В современной эпохе бумажные деловые письма, оформленные на фирменном бланке, почти не применяются. Большинство коммуникаций перенеслось на электронную почту, социальные сети и мессенджеры. Однако это не означает, что деловое письмо утратило свою актуальность.

При совершении коммуникации в рамках переписки, необходимо соблюдать определенные конвенции. Более того, стандарты варьируются в зависимости от контекста общения и адресата. Мы подготовили материал, в котором представлены основные виды деловой корреспонденции и рекомендации, которые следует соблюдать при проведении деловых переговоров.

Чему равно понятие коммерческого письма?

В настоящее время все письма и сообщения, связанные с коммерческой деятельностью, вопросами организации и текущими вопросами компании, могут быть отнесены к данной категории. Если ранее для написания деловых писем придерживались строгих правил, то сейчас необходимо адаптировать стиль в зависимости от ситуации и учитывать особенности коммуникационного канала.

Пожалуйста, учитывайте общие нормы коммерческой переписки:

1. Отсутствие эмоционального окраса в общении. Отсутствие перехода на «ты», грубости или чрезмерной вежливости.
2. Ориентируйтесь на достоверные факты и излагайте их с ясностью и краткостью. Избегайте длинных вступлений и запутанных формулировок. Всякая лишняя информация должна быть помещена в приложение, прикрепленное в виде файла. Рекомендуемый объем основного текста не превышает одной страницы.
3. Если сообщение направлено конкретному индивидууму, то необходимо указать точное указание получателя.
4. Четкое организационное строение. Необходимо избегать сплошной монотонной записи, так как это затрудняет его восприятие.
5. Подберите объем текста под выбранный канал общения. Не рекомендуется отправлять множество сообщений в мессенджере или наполнять электронное письмо многостраничным текстом.
6. При написании письма впервые избегайте использования сокращений, аббревиатур и сленга. Особенно стоит обратить на это внимание, если письмо отправляется лицу, с которым вы ранее не общались. Однако в узкоспециализированной переписке можно делать исключение.
7. Начинайте общаться только в рабочее время, избегая коммуникации в неподходящие моменты. Это подчеркивает ваше уважение к другим и является проявлением хороших манер.
8. Важно указывать отправителя ясно и четко, а также предоставлять все возможные способы связи.

В зависимости от получателя и назначения, различаются несколько типов деловой корреспонденции:

1. Документ о сотрудничестве обычно составляется в стандартной форме. Этот документ может быть универсальным для всех получателей (циркуляром) или индивидуальным. В последнем случае указывается имя конкретного человека или должность (например, «Генеральному директору»).
2. При помощи деловой корреспонденции сотрудники эффективно взаимодействуют с партнерами, что позволяет оперативно решать текущие задачи, отправлять запросы и успешно преодолевать возникающие трудности в рабочем процессе.
3. Клиентам могут быть направлены сообщения о последних добавлениях к ассортименту, акциях и других интересных предложениях. Обычно для этого используется база данных клиентов, по которой осуществляется рассылка информации.
4. Обмен сообщениями с государственными органами, превентивные уведомления перед судебным разбирательством, урегулирование юридических вопросов.

Возможно направить письма конкретному сотруднику, руководителю или они могут быть общего характера. Кроме того, их можно разделить на письма, требующие ответа, и письма, на которые ответ не требуется.

новые технологии в повседневной жизни?

В настоящее время деловая переписка применяется в различных сферах деятельности. В зависимости от выбранного способа коммуникации меняются характеристики письма, а его организация подстраивается под конкретную ситуацию.

Варианты основные:

1. Рекламные предложения распространяются среди потенциальных клиентов, предлагая различные товары и услуги. Необходимо ясно определить область деятельности, выразить преимущества компании и привлекательные стороны сотрудничества.
2. Рассылка электронной почты — это возможность регулярно отправлять сообщения по определенному списку адресатов. Она позволяет информировать о последних новостях, представлять новые товары и услуги, а также анонсировать специальные предложения и прочее.
3. Сообщения для прессы. Чаще всего они отправляются в средства массовой информации, на веб-порталы. В них обсуждаются актуальные или предстоящие события, передается значимая информация о фирме, а также другие сведения, которые могут привлечь внимание общественности.
4. Найти работу — это задача, которая требует грамотно составленного резюме, отличающего соискателя от других и ясно описывающего его профессиональные навыки и качества.
5. Публикация текстов. В качестве авторов выступают как отдельные лица, так и юридические компании, предлагающие информативные обзоры и аналитические материалы.
6. Часто встречаются сообщения о скидках и выгодных предложениях, которые рассылаются через мессенджеры и социальные сети. Они обычно предназначены для клиентской базы и имеют компактный формат, специально адаптированный под выбранный коммуникационный канал.
7. Благодарственные приветствия и слова признательности. Для увеличения приверженности наших клиентов мы можем радовать их поздравлениями с различными праздниками. Также, минимум один раз в год мы выражаем благодарность за взаимовыгодное сотрудничество и акцентируем важность нашего партнера или клиента для нашей компании.

При общении с клиентами или партнерами рекомендуется придерживаться делового стиля и следовать указанным ниже нормам.

Приведу примеры писем, используемых в деловой переписке.

Предлагаемое коммерческое письмо отличается краткостью и четкостью выражения.

Почтовая рассылка по электронной почте. В этом примере особое внимание уделяется менее официальному стилю общения. Появляется ощущение, что обращается к тебе старый приятель или партнер, и это вызывает чувство доверия.

Была предоставлена информация в пресс-релизе, в которой содержится краткое изложение главной новости. А также, к данному письму приложены документы, которые содержат более подробную информацию.

Информация о специальных предложениях и скидках.

Как эффективно составить и оформить корреспонденцию в деловом стиле

Давайте рассмотрим поэтапно процесс составления коммерческого письма. Инструкция может быть изменена в зависимости от выбранного способа связи. Чаще всего предпочитают электронную почту, поскольку сообщения в ней легче найти в случае необходимости и возможно соблюсти все требования форматирования письма.

1. Первостепенной задачей является определение цели сообщения. Старайтесь выявить факторы, которые способствуют повышению вероятности принятия положительного решения. Чем более четко и конкретно сформулирована цель, тем более эффективно будет сообщение.
2. Понятное и ясное имя отправителя, не содержащее цифр и неопределенных обозначений, поможет существенно снизить вероятность попадания письма в спам. Использование названия компании или полного имени и фамилии является лучшим вариантом.
3. Как назвать письмо, чтобы оно привлекало внимание? Ответ на этот вопрос не вызовет затруднений, если вы уже продумали его содержание. Главное, чтобы заголовок не был слишком длинным и запутанным.

1. Приветствую! Рекомендовали меня для вас, поэтому позволю себе представиться. Моё имя [Имя], и я представляю фирму [Название фирмы]. Мы занимаемся [Сфера деятельности фирмы]. Недавно общались на выставке, и теперь обращаюсь по поводу [Цель сообщения].

5. Постарайтесь изложить информацию кратко и ясно. Желательно поместить ее в несколько параграфов. Используйте нейтральный стиль и избегайте сложных и громоздких формулировок, чтобы облегчить понимание. Обязательно перечитывайте и упрощайте сложные фразы.

1. Следуйте общепринятым правилам оформления текста. Весь текст должен быть написан одним шрифтом, при необходимости можно выделить важные моменты жирным шрифтом, хотя лучше избегать этого. Для удобства восприятия, разбивайте текст на небольшие абзацы и используйте списки. Если у вашей компании есть установленный шаблон для деловой переписки, обязательно используйте его. Также важно проверять текст на наличие орфографических, пунктуационных и стилистических ошибок, поскольку любые недочеты могут негативно сказаться на репутации отправителя.

Прикрепляйте файлы только при необходимости. Нет необходимости размещать прайс-лист или описание услуг в письме. Необходимо обязательно указать, что находится в приложении.

8. Важно составить правильную подпись, включающую не только название организации, но и имя отправителя, а также контактные данные. Рекомендуется указать несколько вариантов: электронную почту, номер телефона и мессенджер, чтобы получатель мог легко связаться с вами.

Наилучшим решением будет создание образца, который позволит вам менять только тему и содержание письма. Это значительно упростит вам работу и придаст всем письмам единый стиль.

Заключение

Владение навыком деловой переписки обязательно для всех, кто взаимодействует с клиентами и занимается продажами. Необходимо придерживаться основных правил и общепринятых норм, особенно на первоначальном этапе сотрудничества. Имеет большое значение соблюдение нейтрального стиля и ясное изложение существенной информации.

• Как составить письмо сопровождения для специалиста по анализу данных
• Приветственное письмо, направленное на продажу

Деловая переписка – примеры писем

Деловая переписка – примеры писем

Один из основных коммуникационных инструментов в корпоративной среде — бизнес-письмо. Корректно составленное деловое письмо способно вызвать положительные эмоции относительно компании. Однако, плохо написанное письмо может серьезно подорвать вашу репутацию. Мы уже обсуждали правила деловой переписки, теперь предлагаю рассмотреть конкретные образцы деловых писем.

Содержание прятать

Образцы деловых писем

Существует множество разновидностей деловых писем: предложения, претензии, благодарности, отказы, сопроводительные письма, гарантии, информационные и другие. Принципы их составления почти идентичны друг другу. Просмотрите снова правила написания деловых писем, чтобы не допускать недочетов.

Примеры замечательных посланий благодарности

Пример письма с обязательством

Уважаемый (ФИО),Благодарю вас за ваше письмо, в котором вы выразили свои опасения и задали несколько вопросов. Я рад сообщить вам, что ваше мнение важно для нас, и мы всегда готовы выслушать вас.Ответив на ваш запрос, хотелось бы подчеркнуть, что мы принимаем все меры для обеспечения безопасности нашей организации. Ваше обеспокоенность вполне понятна, и я уверен, что мы сможем разрешить все возникающие вопросы и проблемы.Касательно ваших вопросов, я хотел бы поделиться с вами следующей информацией. Первоначально, наша команда специалистов работает над разработкой новых методов и технологий, чтобы повысить безопасность и защитить наших клиентов. Кроме того, мы также планируем провести дополнительные тренинги и обучения для нашего персонала, чтобы улучшить качество наших услуг.Мы ценим ваше мнение и готовы выслушать вас в более подробной форме. Пожалуйста, свяжитесь с нами по указанному контактному телефону или электронной почте, и мы с радостью предоставим вам дополнительную информацию.С уважением,(Ваше имя)

Данный образец является ярким примером того, как можно составить уважительное письмо, в котором объявляется отказ.

Уважаемый получатель,Мы рады представить Вам наше новое информационное письмо, полное уникального и полезного контента. Мы стремимся предоставить Вам актуальную и интересную информацию, которая поможет Вам быть в курсе последних событий и достижений в нашей компании.В этом письме Вы найдете подробную информацию о наших новых продуктах и услугах, а также о предстоящих мероприятиях и акциях. Мы также подготовили для Вас специальные предложения и скидки, которые помогут Вам сэкономить деньги и получить больше преимуществ от сотрудничества с нами.Мы ценим Вашу поддержку и доверие, и поэтому хотим поделиться с Вами всеми новостями и достижениями. Мы всегда стремимся предоставить Вам лучший сервис и качество, поэтому, если у Вас есть какие-либо вопросы или предложения, не стесняйтесь обращаться к нашей команде поддержки.Благодарим Вас за Вашу веру в нас и надеемся, что наше информационное письмо будет для Вас полезным и интересным.С наилучшими пожеланиями,Команда нашей компании

Уважаемые представители компании,Хочу обратить ваше внимание на проблему, с которой я столкнулся, пользуясь вашими услугами. Безусловно, я ожидал иной уровень качества и профессионализма от вашей стороны.Довольно разочарован тем, что мои ожидания не оправдались. К сожалению, я получил со стороны вашей компании услугу, которая не соответствует заявленным стандартам. Как клиент, я имею право на качественное обслуживание, но в данном случае это право мне было ущемлено.Прошу вас принять серьезные меры по решению данной проблемы и предоставить мне возможность скорректировать ситуацию в рамках моих ожиданий. Я надеюсь на то, что вы достойно отреагируете на данное обращение и примете необходимые действия для предотвращения подобных случаев в будущем.Просмотрите данную ситуацию с точки зрения вашей репутации и важности удовлетворения клиентов. Я верю, что вы будете стремиться исправить ошибки и улучшить сервис, который вы предоставляете.С нетерпением ожидаю вашего ответа и надеюсь на конструктивное разрешение ситуации.С уважением,[Ваше имя]

Примеры писем на английском в деловой переписке

Не все люди обладают высоким уровнем владения английским языком, и это может стать проблемой для менеджеров, которым необходимо написать деловое письмо на английском. Взаимопонимание в переписке на русском языке не всегда гарантировано, что уж говорить об иностранном языке. В таких случаях наилучшим решением будет поиск аналогичных писем и использование подходящих фраз из них для составления своего письма. Вот три примера деловых писем на английском языке: письмо-благодарность клиенту, письмо с уточнением условий сделки и письмо-ответ на предложение о покупке. Каждый файл содержит версию письма на английском языке и его перевод на русский. Вы можете скачать письмо-благодарность клиенту на английском, письмо с условиями сделки на английском и письмо-ответ на предложение о покупке на английском.

Структура делового письма

Хорошо структурированный формат – важная характеристика делового письма. Он поможет получателю быстрее понять суть писания и сократить время на его прочтение. Деловое письмо включает в себя следующие основные компоненты: 1. Заголовок (тема письма). В заголовке необходимо кратко описать цель или суть письма. Абстрактные фразы следует избегать. Заголовок должен ясно указывать получателю о чем идет речь в письме. Например, «Изменение цен на продукцию» или «Предложение о сотрудничестве с компанией XXX». 2. Приветствие. В деловых письмах традиционно используется приветствие «Уважаемый + Имя Отчество!». Однако, использование имени не является обязательным. Можно также обратиться к получателю по его должности: «Уважаемый господин директор!». Учтите, что обращение по имени создает более доверительную атмосферу и подчеркивает эффективные деловые отношения. Если письмо адресовано группе людей, можно использовать формулировку «Уважаемые дамы и господа!» или «Уважаемые партнеры!». Использование сокращений «г-н», «г-жа» или инициалов может быть воспринято как неуважение, поэтому лучше избегать их. 3. Изложение цели письма, его сути, основной идеи. Эта часть является главной. Здесь необходимо рассказать о причинах написания письма. 4. Ваши предложения для решения проблемы, рекомендации, просьбы, жалобы. В деловых письмах обычно предполагается определенная реакция от получателя (за исключением информационных писем). Поэтому важно не только описать проблему, но и предложить свои варианты ее решения. Если вы пишете жалобу, просите принять соответствующие меры, а если предлагаете сотрудничество, описывайте возможные варианты. В итоге получатель должен понять, «что» вы хотите от него и «как» вы предлагаете это осуществить. Тогда ваше письмо будет настоящим деловым письмом. 5. Краткое заключение и выводы. В конце можно подвести итог всего, что было сказано ранее. Однако, не стоит повторять в нескольких предложениях то, что уже было описано в первых двух абзацах. В большинстве случаев достаточно использовать фразы «Надеюсь на успешное сотрудничество» или «Жду вашего ответа по данному вопросу». 6. Подпись. Подписывать деловое письмо следует указанием должности, имени и фамилии отправителя, а также использованием традиционной фразы «С уважением». Можно также использовать другие варианты: «С наилучшими пожеланиями», «Искренне ваш» и т.д., в зависимости от степени близости ваших отношений с получателем. Фраза «С уважением» является наиболее универсальной, поэтому, если вы сомневаетесь, как лучше подписаться, можно использовать эту фразу и быть уверенным в правильности выбора. Также полезно указать в подписи различные способы связи с вами: другие электронные адреса, рабочие номера телефона, skype. Это позволит получателю быстро связаться с вами по удобному для него способу, а также продемонстрирует вашу открытость и готовность к общению. Не забывайте, что деловое письмо – это официальный документ. Нарушение правил его составления может негативно сказаться на репутации вашей компании и на себе как на специалисте.