Согласно пункту 2 статьи 136 Трудового кодекса Российской Федерации, с последствием поддержания справедливости работников, работодатель должен уведомлять каждого своего трудового коллегу о составных элементах заработной платы в письменном виде через использование расчетных листков.

В связи с отсутствием установленных законом сроков и порядка, рассмотрим, как в 2025 году изменения в правилах налогообложения налогом на доходы физических лиц повлияли на процесс составления и выдачи расчетных листков.

В какой срок и как часто необходимо выдавать расчетные листки

В соответствии с законом Трудового кодекса Российской Федерации (статья 136) расчетные листки должны выдаваться вместе с заработной платой. Поскольку заработная плата выплачивается не реже, чем два раза в месяц, следовательно, расчетные листки также должны выдаваться два раза. Однако, согласно Письму Роструда от 17.09.2021 (№ ПГ/26944-6-1), достаточно выдавать расчетный листок один раз в месяц при выплате заработной платы в конце месяца. Это связано с тем, что в конце месяца уже определены все составляющие зарплаты. В случае увольнения работника, расчетный листок выдается немедленно, в день увольнения, чтобы работник знал, какие суммы ему выплачиваются и за какой период. В соответствии с законом (часть 1 статьи 140 Трудового кодекса РФ), при прекращении трудового договора работодатель обязан произвести окончательный расчет с работником в виде зарплаты и других причитающихся выплат именно в день увольнения. Согласно Письму №5277-6-1, при выплате отпускных листок сотруднику не требуется представлять, так как отпускные не относятся к заработной плате. День выдачи расчетного листка не определен конкретно. Работодатель выбирает день самостоятельно, и это может быть как день выплаты зарплаты, так и день, предшествующий ее получению. Письмо Минфина России от 23.10.2018 (№ 14-1/ООГ-8459) поясняет, что день выдачи расчетного листка не зависит от способа выплаты зарплаты — наличными через кассу учреждения или через банковскую карту. Важно, чтобы факт выплаты зарплаты был зафиксирован, и расчетный листок был выдан, так как это требуется Трудовым кодексом.

Каким работникам нужно выдавать расчетные листки

Всем работникам, даже тем, кто временно не работает, а проходит обучение по направлению своего работодателя, выдают расчетные листки. Согласно статье 187 Трудового кодекса РФ, сотрудник все равно имеет право на получение средней заработной платы, поэтому необходимо уведомить работника о его заработной плате через расчетный листок. О данном правиле свидетельствует письмо Министерства труда и социальной защиты РФ от 31.03.2021 года №14-1/ООГ-2485.

Кому расчетный листок можно не выдавать

Если сотруднику не начисляются деньги за месяц, то ему не нужно получать расчётный листок. Людям, которые работают по договорам подряда, ГПХ или являются самозанятыми, не выдаются расчётные листки, так как это не является неотъемлемой частью трудовых отношений. Также сотрудницам, находящимся в декретном отпуске, не выдаются расчётные листки, так как пособие по беременности и родам выплачивается им ФСС, а не работодателем.

Кто и каким способом должен выдавать расчетные листки

личная передача; передача в руки
Получено письмо от Министерства Труда России с датой 21 февраля 2017 года и номером 14-1/ООГ-1560 через электронную почту.
В письме, полученном от Государственной инспекции труда в Москве, важной темой обсуждения является использование мессенджеров для передачи информации и управления направлением деятельности. Данное направление может повлиять на эффективность коммуникации и взаимодействия сотрудников. Такой подход позволяет достичь оперативной связи и оперативного реагирования на происходящие события. Кроме того, использование мессенджеров может способствовать улучшению силы и скоординированности работы коллектива. Таким образом, эта новая форма коммуникации может быть полезным инструментом для обеспечения эффективного и оперативного управления в организации.

Безусловно, отправка расчетных листков через электронную почту или мессенджер – это современный, быстрый и экономичный метод уведомления сотрудников о составе и сумме их заработной платы. Однако, возможность передачи данных таким способом присутствует только при условии специальной защиты информации о работнике, содержащейся в расчетном листке.

Что грозит за невыдачу расчетного листка

При отправке электронных расчетных листков необходимо следить за своевременностью и соответствием утвержденной форме, чтобы избежать доступа к зарплатным квиткам третьих лиц.

За несоблюдение требований по выдаче листков о зарплате, а именно за их невыдачу, выдачу по несогласованной форме, использование непредусмотренных способов или использование терминалов, которые не позволяют распечатать расчётный листок, компания-работодатель может получить штраф в размере от 30 000 рублей до 50 000 рублей согласно статье 5.27 КоАП РФ.
Компания может быть оштрафована на сумму до 150 000 рублей.
Нарушение конфиденциальности данных из электронного расчётного листка третьим лицам без согласия сотрудника может привести к наложению штрафа на руководителя предприятия в размере до 40 000 рублей в соответствии с частью 2 статьи 13.11 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях.
Информация о заработной плате представляет собой конфиденциальные данные сотрудника, поэтому без его согласия нельзя передавать его заработную плату даже бывшему супругу, чтобы взыскать алименты.

Каким-то образом допустимо предоставить наследникам усопшего сотрудника его расчетный листок в соответствии с пунктом 7 статьи 9 закона о персональных данных.

Форма (бланк) расчетного листка в 2025 году

Этот бумажный листок представляет собой расчётный документ, предназначенный для включения в себя нижеследующую информацию:

В соответствии с пунктом 129 Трудового кодекса Российской Федерации, сотрудник имеет право на получение различных компонентов заработной платы за определенный период.
Размер других сумм, перечисленных работнику, включая возмещение за задержку выплаты заработной платы, оплату отпуска, компенсацию при увольнении и другие выплаты, предусмотренные для сотрудника, изменяется.
В соответствии с пунктом 137 Трудового кодекса Российской Федерации установлены критерии и причины совершаемого удержания.
Итоговая сумма, подлежащая осуществлению оплаты.

Печать и подпись не требуются на расчетном листке, однако, если сотрудник выразит такую просьбу, они могут быть добавлены.

Отчет о расчетах на «…….»

Определяется промежуток времени, в течение которого осуществляется выплата рабочей оплаты.

Название компании, где занят работник

Электронные расчетные листки работникам: как выдавать законно

Даже в те времена, когда я получала непризнанный доход, я всегда получала физические документы с расчетами. Один из них мне выдавали лично, а второй показывали и сразу забирали, чтобы сохранить конфиденциальность неофициальной части оплаты.

Обычно руководитель и бухгалтер осознают необходимость выдачи расчетных листков как согласно закону, так и с учетом уважения к сотрудникам. Просто не все готовы уделять этому достаточно времени. В данной статье будет рассмотрено, как правильно осуществлять выдачу электронных расчетных листков, как организовать процесс электронной выдачи без нарушения закона о персональных данных.

В статье узнаете

Какие требования предъявляет закон к расчетным листкам?
Штрафы, налагаемые за использование электронных расчетных листков.
Существуют четыре метода передачи информации с помощью электронной почты.
Процедура организации электронной почтовой рассылки квитанций по расчетам

Что о расчетных листках говорит закон

Необходимо, чтобы расчетный лист соответствовал требованиям, изложенным в части 1 статьи 136 Трудового кодекса Российской Федерации. В расчетном листе должны быть указаны все составные части заработной платы, а также все начисления и удержания. Также в нем должна быть указана общая сумма, подлежащая выплате работнику, размер отпускных и другие выплаты, которые полагаются сотруднику.

Работодатель предоставляет расчетные листки один раз в месяц всем сотрудникам своей компании.

Однако, в данной ситуации имеются некоторые специфические аспекты. Не все выплаты сотруднику необходимо включать в расчетный листок. Если нет начислений, то выдача расчетного листка может быть опущена. В определенных ситуациях более предпочтительным вариантом будет вручение листка для подписи.

Какие данные не требуется указывать в расчетном документе?

В электронном расчетном листке нет необходимости указывать ставку и фактически отработанное рабочее время, так как в соответствии с частью 1 статьи 136 Трудового кодекса Российской Федерации это не является обязательным.

Необходимо учесть, что размер стипендии, предусмотренный по ученическому договору, не обязательно должен быть указан в расчетном листке. Рекомендуется обратить внимание на разъяснения Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации, представленные в письме от 31 марта 2021 года с номером 14-1/ООГ-2845. Однако, если при обучении с отрывом от работы сотрудник сохраняет средний заработок в соответствии со статьей 187 Трудового кодекса Российской Федерации, то такую выплату следует указать в зарплатном квитке.

Советуем прочитать: БВК» Березники (РКС) — передать показания счетчиков воды

Какую форму необходимо использовать для выдачи расчетных листков?

Отсутствует единообразная форма электронного расчетного листка. Каждый работодатель имеет право самостоятельно определить содержание текста данного документа.

Очень важно утвердить форму работодателя либо приказом, либо в рамках местного нормативного акта. В противном случае, это будет нарушением пункта 2 статьи 136 Трудового кодекса Российской Федерации, за которое инспекция труда налагает штраф согласно статье 5.27 Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации, и Верховный суд подтверждает такие решения.

Работодатели время от времени впадают в такие ошибки. В онлайн-системе предоставляется сотруднику одна версия расчетного листка, тогда как в корпоративных правилах утверждена иную версия. Рекомендуется проконтролировать данное обстоятельство.

Работодатель имеет возможность изменить форму расчетного листка в том же порядке, который был установлен при утверждении его действующей версии. Например, это может быть осуществлено путем издания соответствующего приказа либо путем внесения изменений в локальный акт.

Для надлежащего выполнения расчетов, необходимо осуществлять выдачу электронных расчетных листков каждый месяц.

Согласно статье 136 Трудового кодекса Российской Федерации и информации, опубликованной на официальном сайте Роструда — онлайнинспекция.рф, запрещено выдавать ежегодный электронный расчетный листок только по просьбе работника. Данное требование относится ко всем сотрудникам и не зависит от наличия заявления. Для более подробной информации можно обратиться к вопросу 160115 от 26.02.2022.

Работники трудятся под электронными расчетными листами.

текст более оригинальным, используя русский язык.

Кому не требуется давать расчетный листок?

Если отсутствует начисление за месяц, не требуется выдавать расчетный листок. Декретным работникам не выдают расчетные листки, так как выплату пособия по беременности и родам осуществляет Фонд социального страхования, а не работодатель.

Как эффективно трудиться в сфере кадров без необходимости использования бумаги

С начала ноября текущего года в Российской Федерации было разрешено всем работодателям использовать электронные расчетные листки для отправки, а также электронно подписывать трудовые договоры, локальные акты и приказы. Если вас интересует, как ваша компания может перейти на электронный обмен кадровыми документами, вы можете узнать подробности на бесплатном вебинаре.

Для каких категорий сотрудников необходимо предоставлять платежные ведомости?

Всем трудящимся вручаются квитанции о выплате заработной платы. Даже в случае, когда человек временно не работает, а обучается вне рабочего графика по указанию работодателя. В течение обучения работнику начисляется средняя заработная плата в соответствии со статьей 187 Трудового кодекса Российской Федерации. Размер данной заработной платы должен быть указан в расчетном листке, об этом свидетельствует письмо Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 31.03.2021 года под номером 14-1/ООГ-2845.

Сотрудникам, которые работают по договорам подряда, ГПХ или являются самозанятыми, не предоставляют расчетные листки. Работодатели, выдавшие такие листки, рискуют, что инспекция труда переквалифицирует гражданско-правовые отношения в трудовые. Ведь расчетный листок является особым привилегированным документом трудовых отношений. Как еще работодатели могут защитить себя от переквалификации ГПХ-договора в трудовой?

Кому принадлежит обязанность выдавать платежные ведомости?

В Трудовом кодексе нет указания на конкретных лиц, которые должны выдавать квитки о зарплате работникам. Часто электронные расчетные листки отправляются бухгалтерами, а просмотром занимаются руководители отделов и специалисты по кадрам.

Следует учитывать, что информация о заработной плате сотрудника является его личными данными. Если компания раскрывает эту информацию без согласия сотрудника, она может быть оштрафована Роскомнадзором.

Необходимо заключить договор о конфиденциальности с бухгалтером, начальниками отделов и всеми лицами, которые имеют доступ к личным данным сотрудников. Таким образом, вы сможете привлечь их к ответственности за раскрытие персональных данных работника.

Представим ситуацию: бухгалтер случайно отправил расчетный листок на почту незнакомого человека или передал его бывшей супруге работника в связи с взысканием алиментов. Если бухгалтер заключил соглашение о конфиденциальности, то работодатель имеет право уволить его за нарушение конфиденциальности, согласно пункту 6 части 1 статьи 81 Трудового кодекса РФ. Такую позицию также поддерживают суды, как указано в пункте 43 Постановления Пленума Верховного Суда РФ № 2 от 17.03.2004 и в Определении Конституционного суда РФ 57-О от 28.02.2019.

Требуется ли предоставлять электронные сведения о заработной плате с использованием подписи?

Получен лист расчета.

Согласно статье 136 Трудового кодекса Российской Федерации, отсутствует требование о вручении листков с подписью. Важно лишь, чтобы в случае возникновения спора, факт получения листка работником был подтвержден. В противном случае, инспектор труда имеет право оштрафовать согласно статье 5.27 Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации.

Некоторые компании до сих пор используют электронную почту с уведомлением о прочтении для отправки расчетных листков, ведут журналы выдачи или хранят бумажные копии с подписями сотрудников.

Хранить информацию о выдаче расчетного листка необходимо только в течение одного года. Согласно закону о административных правонарушениях (часть 1 статья 4.5 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях), нарушение обязанности выдать расчетный листок может привести к наложению штрафа в течение года.

Генерация заработных плат в электронном формате

Как читать расчетный листок по заработной плате

Являюсь специалистом в написании уникальных статей, посвященных вопросам бухгалтерского учета и налогообложения. Также обладаю экспертными знаниями в области налоговых рисков и экономической безопасности. Ранее занимал должность финансового директора в Централизованной бухгалтерии сектора госуправления в сфере образования.

Давайте выясним, какую информацию включает в себя пейсдек, и как правильно его интерпретировать.

Содержание:

В его состав входят данные о заработной плате.
Инструкция по ознакомлению с отчетом работы

Расчетный листок предоставляет информацию об оплате труда сотрудника. В нем содержатся все данные о начислениях, вычетах и выплатах, осуществленных в течение месяца. Чтение расчетного листка по заработной плате является важным навыком для работника, чтобы избежать недоразумений с руководством. А как правильно оформлять расчетные листки без ошибок со стороны работодателя, можно узнать из отдельной статьи на сайте Бухсофт.

Расчетный листок: бланк >>>пустой бланк можно получить в электронном форматеРасчетный листок: образец >>>Сохранить пример

Что содержит расчетный листок по заработной плате

У каждого предприятия имеется индивидуальная форма расчетного листка и утвержденный способ его передачи. Содержание листка может быть разделено на две основные секции. Первая секция состоит из обязательных данных, указанных в статье 136 Трудового кодекса Российской Федерации:

Состав оплаты труда за определенный временной период состоит из нескольких компонентов.
колоссальны и имеют значительные величины, когда они перечисляются на счет работника.
а также их основные принципы и нормативные акты, являются важными аспектами в сфере юридической ответственности. Величина удержаний должна быть обоснована и соответствовать законодательству. Отсутствие удержаний или их неправомерное применение может привести к нарушению прав и интересов сторон. Поэтому важно тщательно изучить и применять соответствующие нормы и принципы.
Совокупная сумма выплат.

Основные данные, которые должны быть включены в листок по решению руководителя, — это информация, предоставленная второй частью. Работодатель обязан в первую очередь указать следующие реквизиты:

в течение которого проводятся вычисления и анализ финансовых показателей, является важным периодом для любой организации. В течение этого месяца, руководство и бухгалтерия активно участвуют в процессе планирования и контроля финансовой деятельности. Они анализируют данные, составляют отчеты и определяют финансовые результаты предыдущего месяца. Таким образом, расчетный месяц является важной составляющей бизнес-процесса, ориентированной на эффективное управление финансами и достижение поставленных целей.
Фамилия, роль в организации, идентификационный номер сотрудника.
Автограф индивида, отвечающего за компиляцию бумажных билетов.

Возможностей расширения информации в листке нет ограничений по усмотрению работодателя. Например, можно добавить дополнительные поля для указания причин начисления или удержания, которые могут быть отражением соответствующего законодательного или местного акта.

Обязанности работодателя включают возможность составлять информацию и размещать ее на бланке в любой последовательности. При наличии профсоюзного органа на предприятии, формат бланка должен быть согласован с ним. После этого, бланк утверждается руководителем предприятия, а порядок выдачи бланков определяется одним из документов.

скрепляющий взаимные права и обязанности между работником и работодателем, остается одним из важнейших элементов трудовых отношений.
соглашение коллектива, направленное на регулирование трудовых отношений и защиту интересов работников, является важным инструментом в современном мире. Он способствует созданию благоприятной рабочей атмосферы, содействует преодолению возможных конфликтов и споров между работодателем и работниками. Коллективный договор предоставляет работникам не только защиту и гарантии, но и возможность влиять на условия работы, улучшать свои трудовые права и условия труда. Взаимное согласие и диалог являются ключевыми принципами в формировании коллективного договора, что позволяет достижению справедливости и равных возможностей для работников.
Условия в отношении вознаграждения за труд или иных материальных благ.

Советуем прочитать: Уголовный процесс. Шпаргалка

Вы также можете быть заинтересованы в том, чтобы узнать:

Как читать расчетный листок

В большей части случаев, несмотря на то, что каждый работодатель формирует свою собственную форму, она включает определенные категории.

Начислено,
Удержано,
Выплачено,
Сумма, которая требуется к оплате.

Давайте разберемся в том, как прочитать информацию, содержащуюся на расчетном листке.

Зачислено. Это сумма, которая была зачислена сотруднику за определенный месяц. В описании приведен полный перечень всех зачислений, которые были произведены.

комиссионное вознаграждение или иной вид вознаграждения, предусмотренный законодательством о труде или иными нормативными правовыми актами, оплачивается работникам независимо от их пола, возраста, национальности, рода занятий, образования, семейного положения, места жительства и иных обстоятельств, не связанных с их трудовой деятельностью.
Премии,
Доплаты,
Компенсации,
Другие расчеты.

Необходимо указать в листке информацию о периоде, за который была начислена определенная сумма, а также количественный показатель, по которому произведено начисление. Например, при оплате труда почасово или по дням следует указывать количество отработанных часов или дней, а при оплате за выполненную работу — натуральные количественные показатели.

Если сумма начислений сотрудника сокращена, предприятие обязано разъяснить причину. К примеру, предоставить информацию о количестве отработанных дней, за которые рассчитывалась заработная плата.

В первую очередь представлены данные о сумме налога на доходы физических лиц (НДФЛ) с указанием соответствующей налоговой ставки. Кроме того, здесь также могут быть указаны другие виды удержаний, которые перечисляются в порядке следования.

таким как номер и дата выдачи, является необходимым условием для осуществления процесса принудительного взыскания задолженности.
Расмер удержания может быть выражен в процентах от заработной платы или в денежном эквиваленте.

Расчет выполнен. В данном разделе представлены суммы, выданные сотруднику в период с начала месяца до выдачи расчетного листка. Например, работодатель осуществлял предварительную оплату, то есть выплату заработной платы за первую половину месяца. Выданная сумма указана вместе с методом выплаты: через банк, кассу или в натуральной форме.

Сумма, которую следует выплатить, представляет собой сумму, предназначенную для получения работником в конечном итоге месяца. Она рассчитывается с использованием следующего алгоритма:

Результатом вычислений будет сумма, которую необходимо выплатить, исходя из начисленных сумм, удержаний и уже произведенных выплат.

Если в расчетный листок были добавлены дополнительные секции работодателем, необходимо проинструктировать сотрудников о том, как правильно читать расчетный листок, учитывая структуру данного предприятия.

Изменения для бухгалтера в 2025 году

В публикации агентства «Главбух» была создана статья, рассказывающая о предстоящих изменениях, ожидающих бухгалтеров в ближайшем будущем. Специалисты из Главбух Системы, в свою очередь, разработали удобный справочник, содержащий все запланированные изменения в сфере вашей работы на 2025 год. Это весьма приятные новости! Контент и данное справочное руководство призваны помочь вам быстро ориентироваться в новых правилах, избежать упущения важной информации и работать без штрафов.

Расшифровка расчетного листка по заработной плате

Расчетный листок предоставляет подробную информацию обо всех разновидностях платежей, включенных в заработную плату и начисленных сотруднику за каждый отработанный месяц. Мы расскажем вам, как разобраться в расчетном листке по заработной плате.

В соответствии с требованиями статьи 136 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан уведомлять каждого сотрудника в письменной форме о выплате заработной платы.

о разбиении заработной платы на компоненты, начисляемые ему за конкретный временной промежуток;
о размерах других сумм, начисленных работнику, включая возмещение ущерба за невыплату заработной платы в установленные сроки, оплату отпуска, компенсации при увольнении и (или) других выплат.
о величине и причинах совершенных задержаний;
о сумме денег, которую необходимо выплатить.

Форма расчетного листа

На законодательном уровне не определена обязательная форма расчетного листка, поэтому каждый работодатель имеет право самостоятельно утвердить ее, указав это в приказе или распоряжении. Однако использование неутвержденной формы расчетного листка является нарушением трудового законодательства.

Специалисты из КонсультантПлюс провели анализ и рассмотрели процесс оформления и выдачи регистрационного листа. Воспользуйтесь представленными инструкциями без оплаты.

В анкете необходимо включить следующие разделы:

начислено;
удержано;
выплачено;
чтобы произвести оплату (возможно, недоплаты со стороны работодателя или работника).

Форма предоставляемого документа возможна следующая:

Примером расчетного листка можно описать документ, который содержит информацию о расходах и доходах, а также о всех финансовых операциях за определенный период времени.

В своем письме от 17 сентября 2021 года № ПГ/26944-6-1 Роструд сообщил, что достаточно предоставлять расчетку по заработной плате раз в месяц, когда выплачивается заработная плата за вторую половину месяца.

Каждому работнику лично выдается бланк с указанием заработной платы, и этим занимается обычно бухгалтер. Запрещено передавать бланк через третье лицо, потому что уровень заработной платы является коммерческой тайной и не может быть разглашен.

ВАЖНО!Необходимость предоставления не распространяется на суммы, выплачиваемые в рамках гражданско-правовых соглашений.

Способ и форма выдачи расчетных листков не определены в Трудовом кодексе Российской Федерации. Такие вопросы регулируются условиями, закрепленными в трудовом договоре, коллективном договоре или внутренними правилами организации.

По законодательству нет требования к работодателям на официальное документирование факта выдачи расчетных листков, в том числе нет обязанности получения подписи на них. Однако рекомендуется предоставлять бумажные копии расчетных листков с подписью в специальном журнале выдачи, согласно письму от Минтруда от 23.10.2018 № 14-1/ООГ-8459.

Министерство труда РФ и Государственная инспекция труда в Москве подтверждают, что нарушение положений статьи 136 Трудового кодекса РФ не имеет места, если уведомление работника осуществляется посредством электронной почты (письмо от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560) и мессенджеров (письмо Госинспекции труда от 17.09.2021 № ТЗ/4683/10-33121-ОБ/18-1297), при условии, что такой метод указан в трудовом договоре, коллективном договоре или другом местном нормативном акте.

Отказываясь предоставлять рабочим документы о выплате заработной платы, нарушается законодательство о труде, что влечет за собой возможную наказуемость согласно статье 5.27 Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации. В случае указанного нарушения, должностные лица могут либо получить предупреждение, либо быть оштрафованными на сумму от 1000 до 5000 рублей. Лица, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, также подлежат штрафу в размере от 1000 до 5000 рублей. Юридические лица, в свою очередь, могут быть оштрафованы на сумму от 30 000 до 50 000 рублей.

При повторном совершении подобного нарушения, должностные лица могут быть оштрафованы на сумму от 10 000 до 20 000 рублей или лишены права занимать должности на срок от 1 года до 3 лет. Лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность без учреждения юридического лица, могут быть оштрафованы на сумму от 10 000 до 20 000 рублей. Юридические лица подвергаются штрафу в размере от 50 000 до 70 000 рублей в соответствии с пунктом 2 статьи 5.27 КоАП РФ.

Расшифровка листка о зарплате

Ниже представлена детализация заработной платы, разобранная на отдельные строки.

Иногда в расчётах выделяются строки, связанные с неуплатой задолженности со стороны работодателя или работника.

Вот какой смысл вложен в понятие «долг за предприятием на конец месяца в расчетном листке работника»: это сумма, которая должна быть выплачена в конце месяца в результате расчета заработной платы. Этот долг возникает в случае, когда заработная плата была начислена в предыдущем месяце, но выплачивается в текущем.

Для апреля сотрудник был предоставлен расчетный листок, где отображается вся информация о доходах и расходах за данный месяц. Позиция «долг за предприятием на начало месяца» в данном случае представляет собой доход, полученный в марте, так как расчетный листок был получен в этом месяце. А «долг за предприятием на конец месяца» представляет собой доход за апрель.

Данная величина подсчитывается с помощью следующего выражения:

Долг работника в конце месяца, указанный в расчетном листе, представляет собой задолженность, возникшую из-за необходимости погашения долга или неправильно рассчитанных выплат. Например, если работник получил деньги подотчет, но не предоставил своевременный отчет о расходовании, он считается должником перед организацией. Работодатель имеет право удержать эти суммы из заработной платы работника не позднее, чем через один месяц после истечения срока, установленного для возврата долга, погашения задолженности или исправления неправильно рассчитанных выплат, при условии, что работник не оспаривает основания и размеры удержания (пункт 3 статьи 137 Трудового кодекса Российской Федерации).

Советуем прочитать: Сирот бросают дважды: что нужно знать про новый законопроект об усыновлении

Некоторые организации (в особенности, это актуально для крупных компаний) включают в расчетный лист коды, которые описывают начисления заработной платы. Когда работник получает такой документ с закодированными данными, ему непонятно, как их расшифровать. Важно отметить, что законодательством не предусмотрено обязательное использование таких кодов, поэтому работодателю следует предоставить расшифровку этих кодов.

Однако не все выплаты, которые получает сотрудник, требуется учитывать. Следующие пункты не отражаются в расчетном листке сотрудника:

взносы, внесенные работодателем в фонды;
Данные о текущих и возмещаемых расходах на командировки.
Данные об отчитанных финансовых ресурсах, за которыми работодатель полностью закрепил отчет.

Расчетные листки по заработной плате в 2025 году: как их выдавать работникам

В 2025 году вступили в силу новые правила по налогу на доходы физических лиц (НДФЛ), и это повлияло на процесс составления и выдачи расчетных листков по заработной плате. Теперь возникают вопросы: сколько раз в месяц следует выдавать расчетные листки — один или два? На какую дату следует заполнять расчетный листок? Какие выплаты необходимо включать? Целесообразно ли в 2025 году рассылать расчетные листки по электронной почте или лучше вернуться к бумажному варианту? Давайте рассмотрим эти вопросы и приведем примеры заполнения расчетных листков по заработной плате в текущем году. Кроме того, вы можете скачать бланки расчетных листков с расшифровкой полей для удобства использования.

Зачем выдавать расчетные листки по зарплате

Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации, работодатель обязан регулярно предоставлять информацию о компонентах заработной платы, размере начислений и удержаний сотрудникам. Эти данные предоставляются в форме расчетного листка, в соответствии с пунктом 2 статьи 136 Трудового кодекса.

Независимо от выбранного способа выплаты заработной платы — наличными, на банковские карты или в виде натуральных товаров, обязательно необходимо предоставлять сотрудникам расчетные листки.

Только тем сотрудникам, с которыми были заключены трудовые договоры и которые получали выплаты от работодателя за прошедший период, следует предоставлять расчетные листки. В случае, если сотрудниками заключены договоры гражданско-правового характера, не требуется выдавать расчетные листки.

Если работодатель не предоставляет своим сотрудникам расчетные листки, то контролирующие органы могут наказать его штрафом в размере до 50 000 рублей. Интересно отметить, что эту сумму штрафа руководитель имеет право взыскать с ответственного бухгалтера в соответствии со статьей 238 Трудового кодекса.

Как часто выдавать расчетные листки в 2025 году

Работодатель обязан предоставлять расчетные листки не реже одного раза в месяц и включать в них все компоненты заработной платы. Возможно оформление расчетных листков как при авансовых выплатах, так и при окончательном расчете, но это не является обязательным.

Однако, возникли споры среди бухгалтеров в 2024 году относительно периодичности выдачи расчетных листков. В свете новых правил начисления НДФЛ, вопрос состоит в том, сколько раз в месяц следует выдавать расчетные листки. Причина спора заключается в том, что начиная с 01.01.2023 года, НДФЛ должен удерживаться как с аванса, так и с зарплаты при их выплате (согласно статье 223 Налогового кодекса РФ). Тем не менее, мы считаем, что это обстоятельство не изменяет порядок выдачи расчетных листков по зарплате. Как и ранее, их можно выдавать только один раз в месяц.

Если вы предпочитаете получать расчетные листки два раза в месяц, мы хотим пояснить вам, что при выплате зарплаты за первую половину месяца невозможно точно определить ее составные части, поэтому расчетные листки не будут содержать полную информацию о заработной плате. Выдача листков дважды в месяц будет лишней работой. Мы хотели бы узнать, почему вам это необходимо?

Какой должна быть форма (бланк) расчетного листка в 2025 году

Форма расчетного листка, по которой должны заполняться данные сотрудников, не подробно описана в Трудовом кодексе Российской Федерации. Кроме того, стандартного бланка, который можно было бы использовать для составления расчетных листков, также не существует. Это означает, что каждый может разработать собственный бланк, но на нем обязательно должны быть указаны следующие сведения:

различные компоненты заработной платы, которые начисляются работнику (предоплата, второй сегмент, надбавки и т.п.);
удержания средств с заработной платы;
Итоговый размер заработной платы, то есть сумма, которую сотрудник будет получать в чистом виде.

Пример сведений о выплате из программы Консультант Плюс:

Приказ работодателя

Подтвердите форму расчетного листка путем издания приказа.

Способ выдачи расчетного листка в 2025 году

В Трудовом Кодексе Российской Федерации отсутствуют четкие инструкции относительно процедуры предоставления расчетного листка. Работодатель обязан уведомить сотрудника письменным путем о том, какие компоненты составляют его заработную плату, а также о размерах других сумм и удержаниях. Вся эта информация должна быть представлена в расчетном листке, согласно статье 136, частям 1 и 2 Трудового Кодекса.

Вариант 1: Возможность и особенности предоставления расчетного листка зависят от того, внедрил ли работодатель систему электронного документооборота в сфере кадровых вопросов.Вариант 2: Различия и особенности передачи расчетных листков зависят от того, осуществил ли работодатель переход на использование электронного обмена документами в своей кадровой деятельности.Вариант 3: Передача расчетного листка может быть осуществлена различными способами, и выбор зависит от того, произвел ли работодатель переход на использование электронного документооборота в области управления кадровыми вопросами.

Работник может получить расчетный листок на печатной бумаге или в виде электронного письма без использования электронной цифровой подписи.
В ЭКДО сотруднику передается электронная форма расчетного листка, содержащая электронную подпись.

Исходя из разъяснения письма Минтруда от 20.01.2023 года № 14-6/ООГ-296 и информации, полученной от Роструда 25.01.2023 года, мы можем сделать следующие выводы.

Есть утверждение

Существует мнение о том, что отправка расчетных листков по электронной почте разрешена только для работников, применяющих электронный контроль документооборота (ЭКДО). Всем остальным работникам следует выдавать только бумажные листки (см. Письмо Минтруда от 20.01.2023 г. № 14-6/ООГ-296). Однако мы не согласны с этим утверждением. Согласно информации Роструда от 25 января 2024 года, расчетные листки можно отправлять на электронную почту всем работникам. Однако это возможно только при условии, что такая практика установлена в локальном правовом акте или зафиксирована в трудовом (или коллективном) договоре.

Если вы еще не внедрили систему электронного кадрового документооборота (ЭКДО), то мы рекомендуем попросить у сотрудника заявление о отправке расчетных листков на его электронную почту.

Как получить подтверждение о получении расчетных листков

Так как работодатель обязан сообщать работнику о размере заработной платы и удержаниях, необходимо удостовериться в исполнении этой обязанности (пункт 1 статьи 136 Трудового кодекса). Метод подтверждения зависит от способа предоставления работнику заработной платы на расчетном листке.

В случае, если был предоставлен расчетный лист на материальном носителе, рекомендуется попросить работника оставить свою подпись в специальном регистрационном журнале.

Если вы приняли решение отправлять расчетные листки по электронной почте, то важно, чтобы работодатель имел информацию о том, что письма с расчетными листками были доставлены и получены: это могут быть уведомления, извещения и другие подобные сообщения. Однако, если вы уже перешли на использование ЭДКО, то в ответ на отправленный электронный расчетный лист у вас обязательно должна быть «квитанция» о получении документа со стороны работника.