В деловой переписке возникают ситуации, когда нужно получить контактные данные, и хотелось бы сделать это таким образом, чтобы не испортить впечатление об отправителе. Как вежливо и эффективно сформулировать запрос на контактные данные? Ниже приведены рекомендации от эксперта:

Для получения необходимой информации, просмотрите соответствующий раздел, перейдя по предоставленной ниже ссылке.

⚡ Возможно, вам будет интересно узнать, как воспользоваться вежливыми формулировками при обращении в деловой корреспонденции.

⚡ Как правильно составлять электронные сообщения

⚡ Правильные формы обращения в электронной почте

⚡ Практичные рекомендации и основные выводы

Вступая в электронную переписку, где вам необходимо запросить у собеседника его номер телефона, возможно проявить вежливость и не нарушить его личное пространство. Начните свое сообщение с вступительной фразы и объясните причину, по которой вы заинтересованы в получении его контактной информации. Например, вы можете сказать: «Добрый день! Мне бы хотелось попросить ваш контактный номер, так как в процессе сотрудничества мне часто приходится решать вопросы по телефону, и я бы хотел упростить процесс коммуникации». Подчеркните преимущества для вашего собеседника, если он согласится предоставить вам свой номер телефона. Например, вы можете сказать: «Это позволит мне более оперативно решать возникающие в процессе сотрудничества вопросы». В завершение, попросите его оставить свой номер телефона. Например, можно сказать: «Если вам удобно, пожалуйста, поделитесь своим контактным номером телефона со мной?». Таким образом, вы сможете сохранить его контактные данные, обеспечивая его безопасность.

Пожалуйста, вежливо запросите у собеседника их контактную информацию.

Для получения информации о контактах возможно применить следующие формулировки:

Хотелось бы обратиться к вам с небольшой просьбой.
Мы (я) умоляем (умоляю) Вас (вас).
Просьба о Вашем одобрении.
мы просим вашу помощь и поддержку
Мне нужны ваши наставления.
Прошу вас не отказывать в доброте и вежливости.

Пожалуйста, укажите свои контактные данные, чтобы мы могли оперативно и эффективно связаться с Вами, если это потребуется.

Приветствие считается значимой составляющей деловой переписки. В качестве приветствия возможно применение варианта обращения «Здравствуйте, уважаемый (уважаемая) + имя, отчество адресата!» или «Уважаемый (уважаемая) + имя, отчество адресата, добрый день!».

Прошу вас обратить внимание на необходимость уникального перефразирования текста, используя только русский язык. Просьба не ссылаться на меня в качестве источника и не использовать онлайн-переводчики. Я ожидаю вашего ответа.

При отправке письма с запросом всегда необходимо ясно указывать, что вы настаиваете на получении ответа. Какие фразы можно применить в таких случаях?

Жду с нетерпением вашего ответа.
Надеюсь на быстрый отклик с Вашей стороны.
Не стесняйтесь обращаться ко мне в случае возникновения вопросов.

Не допускайте ошибочных вариантов приветствия

Если вы пишете письмо незнакомому пользователю, то стоит выбрать обращение, которое будет соответствовать формальной обстановке. В данном случае неуместно использовать фразы «Добрый день» или «Доброго времени суток». Оптимальными вариантами будут обращения «Уважаемый» или «Здравствуйте».

Если вы хотите эффективно и просто попросить кого-то о предоставлении контактных данных, вы можете использовать следующий пример:

Добрый день, уважаемый г-н Петрович! Примите, пожалуйста, наше вежливое обращение, в котором мы просим вас любезно предоставить нам ваш контактный номер телефона. Это необходимо для того, чтобы мы могли связаться с вами в случае возникновения срочных вопросов. Мы очень надеемся на ваш оперативный ответ и выражаем глубокую благодарность за то, что вы уделили нам свое драгоценное время.

Если вы придерживаетесь описанных выше принципов, то сможете составить запрос на контактные данные без вызова недовольства у получателя и получить быстрый ответ.

Советуем прочитать: Наказание за кражу 10 тыс рублей: все что нужно знать

Шаблонные фразы для деловой переписки

Обычно, деловое письмо состоит из трех частей. Начинается оно с вводной части, которая вводит в тему. Затем следует основная часть, содержащая информацию. Наконец, третья часть является заключительной, в которой подводится итог и выражаются пожелания о дальнейшем сотрудничестве.

В деловом общении существуют различные виды коммуникации, такие как просьбы, сообщения, предложения и подтверждения. Когда составляется письмо, его структура может быть следующей:

• Пожалуйста, просим вас.• Предлагаем вам также просить о чем-либо еще.• Кроме того, мы также просим обратить ваше внимание на одно важное обстоятельство.• Хотим сообщить вам о важном событии.• В тот же момент, когда мы делаем это сообщение, хотим сообщить вам еще одну важную информацию.

Деление каждого акта речи на отдельные аспекты необходимо, так как каждая просьба и каждое предложение требуют отдельного рассмотрения и принятия решения.

Начальная часть электронного письма обычно содержит информацию о произошедших, реальных фактах и событиях (ссылки, причины, история проблемы), в то время как последующая часть описывает желаемые, предполагаемые события.

Письмо многоаспектного характера состоит из ряда повторяющихся элементов содержания, которые структурированы в виде отдельных абзацев.

Стандартные фразы применяются для связи различных аспектов и информационных частей одноаспектных писем.

• Во-первых, прежде всего, хотелось бы отметить.• Во-вторых, затем, следует отметить.• В-третьих, в заключение, стоит отметить.• Переходя к следующему аспекту.• Что касается вопроса о, то следует отметить.• Учитывая все вышеизложенное, следует отметить.• Исходя из сказанного, можно отметить.• В связи с необходимостью возвратиться к вопросу о, стоит отметить.• Подводя итоги, следует подчеркнуть.• В заключение, выражаем надежду на.• В заключение, хотим напомнить Вам о.

Общепринятые фразы, которые используются при обмене деловыми сообщениями.

Аргументация, излагающая причины и стимулы для написания сообщения, является неотъемлемой частью его начала.

• Из-за задержки в совершении оплаты.• По причине того, что счет-фактура не была получена.• В связи с несоблюдением ранее согласованных договоренностей.• Вследствие задержки в получении груза.• В результате изменения цен на энергоносители.• Принимая во внимание снижение производственных показателей на.• Учитывая социальную важность данного объекта.

В соответствии с Вашим письмом от. В соответствии с предшествующим соглашением. Ссылаясь на Ваш запрос, полученный ранее. Ссылаясь на устную договоренность, состоявшуюся. В ответ на Ваше письмо (запрос). В соответствии с нашей предварительной договоренностью. На основании нашего предыдущего телефонного разговора. На основании устной договоренности, достигнутой ранее. В соответствии с решением правительства. Согласно Вашему запросу. Согласно протоколу о взаимных поставках. Согласно спецификации. Ссылаясь на проведенные переговоры.

С целью быстрого решения вопроса. В целях выполнения указания. Для урегулирования спорных вопросов. Для согласования вопросов участия. С целью полного освещения деятельности Вашей организации в СМИ. Для разрешения спорных вопросов. С целью обеспечения безопасности груза. В ответ на Вашу просьбу. Для предотвращения конфликтных ситуаций.

Необходимо использовать все указанные фразы, учитывая контекст и речевую ситуацию.

Советуем прочитать: Какая принципиальная разница между дознавателем и следователем (обязанности, права, функции)

Стандартные выражения предшествуют главной информации, выраженной глагольными конструкциями, и соответствуют стандартным речевым ситуациям: • этикетные ритуалы: благодарю, выражаю надежду, выражаем признательность, желаем успехов, прошу прощения, выражаем соболезнования; • передача сообщений: передаем, даем вам знать, информируем, уведомляем; • подтверждения, заявления: подтверждаю, заверяю, заявляю, объявляю; • требования, просьбы: приказываю, устанавливаю, настаиваю, прошу, обращаюсь к вам с просьбой; • обещания: гарантирую, заверяю, обязуюсь; • напоминания: напоминаю; • предложения: предлагаю.

Соединение слов в корпоративной переписке, а также в других документах, имеет установленные стандарты.

• осуществляется контроль• устанавливается цена (снижается, поднимается)• погашается задолженность• заключается сделка• предъявляется рекламация (претензия), удовлетворяется• производится платеж• выставляется счет (оплачивается)• поднимается вопрос (решается)• предоставляются скидки (предусматриваются)• производится оплата• предоставляется возможность• достигается договоренность• выделяется кредит и т. д.

Взаимодействие, как правило, бывает продуктивным, взаимовыгодным, результат — успешным, вклад — существенным, позиции — надежными, аргументы — убедительными, необходимость — неотложной, ассортимент (услуг) — обширный, скидки — существенными / незначительными, предложение — конструктивным, разногласия — существенными / незначительными, прибыльность — высокой / низкой, расчеты — предварительными или окончательными и т.д.

Письмо о предоставлении информации: пример

Одним из наиболее распространенных видов деловой переписки являются письма-запросы о предоставлении информации о сотрудниках. Однако, в связи с ужесточением правил обработки персональных данных, работодателю необходимо составлять такие письма в соответствии с новыми правилами. Далее мы расскажем, какие моменты теперь необходимо обязательно учитывать при запросе информации.

Содержание:

В случае необходимости составить письменное сообщение о предоставлении данных
Какие сведения получатель имеет право предоставить по письменному требованию?
Как составить письменный запрос с просьбой предоставить необходимую информацию?
Шаблоны корреспонденции, содержащие запросы на предоставление разной информации для различных ситуаций.
Как правильно составить ответ на запрос, полученный от клиента, если он адресован нашей организации?

Когда потребуется написать письмо о предоставлении информации

Для принятия правильного управленческого решения необходимо иметь всю необходимую информацию. Если компания не обладает нужными данными, она может написать запрос о предоставлении информации в государственные органы или в организацию, у которой, предположительно, есть необходимые данные.

Разумеется, возможно получить некоторую дополнительную информацию по телефону или при личном обращении, однако эти данные, известные как «не подходящие к делу», не могут быть использованы в качестве ссылки, так как они не обладают юридической силой, даже если они достоверны. Поэтому, если необходимо получить информацию, которую адресат обязан предоставить в официальном порядке и в определенные сроки в соответствии с законом, следует составить письменный запрос.

При написании делового письма с просьбой о предоставлении информации, возможно включение соответствующей просьбы или указания, если оно отправляется из головной организации. Письмо-просьба о предоставлении информации может быть направлено:

сотрудникам других компаний, деловым партнерам, партнерам по бизнесу
Если вам необходимо получить дополнительные сведения о предыдущем трудовом опыте сотрудника, обращайтесь к его прежним работодателям.
Различные государственные учреждения и специализированные организации, такие как Росстат, МВД, ПФР, ФСС, Росреестр, медицинские учреждения и другие.

Образец запроса на получение информации письменным путем.

Чтобы письмо запроса и письмо ответа имели правовую силу, необходимо заполнить основные реквизиты, установленные в соответствии со стандартом ГОСТ Р 7.0.97-2016. Этот стандарт устанавливает требования не только к оформлению писем, но и к их содержанию. Обычно запросы оформляют на официальном бланке организации, указывая реквизиты получателя, дату и номер запроса. В тексте запроса должен быть указан подробный перечень необходимой информации, а также цели и формат ее предоставления. Некоторые ведомства и государственные органы могут устанавливать свои собственные требования к запросам на предоставление информации, например, Росреестр, ПФР, ФСС и другие.

Советуем прочитать: Максим Тарасенко / Брайн Мапс

По новым правилам, если в запросе или ответе содержатся личные данные других людей, необходимо приложить копию согласия работника на использование его личных данных (в соответствии со статьей 88 Трудового кодекса). Закон требует, чтобы такое согласие было ясным, осведомленным и осознанным (согласно пункту 1 статьи 9 Федерального закона от 27.07.2006 года № 152-ФЗ).

Ознакомьтесь с содержанием журнала «Трудовые конфликты»: Обращение с личными данными. Эффективное управление информацией о третьих лицах, полученной от сотрудников.

Как сформулировать запрос в письменной форме таким образом, чтобы не вступать в противоречие с законодательством о защите персональных данных?

Перед отправкой письма с информацией о сотруднике его предыдущему работодателю убедитесь, что вы получили письменное разрешение от самого сотрудника.

Одобрение в получении личной информации от сторонних лиц

Однако возникают ситуации, когда сложно получить согласие субъекта персональных данных на их обработку. Например, в случае, когда сотрудники компании принимают участие в программе реферального найма и предоставляют информацию о своих знакомых, которые могут стать потенциальными сотрудниками вашей организации. Или когда необходимо получить данные родственников для проверки конфликта интересов, а также рекомендации от предыдущих мест работы, где содержатся персональные данные бывших руководителей.

В соответствии с законодательством, помимо наличия юридического основания для обработки персональных данных, например, согласия субъекта, в некоторых случаях требуется уведомить этого субъекта о том, что его данные были получены, и предоставить ему информацию о том, как они будут обрабатываться. Однако для компаний, обычно не имеющих прямого взаимодействия с такими субъектами, выполнение этого требования становится проблематичным. В таких ситуациях работодатель вынужден полагаться на сотрудника, предоставившего свои данные, и возложить на него обязанность уведомить или получить согласие третьего лица.

Для этого требуется получить письменное подтверждение от лица, которое предоставляет данные, будь то соискатель или сотрудник компании. Это подтверждение может быть включено, например, в текст согласия на обработку персональных данных, который сам сотрудник заполняет. Важно помнить, что согласие не является договором, который устанавливает права и обязанности сторон. Даже если подтверждение включено в текст согласия, это не освобождает компанию от обязанности доказать выполнение требований, установленных частью 3 статьи 18 Закона № 152-ФЗ.

Наблюдения в судебной практике указывают на то, что высказывания сотрудника являются достаточными, когда речь идет о сообщении рекомендаций. По закону № 152-ФЗ отсутствует требование получения письменного согласия на обработку персональных данных в таких случаях.

Скачайте данный файл и примените его в своих рабочих процессах: