерял его из-за стихийного бедствия или иного непредвиденного происшествия, и третий – когда запись о увольнении или переводе на другую должность оказалась недействительной.
Если работник утратил свою трудовую книжку или решением суда ее состояние ухудшилось, то последний работодатель обязан заняться восстановлением дубликата. В случае, если сотрудник ушел из вашей компании и повредил документ без возможности найти новую работу, то вам придется заниматься его восстановлением. Если работник уже заключил с вами трудовой договор и затем сообщил о потере документа, то эта задача также становится вашей ответственностью.
Если вам необходим образец заполнения дубликата трудовой книжки, вы можете легко его найти на специализированных веб-ресурсах. Когда вы открываете новый бланк, просто добавьте запись «Дубликат» на титульном листе. Важно помнить, что требования к оформлению дубликата идентичны требованиям к оригинальному документу. Вы можете ознакомиться с этими требованиями в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Правительством РФ в Постановлении № 225 от 16 апреля 2003 года.
Согласно Правилам, компания обязана предоставить копию трудовой книжки в течение 15 дней после подачи работником соответствующего заявления.
Основные отличия связаны с разделом «Информация о трудовом стаже»: в первой копии должна быть указана общая продолжительность работы сотрудника — количество лет, месяцев и даже дней, которые человек проработал до текущего места работы. Затем следует перечисление отдельных периодов занятости с указанием порядкового номера записи, даты принятия на работу, занимаемой должности и т.д.
Учет стажа сотрудников на любую дату — одна из главных задач, которую компания Контур-Персонал успешно решает. Благодаря нашей системе, мы можем точно определить и рассчитать стаж работы каждого сотрудника, независимо от его вида и продолжительности. Будь то стаж в данной компании, стаж в предыдущей работе или стаж работы в отрасли в целом — мы готовы предоставить актуальные и достоверные данные на любую дату. Наша система обеспечивает надежность и скорость расчетов, позволяя эффективно управлять кадровым потенциалом и рассчитывать стаж для различных целей, таких как начисление заработной платы, определение прав на отпуск или пенсионные выплаты. Работая с Контур-Персонал, вы можете быть уверены в точности и надежности учета стажа сотрудников, что значительно упрощает и облегчает управление персоналом.
Реклама, предназначенная для лиц старше 16 лет, представляемая акционерным обществом «ПФ «СКБ Контур». Вот реквизиты данной организации: Основной государственный регистрационный номер 1026605606620. Адрес офиса — 620144, Екатеринбург, улица Народной Воли, 19А.
Важно помнить, что каждая запись требует подтверждающего документа или свидетельских показаний. В случае, если книги были потеряны на предприятии из-за непредвиденных обстоятельств, стаж работы сотрудника на данном месте подтверждается специальной комиссией. Кроме того, по решению комиссии делается запрос к предыдущим работодателям. Если сотрудник является виновным в потере трудовой книжки, он должен самостоятельно запрашивать необходимые справки со всех предыдущих мест работы. Однако, Правила настоятельно рекомендуют работодателю оказать помощь в этом вопросе. Форма запроса может быть любой. В каждой организации может быть свой способ запроса.
Если организация, в которой ранее работал человек, больше не существует или была реорганизована, возникают определенные сложности. В таком случае необходимо обращаться в территориальный архив или к компании-преемнику. Для подтверждения факта работы могут быть предоставлены справки, выписки из приказов, личные дела или личные карточки, лицевые счета, ведомости по заработной плате и т.д.
Для того чтобы получить персональные данные сотрудника от его предыдущего работодателя, необходимо предварительно получить письменное разрешение от него.
Если предоставленные бумаги не содержат полной информации, то копия будет содержать только те факты, которые присутствуют в этих бумагах.
Многие HR-специалисты допускают серьезную ошибку, заключающуюся в том, что они указывают в качестве основания исходный документ, такой как приказ о приеме, увольнении или переводе. Однако я хочу обратить ваше внимание на то, что при внесении записей в трудовую книжку должен быть указан только тот документ, который вы сами видели, например, справка или выписка из приказа, полученная с предыдущего места работы сотрудника. Заверять печатями можно только последнюю запись, а все предыдущие должны быть просто вписаны в соответствии с Правилами.
Если требуется выдать новый документ, так как одна из записей оказалась недействительной — была внесена по ошибке или признана судом незаконной, сотрудник отдела кадров проводит оформление копии трудовой книжки на основе первоначального документа.
Никому нельзя гарантировать, что он не потеряет важные документы. Однако можно предусмотреть такую ситуацию и заранее сделать копии трудовых документов, которые затем можно заверить. Это не требует много времени, но в случае необходимости значительно упростит процесс их восстановления.